2023年后勤部.docx
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1、2023年后勤部 后 勤 部 后勤部职责 1、负责院内所以建筑、园林、设施、设备及物品的保养、维修及报废工作; 2、负责管理养老院食堂,编订食谱,合理搭配膳食,保证饭菜质量和食品卫生,严格执行养老院卫生管理制度; 3、负责管理养老院活动室、多功能厅、便利店和健身房的使用; 4、负责管理养老院车辆的调度、保养和使用。 5、内部部门之间以及和其他部门合作与对接要指定到人,责任到人,避免相互推诿和扯皮现象。 6、负责仓库管理,严格执行出库入库的记录工作,定期进行盘查,做好库存记录,制定采购计划,确保用既有,缺既补,随时记录,随时盘查。 1、采购部 采购部职责: 1、负责养老院内各项设施、物资和用品的
2、采买; 2、逐渐完善后勤采购部工作流程,避免不必要的浪费。 3、部门培训工作,人员合理安排,权责到人,专人专项。 4、考核,针对所管理部门专业性以及数据性的考核,确保每个人所负责的项目熟悉、熟知、熟记。 5、货物入库前,发生任何质量问题,责任由采购部负责。 采购部工作流程(如图): 1、各部门到采购部填写物品材料需求单(一式三份) 2、采购部将需求单提交审核 (1)预算1000元以下可直接由副院长签字或盖章,口头形式告知院长,采购部负责人签字或盖章。 (2)预算1000元以上需提交至常委会研究决定,通过后由常委会领导签字,采购部负责人签字或盖章。 3、通过审核确认采购,采购部需搜集信息、询价、
3、议价、还价最终确定采购的商家后,填写在材料需求单上,采购部需向财务部提交采购需求单第2联,作为财务部付款的凭证。 (1)总计1000元以下的物品,只需确定购买的商家和价格。 (2)总金额在1000元以上的物品,采购部需提交至少三家商家信息,包括单价、商家资质、产品系数、优势、功能等参数,待常委会研究后确定最终采购商家。 4、确定商家后进入采买预定环节,预算小的可直接购买,预算大、需求量多的可先采购样品待常委研究决定后方可大批量购买。 (1)确定下单后采购部负责购买、物流运输跟踪、接货、验收等入库前各项工作。 (2)所购物品必须仔细检查,有破损或不合格的,立即联系供货商进行及时更换。 (3)确定
4、所有货物保质期,质保期限以及资料的保管。 (4)采购部需向商家索要购物发票,没有发票的需经财务和常委会批准索要收据。 5、配合库存管理部进行入库前的验收,入库单据(1式3份)的填写。 6、入库后,采购部门需将材料需求单第3联交给库管部,库管部需将入库单第2联交给财务部,财务部凭借需求单第2联,入库单第2联,以及购物发票或收据准予报销与核算,缺一不可报销。 7、单据如若丢失,采购部需向常委会提交申请,补开并重新填写需求单,并备注之前单据无效,将单据从新填写事宜告知财务和库存管理部。 8、以上所有单据必须层层部门负责人签字或扣章,否则无效。 2、仓库管理部 仓库管理部职责: 1、养老院仓库管理应坚
5、持勤俭节约,物尽其用,保证各方利益的原则。 2、固定资产登记造册,专人负责,定期检查,及时维护。 3、库存物资每月清点一次,每月核对帐目,固定资产每年年底核对一次,做到帐物相符。 4、保管员应严把出库关,工具类领用人需登记,定期归还,物料类需经审批,部门负责人和院长签字后领取。 5、仓库物资应分类存放通风干燥处,确保安全,防霉、防烂、防失窃。 6、掌握库存数量,注意短缺,防止积压。 7、不断完善库存管理部工作流程,确保高效,防止损失。 8、对有质保和易腐蚀等物品,定期排查,有损害的及时与相关部门处理。 9、所有物料一经入库,发生任何问题,责任由仓管部负责。 10、物品一经出库,发生任何问题,当
6、事人所在部门负责。 仓库管理部工作流程 1、入库 (1)接到采购部入库通知后,首先安排仓位,仓位位置要保证干净整洁,做好仓位登记和标记。 (2)到货后,首先根据采购部需求单第3联核对货物数量、参数、货物质量,确保准确无误,有问题的不可入库,由采购部负责调换。 (3)入库搬运过程,发生损坏,责任规仓管部负责。 (4)入库完毕,仓管部填写入库单(1式3份),第 2、3联交给采购部。 2、库内日常管理 (1)做好通风、防潮、防腐、防火等安全措施,定期排查。 (2)卫生管理,平时需定期打扫库内卫生,确保干净有序。 (3)随时统计经常使用的用品和物料,发现短缺,及时汇报,配合采购部采购工作。 (4)档案
7、管理,库存管理部所有单据,档案建档存档保存。 (5)建立日常工作规范,不断完善不断推进。 3、出库管理 (1)出库的所有物料需持有院长签字或扣章批准的物料申请单,库管部签字、领料人签字后再确认发放。 (2)已发放的物料,仓管部及时录入系统,做好数据更改,不足的立即报批,配合采购部门采购。 (3)对于工具性的,反复使用需归还的物品,不需提交申请,但库存管理部须做好登记记录,规定时间里归还至仓库。 (4)对于已出库的物料,未用完的,应督促总务部及时整理入库,避免浪费。 (5)物品一经出库,出现问题,由领料人所在部门负责,仓管部有义务配合损坏物料的更换和赔偿事宜。 车辆管理部 车辆管理部制度 1、公
8、司公务车的证照及稽核等事务统一由后勤部负责管理;营业用车由院长指派专人调派,并负责维修、检验、清洁等。 2、车辆的保险、养路、验车、牌照和停车场等手续,由行政办指定相关人员办理,所需费用按财务预算分别报销。 3、养老院员工因公用车须事前向行政办申请调派。后勤办依重要顺序派车。 养老院员工不按规定办理用车申请时,后勤办有权拒绝派车。 4、每辆车均设置“车辆行驶记录表”,员工使用前应核对“车辆里程表”与“记录表”的前一次用车记录是否相符,使用后应记载行驶里程、时间、地点和用途等。 5、后勤部每月抽查一次“车辆行驶记录表”,如发现记载不实、不全或未记载的情况,应通报车辆主管并对相关责任人提出批评。
9、6、每辆车均设置“车辆保养记录表”,由相关人员于每次加油及保养维护时进行记录,每月月末连同“车辆行驶记录表”一并交由财务部稽核。 车辆使用制度 1、车辆使用范围 (1)养老院员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。 (2)接送养老院宾客和来养老院办事人员。 (3)其他紧急和特殊情况用车。 2、车辆使用程序 (1)车辆使用实行派车制度。用车须填写“用车记录单”,经部门经理、后勤主任批准后,由车辆主管统一安排。 (2)司机按“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。 (3)用车完毕,司机填写用车实际情况记录。 3、在不影响公务的情况下,酌情满足员工因私用车的要求,但对因私用车应严格审批。 4、
10、对同一方向、同一时间段的派车要求应尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。 5、车辆驾驶人员必须具有驾照,熟悉并严格遵守交通法规。 6、驾驶人员在驾驶车辆前,应对车辆做基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎和外观等)。如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。 7、驾驶人员不得擅自将公务用车开回家,或作私用,违者将受处罚。经养老院特许或返回养老院,已逾晚上18时的例外。 8、车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的,由驾驶人员赔偿损失,养老院也将给予其相应处分。 9、使用人应爱护车辆,保护机件、外观良
11、好,使用后并应将车辆清洗干净。 10、为私人目的借用公车时,应先填写“车辆使用申请单”,注明“私用”字样,并经相关主管核准后转财务部稽核相关费用。 11、为私人目的借用公车时,若发生事故,导致违规、损毁、失窃等,在扣除保险理赔金额后全部费用由个人承担。 车辆维修保养 1、养老院车辆的维修保养,原则上按照“车辆技术手册”的规定执行,并须将费用控制在预算之内。 2、车辆维修保养程序如下。 (1)申请与审批。司机发现车辆故障或需要保养时,应先填写“车辆维修保养单”,提交车辆维修保养申请、申报维修保养的费用预算。 (2)故障分析,审核预算维修费用。行政办接到“车辆维修保养单”后,对车辆进行故障分析,确
12、定是否需要维修及维修项目,并确定维修费用的限额。 (3)确定维修厂家。车辆主管根据车型、维修项目确定车辆维修厂家。 (4)审批。车辆主管确定维修厂家之后,应请办公室主任在“送修单”上签字。 (5)送修。司机将待修的车辆送到指定的维修厂家进行修理。 (6)鉴定。维修结束后,司机及行政办相关人员应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格,收回更换的旧部件,并核定维修费用的合理性、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。司机对维修费用的真实性负责。 (7)验收。将送修车辆接回养老院后,由行政办进行验收。司机应将“车辆维修保养单”及“维修清单”及时交回车辆主管。 (8)更改维修项目。车辆在维修过程中,若发现由于
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