大亚湾行政制度.doc
《大亚湾行政制度.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《大亚湾行政制度.doc(57页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳程序、说明文件及手册编写格式规范编号:DPLNG-JVC-PR-006023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核 目 录1.0 目的 32.0 范围 33.0 定义(或术语) 34.0 职责 35.0 程序描述 46.0 参考文件 67.0 其他 61.0目的1.1 制定本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范的目的是规定公司的程序和说明文件及手册的编写格式与内容,使公司的程序、说明文件及手册的格式统一,保证公司的程序、说明文件及手册的编写及格式规范化;1.2 本程序、说明文件及手册编写说
2、明及格式规范可作为编写公司程序、说明文件及手册的范本。2.0范围2.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范仅用于公司的程序、说明及手册类文件;2.2公司各编写部门必须按此格式与内容说明遵守,不得例外。3.0定义(或术语)3.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范的定义在本说明及格式规范中泛指文件;3.2文控中心指文件控制中心,英语缩写字母为“DCC”。4.0职责4.1本程序、说明文件及手册编写说明及格式规范由DDC文件管理人员指导并监督各部门编写人员编写统一格式;4.2各部门编写人员需配合DDC文件管理人员的指导和监督,完成文件的统一格式。5.0程序描述5.1编写准备 5.1.1各部门
3、的文件应指派专门人员负责编写,编写人员应详细地了解该指导文件的目的与范围,搜集必要的参考资料; 5.1.2文件编写完毕,编写人员必须向文控中心取得文件的特定编码,该文件编码仅为此文件所专用,不得再为其它任何文件作辨识之用。 5.2编写格式 5.2.1文件的封面、正文的页头和页尾及内容的各章节划分层次等必须依据本程序、说明文件及手册格式规范执行; 5.2.2文件用纸采用GB/T148中规定的A4型纸张,其成品幅面尺寸为:210mm297mm; 5.2.3文件的封面标题采用宋体的20号字体; 5.2.4文件的首页必须有批准人签署,文件方可发行;文件分发由制定部门控制分发; 5.2.5目录必须是紧随
4、文件首页之后独立页次; 5.2.6文件的正文字体均采用12号字; 5.2.7中文版字体采用宋体;英文版字体采用TimesNewRoman; 5.2.8字间距段落均为1.5倍; 5.2.9文件的章节通常采用以下7段式编写:1.0 目的(阐述文件的目的与意图)2.0 范围(阐述文件适用的区域、部门、组织或人员)3.0 职责(说明程序的管理和执行人员的职责)4.0 定义(说明不常用的词或行动之意义,或在文件中的特别含义)5.0 程序描述(说明该文件由那些特定的人员及须以何种方式来适当地进行,实现和为何、何时、何事、何人、何处、如何的理念来将文件内容叙述清楚)6.0 附录/参考文件(列出该文件编写的来
5、源、合理依据)7.0 其他(职列出文件引出的执行表格)。 5.2.10文件编号及层次划分举例如下: 5.1 5.1.1 5.1.1.1 A B a b 5.2.11如果遇到没有参考资料、定义或参考的情况,亦要保留该段的大目编号,而需在该段内填入“无”或“略”即可。6.0参考文件6.1本文件的编码方式按照公司已颁布的DPLNG-JVC-PR-003文件编码程序执行;6.2本文件的相关执行按照公司已颁布的文件管理程序DPLNG-JVC-PR-001文件控制程序执行。6.3本格式规范引用国家标准GB/T9704-1999及ISO体系文件标准编写。7.0其他 7.1文件首页格式(范例)-附件1 7.2
6、文件的正文页头、页尾格式(范例)-附件2政策和程序文件清单Policy and Procedure Checklist编号Ltem政策/程序RefNo文件编号总体控制及财务1内部控制政策DPLNG-FC-PR-0012财务控制政策承诺DPLNG-FC-PR-0023授权制度DPLNG-FC-PR-0034会计政策DPLNG-FC-PR-0045现金和银行业务制度DPLNG-FC-PR-0056年度计划和预算DPLNG-FC-PR-0067商业道德和关系政策DPLNG-FC-PR-0078礼品及招待政策DPLNG-FC-PR-008HSE 健康、安全和环保1健康、安全及环保管理政策DPLNG-H
7、SE-PR-0012健康、安全及环保政策的表现承诺DPLNG-HSE-PR-0023安全政策DPLNG-HSE-PR-0034道路交通安全政策DPLNG-HSE-PR-0045社区政策DPLNG-HSE-PR-0056吸烟规定DPLNG-HSE-PR-0067器械规定DPLNG-HSE-PR-0078药品和酒精的管理规定DPLNG-HSE-PR-008HR 人力资源1人力资源总政策DPLNG-HR-PR-0012雇佣DPLNG-HR-PR-0023薪酬与福利DPLNG-HR-PR-0034休假DPLNG-HR-PR-0045学习与发展DPLNG-HR-PR-0056绩效管理DPLNG-HR-P
8、R-0067督导与纪律DPLNG-HR-PR-007A dmin 行政1办公场所员工行为规范DPLNG-AD-PR-0012出差及住宿规定DPLNG-AD-PR-0023交通制度DPLNG-AD-PR-0034电话管理规定DPLNG-AD-PR-004 广东大亚湾天然气有限公司中国 深圳文件管理程序编号:DPLNG-JVC-PR-001023/05/05批准实施马乾钧马乾钧MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的编制审核部门审核公司审核 目 录1 目的 32. 政策 33 具备条件 34 文件目录 35 文件编码系统 46. 新文件审批与发布 67 文件更新与收回 68 文件分发9
9、存档10借阅/申请文件1目的1.1 制定本文件管理程序的目的是有效管理公司的文件,建立严格、可行的文件管理系统,确保文件的畅通与及时循环。同时也保证了公司内部过期文件的有效控制;1.2 文件管理人员负责日常的文件控制和管理工作,同时建立起文件和书籍目录,并把文档库所有文件及目录体现在公司内部局域网里。2政策 作为公司信息资源的管理政策,建立与维护程序来管理文件并确保所有纸张文件和电子文件都准确应用到适当的场所是管理信息资源的重要部分。所有文件都需保持最新状态,过期文件需按分发范围迅速清理并收回。要完成这些管理工作,所有更新的文件在使用前都需经过相关部门的审阅和批准。3具备条件 3.1所有内部产
10、生的程序都需具备以下条件: 文件名称; 文件编号; 版本号; 版本日期; 出版目的; 审批日期。3.2文件编号和版本必须在文件首页标注清楚,还要在文件的后续页中作为页眉的一部分同样注明。页眉中也要标识页码号。文件编号只对应一个文件;3.3草拟文件的版本号用A,B,C标识,发布实施文件的版本号用数字1,2标识;3.4以标准文件模版为基础按不同类型的文件制定格式。4文件目录 文件包含各种类型的资料和材料,其中有报告、技术资料、管理性文件,质量文件、合同、法律文件等。这些不同类型的文件目录由文件管理人员统一登记,公司所有的文件都属于“受控文件”以确保文件的最新版本,使所需人员使用的也是最新版本。公司
11、的合同和一些特殊的机密性文件,需在文件上加盖“机密”二字的章,如相关人员需申请使用或查阅,须填写合同/文件申请表(编号:DPLNG-JVC-T-012)方可申请借阅使用。5文件编码系统 文件编码按照已发布实施的文件编码系统(编号:DPLNG-JVC-PR-003)执行。6新文件审批与发布6.1文件编写人员需填写文件颁布申请表(编号:DPLNG-JVC-T-017)向文控人员获取新文件的编号;6.2文控人员需查看文件目录并检查所要产生的文件是否已有类似文件生存,如果该文件已有类似文件生存,文控人员和编写人需提议把该文件采用整合、更新或用新文件代旧文件的方式重新生存新文件;6.3编写人员在似写文件
12、时需按照标准文件格式(编号:DPLNG-JVC-T-016)键入新文件;6.4编写人员在进行文件内部循环并征求意见时,需同时把原文一起发给意见征求人员并及时把所征求的意见汇编进文件里。汇编完成后,编写人把已署名的文件递交给相关审核人员进行审核、批准;6.5相关人员审核完成后,编写人员把相关人员已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁批准;6.6一经批准,编写人员将有签名的原件交给文控人员进行发布并存档。同时电子文件交给文控人员进行曲存档;6.7文控人员按下列要求正式发布文件: a核实文件署名人是否正确; b盖上“原件”章存入公司文档库; c如需对外发放,填写详细传送单并按第8条规定发放给相关单
13、位; d把电子文件放入公司局域网;6.8文控人员即时在文件目录中详细更新。7文件更新与收回 7.1文件更新与收回说明 7.1.1根据必要文件需有重大变化或需要回收、作废时,编写人将决定文件是否需要重新审核,并通知文控人员; 7.1.2按7.2至7.7条款执行文件更新程序,按7.8至7.11条款执行文件收回程序。7.2文件更新 7.2.1文件编写人可在公司局域网内下载更新电子文件,更新版本,并直接对该文件进行修改。所有修改过的地方应有明确标识;7.2.2编写人员在进行内部循环征求意见时,需同时把已标识有修改的原文一起发给征求人员,并及时把意见进行汇编后对文件进行更新。完成更新文件后,编写人需把已
14、署名的文件递交给相关审核人员进行审核; 7.2.3相关人员审核完成后,编写人把已审核的文件递交给相关部门经理和公司总裁获取签名批准; 7.2.4一旦得到审批后,编写人把原件交给文控人员进行发布并存档。同时把电子文件交给文控人员存档。 7.2.5文控人员按下列要求正式发布文件: a 核实文件签署人是否正确; b盖上“原件”章并存入公司文件库; c把旧版本文件替换出来并盖上“作废”章; d如需对外发放,填写详细传送单并按第8条规定发给相关单位; e把修改后的电子文件从公司局域网内替换出来并转存至“作废”文件夹; 7.2.6文控人员更新文件目录,需要详细修改过的文件记录 7.3文件作废 7.3.1编
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 大亚湾 行政 制度
限制150内