2022年内部控制标准流程操作手册.doc
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1、1.序文42.目的43.范围44.过程55.责任56.作弊57.内部操纵标准68.详细流程操纵标准9第一部分 销售与收入业务流程91 工程业务收入流程92 报修业务收入流程233 燃气销售业务收入流程294 燃器具销售收入业务流程41第二部分 采购与付款流程461 接驳工程费付款流程:462 天然气采购的核算流程:543 工程材料采购与付款(物流中心采购与付款)634 零星材料采购与付款(成员企业自行采购)765 办公用品采购与付款:886 办公设备采购与付款:957 消费设备采购与付款:103第三部分 实物资产治理1111 存货业务流程1112 固定资产业务流程1233 低值资产业务流程13
2、2第四部分 货币资金与票据、印章治理1361 货币资金收款业务流程1362 货币资金付款业务流程1453 票据治理与使用153(一)发票(收据)治理与使用:153(二)银行票据治理与使用:1614 财务印章治理1651.序文1.1.内部操纵标准的制定,以文件的方式证明东莞新奥一直不渝地遵照适用的法律和规定,实行可靠的运营和财务报告制度,以及保证公司业务活动和记录的完好。1.2.东莞新奥内部操纵手册是向东莞新奥各镇区公司传达内部操纵标准和准则。标准应定期评估修正,旨在保证操纵标准符合不断变化的商业环境,新制定的法律规定以及计算机技术和应用带来的变化。2.目的良好的内部操纵是实现我们的主要战略目的
3、之根本。本手册的目的:旨在保证所有成员公司具备根本的和一致的内部操纵标准,有效防止公司的资源损失(其中包括:固定资产、存货及现金等);内部操纵能够有助于确保恪守适用的法律和内部规定。按照内部操纵准则定期进展审计,能够确保一个操纵过程一直是遭到操纵的。能够有效保证对外披露财务报告的真实、精确和完好。3.范围3.1.适用范围:本手册适用于东莞新奥公司及其所属各镇区公司.3.2.本手册拟定的操纵标准能够一般性地反映操纵目的,但未对各组织所需的专门操纵技术制定标准。3.3.本手册中所确定的内部操纵标准,旨在就有关资源保护、运营和财务信息的可靠性以及恪守法律和规定等事项,提供合理的、而非绝对的保证。3.
4、4.就治理人员选择操纵程序和技术而言,施行操纵的程度是一个合理业务推断咨询题。4.过程4.1.内部操纵过程本身应包括运营分析,制定操纵程序和技术,交流及监测。运营分析要求对风险作出评估和确定适当的操纵目的。还须对运营环境(例如自动化水平,就地受权和资源)予以考虑并充分考虑本钱-效益关系,以确保操纵本钱不超过其效益。4.2.依照运营分析,能够选择专门的操纵技术或程序。这些技术或程序能够包括批准,受权,调整帐目,职责分工,审查以及文件记录。在整个过程中,必须通过培训,讨论和反应的方式到达广泛的交流。内部操纵一俟就绪,应遭到监测和评价。4.3.内部操纵标准,治理方式,财务和人力资源政策以及新奥员工行
5、为准则均应被视为建立,维护和改良新奥内部操纵制度过程的组成部分。5.责任各镇区公司总经理,财务第一负责人都要身先士卒为恪守内部操纵制造良好的环境,并确保本手册所制定的操纵准则在其组织内能够得以认真贯彻执行。东莞新奥燃气公司财务部及镇区公司财务部,负责监察内部操纵标准的恪守执行情况。6.作弊6.1.作弊作弊是有意的盗窃、挪用、侵吞新奥公司的财产。新奥公司的财产包括但不限于:现金、产品、原材料、设备、器具、废品、残品、维修效劳和知识财产。公司员工,客户,供给商等其别人员均可能有作弊行为。6.2.对作弊的威慑和预防新奥的每一位经理都有职责制造一个操纵体制和环境,以有效地防止员工、供给商、客户等其别人
6、员所处的地位不同时具备作弊的方法和时机。东莞新奥的治理当局已经建立了一种构造,通过推行内部操纵,将其作为良好的商业行为,防止公司存在作弊的时机。这一构造包括:东莞新奥员工行为准则,内部操纵标准的培训,治理方式,财务规章制度和公司的其它制度标准,以及明确的对作弊行为的处分条款6.3.作弊的检查和报告6.3.1.新奥每一位员工都有职责协助预防作弊的发生。当发觉可能发生作弊的情形,应向其主管领导报告。如可能涉及其主管领导,应当向其上一级领导报告,当疑心已经发生作弊行为,应向公司总经理或财务负责人报告。7.内部操纵标准7.1.导论7.1.手册中提出的根本操纵目的是按业务周期的模型分别阐述的,以便于施行
7、,参考和后续评估。业务周期的定义是一系列相关的事件或过程。通常,一个周期包含一项业务从开场到完成的全过程。7.2.每一周期内部的操纵标准,旨在符合我们内部操纵制度的根本目的和外部要求,其中包括公认会计原则以及适用的法律和规定。然而操纵标准之根本是:7.2.1.按照治理部门一般或特定的受权处理业务事项;7.2.2.业务事项要予以正当的说明和精确及时的记录;7.2.3.公司的资产和记录要予以妥善的保护。7.3.一般操纵标准以下一般操纵目的适用于所有业务周期,新奥燃气的所有运营均应予以采纳。7.3.1.所有雇员必须恪守企业准则。高级雇员需定期确认对行为准则的遵照情况。7.3.2.所有机构必须奉行公司
8、治理制度和有关政策以及程序指南。各类部门内部规章,最低限度必须符合公司制度政策所规定的操纵要求,不得与其冲突。政策和程序必须予以定期审查和更新。7.3.3.必须在公司所有的职能领域建立和维护充分的职责和治理责任划分。一般而言,保管、处理/运营和记录等责任应予以划分,以便独立地审查和评估公司的运作。假如充分的责任划分无法实现,必须建立其它补偿性操纵,并构成文件。7.3.4.任何人不得直截了当或间接伪造或促使伪造公司的任何帐册,记录和帐目。7.3.5.所有内部机构组织必须制定相应的内部操纵制度,确保公司的资产和记录得以妥善保护,以防丧失、破坏、被盗,更改或未经受权的接触。7.3.6.公司的各项业务
9、活动记录必须按照既定和认可的记录保管政策加以维护。 7.3.7.必须就公司信息的敏感性/保密性对雇员进展教育,未经受权,雇员不得向公司以外的个人或“无需明白”的公司内其他雇员泄露此类信息。处理保密/专有信息亦需具备充分的平安措施。7.3.8.所有运营单位必须制定向运营治理部门证明和报告作弊,贪污及违背法律和商业道德行为的程序。任何严重事件的报告必须送交集团公司的法律部、内审部和计划财务部。7.3.9.公司业务循环中的重要业务事项,其业务记录必须是可追查的,经受权的,经鉴定的,完善的,并须按照既定和批准的记录保管政策加以保存。7.3.10.会计核算须符合标准,所有的会计信息满足及时、精确和完好,
10、财务报告符合会计法定标准要求。8详细流程操纵标准第一部分 销售与收入业务流程1 工程业务收入流程1.1 业务流程范围1.1.1所涉及的业务范围 客户报装洽谈、签定合同、收进度款、下施工任务单、工程领料、工程施工、报竣工材料、做竣工决算、工程拨款、置换通知单、改装、下改装任务单、开票、收款、业务员回款、收款员核帐、财务记帐与稽核1.1.2所涉及的部门范围 市场部(经理、客户经理) 财务部(出纳、会计、经理) 工程技术治理部(经理、计统员、甲方代表、技术人员)1.2 目的1.2.1运营目的 获得最大的运营利润 扩大市场份额 提高客户满意度,提高客户效劳响应速度 保证资产平安,降低建立费回笼风险 确
11、保现金平安及时上缴1.2.2财务目的 核算标准,确保销售收入及应收账款真实、精确、完好 保证资产平安、操纵建立费回笼风险1.2.3合规目的 用户建立费价格符合国家有关规定 工程质量平安标准符合国家有关规定 维修人员的资质符合国家有关规定1.3 风险1.3.1运营风险 相关设备突发毛病,使销售过程无法确认,导致收入损失。 完工时间延期、效劳不标准,导致信誉丧失。 平安事故,导致停业。 不恰当的压价销售,导致毛利损失。 收款与合同商定不符,导致收入损失。 对赊销客户的信誉等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当,导致货款不能及时回笼或损失。 货款失盗,导致现金资产的流失。 保管不善,导致商品
12、超耗或变质。1.3.2财务风险 虚增或截留收入。 多记或少记应收账款。 销售收入计算错误。1.3.3合规风险 违背国家价格政策或法规,受四处分。 工程进展违背合同商定,受四处分。1.4 相关会计科目 银行存款 现金 应收帐款 主营业务收入 工程施工本钱 原材料 应交税金1.5 业务流程步骤及操纵点1.5.1报装受理1.5.1.1客户询价、销售负责人或当面同客户确定销售报装价格与销售方式(含灶具或不含灶具)。1.5.1.2报装价格确实定:按东莞新奥燃气价格治理规定执行1.5.1.3与客户洽谈,确定报装户数和开口气量,通过公司内部的合同评审程序,确定合同的详细内容 ,并与客户签定。1.5.2收款1
13、.5.2.1.成批开发的客户应将楼层平面图(或用户所在的楼牌号、姓名、联络)等材料,交公司销售人员。1.5.2.2.零散用户直截了当到客服部营业厅交纳用户建立费,由客服部直截了当下施工任务单。给用户开具等额的工程施工企业发票,工程栏注明“用户建立费”字样。1.5.2.3.成批户、大型客户或大的工福用户,由销售人员上门收取,由财务按商定好的金额给用户开具建筑安装业发票,票面注明“用户建立费”。1.5.2.4.市场部计统员,每天按客户的类别填写合同台帐,标注合同金额、回款额、应收款额等,并将当日以现金和支票收取的建立费上交公司财务1.5.2.5.假如市场部计统员、营业厅营业员已将现金或支票存入指定
14、银行,应将现金缴款单和进帐单,连同开出的用户建立费发票一起上交公司财务部门。1.5.2.6.市场部计统员与财务人员要及时进展核对。每月至少市场部和财务部要对合同的履行进展一次核对。1.5.2.7.市场部计统员要和财务要按合同商定的回款时间检查合同执行情况,出现未收到商定比率建立费而用户要求提早施工的特别情况时,需得到公司总经理的书面批准。1.5.3创立销售订单1.5.3.1营业厅营业员收到零散用户交纳的用户建立费后,创立销售订单。1.5.3.2市场部收到成批户或工福用户的建立费后,现金应存入银行或交到公司财务,市场部计划统计员创立销售订单,维护回款计划。1.5.4设计1.5.4.1工程技术部计
15、划统计员查询销售订单信息,工程技术部负责人确定工程负责人、预算员,工程负责人在接到设计任务单时 ,应对任务单的内容进展登记,并及时安排设计人员到施工现场勘察,依照公司的现有管线布置情况,结合公司开展计划和客户的详细情况,确定设计方案。1.5.4.2设计方案出台前,要与客户进展充分沟通,理解地下管网的布置情况和客户的要求;设计方案出台后,施工前应与施工队伍进展技术交底。1.5.4.3设计时应考虑投资酬劳率,选择经济、平安的设计方案,要充分考虑成批户开发潜力和工福户的设备负荷量。1.5.4.4成批用户和工福用户,设计人员要亲身到施工现场实地测量,制造施工草图,由预决算人员制定工程概(预)算,作为市
16、场销售人员跟客户洽谈时的依照。1.5.5工程竣工1.5.5.1工程施工完成后 ,必须及时办理竣工结算手续。1.5.6确认收入1.5.6.1市场部计划统计员开具系统发票,确认建议费收入 。1.5.7竣工决算1.5.7.1工程竣工7天内,施工队伍应将竣工图纸和耗用材料明细表报工程技术部审核交给预决算员进展工程决算。1.5.7.2进展工程决算前,工程队应先核对清晰各单项工程实际领用材料数量,并依照提供的竣工图列出实际工程使用的材料数量,对多领出的材料要办理退库手续,对缺损的材料要分析缘故,对无法核对清晰的材料要从施工队伍的工程款中扣减相应的材料价值。按决算的本钱结转工程本钱。1.5.8财务稽核1.5
17、.8.1财务定期或不定期对建立费收款流程进展流程符合性测试1.5.8.2财务定期与开票员和收款员进展对帐,对出现的应收帐款及时查明缘故,帐龄分析。1.5.8.3定期核对应收帐款的结余情况。每月与市场部核对各个客户的应收款情况,对金额较大、销售人员变更或其他特别情况时应组织财务人员直截了当到客户单位核对应收款余额情况。1.5.8.4利用合同本钱收入表,核对工程决算书与工程本钱的符合性。1.5.8.5核对计统完工台帐与财务帐面完工数的相符性。1.5.8.6与工程部和施工队核对应付工程款情况,确保相符。1.5.8.7工程决算的及时性、完好性。1.6 业务流程图表业务目的业务风险操纵点监视检查方法流程
18、步骤图1获得最大的运营利润2扩大市场份额3提高客户满意度,提高客户效劳响应速度4保证资产平安,降低建立费回笼风险5确保现金平安及时上缴6核算标准,确保销售收入及应收账款的真实、精确、完好7保证资产平安、操纵建立费回笼风险8建立费价格符合国家有关规定9工程质量平安标准符合国家有关规定10.维修人员的资质符合国家有关规定1相关设备突发毛病,使销售过程无法确认,导致收入损失。2完工时间延期、效劳不标准,导致信誉丧失。3平安事故,导致停业。4不恰当的压价销售,导致毛利损失5收款与合同商定不符,导致收入损失。 6对赊销客户的信誉等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当,导致建立费不能及时回笼或损失
19、。7货款失盗,导致现金资产的流失。8保管不善,导致商品超耗或变质。9虚增或截留收入)。10多记或少记应收账款。11销售收入计算错误。12违背国家价格政策或法规,受四处分。13工程进展违背合同商定,受四处分。1.报装受理1.报装受理2.收款11.缴款10.统计3.开单9. 财务稽核8. 竣工决算7.统计6.确认收入5. 工程竣工4.设计1.1客户询价、销售负责人或当面同客户确定销售报装价格与销售方式(含灶具或不含灶具)。1.1检查业务员记录1.2报装价格确实定:按新奥燃气价格治理规定执行。1.2检查价格是否符合燃气价格治理规定1.3建立费的报装价格需有公司总经理和财务负责人共同确认。1.3检查是
20、否有领导批准1.4与客户洽谈,确定报装户数和开口气量,通过公司内部的合同评审程序,确定合同的详细内容 ,并与客户签定。合同一式四份:客户、市场部各一份 ,财务部两份。1.4检查合同评审单2.收款2.1成批开发的客户应将楼层平面图(或用户所在的楼牌号、姓名、联络)等材料,交公司销售人员。2.1实地观察流程,检查楼层平面图2.2零散用户直截了当到市场部门交纳用户建立费,由市场部直截了当下施工任务单。2.2实地查看流程2.3.成批户、大型客户或大的工福用户,由销售人员上门收取,由财务按商定好的金额给用户开具建筑安装业发票,票面注明“用户建立费”。2.3实地查看发票使用情况2.4.市场部的内勤,每天按
21、客户的类别填写合同台帐,标注合同金额、回款额、应收款额等,并将当日以现金和支票收取的建立费和发票记 帐联上交公司财务2.4查看市场部内勤台帐2.5.假如市场部内勤已将现金或支票存入指定银行,应将现金缴款单和进帐单,连同开出的用户建立费发票一起上交公司财务部门。2.5抽查市场部库存现金结存情况2.6.市场部内勤与财务人员要及时进展核对。每月至少市场部和财务部要对合同的履行进展一次核对。2.6查看核对记录2.7.市场部内勤要和财务要按合同商定的回款时间检查合同执行情况,按合同商定比率收到建立费后才能下达设计任务单、施工任务单、置换通知单等。出现未收到商定比率建立费而用户要求提早施工的特别情况时,需
22、得到公司总经理的书面批准。2.7查看任务单和合同,核对帐面回款3.开单3.1市场部收到零散用户交纳的用户建立费后,由市场部直截了当下达施工任务单。3.1实地观察流程3.2市场部收到成批户或工福用户的建立费后,应交到公司财务,由公司财务认真核对收到的建立费是否到达合同商定金额,在收到合同商定金额后,财务在工程任务单上盖章确认后才能向工程技术部下达设计任务单和工程施工任务单。任务单的编号规则按合同编号来做。3.2查看对帐记录4.设计4.1工程技术部在接到设计任务单时 ,应对任务单的内容进展登记,并及时安排设计人员到施工现场勘察,依照公司的现有管线布置情况,结合公司开展计划和客户的详细情况,确定设计
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