行政和外事类文书材料归档范围和保管期限规定doc-湘潭大37900.docx
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1、湘潭大学党群、行政和外事类文书材料归档范围和和保管期限限规定第一条 为为了正确界界定我校党群、行行政和外事事类文书材材料归档范范围,准确确划分档案案保管期限限,使所保保存的档案案既能反映映学校主要要职能活动动情况,维维护其历史史面貌,又又便于保管管和利用,根根据国家教教委19993年颁布布的高等等学校档案案实体分类类法和高等等学校档案案工作规范范和国家家档案局22006年年公布的机机关文件材材料归档范范围和文书书档案保管管期限规定定,结合合我校的实际际情况,特特制订本规定。 第二条 本规定中中的文书材材料是指我我校各职能能部门在党党群、行政政和外事工工作活动过过程中形成成的不同载载体的历史史记
2、录。 第三条 我校文书材材料归档范范围是: (一)反反映学校主主要职能活活动和基本本历史面貌貌的,对学学校工作、国国家教育事事业和历史史研究具有有利用价值值的文件材材料; (二二)学校党党群、行政政和外事工工作活动中中形成的在在维护国家家、学校和和师生员工工权益等方方面具有凭凭证价值的的文件材料料; (三三)学校需需要贯彻执执行的上级级机关、同同级机关的的文件材料料;下级部部门(单位位)报送的的重要文件件材料; (四)其其他对学校校工作具有有查考价值值的文件材材料。 第第四条 我我校文书材材料不归档档范围是: (一)上上级机关的的文件材料料中,普发发性不需本本校办理的的文件材料料,任免、奖奖惩
3、非本校校师生员工工的文件材材料,供工工作参考的的抄件等; (二)学学校文件材材料中的重重份文件,无无查考利用用价值的事事务性、临临时性文件件,一般性性文件的历历次修改稿稿、各次校校对稿,无无特殊保存存价值的信信封,不需需办理的一一般性人民民来信、电电话记录,学学校内部互互相抄送的的文件材料料,本校负负责人兼任任外单位职职务形成的的与本校无无关的文件件材料,有有关工作参参考的文件件材料; (三)同同级机关的的文件材料料中,不需需贯彻执行行的文件材材料,不需需办理的抄抄送文件材材料; (四四)下级部部门(单位位)的文件件材料中,供供参阅的简简报、情况况反映,抄抄报或越级级抄报的文文件材料。 第五条
4、 凡属学校校归档范围围的文书材材料,必须须按有关规规定向学校校档案馆移移交,实行行集中统一一管理,任任何个人不不得据为己己有或拒绝绝归档。 第六条 本校文书书档案的保保管期限定定为永久、定定期两种。定定期一般分分为30年、10年。 第七条 永久保管管的文书档档案主要包包括: (一)学校校制订的规规划性、决决策性文件件材料; (二)学学校召开重重要会议、举举办重大活活动等形成成的主要文文件材料; (三)学校职能能活动中形形成的重要要业务文件件材料; (四)学学校关于重重要问题的的请示与上上级机关的的批复、批批示,重要要的报告、总总结、综合合统计报表表等; (五)学校校机构演变变、人事任任免等文件
5、件材料; (六)学学校房屋买买卖、土地地征用,重重要的合同同协议、资资产登记等等凭证性文文件材料; (七)上级机关关制发的属属于本校主主管业务的的重要文件件材料; (八)同同级机关、下下级部门(单单位)关于于重要业务务问题的来来函、请示示与本校的的复函、批批复等文件件材料。 (九)校属属各单位报报送的年度度或年度以以上计划、总总结、统计计、重要专专题报告等等文件材料料。 第八条条 定期保保管的文书书档案主要要包括: (一)学学校职能活活动中形成成的一般性性业务文件件材料; (二)学学校召开会会议、举办办活动等形形成的一般般性文件材材料; (三三)学校人人事管理工工作形成的的一般性文文件材料;
6、(四)学学校一般性性事务管理理文件材料料; (五五)学校关关于一般性性问题的请请示与上级级机关的批批复、批示示,一般性性工作报告告、总结、统统计报表等等; (六六)上级机机关制发的的属于本校校主管业务务的一般性性文件材料料; (七七)上级机机关和同级级机关制发发的非本校校主管业务务但要贯彻彻执行的文文件材料; (八)同同级机关、下下级部门(单单位)关于于一般性业业务问题的的来函、请请示与本校校的复函、批批复等文件件材料; 第九条 学校对应应归档电子子文件的元元数据、背背景信息等等要进行相相应归档。 学校应归归档纸质文文件材料中中,有文件件发文稿纸纸、文件处处理单的,应应与文件正正本、定稿稿一并
7、归档档。 第十十条 学学校与其他他单位联合合召开会议议、联合行行文所形成成的文件材材料原件由由主办单位位归档,其其他单位将将相应的复复制件或其其他形式的的副本归档档。 第十十一条 本规定自自颁布之日日起施行,2005年修订的湘潭大学档案管理办法和2001年制订的湘潭大学文件归档范围和保管期限中的党群、行政和外事类档案类目设置与保管期限同时废止。附件:1、湘潭大大学党群类类档案保管管期限表;2、湘潭潭大学行政政类档案保保管期限表表;3、湘潭潭大学外事事类档案保保管期限表表。附件1:湘潭大学党党群类档案案保管期限限表主要包括上上级党组织织、党的机机关和学校校党群部门门在党的建建设、纪检检监察、组组
8、织(党校校)、宣传传、统战、工工会、团委委、学生思思想政治教教育、离退退休等工作作中形成的的有保存价价值的各种种载体的文文件材料。立卷部门:党委办公公室、机关关党委(类目代号号:DQ111)序号类目名名称保管期限1上级党组织织有关党的的建设的文文件材料A、需要贯贯彻执行的的方针政策策、意见、办办法、条例例、决定等等重要文件件材料:省省级以上的的政策性很很强的、或或针对性的的、或本校校人员兼任任地方党、政政、工、团团、民主党党派、人大大代表、政政协等主要要职务的永久B、其他的的、或本校校人员兼任任社会(如如学会、协协会等)一一般职务的的30年C、通知、通通报、决定定等一般性性的文件材材料10年2
9、本校获上级级党委机关关表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级及及省机关以以上的、市市委的、校校党委表彰彰的优秀党党员、优秀秀党务工作作者等重要要的、综合性的的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3本校党代会会文件材料料A、 大会计划、通通知、工作作报告、议议程、决议议、总结、记记录、发言言稿、领导导讲话稿、照照片、录音音,大会主主席团、秘秘书长和代代表、列席席代表名单单;候选人人登记表和和情况介绍绍;大会选选举办法、选选举结果和和上级批复复等永久B、 大会提案及及办理情况况;会议简简报、会议议情况、反反映
10、记录、小小组会议记记录等30年C、 参考文件;工作人员员名单;工工作证、代代表证、列列席证及选选票式样10年4党委会、党党委扩大会会、书记校校长联席会会、总支书书记会的会会议记录、纪纪要、决议议及会议讨讨论通过的的文件永久5校党委上报报上级党委委的报告、请请示及批示示、批复A、有批示示、批复、或或明确答复复并实施了了的请示或或报告永久B、没有批批示、批复复、或明确确答复的请请示或报告告10年6党委工作计计划、报告告(包括调调查报告)、总总结(包括括经验总结结)永久7以党委名义义发布的文文件(交叉叉问题分类类立卷)永久8校级干部任任免的请示示、批复、决决定、通知知及处级干干部任免的的文件永久9以
11、党委名义义召开的工工作会议材材料永久10校党委和上上级党委调调研、检查查、巡视学学校工作形形成的文件件材料A、重要的的永久B、一般性性的30年11党委负责人人在校内的的讲话稿及及参加上级级召开的会会议的发言言稿A、重要的的永久B、一般的的30年12党委大事记记永久13党委工作简简报:如湘湘大情况反反映等永久14党群系统启启用印章的的文件和印印模永久15党群系统重重要统计材材料永久16以党委办名名义下发的的文件材料料A、综合性性的或重要要的永久B、一般性性的30年或110年17党委保密、秘秘书工作的的有关文件件30年18党委各部、委委、分党委委、总支、直直属支部报报党委的年年度工作计计划、总结结
12、永久19重要的群众众来信来访访及处理材材料A、有领导导重要批示示和处理结结果的永久B、其他有有处理结果果的30年20下级党委组组织报校党党委的报告告请示及党党委的批复复A、重要的的永久B、一般的的30年21党委与有关关机关联系系、协商工工作的来往往文件A、重要的的永久B、一般的的30年22反映本校党党委工作重重大活动的的照片、剪剪报、图表表及文字说说明等永久23其他有必要要归档的文文件材料视情况而定定立卷部门:纪检监察察处(类目代号号:DQ112) 序号类目名名称保管期限1上级纪委、监监察部门关关于纪检、监监察工作的的文件A、针对性性的或重要要法规永久B、一般性性的10年2获上级纪委委监察部门
13、门表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级以以上的、市市委的、校校党委表彰彰的综合性性的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3纪检、监察察工作规章章制度、管管理办法、岗岗位职责30年4纪检、监察察工作计划划、总结、决决定、报告告、综合调调查材料及及各种统计计报表永久5以纪委或监监察处名义义上报、下下发的文件件(含请示、批批复)永久6学校发生的的重大问题题的处理文文件材料永久7校纪委会议议记录、纪纪要永久8校纪委办公公室的会议议记录30年9处级以上干干部廉政建建设民主生生活会记录录永久10校纪检委员员会及总支
14、支纪检委员员会名单永久11教职员工违违纪处分决决定、调查查结论、旁旁证、本人人交待材料料等(个人人案卷)A、大案、要要案永久B、一般性性的案件30年12党员处分、复复查材料30年13重要的群众众来信来访访及处理材材料A、有领导导重要批示示和有处理理结果的永久B、其他有有处理结果果的30年14副科长以上上的领导干干部廉政档档案(办结结后移交归归档)30年15反映本校纪纪检、监察察工作重大大活动的照照片、剪报报、图表及及文字说明明等永久16其他有必要要归档的文文件材料视情况而定定立卷部门:党委组织织部、党校校(类目代号号:DQ113) 序号类目名名称保管期限1上级关于组组织(党校校)工作的的文件A
15、、针对性性的或重要要法规永久B、一般性性的10年2获上级党委委组织(党党校)部门门表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级以以上的、市市委的、校校党委表彰彰的综合性性的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3组织部、党党校工作计计划、总结结、决定、报报告、调查查材料、各各种统计报报表永久3组织开展党党员干部教教育活动的的文件材料料A、 综合合性的、重重要的永久B、一般性性的30年4科级干部的的任免通知知及有关文文件材料永久5副处级以上上干部名册册永久6党校举办各各种培训班班的计划、名名单及其他他材料永久7分党
16、委、党党总支、直直属党支部部的改选、增增补报告及及批复永久8吸收新党员员、预备党党员转正或或取消资格格、党员退退党的决议议、决定永久9组织部、党党校规章制制度、管理理办法、岗岗位职责30年10党员异动(转转入、转出出)名册永久11党员名册;各党总支支、直属党党支部委员员会名册永久12落实政策的的有关文件件材料A、决议、决决定永久B、一般性性的30年13部务会议记记录30年14处级以上干干部考察材材料永久15干部离休报报告、待遇遇及更改工工作时间的的文件材料料(文件由由党委形成成的入DQQ11)永久16反映本校组组织工作重重大活动的的照片、剪剪报、图表表及文字说说明等永久17其他有必要要归档的文
17、文件材料视情况而定定立卷部门:党委宣传传部 (类目代代号:DQQ14) 序号类目名名称保管期限1上级关于宣宣传工作的的文件A、针对性性的或重要要法规永久B、一般执执行性的10年2获上级党委委宣传部门门表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级以以上的、市市委的、校校党委表彰彰的综合性性的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3本校宣传工工作计划、总总结、报告告及批复、综综合汇报材材料(含统统计报表)永久4国内外反映映本校重大大活动的剪剪报、图表表、照片、录录音、录像像材料及文文字说明永久5校报(装订订本)入CB
18、122类永久6校党委中心心学习组的的会议记录录、纪要永久7理论学习的的决定、计计划、总结结、通知及及组织开展展各种宣传传教育活动动的文件材材料A、重要性性的永久B、一般性性的30年8教职工法制制教育的文文件材料30年9教职工思想想动态及调调查材料30年10其它有必要要归档的文文件材料视情况而定定立卷部门:学生工作作部(处) (类目代号号:DQ114)序号类目名名称保管期限1上级有关学学生思想政政治工作的的文件A、针对性性的或重要要法规永久B、一般执执行性的10年2获上级党委委学工系统统表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级以以上的、市市委的、校
19、校党委表彰彰的综合性性的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3学生工作处处(部)工工作计划、总总结、报告告、请示与与批复、统统计报表(含含本科生考考硕统计、就就业情况统统计等)永久4本校有关学学生思想政政治工作的的决定、通通知、条例例永久5全校学生工工作会议文文件材料及及组织开展展各种全校校性学生活活动的文件件材料A、综合性性的、重要要的永久B、一般性性的30年6学生管理的的规章制度度、管理办办法A、重要的的永久B、一般的的30年7学生思想政政治工作典典型调查材材料、信息息和统计A、综合性性的永久B、一般性性的30年8学生政治工工作队伍的的选拔、管管理文
20、件A、综合性性的重要的的永久B、一般性性的10年9各院系学生生工作干部部(含副书书记、团委委干部、辅辅导员)名名单永久11勤工俭学有有关材料30年12其它有必要要归档的文文件材料视情况而定定立卷部门:党委统战战部(类目代号号:DQ115)序号类目名名称保管期限1上级关于统统战工作的的文件A、针对性性的、或要要执行的重重要法规永久B、一般执执行性的10年2获上级党委委统战部门门表彰的文文件、证书书、光荣册册、照片等等材料的原原件及个人人获奖证书书的复印件件A、省级以以上的、市市委的、校校党委表彰彰的综合性性的永久B、省级以以上机关单单项表彰的的30年C、市级、校校级单项表表彰的10年3统战部工作
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