某视频技术公司采购业务应用操作手册111680.docx
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1、北京英斯泰泰克视频技技术有限公公司操 作 手手 册手册名称:采购业务应应用操作手手册适用部门:采购部门、多多媒体部门门编写人员:项目组编写日期2003年年5月166日对口支持业务采购部门张国桢业务问题、操操作问题多 媒 体体董 欣业务问题、操操作问题总 调 室室沈 恒业务问题、操操作问题技术财 务 部部白晓宇软件问题、错错误提示计 算 机机网络、硬件件、系统故故障目 录一、部门职职责:2二、部门岗岗位划分:2四、英斯泰泰克采购管管理系统业业务处理流流程:3五、部门日日常业务系系统处理:45.1、日日常业务类类型的界定定:45.2、应应明确的问问题:55.3、基基础档案:55.4、期期初录入65
2、.5 普普通采购流流程85511 采购请请购85522采购订单单(合同)115533采购请款款(国内部部分)125544普通采购购到货流程程处理:1556帐表表管理24六、月末结结帐25一、部门职职责:采购部门的的日常工作作在ERPP系统处理理中主要工工作有:1、 维护供应商商资料,进进行供应商商资料的维维护和添加加,加强供供应商资源源管理。2、 及时录入、审审核采购订订单,为总总调室安排排生产提供供依据。3、 及时取得客客户开出的的采购发票票,录入系系统,并及及时送交到到财务。4、 准确掌握采采购发票和和采购入库库单之间的的对应关系系,做好采采购结算,确确定采购成成本5、 及时、全面面掌握供
3、应应商供货质质量、价格格,优化供供应商结构构6、 作好各种采采购统计,需需款分析,为为决策层提提供分析数数据。二、部门岗岗位划分:采购助理:采购管理理模块供应应商分类、供供应商档案案、采购订订单/采购购到货单/采购发票的录入、账账表查询。采购经理:对于采购购订单的最最终审核、对对于账表查查询、供应应商分析质检员:检检验所购的的原材料质质量,对不不合格的通通知采购人人员作到货货退回,对对合格品出出据质检单单;检验公公司产成品品的质量情情况,出据据质检单方方可以进行行入库处理理和发货处处理。总调室人员员:内请购购单录入审审核、部分分采购订单单的录入三、采购管管理模块的的作用及与与其他模块块的关系采
4、购管理模模块可以对对采购业务务的全部流流程进行管管理,提供供请购、订订货、到货货、入库、开开票、采购购结算的完完整采购流流程四、英斯泰泰克采购管管理系统业业务处理流流程: 业务编号PU-0001业务名称采购入库业务流程简简述各有采购申申请权的部部门根据需需要办理请请购单,计计划管理室室审批请购购单,国内内、国外采采购部门根根据审批后后的请购单单寻找供应应商,询价价、谈判、订订合同,采采购经理审审批采购合合同,在货货物到达后后,采购员员和质检部部初检,质质检部和库库房复检,合合格品由库库房填制采采购入库单单办理入库库,库房主主管审核入入库单,采采购员收到到供应商发发票时参照照采购入库库单录入采采
5、购发票,财财务部门审审核采购发发票,采购购部(或财财务部)对对采购入库库单和采购购发票进行行核销处理理。流程适用范范围公司计划及及生产部门门的采购需需求相关岗位及及权限岗位系统操作权限请购员录入请购单单请购单录录入计划员审核请购单单请购单审审核采购助理录入采购订订单采购订单-录入采购经理审核采购订订单采购订单审核采购助理录入到货单单/退货单单到货单录录入库管员录入采购入入库单采购入库单单录入库房主管审核入库单单采购入库单单审核采购员录入采购发发票采购发票录入财务部审核采购发发票采购发票审核财务部核销采购入入库单和采采购发票采购管理核销系统提供的的查询、统统计账表系统列表请购单列表表、采购到到货
6、单列表表、采购订订单列表、采购入库单单列表、采采购发票列列表系统统计表表到货明细表表、采购明明细表、入入库明细表表、结算明明细表、未未完成业务务明细表、费用明细表表、增值税税抵扣明细细表、采购购综合统计计表、采购购计划综合合统计表系统账簿在途货物余余额表、暂暂估入库余余额表采购分析采购成本分分析、供应应商价格对对比分析、采采购类型结结构分析、采购资金比比重分析、采采购费用分分析、采购购货龄综合合分析备注1.企业应应该就期初初已经收到到供应商的的发票但货货物尚未入入库的发票票和货物已已入库但尚尚未收到供供应商发票票的入库单单作为采购购系统的期期初数据录录入,以利利于以后的的核销处理理。录入完完毕
7、后再进进行采购的的期初记账账。2.简化计计量单位组组,钢板以以张为主计计量单位(采采购、规划划、领用均均以张为单单位),放放弃包的单单位,钢管管以根为主主机量单位位(采购、规规划、领用用均以根为为单位)系统流程:1、 总调部门根根据生产任任务考虑库库存量结存存、安全库库存等因素素进行规划划运算,规规划生成采采购计划。由由总调、财财务、总工工进行确认认,审核完完毕后,最最终由总调调在系统中中进行审核核,进行打打印下发到到采购部门门。2、 采购部门根根据总调室室下发的采采购计划,进进行对外的的询价、订订货处理,在在系统内拷拷贝生成采采购订单。3、 采购订单由由本部门经经理、总调调进行审核核,手工审
8、审核完毕后后(具体手手工审批流流程参考公公司相关采采购合同管管理规定),由由总调在采采购管理模模块内对采采购订单进进行审核。4、 供应商材料料送到后,由由采购人员员在采购管管理模块中中添置到货货单通知单单,进行打印印,库房根根据到货通通知单,通通知质量检检验人员进进行材料入入库前检验验。5、 质量检验人人员对入库库材料进行行检验,检检验合格后后填写质检检单;凭采采购人员的的到货通知知单和质检检单,库房房记账人员员在库存系系统根据采采购到货单单生成采购购入库单进进行打印(一式5联联?财务、库房、总总调、采购购),库房管管理人员点点收实物后后手工在采采购入库单单上进行签签字,由仓仓库主管在在系统内
9、进进行采购入入库单审核核。6、 采购发票(增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票)到齐后,由财务往来会计进行采购结算,同时作付款或挂账处理;如果月末未作采购结算处理,则系统自动记录为暂估结算。五、部门日日常业务系系统处理:5.1、日日常业务类类型的界定定: 采购类型分分类:分为为材料采购购、商品采采购、国外外采购,根根据采购统统计和财务务核算的需需要,在采采购订单的的表头栏目目内必须选选择对应的的采购类型型,从以上上3种分类类中进行选选择。 业务类型按按照结算情情况分为两两种进行界界定: u 普通采购业业务:无论论付款方式式是赊购还还是现结,如如果采购的的货物要入入仓库,在在增加销售售订单
10、时选选择业务类类型为普通通采购业务务。具体操操作见普通通采购业务务处理流程程u 直运采购:采购的商商品不经过过公司库房房,直接将将商品从供供应商处发发送到客户户方的采购购业务,在在增加采购购订单时选选择业务类类型为:直直运采购。具具体操作见见直运采购购业务处理理流程。因为两种处处理方式的的业务核算算存在不同同,所以在在增加采购购订单时一一定要区分分清楚。5.2、应应明确的问问题:1. 各个存货应应尽量简化化该存货所所使用的计计量单位个个数, 以已有的的存货为例例:2. 钢板和钢管管设定浮动动换算率,钢钢板只有张张和公斤两两个计量单单位,其中中张是主计计量单位(各各个系统都都如此),采采购时的包
11、包必须换算算成张。 钢管只有有根和公斤斤两个计量量单位,其其中根是主主计量单位位(各个系系统都如此此),其他他存货都遵遵循这个原原则,能用用单计量单单位的尽量量用单计量量单位,必必须用多计计量单位的的存货要和和其他系统统关键用户户协商3. 存货档案维维护和添加加由总调度度室完成,采采购部门如如果用到存存货档案中中没有的存存货,要及及时通知总总调度室添添加,并告告知该存货货的相关信信息。总调调度室添加加档案时要要遵循对换换算率的要要求,另外外要注意: 一种存存货只能有有唯一的编编码,唯一一的名称,对对于同种存存货但不同同规格型号号的存货要要给不同的的编码和名名称;.存存货档案中中的存货属属性和计
12、量量单位应录录入准确;存货档案案中的存货货参考成本本应该尽量量录入,以以方便规划划资金的使使用;存货货档案中的的存货提前前期应该尽尽量准确,以以便总调度度室合理规规划生产和和采购的日日期;对于于比较重要要的存货要要在存货档档案中设立立安全库存存、最低库库存和最高高库存,从从而为资源源的合理配配置提供基基础资料,才才可以实现现库存预警警4. 供应商档案案由采购经经理维护,新新增供应商商时由采购购关键用户户录入,要要注意:供供应商的档档案应该尽尽可能完整整,以方便便以后的使使用;供应应商的的编编码、名称称、简称必必须唯一,各各部门要做做好沟通工工作,杜绝绝出现多种种称谓,供供应商的全全称必须准准确
13、;供应应商档案的的其他部分分要尽量填填写清楚,为为往来管理理提供坚实实准确的平平台,达到到资源共享享的目的;供应商的的税号、开开户银行尽尽量填入,为为开出和收收到增值税税票作准备备5. 采购单据处处理时应该该首先明确确该笔采购购行为所采采购的货物物是否要入入库,如果果要入库则则业务类型型选择普通通采购,如如果不需要要入本公司司的仓库,直直接运到客客户那里,则则业务类型型选择直运运采购6. 有可能在企企业的采购购业务中,由由于运输、装装卸等原因因采购的货货物会发生生短缺毁损损,应根据据不同情况况,作出相相应的账务务处理。属属于定额内内合理损耗耗的,应视视同提高入入库货物的的单位成本本,不另作作账
14、处理;运输部门门或供货单单位造成的的短缺毁损损,属于定定额外非合合理损耗的的,应根据据不同情况况分别进行行账务处理理。因此企企业应在此此事先设置置好本企业业可能发生生的非合理理损耗类型型以及对应应的入账科科目,以便便采购结算算时根据具具体的业务务选择相应应的非合理理损耗类型型,并由存存货核算系系统根据结结算时记录录的非合理理损耗类型型自动生成成凭证5.3、基基础档案:基础档案案填加:供供应商分类类增加:原原则1-22-2-22供应商分类类编码:供供应商分类类编码必须须唯一。 供应商分类类名称:可可以是汉字字或英文字字母,不能能为空修改改分类:只只能修改分分类名称。删除分类:已经使用的不能删除、
15、存在下级的分类不允许删除。操作路径:【采购管理】【设置】【分类体系】【供应商分类】供应商档案填加:本功能完成对供应商档案的设置和管理。供应商档案:供应商编号原则供应商分类+顺序号(三位) 供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改:除供应商档案编号外,其他信息日常进行修改。供应商方案删除、停用:已经使用的档案不能删除,但可以停用,在供应商档案其他页签录入停用日期即可,在新增单据中参照供应商档案不再出现。5.4、期期初录入n 期初暂估入入库:没有有取得供货货单位的采采购发票,而而不能进行行采购结算算的入库单单作为期初初入库单输输入
16、系统,以以便取得发发票后进行行采购的结结算; 操作作路径:【采购管理理】【业务】【入库】【入库单】 操作说明明表头项目目: 入库单号:录入或自自动生成,必必填。用户户可以设定定单据生成成规则,同同一类型的的单据号保保证唯一性性。 入库日期:录入或参参照输入货货物的入库库日期,必必填。默认认值为进入入系统时输输入的业务务日期,即即系统登陆陆日期,可可修改。参参照日历;录入必须须符合日期期格式,即即yyyyy-mm-dd”。期初单据日期必须小于系统启用日期。 操作说明表体项目目:n 存货编号:录入或参参照,必填填,参照的的内容为存存货档案,根根据存货档档案进行合合法性校验验。参见存存货档案参参照单
17、据时时,根据参参照单据自自动带入。根根据存货编编号,系统统带入存货货名称、规规格型号、主主计量、单单位、换算算率等栏目目。采购单单据参照存存货时,只只能参照存存货档案中中具有“外外购”属性性的存货。采采购发票可可以参照“应应税劳务”的的存货,用用于采购发发票上的运运费费用、包包装费等采采购费用。采采购发票可可以参照设设置“是否否折扣”的的存货,在在开票时可可以没有数数量,只有有金额,或或者在蓝字字发票中开开成负数。同同一张单据据上可以有有相同的存存货。停用日期期不为空的的存货为停停用存货:填制单据据时不能再再参照。如如果手工录录入已停用用的存货,系系统将提示示“此存货货已停用,请请选择其他他存
18、货。” n 期初在途存存货:已取取得供货单单位的采购购发票,但但系统上线线时货物没没有入库,而而不能进行行采购结算算的发票输输入系统,以以便货物入入库填制入入库单后进进行采购结结算 操作作路径:【采购管理理】【业务】【发票】【专用采购购发票】 操作作路径:【采购管理理】【业务】【发票】【普通采购购发票】采购发票是是供应商开开出的销售售货物的凭凭证,系统统将根据采采购发票确确认采购成成本,并据据以登记应应付账款。采购发票按按业务性质质分为:蓝蓝字发票、红红字发票。 采购发票按按发票类型型分为:增值税专用用发票,增增值税专用用发票的单单价为无税税单价。普通发票:增值税普普通发票包包括普通发发票、废
19、旧旧物资收购购凭证、农农副产品收收购凭证、其其他收据,这这些发票的的单价、金金额都是含含税的。普普通发票的的默认税率率为0,可可修改。运费发票,运运费主要是是指向供货货单位或提提供劳务单单位支付的的代垫款项项、运输装装卸费、手手续费、违违约金(延延期付款利利息)、包包装费、包包装物租金金、储备费费、进口关关税等。运运费发票的的单价、金金额都是含含税的。运运费发票的的默认税率率为7,可可修改。在收到供货货单位的发发票后,如如果没有收收到供货单单位的货物物,可以对对发票压单单处理,待待货物到达达后,再输输入系统做做报账结算算处理;也也可以先将将发票输入入系统,以以便实时统统计在途货货物。n 录入完
20、毕期期初数据后后采购期初初记账,进进行本月的的业务。相关概念:采购结算算 自动结算算自动结算功功能中有三三种结算模模式:入库库单和发票票、红蓝入入库单、红红蓝发票。是是由计算机机系统自动动将相同供供货单位的的,存货相相同且数量量相等采购购入库单和和采购发票票进行结算算。注意:红蓝入库库单对结,入入库单上必必须有金额额,可以不不等。1. 用鼠鼠标单击【业业务】下的的【采购结结算】,再再选择【自自动结算】,屏屏幕显示自自动结算画画面。2. 可以以根据需要要输入结算算条件,系系统将根据据企业输入入的条件范范围进行结结算。例如如,只要对对某个供货货单位的采采购业务进进行结算,可可以输入该该供货单位位的
21、名称或或编号。3. 用鼠鼠标单击工工具栏的开始结算算按钮,计计算机自动动把采购入入库单和采采购发票相相同,供货货单位、存存货相同且且数量相等等的单据进进行结算,产产生结算结结果列表。4. 用鼠鼠标单击工工具栏的退出按按钮或单击击窗体右上上角的退出出按钮,结结束自动结结算。5. 进入入【采购结结算单列表表】功能,查查询、打印印本次自动动结算结果果。. 手动结结算使用“手工工结算”功能可以以进行正数数入库单与与负数入库库单结算,正正数发票与与负数发票票结算,正正数入库单单与正数发发票结算,费费用发票单单独结算。手工结算时时可以结算算入库单中中部分货物物,未结算算的货物可可以在今后后取得发票票后再结
22、算算。可以同同时对多张张入库单和和多张发票票进行报账账结算。1. 用鼠鼠标单击【业业务】下的的【采购结结算】,选选择【手工工结算】,屏屏幕显示手手工结算画画面。2. 按过滤按按钮,显示示出结算条条件输入画画面,可以以根据需要要输入结算算条件,系系统将把满满足条件的的入库单和和发票过滤滤出来,在在选择入库库单和发票票时只能选选择过滤出出来的入库库单和发票票。3. 选择择要结算的的入库单:用鼠标单单击【入库库】按钮,出出现入库单单选择画面面,单击想想要结算的的发票左侧侧的选择栏栏,选择栏栏打勾,表表示该行数数据选择上上了,可以以结算。用用鼠标单击击打勾标志志的入库单单数据左侧侧的选择栏栏,则会取取
23、消选择。注意:选择择入库单时时在工具栏栏按设置置按钮,可可以由用户户自行设置置入库单显显示项目。.选择要结结算的发票票:用鼠标标单击【发发票】按钮钮,出现发发票选择画画面,单击击想要结算算的发票左左侧的选择择栏,如果果最左边选选择栏打勾勾,表示该该行数据选选择上了,可可以结算。用用鼠标单击击打勾标志志的发票数数据,则会会取消选择择。5. 产生生结算汇总总表:入库库单、发票票选择完毕毕后,用鼠鼠标按确确认按钮钮,计算机机自动将本本次选择的的数据汇总总,以汇总总表显示出出来。用鼠鼠标按确确认按钮钮进行结算算,用鼠标标按取消消按钮,取取消本次结结算,可以以重新选择择单据进行行结算。6. 结算算完成后
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