内部控制和现金管理(doc 99)11731.docx
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1、内部控制制与现金金管理学习目标标学习完本本章后,应应该能够够做到:1. 描述出一一个有效效的内部部控制系系统2. 使用银行行对帐单单作为内内部控制制措施3. 管理并处处置现金金4. 对现金收收款实行行内部控控制5. 对现金付付款实行行内部控控制6. 运用预算算来管理理现金7. 衡量企业业中存在在的道德德风险Grannt LLefoorgee 办事事处究竟竟出了什什么错误误?答案案是:在在现金会会计的控控制上存存在漏洞洞。Sttevee Laane 负责从从客户手手中收取取现金,而而他同时时还可以以接触公公司的会会计帐。通过操操纵会计计账簿,他他甚至可可以隐瞒瞒盗窃行行为达几几年。此此外,日日常
2、也没没有人检检查他的的工作。我们在在本章中中所讨论论的几步步程序将将能解释释公司如如何才能能避免此此种盗用用行为的的发生,当当然,这这些控制制系统虽虽不能完完全防止止错误,但但好的控控制至少少可以帮帮助发现现不道德德的或是是违法的的行为并并限制其其影响。内部控制制对于大大公司并并不是可可有可无无的。外外部腐败败法(Thee Fooreiign Corrrupptioon PPraccticces Actt)要求求公司在在证券交交易委员员会的控控制下保保持适当当的内部部控制系系统,而而不论其其是否存存在外部部交易。法案同同时还包包括对于于行贿受受贿和其其他腐败败行为的的特别禁禁令。本章主要要讨论
3、内内部控制制,即经经理用来来控制经经营和保保护公司司资产的的组织的的计划和和完整的的框架。本章将将这些控控制方法法主要运运用到现现金(流流动性最最高的资资产)管管理中,并并为企业业进行道道德评判判提供框框架。在在以后的的几章中中我们将将讨论经经理如何何对资产产中的其其他项目目进行控控制。内部控制制经理的一一项主要要责任就就是控制制企业的的运营。企业所所有者和和高层管管理人员员为企业业制定目目标,经经理引导导方向,员员工执行行计划。好的经经理必须须能够决决定整个个企业在在今后的的几年中中将走向向何方。但是,如如果他们们不能控控制运营营,那么么整个企企业也许许就不能能有长久久性的经经营,经经理们也
4、也无法将将他们崇崇高的计计划加以以实施。内部控制制是一部部企业的的计划及及其相关关的步骤骤,其作作用在于于:1 保护资产产,2 鼓励遵守守公司政政策,3 促进运营营效率,4 确保准确确与可靠靠的会计计报告。例4-11引自LLandds Ennd公司司合并财财务报表表中责任任一节。该公司司高层管管理人员员负责财财务报表表及相关关系统内内部控制制。文中中第二段段提到关关于一个个系统的的内部控控制、资资产的保保护、和和对欺诈诈财务报报告的预预防。下下面,让让我们具具体来看看看公司司如何创创造出有有效的内内部控制制系统。请参照点点4-11例4-11:Laandss Ennd公司司内部控控制管理理报告书
5、书Landds Ennd公司司 - 对于合合并财务务报表的的责任Landds Ennd公司司管理层层及其子子公司有有义务提提供相关关财务报报表,并并对其完完整性和和可观性性负责。报表是是依照公公认会计计准则制制定并在在一致性性基础上上实施。合并财财务报表表之数据据包括管管理层最最好的估估计和判判断所得得出的数数据。与与此同时时,管理理层还将将准备年年报中的的其他信信息,并并对合并并财务报报表的准准确性和和一致性性负责。 Daavidd F. Dyyer 首席执执行官公司管理理层已经经建立并并正在维维护内部部控制。此系统统提供恰恰当的权权力分配配,对合合并财务务报表的的完整性性和可靠靠性提供供合
6、理保保证,对对资产进进行保护护以防未未授权的的使用或或处置,以以及预防防和发现现欺诈性性财务报报告,经经常性内内审。管管理层相相信,截截至19999年年1月229日,公公司的内内部控制制系统完完全有能能力完成成以上提提到的目目标。Stepphenn A. Orrum 副副董事长长,首席席财务官官建立有效效的内部部控制系系统不论是GGrannt LLeFoorgee办事处处、Laandss Ennd公司司、还是是一家本本地的百百货公司司,一个个有效的的内部控控制系统统都需要要具备以以下特点点:具有竞争争性的、可靠的的、有道道德的职职员。员员工应该该是有竞竞争性的的、可靠靠的和有有道德的的。公司司
7、往往通通过提供供高薪以以吸引高高素质员员工、培培训和在在工作中中进行指指导来达达到培养养有竞争争性的员员工的目目的,又又通过轮轮换员工工至不同同的工作作岗位来来使其具具备灵活活性。当当一名员员工生病病或休假假时,另另一名员员工就会会补上来来。责任的分分配。具具备良好好内部控控制的企企业从不不忽视重重要责任任。每一一名员工工都会承承担一定定的责任任。例44-2在在公司组组织结构构图表中中有这样样一个责责任分配配的模型型。请注注意公司司有一名名负责财财务会计计的副董董事长,其其下设财财务主管管和总会会计师,两两人向副副董事长长报告。其中,财财务主管管负责现现金管理理,总会会计师是是主要的的会计主主
8、管人。在这个组组织中,总总会计师师负责批批准付款款发票,而而财务主主管则负负责签支支票。总总会计师师手下的的会计或或许负责责财产税税,或许许负责销销售税。总而言言之,所所有的责责任都被被明确定定义和布布置到负负责他们们的个人人手中。适当授权权。一个个组织通通常都会会有关于于核准程程序的明明文规定定。任何何于规定定政策相相偏离的的行为都都需要适适当授权权。例如如,零售售商店的的经理或或经理助助理必须须对大于于商店通通常限额额的顾客客支票进进行批准准;同样样的,在在大学里里,低年年级的学学生如果果想选高高年级的的课程,也也要经过过大学的的系主任任的批准准。职权分离离。精明明的管理理者将交交易的职职
9、权在两两个或多多个人(部门门)之间间分配。职权分分离限制制了欺诈诈产生的的机会,并并增进了了会计纪纪录的准准确性。Lannds Ennd公司司的责任任报告(见见例4-1)提提及职权权分离;这一内内部控制制系统中中的重要要组成部部分包括括以下四四点:1 经营与会会计的分分离。所所有的会会计活动动都应从从经营部部门,如如制造部部门和销销售部门门,中完完全分离离出来,一一次来保保证会计计纪录的的可靠性性。例如如,产品品检验员员而非机机器操作作员英负负责计量量生产过过程中产产生的产产品件数数;会计计人员而而非销售售人员应应保存存存货纪录录。请通通过例44-2来来看看会会计是如如何与生生产和市市场部门门
10、分离的的。2 资产保管管与会计计的分离离。如果果会计人人员被禁禁止接触触现金,同同时出纳纳无法接接近会计计账簿,那那么诱惑惑和欺诈诈就会大大大减少少。反之之,假如如一名员员工既经经手现金金又负责责会计记记账,则则此人就就可以偷偷窃现金金并通过过造假帐帐来掩盖盖其偷窃窃行为。正如例例4-22中这一一内部控控制要素素所示,财财务主管管保管现现金而总总会计师师记现金金账,没没有人能能同时负负责这两两件事。3 Stevve LLanee 能够够将一个个客户的的现金存存款加到到另一个个客户在在Graant LeFForgge办事事处的帐帐上。显显然,出出纳Laane控制会会计系统统中部分分数据的的输入。
11、这一对对职权分分离的破破坏使GGrannt LLeFoorgee办事处处损失超超过6000,0000美美元。4 存货应有有不具有有会计职职权的仓仓库员工工负责管管理。如如果他们们被允许许对存货货记账,他他们就可可以盗窃窃存货并并将其作作为陈旧旧存货注注销。此此处,注注销为贷贷记资产产账户。注销可可以被纪纪录为因因存货过过时而导导致的损损失并因因此减少少存货。因此,负负责保管管资产的的人无权权接触电电脑程序序;同样样的程序序员也无无权接触触那些有有诱惑性性的资产产如现金金。5 交易授权权与相关关资产保保管的分分离。如如果可能能的话,授授权交易易的人应应无权处处理相关关资产。例如,同同一个人人不能
12、同同时负责责授权支支付供货货商发票票上的金金额和签签署支票票来付账账;因为为如果同同时具备备这两项项权利,此此人就会会授权向向他自己己进行支支付同时时签署支支票。而而当两权权分离时时,只有有那些被被授权的的支票才才能被支支付。6 会计职能能内部权权利的分分离。不不同的人人应执行行会计帐帐务的不不同阶段段,从而而出错和和欺诈的的机会都都达到最最小化。例如,现现金收入入记账和和现金偿偿付应由由不同会会计负责责;分管管应付账账款和支支票需求求的职员员无权审审批支票票。请参照点点4-22例4-22 公司司组织结结构图董事会审计委员会总裁高级副总裁生产部副总裁市场部副总裁财会部副总裁其他副总裁财务主管总
13、会计师收款和信贷现金管理与投资人交往与银行交往普通会计税务预算系统内部审计外部审计内部和外外部审计计。为保保证会计计记录的的准确性性,许多多公司会会进行定定期的审审计。审审计是指指对公司司的财务务报表、会计系系统、内内部控制制、和产产生以上上各项的的会计账账簿所进进行的检检查。由于对审审计人员员来说检检查一个个期间内内的所有有交易事事项从经经济上讲讲是不划划算的,所所以审计计人员通通常依赖赖会计系系统来产产生准确确的会计计记录。要衡量量公司会会计系统统的可依依赖性,审审计员们们要评价价其内部部控制系系统,发发现系统统的缺点点并建议议更正。审计员员要在其其审计报报告中体体现客观观性;而而忙于工工
14、作的经经理们也也容易忽忽略他们们自己的的缺点。审计分内内部和外外部审计计。例44-2中中显示内内部审计计员就是是公司的的职员,他他们直接接向审计计委员会会汇报。在一些些组织中中,内部部审计员员直接向向副总裁裁汇报。一年里里,他们们会对公公司的不不同部门门进行审审计,以以确保所所有职员员均服从从于公司司政策。外部审审计员完完全独立立于公司司。他们们受雇于于像Laandss EEnd公公司、百百事公司司、施乐乐公司等等企业来来对其整整体进行行审计。外部审审计师主主要考虑虑财务报报告及影影响因素素。内部部和外部部审计师师均独立立于他们们所检查查的企业业经营活活动。一名审计计师或许许会发现现有职员员既
15、经手手现金又又负责现现金账,就就像Grrantt Leeforrge公公司的SStevve LLanee一样。在此种种情况下下,审计计师应建建议改进进。而审审计师的的这些建建议有助助于公司司更有效效的运营营。文件和账账簿。企企业的文文件和账账簿各不不相同,包包括原始始凭证,如如发票和和购货单单,及会会计日记记账、分分类账和和总账。所有文文件都应应提前编编号。在在顺序编编号的文文件中缺缺页表明明有文件件遗失。提前编号号的现金金销售收收款凭据据可以防防止出纳纳的盗窃窃行为。出纳保保存的收收据复印印件显示示了销售售的金额额,所有有金额可可与实际际收款金金额相核核对。如如果收据据不是提提前编号号的,出
16、出纳就可可以破坏坏收据复复印件并并将销售售收入据据为己有有。相反反的,如如果收据据提前编编号,遗遗失的收收据复印印件就很很容易被被发现。在计算算机系统统中,当当销售完完成后,销销售的永永久性记记录会被被保存为为电子版版。在保龄球球场里,主主要的文文件是计计分板。经理可可以通过过比较玩玩的次数数和现金金收款的的金额来来检查出出纳;而而通过计计算每局局游戏的的单价与与总局数数的积,再再将其每每天的现现金收款款总数相相比较,经经理可以以看到企企业是否否收的了了所有的的钱。如如果库存存现金很很少,或或许是出出纳偷了了它们。电子和计计算机的的控制。企业通通常使用用电子设设备来控控制资产产和运营营。例如如
17、,像TTargget Stooress、Braadleees和和Dilllarrdss这样的的零售商商通过在在商品上上放置传传感器来来控制存存货,当当销售完完成时收收款员将将传感器器拿走。如果顾顾客想把把带着传传感器的的商品从从商店拿拿走,警警铃就会会鸣响。根据制制造这种种电子警警铃的检检查站系系统统计计,此装装置减少少因偷窃窃而造成成的损失失达到550%。会计系统统正越来来越少地地依靠文文档而越越来越多多地依靠靠数字化化存储装装置。计计算机能能够产生生准确的的记录并并增加运运营效率率,但他他不能自自动保护护资产或或鼓励员员工按公公司制度度行事。计算机机甚至将将内部控控制转移移到编写写计算机机
18、程序的的人身上上,所有有对会计计人员适适用的控控制同样样适用于于程序编编写员,他他们也无无法接近近公司的的资产。在一家公公司内部部,每一一个部门门都会针针对其资资产和会会计账簿簿建立起起相应的的控制。想想零零售商SSakss Fiifthh Avvenuue,如果它的的系统设设计得好好的话,每每一个部部门都会会有其自自己的会会计记录录。例如如,鞋子子部的所所有交易易都通过过计算机机来进行行,那么么鞋子部部的经理理就可以以通过计计算机打打印出的的报告察察看销售售额是否否与文档档输入计计算机之之前她所所计算的的控制总总额一致致。收款部依依赖计算算机来正正确地过过上千笔笔顾客的的账。正正确过账账可通
19、过过设计顾顾客账户户代码来来确保,即即使其最最后一位位数字为为其前几几位数字字的函数数(例如如,13359中中1+33+5=9)。任何输输错客户户账户代代码的行行为都会会导致将将错误的的信息传传递给计计算机,这这样计算算机将不不会接受受此号码码。其它控制制。所有有类型的的企业都都会妥善善保存诸诸如合同同和产权权证明等等重要的的商业文文件和现现金,使使其免遭遭火灾;企业还还会使用用防盗自自动警铃铃来保护护厂房和和其他财财产。零售商一一般都是是在现场场接受顾顾客的现现金付款款。为了了保护现现金,他他们都会会使用出出售终端端机作为为现金收收入登记记和交易易记录。负责人人会在一一天中分分几次将将现金存
20、存入银行行。对于那些些分管现现金的职职员来说说,这是是一个特特别诱惑惑人的职职位。许许多企业业会为出出纳购买买忠实保保险契约约。这种种契约是是一份保保险单,它它确保企企业能够够获得因因员工偷偷窃造成成的损失失赔偿。在放出出忠实保保险契约约之前,保保险公司司要调查查员工的的过去以以保证其其道德行行为的良良好记录录。强制制假期和和轮换工工作要求求企业培培训员工工作多种种工作。通用电电气、伊斯曼柯柯达及其其它的大大型公司司会把员员工从一一个岗位位调往另另一个岗岗位(通通常以66个月为为一个间间隔)。这种做做法能够够提高员员工的士士气,扩扩大他们们的商业业视野,并并帮助他他们决定定他们到到底想专专长于
21、哪哪个方面面。同时时,员工工因为知知道下个个月其他他人要接接手他们们的工作作,他们们因此也也会保持持诚实。如果GGrannt LLeFoorgee办事处处把Sttevee Laane从从一个岗岗位调往往另一个个岗位并并要求他他休假,他他的侵占占行为也也许会早早些被发发现,或或者他甚甚至都不不敢去侵侵占。请参照点点4-33思考Ralpph 最最近才到到银河电电影院工工作。偶偶尔的,他他会既负负责卖票票又负责责在顾客客进门时时收票。标准程程序要求求Rallph 撕掉票票,将其其中一半半给顾客客,另一一半由他他自己保保存。为为了对现现金收款款进行控控制,电电影院经经理将每每晚的现现金收款款和Raal
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