商务公文写作32156.docx
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1、商务写作2导入2课程目标2站点地图3320 分钟钟掌握精精华5导师简介55学习6了解基本信信息6开始10组织材料114撰写初稿118确定段落结结构200风格编辑225起草电子邮邮件299练习32情景模拟332知识检测335问题 1335问题 2335问题 3336问题 4336问题 5337问题 6337问题 7338问题 8338问题 9339问题 10039应用40应用步骤440应用工具444拓展44哈佛商业业评论文文章444推荐书目445哈佛商学在在线推荐荐资源445参考文献445商务写作导入如果是您,您您会怎么么做?辛迪的同事事对她的的工作一一直鼎力力支持,但但最近他他们好像像不太买买
2、辛迪的的账了。辛辛迪不知知道到底底发生了了什么事事。两周周前,她她将会议议纪要用用电子邮邮件发给给团队成成员,并并在邮件件中注明明,周五五上午召召开团队队会议。然然而到了了周五那那天,只只有两个个人到会会。一周周后,辛辛迪再次次向每个个人发了了份电子子邮件,这这次是关关于月度度报告的的事宜。在在邮件里里,她注注明将有有高层管管理人员员参加他他们的员员工会议议。可是是,当销销售副总总裁出现现在下一一次会议议上时,她她的团队队却表现现得措手手不及。是是她的团团队成员员不把她她当回事事吗?还还是因为为她没有有与他们们做好沟沟通?如果是您,您您会怎么么做?电子邮件是是最近的的一种科科技创新新,但要要用
3、好它它,辛迪迪需要倒倒退一步步,运用用亘古不不变的好好信件原原则。辛辛迪可能能试图在在电子邮邮件中传传递大量量信息,以以致没有有真正实实现与同同事之间间的沟通通。通常常情况下下,每封封邮件只只应包含含一个主主题。如如果邮件件涉及多多个主题题,内容容冗长繁繁琐,阅阅读者往往往会抓抓不住主主要内容容,甚至至没有耐耐心读完完整封邮邮件。辛辛迪的电电子邮件件应该写写得简短短精练,这这符合大大家的利利益。辛辛迪还应应该使邮邮件目的的一目了了然,在在邮件主主题行和和正文开开头,都都应该清清晰地说说明邮件件的目的的。您的信件能能否达到到想要的的结果?课程目标本课程提供供相关信信息,帮帮助您完完成以下下各项工
4、工作: 根据阅读者者的需要要组织邮邮件内容容 运用各种写写作策略略完成写写作任务务 利用编辑和和设计原原则提高高邮件内内容的影影响力站点地图 导入o 课程目标o 站点地图o 20 分钟钟掌握精精华o 导师简介 学习o 了解基本信信息o 讲清楚您的的目的o 界定主题范范围o 核心概念:采取取“以读读者为中中心”的的方法o 清楚表达关关键信息息o 让信息简明明扼要o 思考传达信信息的策策略o 高管视角:就是是要不断断重复你你的信息息o 开始o 预测读者的的问题o 拟一份传统统式提纲纲o 使用头脑风风暴式提提纲o 尝试自由写写作o 互动练习:如何何开始写写作?o 组织材料o 核心概念:选择择组织方方
5、法o 重要性排序序法o 时序法o 过程和程序序法o 空间排列法法o 比较和对比比法o 具体到一般般法或一一般到具具体法o 分析法o 互动练习:组织织o 撰写初稿o 核心概念:粗略略写完o 从让您感觉觉最容易易下笔的的地方开开始o 按“类别”写写作o 技术文档的的特殊注注意事项项o 确定段落结结构o 聚焦段落o 自然过渡o 互动练习:评估估段落o 内容编辑o 核心概念:让您您的信息息重点明明确o 有策略地排排列关键键信息o 回答读者的的问题:“为什什么?”o 高管视角:传达达战略o 风格编辑o 为您的初稿稿注入视视觉冲击击力o 核心概念:让语语气贴近近受众o 检查文档是是否简明明扼要o 高管视角
6、:不要要过分追追求细节节o 使用主动语语态o 检查精确度度o 起草电子邮邮件o 了解常见问问题o 从主题行开开始o 每封邮件只只涵盖一一个主题题,并迅迅速说明明您的意意图。o 简明扼要,并并使用附附件o 谨记受众的的需求o 采用简单的的格式o 回顾公司的的电子邮邮件政策策o 知道什么时时候不能能发送电电子邮件件o 互动练习:恰当当使用电电子邮件件 练习o 情景模拟o 知识检测 应用o 应用步骤o 规划写作任任务的步步骤o 内容编辑的的步骤o 风格编辑的的步骤o 应用技巧o 重要性排序序法的运运用技巧巧o 比较和对比比法的运运用技巧巧o 电子邮件的的写作技技巧o 商务备忘录录的写作作技巧o 商业
7、信件的的写作技技巧o 提案的写作作技巧o 应用工具o Focuss shheett(焦点点工作表表)o 文档组织指指南o 视觉冲击力力设计参参考指南南o “做自己的的编辑”检检查表 拓展o 哈佛商业业评论文文章o 推荐书目o 哈佛商学在在线推荐荐资源o 参考文献20 分钟钟掌握精精华 核心概念:采取取“以读读者为中中心”的的方法 预测读者的的问题 核心概念:选择择组织方方法 核心概念:粗略略写完 聚焦段落 核心概念:让您您的信息息重点明明确 核心概念:让语语气贴近近受众 了解常见问问题 规划写作任任务的步步骤 电子邮件的的写作技技巧 Focuss shheett(焦点点工作表表)导师简介黛博拉
8、杜杜梅因(Debboraah DDumaainee)黛博拉杜杜梅因是是BettterrCoommuuniccatiionss公司的的创始人人兼总裁裁。这家家公司主主要从事事商务、领领导才能能、技术术、财务务及销售售方面的的写作培培训,其其培训课课程得到到全世界界的认可可。自119788年以来来,已有有86,0000名学员员参加了了BettterrCoommuuniccatiionss的研修修班。杜杜梅因女女士是WWrittetto tthe Topp:Wrritiing forrCoorpooratte SSucccesss(写往往顶峰:为公司司成功而而写作)一一书的作作者,该该书最近近刚由R
9、RanddomHHousse修订订再版发发行。杜杜梅因女女士还著著有ThheIInsttantt-AnnsweerGGuiddettoBBusiinesssWWrittingg(商务务写作速速问速答答指南)一一书,由由iUnniveersee出版。她她还为世世界图书书百科全全书编编写了有有关商务务写作的的章节。杜杜梅因女女士在美美国史密密斯学院院获文学学学士及及文学硕硕士学位位。若想想了解更更多信息息,请访访问她的的网站:m。学习了解基本信信息讲清楚您的的目的在着手撰写写商务文文档时,您您首先应应该做的的就是问问自己:“我为为什么要要写这份份文档?”商务务写作的的目的有有很多,例例如: 对行为
10、进行行解释或或辩护:“由于于现有供供应商给给我们的的出价都都太高,因因此我们们决定拒拒绝他们们并寻找找其他供供应商。” 传达信息:“管理理层想让让所有员员工都知知道新产产品的季季度销售售额超出出了预期期。” 影响读者:“工程程团队一一定能够够如期完完工。” 发布好消息息或坏消消息:“不不幸的是是,你们们报告的的引擎起起火事件件发生在在保修期期过后的的第二天天。” 要求采取行行动:“设设计团队队应该在在5月11日之前前完成并并提交产产品规格格。” 在开始写作作的时候候应牢记记自己写写作的目目的。在在从事文文档撰写写这样的的普通任任务时,许许多撰文文者都会会偏离自自己的目目的。为为了帮助助您始终终
11、牢记自自己的目目的,您您可以将将写作目目的略记记在草稿稿的开头头以作为为提醒,并并在写作作过程中中回顾和和参考。起起草完毕毕之后,应应检查您您的草稿稿,以确确保初衷衷得以实实现。界定主题范范围界定主题范范围意味味着确定定主题的的广度与与深度,这这个范围围可宽可可窄。例如,假设设您需要要汇报公公司在营营销职能能方面的的不足,全全面铺开开的阐述述可以包包括下列列内容: 营销对实现现公司目目标有什什么作用用 公司营销部部门的发发展历程程 营销方面的的人力资资源 出现具体绩绩效问题题的领域域 潜在的解决决方案 若只在浅窄窄范围内内讨论此此主题,只只需强调调一到两两个方面面,可能能包括的的内容有有: 绩
12、效低下的的两大领领域:经经销商支支持与促促销 建议的补救救措施 如何界定书书面文档档的合适适范围?靠目的的引导。就就上述营营销报告告的例子子而言,如如果您的的目的是是向负责责研究营营销部门门和潜在在解决方方案的工工作组提提供信息息,则可可能需要要全面铺铺开。因因为受众众将希望望尽可能能多地了了解该部部门的情情况。另一方面,如如果是向向高层管管理人员员汇报该该工作组组的实际际调查结结果,则则应收窄窄范围。因因为在这这种情况况下,受受众最感感兴趣的的可能只只是了解解您所确确定的问问题细节节以及建建议的解解决方案案。核心概念:采取取“以读读者为中中心”的的方法核心概念一个公司如如果没有有考虑到到客户
13、的的需求和和态度,就就无法与与客户沟沟通,同同样,如如果您不不理解读读者,不不了解他他们的所所思所想想和偏好好的信息息接收方方式,也也就无法法与他们们沟通。从读者的角角度对文文档进行行构思、起起草、组组织和编编辑,能能够提高高文档的的明确性性并促使使读者付付诸行动动。如果果读者能能够理解解您想要要传达的的信息以以及他们们下一步步应该做做些什么么,他们们的工作作就更容容易开展展。采用以读者者为中心心的方法法为什么么重要?下面是是一个真真实的故故事,有有家公司司想通过过明信片片宣布地地址变更更一事,这这看似简简单,但但公司在在写明信信片的时时候却没没有对受受众进行行分析。由由于没有有站在读读者的角
14、角度考虑虑,公司司忘了写写出最重重要的信信息之一一:搬迁迁日期。客客户们知知道了公公司将搬搬到什么么地方,但但却不知知道应该该从什么么时候开开始使用用这个新新地址。想要读者明明白你的的意思?那就先先要了解解他们。清楚表达关关键信息息难的不是如如何影响响读者,而而是如何何完全按按照你的的意愿去去影响他他们。罗伯特路易斯斯斯蒂蒂文森(Robbertt Loouiss Stteveensoon)确定了文档档的写作作目的并并从受众众的角度度进行了了考虑之之后,下下一个任任务就是是提炼出出您想让让读者记记住的关关键信息息。该信信息应该该简明清清晰,通通常只有有一两句句话。例如:“为为了遵守守客户的的交付
15、期期限,我我们必须须在5月月1日之之前完成成产品设设计。”在很多情况况下,关关键信息息应该在在文档开开头或接接近开头头的地方方阐明,文文档的其其他地方方则用于于描述细细节,回回答“为为什么”或或“我的的提议有有哪些含含义”。每份文档集集中讲述述一个主主题,以以使文档档尽量清清楚明确确。如果果您发现现有两个个彼此无无关的关关键信息息要写,则则应分别别撰写两两份不同同的文档档。让信息简明明扼要忙碌的读者者喜欢简简练的文文档。事事实上,在在能传达达必要信信息的前前提下,文文档越短短越好。简简短的文文档可以以确保突突出关键键信息。简简练的文文字还可可以节省省读者宝宝贵的时时间。请看下面的的示例:应老板
16、的建建议,在在公司法法律顾问问的帮助助下,琼琼向五位位心存不不满、威威胁要提提起诉讼讼的客户户写了封封道歉信信。作为撰文者者,您面面临的挑挑战在于于如何让让语句表表达出最最佳效果果。就上上述例句句而言,对对受众的的了解能能提供有有效指导导。是否否有必要要让读者者知道这这封信是是琼的老老板建议议写的,而而且公司司的法律律顾问参参与了这这封信的的撰写?是有五五位客户户感到不不满还是是他们威威胁要提提起诉讼讼的事实实与此披披露内容容相关?如果没没有必要要透露这这些信息息,则可可以考虑虑将其删删除。这样一来,句句子就变变成:琼向心存不不满的客客户写了了封道歉歉信。思考传达信信息的策策略懂得有效写写作的
17、人人知道,即即便文档档写的不不错,如如果未能能以合适适人选的的名义在在合适的的时间以以合适的的形式传传递,其其效果也也会受到到影响。在开始写作作之前,考考虑应该该以谁的的名义传传达信息息。您自自己?您您的上司司?整个个团队?不同的的选择必必定会对对读者有有不同的的影响。同时还要考考虑文档档的撰写写时间是是否太早早或太晚晚。如果果写得太太早,时时机尚未未成熟,读读者就不不会关注注您提出出的问题题。如果果写得太太晚,您您就丢失失了提出出建议或或防范问问题的机机会。最后,传递递形式也也会影响响文档的的效果。在在选择传传递形式式时,应应考虑写写作目的的、受众众以及您您想要传传达的信信息。例如,如果果要
18、分发发客户满满意度调调查结果果,可以以用电子子邮件向向全公司司发送该该报告的的总结,并并提供有有关如何何获取完完整报告告的详细细信息。您您也可以以邀请管管理层和和其他关关键人员员观看一一次调查查结果演演示。理想的沟通通形式需需要深思思熟虑才才能决定定。就算算您决定定使用书书面形式式,您也也会发现现用口头头交流的的方式作作为补充充有助于于将影响响力扩大大。高管视角:就是是要不断断重复你你的信息息高管视角当今世界,沟沟通是领领导者务务必要做做好的一一件事。不不但要有有效进行行内部沟沟通,在在很多情情况下,更更要做好好外部沟沟通。这这是领导导者的主主要职责责之一,要要做好这这件事,领领导者要要做到以
19、以下几点点:简化化信息、保保证信息息清楚统统一,还还有最难难做到的的一点,那那就是认认识到自自己必须须无休止止地重复复这些信信息。不能因为说说过一两两次、写写在手册册中、发发过电子子邮件,或或者就在在战略文文档中,就就想当然然地认为为人们已已经理解解或牢牢牢记住了了这些信信息,即即使他们们曾听到到或看到到过。你你就是要要不断地地重复战战略是什什么、问问题是什什么,而而且要使使用简单单的语言言,别担担心人们们会说:“天哪哪,我听听了太多多次了。”人们最难理理解的是是战略和和方向总总是不停停变更,却却又毫无无必要。他他们可以以理解,他他们必须须以非常常简单的的方式知知道自己己前进的的大致方方向,这
20、这样他们们才能朝朝着这个个方向前前进。他他们也可可以理解解,事物物总会发发生一些些变化,风风向变了了,总是是该调整整航线,但但是必须须有一个个目标。你你必须有有一个清清晰的目目标,指指明你要要去哪,然然后你要要不断重重复这个个目标是是什么。我能明白这这一点,跟跟我的一一次工作作经历有有关。当当时,我我们公司司打算从从比较复复杂的合合伙制出出发,让让公司成成员间的的合作更更加紧密密,并让让泛欧以以及泛英英战略更更加协调调统一。针针对这些些问题,你你做了个个演示,清清楚而简简短,似似乎大家家都明白白了。可可是,三三周或一一个月后后,当你你造访另另一间办办公室或或者另一一个国家家的时候候,每个个人又
21、开开始问你你那些你你早已回回答过的的问题,因因为你说说的话并并没有入入他们的的耳。由由此可见见,你必必须得一一遍一遍地重重复。作为领导者者,你必必须永无无休止地地简化你你要传达达的信息息,使之之清楚统统一,更更要无休休止地进进行传达达,确保保每个人人都能正正确地理理解吸收收。迈克尔雷雷克爵士士(Miichaael Rakke)毕马威国际际主席迈克尔雷雷克爵士士19772年加加入毕马马威(前前称PeeatMarrwicck)并并在欧洲洲分部工工作。119844年到119866年,他他主要在在比利时时和卢森森堡负责责审计业业务,随随后前往往中东负负责了三三年的审审计业务务。1989年年,他调调往伦
22、敦敦,两年年后成为为英国董董事会成成员,历历任多个个领导职职位后,于于19998年成成为英国国高级合合伙人,220022年成为为毕马威威国际主主席。在成为毕马马威国际际主席和和毕马威威英国的的高级合合伙人之之前,他他还担任任过毕马马威欧洲洲主席。在在他的任任期内,他他监督指指导了一一项活动动,确保保对“后后安然时时代”有有一个渐渐进式、实实用性的的立法回回应。他在威尔士士亲王的的国际商商业领袖袖论坛委委员会任任职,并并担任社社区商业业主席。开始预测读者的的问题写出读者对对您的主主题可能能会产生生的疑问问。这种种方法有有助于确确保您的的文档能能告诉读读者他们们需要了了解的内内容。这这种方法法还能
23、帮帮助您预预见读者者对文档档的反应应。例如,吉莉莉安必须须写一份份备忘录录,介绍绍合作推推出某新新产品的的员工召召开的每每周部门门间会议议。预测测到读者者关注的的事项后后,她提提出了下下列问题题: 我们为什么么要召开开这些新新会议? 议程将包括括哪些内内容? 我应该怎样样准备这这些会议议? 将这些问题题转化为为肯定性性陈述之之后,吉吉莉安就就能得出出她在备备忘录中中将要提提到的要要点。例如:“召召开第一一次会议议时,请请事先准准备好您您所在部部门的工工作计划划。”使用这种方方法时,应应考虑您您对受众众的兴趣趣和关注注事项的的了解。如如果您对对受众不不太熟悉悉,则应应找一位位熟悉他他们的人人对您
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