公文管理制度18194.docx
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1、公文管理制度一、总则1 为了规规范公司的的文件管理理工作,做做好外来文文件的收发发、存档工工作及公司司各类文件件拟定、签签发、归档工作,特特制定本办办法。2公司文件件包括收文文、发文,是是公司在进进行经营管管理活动中中形成的具具有管理效力和和规范体式式的文书,是是公司进行行管理的重重要工具。二、收 文文1.权限规规定:(1)外来来文件原则则上由行政政部统一签签收,将该该文件的原原件交董办办机要秘书书存档,复复印件按所对口的系统交由由以下责任任人签收: 序发文部责任人副责任人1市委、市政政府、井开开管委会总裁或副总裁2外贸局、农农业局、林林业局总裁或副总裁3人事局、发发改委、科科技局、工工信委行
2、政副总4工信委(产产品批准文文号)、省省农药管理理局、相关行行业协会或或学会、农农业部药检检所、环保局、安安全局、技技术监督局局生产副总5工商局、税税务局财务副总6公安局、检检察院、法法院以及涉涉及维权工工作的政府府执法部门门法务部负责人备注1、发文部部门的所有有文件统一由由责任人进进行的签收收和上报签签核,并监监督落实;2、如发现现漏文、收收文不签核核、文件落落实不到位位,责任人人及承办人应承承担相应责责任。(2)如外外来文件是是由对口系系统直接签签收的,须须将原件交交交董办机机要秘书签签收、存档档;(3)外来来文件的签签核、督办和和存档由董董办机要秘秘书负责。(4)承办办部门请按按文件要求
3、求如期完成成相关工作作,并按机机要类型,做好文件的备份工作; (55)处理结果果须报系统统分管领导导。2、收文流流程:(签发)文件复印件交由对口系统负责人签收(原件存档)原件交由董办机要秘书签收存档(签准)交总裁或主管副总裁签准(收文)由行政部或责任部门主办人员签收(执行)交由具体承办部门落实(完成确认)由系统分管领导确认(存档)由行政部负责资料存档(督查)行政部负责督查工作说明:1)由行政部填写写收文登登记及督办办表中的的“日期”,“发文单位位”,“标题”等, 并拟写“拟拟办意见”并交公司司总裁(或或副总裁)批批办。2)文件签签核时,经经办部门须须上交文件件原件。3、操作表表格:收文登记及及
4、督办表收文日期发文单位发文标题文件签核文件页数经办部门拟办意见承办人完成期限重要说明:机要类型:办理文件件存档 办理文件件不存档 公司领导核准意见完成情况结果查核 监查查人:归档文件归档日期机要秘书三、发 文文1、权限规规定:1)公司发发文统一由由董办行政专员负责管管理;2)经核准准后,文件件的盖章存存档统一由由行政专员员负责;3)各经办办或责任部部门负责文文件的拟定定、复核、会会签审批及及下发落实实。2、发文流流程:交部门经理审核(审核)交总裁或主管副总裁签发(签发)交相关部门讨论审核会签由发文部门主办人员起草(拟稿)由行政部负责已发文的归档(归档)由行政部或董办负责分发(分发)加盖公章(用
5、印)交行政部复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案;打印初稿,并经拟稿部门校对后印制(校对) 说说明:1)由由拟稿部门门填写发发文审批表表中的“文件标题题”,“内容介绍绍”,等,并并经部门主主管和分管管领导审核核意见后,报系统分管领导复核。2)需会签签时,由拟拟稿部门负负责沟通落落实;3)需总裁裁签审时,由由拟稿部门门呈报审批批;4)审批后后,由行政政专员负责责盖章下发发。 3、操作作表格: 发文审批批表日 期期拟稿人行文标题文件类型内容简介部门主管分管领导行政经理是否存档:董 事 长长存档确认存档时间红头文件发发文审批表表签发:会签:文件编号: 第 号生效日期:报:送:发:拟稿单位:
6、拟稿:核稿:打 印:校对:份数:附件:主题词:标 题:简要内容:四、存档销销毁1、权限规规定:1)文件存存档统一由由董经办行行政专员负负责;2)文件类类型:类型说明系统分类行政系统、人人力系统、生生产系统、营营销系统文件分类文件等级文件内容一级文件质量环境手册二级文件过程控制的程序文件三级文件a. 部门工作手册作为各部门运行质量环境管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等);工作标准(岗位责任制和职务说明书等);技术标准和文件(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)等;b. 其他质量环境管理文件:应针对特定产品、项目或合同编制的质量计划及其他标准、规范等;文件的组成
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