计算机基础及应用教程(第2版) 第4章Excel 2003的使用.ppt
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1、第4章 Excel 2003的使用第4章 Excel 2003的使用n4.1 Excel的工作环境和基本概念n4.2 Excel的数据输入n4.3 工作表的建立和编辑n4.4 格式化工作表n4.5 公式与函数n4.6 数据管理n4.7 电子表格的图表显示n4.8 显示与打印工作表n习题44.1 Excel的工作环境和基本概念n4.1.1 Excel窗口界面n4.1.2 Excel的基本概念4.1.1 Excel窗口界面工作簿文件名编辑框列号任务窗格名称框全选按钮活动单元格行号工作簿窗口鼠标指针垂直滚动条水平滚动条n 1.编辑栏n 编辑栏由名称框、编辑按钮和编辑框三部分组成。n 取消输入 插入函
2、数名称框 确认输入 编辑框 2.全选按钮 单击全选按钮会选定当前工作表的所有单元格,再次单击则取消。3.列号和行号 列号和行号连接在一起构成了单元格在工作表中地址,即坐标。描述时把列号写在行号的前面,如A1、B2、D4等。列号用字母AZ、AAAZ、BABZ、IAIV表示,共256列。行号用数字表示,从165536。n 4.单元格与活动单元格n 工作表中行与列交叉点处的小方格称为一个表格单元或单元格。每个单元格都有固定的地址,用户可以把数据输入到单元格中保存起来。Excel启动之后,光标自动定位在Sheet1的A1单元格。如果用鼠标指针(空心十字形状)单击某单元格,使它呈现黑色的边框,这个单元格
3、就是活动单元格,用户输入、编辑数据都需要在活动单元格中进行,每个单元格最多可以容纳255个字符。n 5.工作表标签n 工作表标签用于工作簿中不同工作表间的切换,包括工作表翻页按钮和工作表标签按钮。n Excel将每个工作表自动命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3,双击工作表标签可以根据自己的需要重新定义工作表名。4.1.2 Excel的基本概念n 1.工作簿n Excel支持的文档叫做工作簿(Book),它用来存储并处理工作数据文件。一个工作簿可以由多张工作表组成,最多可达到255个。在Excel中,工作簿与工作表的关系如同日常的账簿和账页之间的关系。一个账簿可由多个账页组成,如果一
4、个账页所反映的是某月收支账目,那么账簿可以用来说明一年或更长时间的收支状况。2.工作表 工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表由单元格组成。工作表内可以包括字符串、数字、公式、图表等信息,每一个工作表用一个标签来进行标识(如Sheet1)。3.单元格 单元格是Excel工作簿的最小组成单位。工作表格区域中每一个长方形的小格就是一个单元格。在单元格中可以存放字符或数据。每一个单元格的长度、宽度以及单元格中的数据类型都是可变的。4.2 Excel的数据输入n4.2.1 创建工作簿n4.2.2 光标定位n4.2.3 输入数据n4.2.4 选择操作对象4.2.1 创建工作簿n 启动Excel
5、后,用户首先看到的是称为Book1的工作簿,Book1是系统默认的工作簿。n 如果要建立一个新的工作簿,其操作步骤为:n 1)单击“文件”菜单中的“新建”命令,打开“新建工作簿”任务窗格。n 2)在“新建工作簿”任务窗格,单击“新建”下的“空白工作簿”,将打开一个新工作簿,并默认命名为Book2。4.2.2 光标定位n 1.单元格的光标定位n 单元格的光标定位可以用鼠标进行定位,也可以用键盘上的按键进行定位。n (1)使用鼠标n 单击某单元格,光标就会立即移到那个单元格,使其变成活动单元格。n(2)使用键盘n n 上、下、左、右方向键:使相邻单元格成为活动单元格。nTab键:把光标定位到下一列
6、。nEnter键:把光标定位在下一行。nHome键:使当前行的A列单元格成为活动单元格。nCtrl+Home键:使A1单元格成为活动单元格。nPgUp或PgDn键:使活动单元格向上或向下移动一个屏幕。n 在编辑栏左侧的名称框中,直接输入单元格的地址,然后按Enter键,也可以使该单元格成为活动单元格。n 2.单元格内容的光标定位n 双击单元格,或单击单元格然后按F2键,或将光标定位在编辑栏中。待出现光标“|”后,使用键盘左、右方向键将光标定位。4.2.3 输入数据n 1.输入字符n 字符型数据是指由字母、汉字或其他符号组成的字符串。字符个数255,在单元格中默认为左对齐。输入数据的具体操作步骤
7、为:n 1)单击输入数据的单元格(如A2)。n 2)输入数据(如“学生成绩表”),这时数据会同时显示在单元格和编辑栏的编辑框中,单元格或编辑框中会显示一插入点光标,同时在编辑框的左侧会出现“取消”按钮和“输入”按钮。n 3)输入完后,按Enter键。n 4)用鼠标单击其他单元格,输入文本。n 2.输入数值n 输入数值可以使用普通计数法,如90、-20,也允许使用科学计数法,如1234.5可输入1.2345E3。n 正数前面的加号可以省略。负数的输入可以用“-”开始,也可以用()的形式,例如-20也可以表示为(20)。n 数的前面可以加或¥符号具有货币含义,计算时不受影响。若在数尾加%符号,表示
8、该数除以100。如70%,在单元格内虽然显示70%,但实际值是0.7。n 3.输入日期、时间n 输入日期的格式为年/月/日或月/日。如2006/2/18或2/18,表示为2006年2月18日或2月18日。若按Ctrl+;则取当前系统日期。n 输入时间的格式为时:分,如7:40。若按Ctrl+Shift+;,则取当前系统时间。n 输入的日期与时间在单元格中右对齐。n 4.输入逻辑值n 可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假),一般是在单元格中进行数据之间的比较运算时,Excel判断后自动产生的结果,居中显示。n 5.输入附注信息n 选定某单元格,单击“插入”菜单中的“批注”命令,在系统
9、弹出的批注文本框中输入备注信息。一旦单元格中存有备注信息,在单元格右上角会出现一个红色的三角标记,当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些备注信息。利用批注文本框也可以添加、删除这些备注信息。4.2.4 选择操作对象 1.单元格内容的选择 (1)使用鼠标 用光标定位的方法进入单元格内容编辑状态,在所要选取内容开始处按下鼠标左键不放,然后拖动到所要选择内容结束处。(2)使用键盘 用光标定位的方法,将光标置于所要选择内容开始处,按下Shift键的同时,用左、右方向键将光标移到所要选择内容结束处。n 2.单元格的选择n (1)单个单元格n 单个单元格的选择就是激活该单元格,其名称为该单元格的名称,例A3
10、、C4等。n (2)行、列n 选择行或列时,只需单击行标头或列标头。如果选择连续的行或列,只需拖动行标头或列标头。全选按钮列标头行标头(3)连续单元格 将光标定位在所选连续单元格的左上角,然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角,或者在按下Shift键的同时,单击所选单元格的右下角。其区域名称为“左上角单元格名称:右下角单元格名称”。(4)不连续单元格 在按下Ctrl键的同时,单击所选的单元格,就可以选择不连续的单元格区域。n(5)全部单元格n 单击工作表左上角的“全选按钮”,或者选择“编辑”菜单中的“全选”项,或者使用快捷键Ctrl+A,就可以选择当前工作表的全部单元格。n(6)特殊单元格n
11、 1)选中所需条件的区域。n 2)单击“编辑”菜单中的“定位”项,弹出“定位”对话框。n 3)单击“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框,在其中选择所需的条件,例如选中“空值”项,将会选择空的单元格,如果选择“常量”项,将不会选择公式项。n 4)单击“确定”按钮,可看到在工作表中已经选中了符合条件的单元格。n 3.工作表的选择n 单个工作表的选择,激活工作表就是选择单个工作表,此时所选的工作表标签为白色。n 对于连续工作表的选择,只需按下Shift键,单击所要连续选择的最后一个工作表标签,此时被选择的工作表标签呈白色状态。n 如果选择不连续的工作表,只需在按下Ctrl键的同时,分别单击所要选
12、择的工作表标签,此时,被选择的工作表标签也呈白色状态。n 在选择多个工作表时,标题栏内会出现“工作组”字样。在其中任一工作表内的操作都将同时在所有所选的工作表中同时进行,例如,当在Sheet1中向A1单元格中输入内容时,则Sheet2中的A1单元格也会出现相同的内容。4.3 工作表的建立和编辑n4.3.1 工作表的建立n4.3.2 单元格内容的编辑n4.3.3 单元格部分内容的编辑n4.3.4 单元格的删除、插入n4.3.5 工作表的编辑4.3.1 工作表的建立n 1.连续区域内数据的输入n 1)选择需输入数据的数据区域。n 2)在所选中的区域内,若需沿行向输入数据,则在每个单元格输入完后按T
13、ab键;若要沿列向输入数据,则在每个单元格输入完后按Enter键。n 2.输入相同单元格内容n 1)按下Ctrl键不放,选择所要输入的相同内容的单元格。n 2)松开Ctrl键,输入数据。n 3)按下Ctrl+Enter键。n 3.预置小数位数输入数字n 1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,弹出“选项”对话框,选择“编辑”选项卡。n 2)选中“自动设置小数点”项,在“位数”框中,输入正数表示小数位数,输入负数表示尾数为0的个数。例如在“位数”框中输入-2,单击“确定”按钮。n 3)在单元格中输入数据(如5),按Enter键后,将自动变为500。n 4.用填充柄自动填写数据n 1)选定待填充数据
14、的起始单元格,输入序列的初始值,如1。如果要让序列按给定的步长增长,再选定下一单元格,在其中输入序列的第二个数值,如3。两个起始数值之差,将决定该序列的步长。n 2)选定包含起始值的单元格区域,在选定的单元格的右下角有一小黑方块,称为“填充柄”,移动鼠标,将指针指向填充柄,当指针变为小黑十字时,按下鼠标左键拖动填充柄至所需单元格。n 3)如果按升序填充,则从上向下或从左到右拖动;如果按降序排列,则从下向上或从右到左拖动。放开鼠标左键,完成输入。填充柄n 5.使用填充命令填充数据n 1)在序列中的第一个单元格(如B3)中输入数据(例如输入“星期一”)。n 2)选定序列所使用的单元格区域,如B3:
15、H3。n 3)选择“编辑”菜单中的“填充”项,从子菜单中选择“序列”命令,打开“序列”对话框。n 4)在“序列产生在”中选中“行”,在“类型”中选中“自动填充”,单击“确定”按钮。n6.自定义序列n 1)单击“工具”菜单中的“选项”命令,在“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡。n 2)在“自定义序列”列表中选择默认的“新序列”项,在“输入序列”中分别输入序列的每一项,每输入完一项后按Enter键。n 3)单击“添加”按钮,将所定义的序列添加到“自定义序列”的列表中;或者单击“从单元格中导入序列”,将它添入“自定义序列”列表中。n 4)单击“确定”按钮,退出对话框。4.3.2 单元格内容的编
16、辑 1.键入的内容完全替换单元格中原有内容 单击该单元格,然后直接键入新内容。2.修改单元格中原有内容 双击数据所在的单元格,待出现插入点光标“|”后,在单元格中对其内容进行修改,此时可以使用光标键在单元格内移动光标位置,按Backspace键,删除插入点光标前的一个字符,按Delete键,删除插入点光标后的一个字符。n 3.鼠标拖动法移动、复制单元格内容n 1)选择要移动的单元格(如B2)。n 2)将光标移到单元格边框的下侧或右侧,出现箭头状光标时用鼠标拖动单元格到新位置。拖动过程中,光标旁会出现当前单元格的位置名(如D4。n 3)释放鼠标键,完成操作。n 若要复制,按Ctrl键的同时用上述
17、方法,拖动单元格到新位置。n 4.用剪贴板法移动、复制单元格内容n 1)选择要移动、复制的单元格。n 2)若要移动,单击工具栏中的“剪切”按钮;若要复制,单击工具栏中的“复制”按钮。这时所选内容周围会出现一个闪动的虚线框,表明所选内容已放入剪贴板上。n 3)单击新位置中的第一个单元格。n 4)单击工具栏中的“粘贴”按钮。n 5.单元格内容的删除n 选择所要删除内容的单元格,选择“编辑”菜单中的“清除”命令,在子菜单中选择“全部”、“内容”、“格式”或“批注”项。按Delete键相当于仅删除内容。4.3.3 单元格部分内容的编辑n 1.移动和复制单元格部分内容n 1)选定要编辑单元格中的部分内容
18、。n 2)若要移动,单击工具栏中的“剪切”按钮;若要复制,单击“复制”按钮。n 3)双击所要粘贴的单元格,并将光标定位到新的位置。n 4)单击工具栏中的“粘贴”按钮。n 2.删除单元格内的部分内容n 如果要删除单元格内的部分内容,先选定单元格中所要删除的部分内容,然后按Delete键。4.3.4 单元格的删除、插入n 1.单元格的删除n 1)选择所要删除的单元格。n 2)单击“编辑”菜单中的“删除”命令。n 3)在弹出的“删除”对话框中,选择删除后单元格移动的方向。n 4)单击“确定”按钮完成操作。n 2.单元格的插入n 插入单元格后,Excel将把当前单元格的内容自动右移或下移。n 1)选择
19、所要插入的单元格的位置。n 2)单击“插入”菜单中的“单元格”,弹出“插入”对话框。n 3)选择插入后当前单元格移动的方向。n 4)单击“确定”按钮完成操作。3.删除行或列 1)单击所要删除的行或列的标头,选定该行或列。2)单击“编辑”菜单中的“删除”,即可完成行、列的删除操作。4.插入行、列 1)单击所要插入行、列所在的任一单元格。2)单击“插入”菜单中的“行”或“列”。这时,当前行、列的内容会自动下移或右移。4.3.5 工作表的编辑n 1.在同一工作簿中移动、复制工作表n 1)选择所要移动的工作表标签。n 2)拖动所选标签到所需的位置。拖动时,光标会出现一个黑三角符号来表示移动的位置。n
20、若要复制,则在按下Ctrl键的同时,拖动所选的标签到所需位置。n 2.在不同工作簿间移动、复制工作表n 1)选择所要移动、复制的工作表标签。n 2)右键单击要移动、复制的工作表标签,在快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令,打开“移动或复制工作表”对话框。n 3)从“工作簿”下拉列表中,选择要移动、复制到的其他工作簿,从“下列选定工作表之前”列表中选择新的位置。n 4)若选中“建立副本”为复制操作,取消“建立副本”为移动操作。n 5)单击“确定”按钮,完成操作。n 3.工作表的删除n 1)选择所要删除的工作表标签。n 2)右键单击所选标签,在出现的快捷菜单中选择“删除”项;或选择“编辑”菜单中
21、的“删除工作表”。n 3)在弹出的确定删除对话框中,确认删除操作。n 4.工作表的插入n 1)选择所要插入的工作表标签,右键单击所选标签。n 2)在快捷菜单中选择“插入”,弹出“插入”对话框中。n 3)在“常用”选项卡中选择“工作表”项,最后单击“确定”按钮。4.4 格式化工作表n4.4.1 调整行高、列宽n4.4.2 数字的格式化n4.4.3 字体的格式化n4.4.4 对齐方式的设置n4.4.5 边框和底纹的设置n4.4.6 设置条件格式n4.4.7 自动套用格式4.4.1 调整行高、列宽n 1.调整单行(列)的高度(宽度)n 1)把鼠标移动到横(纵)坐标轴格线上。n 2)当鼠标变成双箭头(
22、或)时,按下鼠标左键。n 3)拖动行(列)标题的下(右)边界来设置所需的行高(列宽),这时将自动显示高度(宽度)值。n 4)调整到合适的高度(宽度)后放开鼠标左键。2.调整多行(列)的高度(宽度)1)选定要更改的所有行(列)。2)拖动其中一个行(列)标题的下(右)边界。3.调整所有行(列)的高度(宽度)如果要更改工作表中所有行(列)的高度(宽度),单击全选按钮,然后拖动任一下(右)边界。n 4.精确设置行高、列宽n 1)选择所需调整的区域。n 2)单击“格式”菜单中的“行”(或“列”)命令,在弹出的下一级菜单中,单击“行高”(或“列宽”),弹出“行高”(或“列宽”)对话框。n 3)在对话框中键
23、入行高(或列宽)的精确数值。n 4)单击“确定”按钮,整个选定区域的行高(或列宽)就完全相同了。4.4.2 数字的格式化n1.用工具栏按钮格式化数字n 1)单击包含数字的单元格。n 2)单击格式栏中的某一格式按钮。n 2.用菜单格式化数字n 1)选定要格式化数字的单元格或单元格区域。n 2)鼠标右键单击,在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,弹出“单元格格式”对话框。n 3)在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。n 4)在“分类”列表中选择一种分类格式(如“数值”),在对话框的右侧进一步按要求进行设置(如设置小数位数为1),并可以从“示例”栏中查看效果。n 5)单击“确定”按钮。4.4
24、.3 字体的格式化n 1.用工具栏按钮对字体进行格式化n 1)选定要格式化的单元格。n 2)单击某一字体按钮。n 2.用菜单对字体进行格式化n 1)选定所要格式化的单元格或单元格区域。n 2)在选定的区域内鼠标右键单击,在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”,或者选择“格式”菜单中的“单元格”,弹出“单元格格式”对话框。n 3)选择“字体”选项卡,在其中选择“字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”以及“特殊效果”等。n 4)单击“确定”按钮。4.4.4 对齐方式的设置n 1.用工具栏按钮改变对齐方式n 选定要格式化的单元格,根据需要单击格式栏上的“左对齐”按钮、“居中”按钮、“右对齐”
25、按钮、“合并及居中”按钮、“减少缩进量”按钮、“增加缩进量”按钮。n 对于合并及居中对齐操作,以“学生情况表”为例,其操作步骤为:n 1)选定要合并的单元格。n 2)单击工具栏中的“合并及居中”按钮,则选定的单元格合并为一个单元格A2。n 2.用菜单改变对齐方式n 1)选定需对齐的单元格区域。n 2)单击“格式”菜单中的“单元格”命令,弹出“单元格格式”对话框,选择“对齐”选项卡。n 3)在该对话框中,选择水平和垂直对齐方式。n 4)在“方向”列表框中,改变单元格内容的显示方向。n 5)若选中“自动换行”复选框,当单元格中的内容宽度大于列宽时,则自动换行。若要在单元格内强行换行,可直接按Alt
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