行政管理部制度(DOC34)43636.docx
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1、行政部管理制度目 录录n 办公用品、设设备管理理制度n 办公用品领领用流程程n 办公用品申申购表n 车辆使用流流程n 油料领用流流程n 车辆维修流流程n 用车申请单单n 公文管理制制度n 声像资料借借阅流程程n 声像资料借借阅审批批表n 固定资产管管理制度度n 新增固定资资产采购购流程n 固定资产报报废流程程n 电脑维修流流程n 电脑维修单单n 卫生管理制制度n 安全消防管管理制度度n 关于员工工工服定制制的管理理规定n 差旅费管理理规定办公用品、设设备设施施管理制制度一、目 的的:加强强办公用用品、设设备管理理,提高高办公用用品、设设备使用用效率二、适用范范围:各各公司、各各市场及及集团相相
2、关各职职能部门门(以下下简称“各公司司”)三、定 义义:3.1办公公用品及及设备:指办公公用文具具、名片片、报纸纸、书刊刊、计算算器、接接待用品品会议(活活动)用用品、清清洁卫生生用品、办办公设备备耗材、电电话机、接接线板、电电脑等四、权 责责:4.1综合合管理部部:负责责宣导、解解释及日日常管理理4.2主管管副总裁裁:负责责办公用用品、设设备购置置(维修修)费用用审核4.3各部部门:负负责执行行五、内 容容:5.1配备备与采购购5.1.11由综合合管理部部统一采采购办公公用品,经经行政总总监批准准执行。确确属工作作需要但但未列入入岗位位用品配配备标准准的用用品,依依照固固定资产产采购制制度有
3、有关规定定及程序序办理。5.1.22综合管管理部应应根据当当地普遍遍价格,拟拟订办公公用品采采购价格格,经行行政总监监准执行行。5.1.33各公司司应于每每月255日前根根据岗位位用品实实际需要要,在月月度计划划额度内内,编制制月度度办公用用品计划划表,经经部门负负责人、财财务主管管审核签签字后,由由综合管管理部汇汇总,由由采购部部组织采采购,并并依照财财务审批批制度有有关规定定及程序序核报。5.2使用用与管理理5.2.11办公用用品应遵遵循“按需”、“节约”的原则则领用和和使用。5.2.22办公设设备和可可重复使使用的办办公用品品应编制制更换换用品目目录表,实实行以旧旧换新。5.2.33办公
4、设设备和可可重复使使用的办办公用品品损坏,若若具备维维修条件件,应修修复使用用,不予予重新购购买。5.2.44办公用用品、设设备,应应实施台台账管理理,做到到账、物物相符。5.2.55公用办办公设备备须由专专人负责责管理及及日常养养护。5.2.66自然损损坏并无无法修复复使用的的办公设设备,由由使用部部门和综综合管理理部负责责人共同同鉴定后后,依照照办公公用品报报废制度度有关关规定办办理报废废手续。5.3回收收与赔偿偿5.3.11离、调调职人员员须于办办理离、调调动手续续时按员员工办公公用品领领用表内内容,将将个人领领用并可可继续使使用的办办公用品品退还。没没有及时时办理物物品交接接手续处处罚
5、责任任人5000元,造造成物品品损失责责任人按按物品原原值15倍处处罚。5.3.22遗失或或人为损损坏可重重复使用用的办公公用品,根根据实际际使用情情况,参参照采购购时入库库价格进进行1-5倍赔赔偿。5.3.33因使用用或养护护不当造造成人为为损坏的的办公设设备,由由当事人人按物品品原值115倍倍赔偿。六、附件:1、办办公用品品领用流流程 22、办办公用品品申购表表附件1:办公用品领领用流程程各部门提报办公用品申请表综合管理部汇总采购部请款行政总监批示副总裁批示采购部采购综合管理部入库各部门领用 综合管理部出库附件2: 部 月份份办公用用品申购购表序号办公用品名名称规格数量单位备注123456
6、789101112131415注:1、办办公用品品申购表表于每每月255日前交交到集团团综合管管理部。 22、办办公用品品申购表表上报报前必须须有部门门经理签签字确认认。 33、集团团将根据据各部门门每月领领用的办办公用品品核算费费用成本本。 44、如公公司或部部门有活活动,请请在备注注中说明明。制表人: 部门门经理签签字: 制表日日期:附件1: 车车辆使用用流程完成此单行程回公司交车综合管理部负责人安排出车使用人填写用车申请表综合管理部负责人审批签字本部门负责人审批签字 附件2: 油料领用流流程 车辆使用人申请综合管理部根据车辆用油标准开据加油单使用人持加油单到指定加油站加油综合管理部与财务
7、部共同与加油站核帐、结款使用人持加油单到指定加油站加油附件3: 使用人日常维护车辆维修流流程需要维修时填写车辆维修申请表行政总监审批签字主管副总裁审批签字请总裁批示车辆进行维修正常机械故障到指定维修厂违章造成的故障外地维修集团结算费用个人承担费用行政总监电话批示主管副总裁电话批示请总裁电话批示车辆进行维修集团结算费用附件4: 用车车申请单单申请日期申请部门申请人用车事由:驾驶人:乘车人:乘车路线(全全程):往返时间: 时 分分至 时时 分用车部门经经理签字字: 综合管管理部签签字:公文管理制制度(试试行)一、目 的的:规范范公文管管理,规规定公文文办理程程序 二、适用范范围:各各公司、各各市场
8、及及集团相相关各职职能部门门(以下下简称“各公司司”)三、定 义义:3.1外单单位:指指联拓集集团以外外所有单单位四、权 责责:4.1 综综合管理理部:负负责宣导导、解释释并指导导如何执执行 4.2 集集团各部部门、各各品牌公公司、各各营业厅厅五、内 容容:5.1 公公文应按按照“拟写校对编制文文号审核呈报审批登记行发存档”的程序序办理。5.2外单单位给集集团的来来文,由由总裁办办公室负负责办理理;给所所属各公公司的来来文,由由各公司司办公室室负责办办理。5.3 以以公司名名义向联联拓集团团及外单单位发文文,由各各公司办办公室负负责办理理,总裁裁办备案案。5.4各公公司向联联拓集团团发文,由由
9、综合管管理部负负责汇总总上报。5.5公文文呈报须须使用统统一格式式,部门门负责人人须对公公文内容容的准确确表述及及文字、文文号的正正确无误误负责,并并应签报报必要的的意见或或建议。5.6公司司、公司司各部门门、所属属各公司司发文须须使用规规范文号号及格式式。5.6.11文号格格式:1、集团董董事会 联联董字年号,下下同号号2、集团总总裁办公公室 联总办办 号3、运营管管理部 联联运管 号4、综合管管理部: 联综综管 号5、人力资资源部: 联人人力 号6、财务部部: 联财财务 号7、采购部部 联联采购 号号8、资金动动作部 联资运运 号9、战略计计划部 联战略略 号5.2.22所属各各子(分分)
10、公司司文号由由各公司司编制。5.7公文文呈报5.8.11 公公文应按按“阅件”、“批件”分卷呈呈报。5.8.11.1阅阅件:无无须或未未明确请请求上级级批复的的公文。5.8.11.2批批件:请请求上级级批复的的公文。5.8公文文审批5.9.11审批人人应对阅阅件给予予签阅或或批示5.9.22审批人人应对批批件给予予批复5.9.33 遇审审批人外外出,急急件可用用电话、手手机短信信、电子子邮件等等方式请请求批复复5.9公文文登记与与行发5.9.11公文行行发前,须须使用统统一格式式的公公文登记记簿登登记5.9.22公文须须使用发发文登记记簿行行发(临临时性公公文可采采用原稿稿背书方方式行发发)。
11、收收文人须须在发发文登记记簿上上签收。5.10公公文存档档5.10.1行发发后的公公文按档档案管理理规定存存档六、附 件件:公文文格式声橡档案资资料制度度(试行行)一、目 的的:加强强集团声声橡档案案资料的的及时归归档和妥妥善保管管二、适用范范围:各各公司、各各市场及及集团相相关各职职能部门门(以下下简称“各公司司”)三、定 义义: 3.1声像像档案:是指集集团各部部门、各各品牌公公司、各各营业厅厅或个人人在社会会实践活活动中直直接形成成的对国国家、社社会和公公司有保保存价值值的录音音、录影影、照片片、影片片等辅以以文字说说明的历历史记录录3.2声像像档案:一般由由录音带带、录影影带、摄摄像带
12、、照照片(含底片片)及文字字说明等等组成3.3声像像档案:是公司司卷宗的的组成部部分,必必须由档档案员集集中统一一管理四、权 责责:4.1 总总裁办:负责宣宣导、解解释及日日常管理理4.2 集集团各部部门、各各品牌公公司、各各营业厅厅:负责责执行五、内 容容:5.1 声声像档案案资料的的收集 5.1.1收集范范围:(1)反映映公司主主要职能能活动工工作成果果和存在在问题的的声像资资料;(2)各级级领导人人和着名名人物叁叁加的与与公司有有关的重重大活动动的声像像资料; (33)集团团有关人人员组织织或叁加加的重要要会议的的声像资资料;(4)涉及及公司权权益的声声像资料料;(5)其他他单位形形成的
13、与与公司有有关的重重要声像像资料;(6)其他他具有保保存价值值的声像像资料;5.1.22 收集集时间:(1)声像像档案资资料由各各部门兼兼职档案案员负责责收集,应应在档案案资料形形成後一一周内交交予集团团档案室室。(2)档案案员有责责任随时时徵集具具有保存存价值的的声像档档案资料料。5.1.33 收集要要求:(1)录音音带、录录影带、摄摄像带、照照片(含底片片)和文字字说明要要收集齐齐全,按按时归档档并建立立归档控控制措施施。凡未未按规定定归档的的,其形形成费用用不予报报销,以以防散失失;(2)接收收原版、原原件,特特殊情况况下可接接收复制制件;(3)声像像资料的的内容要要真实,底底片、原原件
14、与影影像、复复制品要要相符。5.2 声像像档案的的整理5.2.1 声像档档案的整整理,包包括分类类、组合合、排列列和编目目,使其其系统起起来,便便於保管管和利用用。5.2.22 声像档档案的整整理由摄摄录人员员负责,相相关的兼兼职档案案员协助助。5.2.33 分类类、编号号:(1)照片片档案按按年代、问问题分类类。同属属一类的的照片按按时间顺顺序编号号,同时时填写其其底片号号。底片片在卷宗宗内编流流水号。格格式:卷卷宗号-流水号号。(2)录音音带、录录影带、摄摄像带按按年代-问题分分类,按按内容编编号。同同一内容容分录几几盘的应应视爲一一个案卷卷,编一一个案卷卷号,然然後每盘盘再依次次编排序序
15、号。(3)编编注与其其他载体体档案相相联系的的叁照号号。格式式爲(档案形形态)档号/(档案形形态)档号。 5.2.44 保管期期限:应应视其内内容的重重要程度度、时间间、名称称、可靠靠程度、有有效性等等因素,划划定保管管期限。5.2.55 文字说说明的编编写:(1)文字字说明包包括事由由、时间间、地点点、人物物、背景景、作者者(摄制者者)等。(2)编写写文字说说明的要要求:A、准确揭揭示档案案资料的的内容,概概括其反反映的全全部资讯讯,标注注专案正正确齐全全;B、照片的的自然张张(内容相相近的亦亦可以若若干张)编写文文字说明明。录音音带、录录影带、摄摄像带按按案卷编编写文字字说明。一一组声像像
16、资料联联系密切切的应加加文字说说明:C、文字简简洁、语语言通顺顺;D、时间用用阿拉伯伯数字表表示。5.2.66 编制格格式:(1)照片片编制采采用横写写格式。其其格式爲爲照片/底片号号-文字说说明-叁见号号-摄制时时间-摄制者者。(2)录音音带、录录影带、摄摄像带的的编制格格式:在在盒套上上置标注注页。按按要求逐逐项填写写。5.2.77 案卷要要求:(1)将具具有共同同主题内内容的若若干份声声像资料料组成案案卷,集集中编放放。(2)卷内内目录:照片、底底片以自自然张爲爲单元填填写卷内内目录;录音、录录影带、摄摄像带以以盒爲单单元填写写卷内目目录。(3)卷内内备考表表,用於於说明卷卷内声像像资料
17、的的整理、变变动情况况。5.3 声像档档案的保保管 5.33.1 声像像档案入入库前要要进行检检查,对对已被污污损的,要要进行必必要的技技术处理理。5.3.22 保存存条件:(1)底片、胶胶片保存存温度应应保持在在13-15之间,相相对湿度度应保持持35%-455%;(2)照片片保存温温度应保保持144-244,相对对湿度应应保持337.55%-667.55%;录录音、录录影带保保存温度度应保持持18-24,相对对湿度应应保持440%-60%。5.3.33底片册册、录音音、录影影带、摄摄像带应应立放,磁磁带库必必须避开开磁场,磁磁场盒与与盒的间间距不小小於3mmm;存存放磁带带最好不不用铁皮皮
18、柜。5.3.44对库存的照照片档案案,要两两年检查查一次。5.3.55归档保保存的声声像档案案,任何何人不得得私自撤撤销、抽抽出、清清洗、消消磁和涂涂改;销销毁声像像档案必必须经过过鉴定,征征得归档档单位同同意,报报经技术术总监审审批,登登记造册册。5.3.66建立健健全声像像档案统统计制度度,做好好声像档档案收进进、移出出、库存存数量、保保管情况况、提供供利用及及效果等等项统计计工作。5.4 声声像档案案的借阅阅5.4.11建立声声像档案案借阅、利利用流程程,严格格审批手手续,根根据声像像档案的的秘密程程度,确确定利用用范围。5.4.22具有专专利的声声像档案案,外单单位利用用时,应应按中中
19、华人民民共和国国专利法法的有有关规定定办理。5.4.33声像档档案原版版一般不不得借出出档案室室之外。如如有特殊殊需要,经经行政总总监、主管副总裁裁、总裁裁批准,方方可限期期外借。利利用率高高的声像像档案可可将复制制件外借借;外单单位借用用或复制制声像档档案,由由行政总总监、主主管副总总裁、总总裁批准准批准,档档案员具具体办理理,并按按有关规规定收费费,实行行有偿服服务。如如在借用用中造成成损坏,借借用单位位负赔偿偿责任。5.4.44 在不影影响保密密的前提提下,各各部门可可利用声声像档案案举办报报告会、展展览会,编编辑综合合性或专专题性画画册、资资料片等等,积极极开发利利用现存存的声像像档案
20、。违反以上任任一条款款者,将将视情节节轻重对对责任人人处以110010000元处处罚。六、附件:1、声像像资料借借阅流程程2、声像像资料借借阅审批批表附件:1、 声声像资料料借阅流流程(试试行)使用部门填写声像资料借阅审批表行政总监审批、签字副总裁审批、签字请总裁批示档案保管员按总裁批示执行总裁批示同意借阅申报部门领用保管员办理借阅手续归还 保管员办理归还手续总裁不同意借阅附件:2、声像资料借借阅审批批表借阅部门借阅人借阅日期归还日期借阅档案明明细:借阅事由:部门负责人人签字:行政总监审审批 :主管副总裁裁审批:请 总 裁裁 批 示: 固定资产管管理制度度一、目 的的:为了了加强联联拓集团团固
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