ACCESS所有 报表学习.pptx
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1、1本章内容报表的功能报表的设计报表的记录分组和排序报表的打印和预览第1页/共71页2一、报表的功能 尽管数据表和查询都可用于打印,但是,报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式,可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上,也可以传送到打印设备。第2页/共71页3 报表是查阅和打印数据的方法,与其他的打印数据方法相比,具有以下两个优点:报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能,还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容,从而可以方便有效地处理商务。第3页/共71页4 报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分,不仅可用于数据分组
2、,单独提供各项数据和执行计算,还提供了以下功能:可以制成各种丰富的格式,从而使用户的报表更易于阅读和理解。可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。通过页眉和页脚,可以在每页的顶部和底部打印标识信息可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。第4页/共71页5二、报表设计 如同数据库中创建的大多数对象一样,用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先,打开数据库窗口,单击【对象】栏下的【报表】按钮,然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】,则弹出【新建报表】对话框。第5页/共71页61.1.报表设计工具 工具栏特殊效果视图超链接字段列表工具箱自动套用格式属性新对象数据库窗口对象排序分组代码生成
3、器线条/边框宽度第6页/共71页7 工具箱选择对象选择对象控件向导控件向导标签标签文本框文本框 选项组选项组切换按钮切换按钮选项按钮选项按钮复选框复选框组合框组合框 列表框列表框命令按钮命令按钮图像图像 非绑定对象框非绑定对象框绑定对象框绑定对象框分页符分页符 选项卡控件选项卡控件子窗体子窗体/子报表子报表直线直线矩形矩形 其他控件其他控件第7页/共71页8选择对象选择对象 用于选定操作的对象。控件向导控件向导 单击该按钮后,在使用其他控件时,即可在向导 下完成。标签标签 显示标题、说明文字。文本框文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入 或编辑数据,也可接受计算结果或用户输入。选项组选
4、项组 显示一组限制性的选项值。切换按钮切换按钮 当表内数据具有逻辑性时,用来帮助数据的输入。选项按钮选项按钮与切换按钮类似,属单选。复选框复选框 选中时,值为1,取消时,值为0。属多选。组合框组合框 包括了列表框和文本框的特性。列表框列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。第8页/共71页9 命令按钮命令按钮 用来执行某些活动。图像图像 加入图片。非绑定对象框非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。绑定对象框绑定对象框 用来显示一系列的图片。分页符分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。选项卡控件选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。子窗体子窗体/子报表子报表 用于将其他表中的数据放置在当前
5、报表中。直线直线 划直线。矩形矩形 划矩形。其他控件其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。第9页/共71页10 工作区 第10页/共71页11 报表页眉报表页眉以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。页面页眉页面页眉页面页眉中的文字或字段,通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页,则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。主体主体 用于处理每一条记录,其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域,通常含有计算的字段。页面页脚页面页脚页面页脚通常包含页码或控件,其中的【=“第”&
6、page&“页”】表达式用来打印 页码。报表页脚报表页脚用于打印报表末端,通常使用它显示整个报表的计算汇总等。第11页/共71页12 除了以上通用区段外,在分组和排序时在分组和排序时,有可能需要组页眉组页眉和组页脚组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令,弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后,对话框下端会出现【组属性】选项组,将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】,在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。第12页/共71页13 属性窗口 报表的每个区域或其中的控件,都有其自身特有的属性,如果需要更改这些属性,可以通过属性窗口来完成。选定工作区域或控件对象后进行如下操作,【视图】【
7、属性】右击鼠标 快捷菜单【属性】第13页/共71页142.使用向导创建报表 创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中,需要选择在报表中出现的信息,并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是,用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段,这些字段可来自多个表和查询,向导最终会按照用户选择的布局和格式,建立报表。第14页/共71页15【报表】【新建】第15页/共71页16选择表和字段 第16页/共71页17按学分分组:第17页/共71页18按课程ID排序:第18页/共71页19选择报表布局:第19页/共71页20选择报表样式:第20页/共71页21确定报表标题:第21
8、页/共71页22运行报表结果:第22页/共71页233.自动创建报表及图表向导 自动创建报表 报表向导提供的自动创建报表有两种格式:一种是纵栏式,另一种是表格式。第23页/共71页24表格式第24页/共71页25 图表向导如果需要将数据以图表的形式表示出来,使其更加直观,就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大,提供了几十种图表形式供用户选择。新建报表向导,选择图表向导,和数据来源表:第25页/共71页26选择图表数据所在字段:第26页/共71页27选择图表的类型:第27页/共71页28指定图表的布局:第28页/共71页29指定图表的标题:第29页/共71页30运行图形报表,得到结果图:第3
9、0页/共71页314.标签向导(了解)标签向导的功能强大,它不但支持标准型号的标签,也支持自定义标签的创建。第31页/共71页32选择标签型号第32页/共71页33选择标签字体和尺寸第33页/共71页34选择填写标签信息第34页/共71页35选择排序字段第35页/共71页36指定报表标签名称第36页/共71页37显示标签样式第37页/共71页385.使用报表设计视图 下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例,创建报表。启动【新建报表】:第38页/共71页39报表设计工作区如下:第39页/共71页40 向报表工作区添加控件报表中的每一个对象,都称为之为控件,控件
10、分为三种:绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时,Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起,包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值,不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。计算控件 计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件,它不能更新字段值。第40页/共71页41用户可以在设计视图中对控件进行如下操作:通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。通过按Del键
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