微软Officeexcel.ppt
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1、微软微软Office办公应用培训办公应用培训 Excel篇篇1.2.3.4.数据的管理与统计数据的管理与统计数据的管理与统计数据的管理与统计公式、函数、图表公式、函数、图表公式、函数、图表公式、函数、图表Excel Excel 概述概述概述概述ExcelExcel的基本操作的基本操作的基本操作的基本操作Contents第第1 1篇篇 Excel Excel 概述概述电子表格软件电子表格软件Excel 2003Excel 2003是办公自动化软件是办公自动化软件Office2003Office2003的一个成员。操作方便、功能齐全。的一个成员。操作方便、功能齐全。vExcelExcel具有丰富的
2、数据处理函数,可以实现快具有丰富的数据处理函数,可以实现快速准确的表格数据计算;具有丰富的绘制图表功速准确的表格数据计算;具有丰富的绘制图表功能,快速生成图表,可进行数据统计分析;具有能,快速生成图表,可进行数据统计分析;具有方便的数据交换能力;新增了方便的数据交换能力;新增了WebWeb工具等;工具等;ExcelExcel窗口的基本结构窗口的基本结构菜单栏菜单栏标题栏标题栏常用工具栏常用工具栏格式工具栏格式工具栏垂直滚动条垂直滚动条垂直拆分条垂直拆分条水平拆分条水平拆分条编辑栏编辑栏编辑栏编辑栏:由单元格名称框、操作按钮(取消按由单元格名称框、操作按钮(取消按钮、输入按钮、编辑公式按钮)钮、
3、输入按钮、编辑公式按钮),编辑区组成。编辑区组成。工作区工作区:由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标、由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标、由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标、由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标、行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表区行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表区行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表区行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表区域等组成。域等组成。域等组成。域等组成。工作区工作区全选按钮全选按钮全选按钮全选按钮:是行号和列标交汇处的按钮是行号和列标交汇处的按钮 ,用于,用于 选中整个工作表。选中整个工作表。行号行号行号行号:
4、用阿拉伯数字用阿拉伯数字165536来表示。来表示。列标列标列标列标:用英文字母和它们的组合来表示用英文字母和它们的组合来表示AZ,AA,ABIV(共共256列列)。工作表标签控制按钮工作表标签控制按钮工作表标签控制按钮工作表标签控制按钮:若有多个工作表,标签若有多个工作表,标签栏显示不下所有标签,这时通过这些按钮,可栏显示不下所有标签,这时通过这些按钮,可找到所需的工作表标签。找到所需的工作表标签。工作表标签工作表标签工作表标签工作表标签:显示当前工作簿包含的工作表名显示当前工作簿包含的工作表名 称。称。工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格工作薄工作薄:是一个是一个ExcelExce
5、l文件,扩展名为文件,扩展名为.xls.xls,由工作表组成。最多可存放,由工作表组成。最多可存放255255个工作表。个工作表。默认工作簿名为默认工作簿名为Book1Book1,其中包含三个工作,其中包含三个工作表表Sheet1Sheet1、Sheet2Sheet2和和Sheet3Sheet3。工作表工作表:是以列和行的形式组织和存放数是以列和行的形式组织和存放数据的表格,由单元格组成。每一个工作表都据的表格,由单元格组成。每一个工作表都用一个工作表标签来标识。用一个工作表标签来标识。单元格单元格:行和列的相交点,是工作表的最行和列的相交点,是工作表的最小单位,一个单元格最多可容纳小单位,一
6、个单元格最多可容纳3200332003个字个字符。单元格根据其所处的列号和行号来命名。符。单元格根据其所处的列号和行号来命名。列号在前、行号在后。比如:列号在前、行号在后。比如:A5A5,C9C9活动单元格活动单元格:当前正在操作的、被黑线框当前正在操作的、被黑线框住的单元格。住的单元格。活动工作表活动工作表:当前正在操作的,标签是白当前正在操作的,标签是白底黑字、带下划线的工作表。默认情况下,底黑字、带下划线的工作表。默认情况下,活动工作表为活动工作表为Sheet1Sheet1。第第2 2篇篇 Excel Excel的基本操作的基本操作 6 6 设置单元格的格式设置单元格的格式5 5 工作表
7、的编辑工作表的编辑4 4 输入数据输入数据3 3 编辑数据编辑数据2 2 数据类型数据类型1 1 新建、保存和打开工作簿新建、保存和打开工作簿1.1.新建、保存和打开工作簿新建、保存和打开工作簿 v新建工作簿新建工作簿新建空白工作薄:新建空白工作薄:新建空白工作薄:新建空白工作薄:启动启动Excel的同时自动创建的同时自动创建“Book1”选选“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令命令,再选再选“常常用用”选项卡下的选项卡下的“空工作薄空工作薄”命令命令单击单击“常用工具栏常用工具栏”上的上的“新建新建”按钮按钮利用模板建立新工作薄:利用模板建立新工作薄:选选“文件文件/新新建建”命令命
8、令选择选择“电子电子方案表格方案表格”选选项卡项卡双击其中一双击其中一个模板图标个模板图标保存工作簿保存工作簿在在“另存为另存为”对话框中设对话框中设置保存位置,置保存位置,文件名和保文件名和保存类型存类型单击单击“常用工具栏常用工具栏”上的上的“保存保存”按纽按纽“文件文件”菜单中选菜单中选“保存保存”命令命令“文件文件”菜单中选菜单中选“另存为另存为”命令命令使用快捷键使用快捷键“Ctrl+S”注注:第一次保存工作簿,第一次保存工作簿,Excel Excel 会打开会打开“另存为另存为”对话框。对话框。使用自动保存使用自动保存ExcelExcelExcelExcel提供了工作簿的提供了工作
9、簿的提供了工作簿的提供了工作簿的“自动保存自动保存自动保存自动保存”功能。设功能。设功能。设功能。设置置置置“自动保存自动保存自动保存自动保存”后,后,后,后,将每隔一定时间自动保存工将每隔一定时间自动保存工将每隔一定时间自动保存工将每隔一定时间自动保存工作簿。默认时间间隔为作簿。默认时间间隔为作簿。默认时间间隔为作簿。默认时间间隔为10101010分钟,用户可以自定义。分钟,用户可以自定义。分钟,用户可以自定义。分钟,用户可以自定义。操作方法:操作方法:操作方法:操作方法:单击单击单击单击“工具工具工具工具/自动保存自动保存自动保存自动保存”命令。如果命令。如果命令。如果命令。如果“工具工具
10、工具工具”菜单中尚没有菜单中尚没有菜单中尚没有菜单中尚没有“自动保存自动保存自动保存自动保存”命令,可选择命令,可选择命令,可选择命令,可选择“工具工具工具工具/加载宏加载宏加载宏加载宏”命令,打开命令,打开命令,打开命令,打开“加载宏加载宏加载宏加载宏”对话框,选择对话框,选择对话框,选择对话框,选择“自动保存自动保存自动保存自动保存”复选框后,单击复选框后,单击复选框后,单击复选框后,单击“确定确定确定确定”按钮按钮按钮按钮 2.2.数据类型数据类型Excel Excel 的的数数据据类类型型分分为为数数值值型型、字字符符型型和和日日期期时间型三种。时间型三种。数值型数据数值型数据包包括括
11、:数数字字(0-90-9)组组成成的的字字符符串串,也也包包括括、E E、e e、%、小小数数点点、千千分分位位符符号号等等。在在单单元元格格中中的的默默认认对对齐齐方方式式为为“右右对对齐齐”。数数值值型型数数据据一一般般只只作作加加减减乘乘除除等等算算术术运运算算或或大大小小比比较较的的关关系系运运算算,否则需要作类型转换否则需要作类型转换 字符型数据:字符型数据:包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能输入的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为输入的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为“左对齐左对齐”。字符型数据一般只能作字符串连接字符型数据一般只能作
12、字符串连接运算和进行大小比较的关系运算运算和进行大小比较的关系运算 字符型数据字符型数据在单元格中的默认对齐方式为在单元格中的默认对齐方式为“左对齐左对齐”。日期时间型数据日期时间型数据:日期时间型数据日期时间型数据本质上是整型数据本质上是整型数据,表示从,表示从1900-1-11900-1-1至至指定日期或从指定日期或从0:00:0到指定时间经过的秒数。到指定时间经过的秒数。常用的日期格式有:常用的日期格式有:“mm/dd/yy”“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”“dd-mm-yy”;时间格;时间格式有:式有:“hh:mm (am/pm)”“hh:mm (am/pm)”,am/pma
13、m/pm与时间之间应有空格,否与时间之间应有空格,否则,则,ExcelExcel将当作字符型数据来处理。将当作字符型数据来处理。日期时间型数据可作加日期时间型数据可作加减运算,也可作大小比较的关系运算。减运算,也可作大小比较的关系运算。日期时间在单元格中的默认对齐方式为日期时间在单元格中的默认对齐方式为“右对齐右对齐”。3.3.输入数据输入数据v单元格的选择单元格的选择 选择单个单元格选择单个单元格单击指定单元格选择连续多个单元格选择连续多个单元格单击首单元格,Shift+单击末单元格选择不连续多个单元格选择不连续多个单元格单击第一个单元格,Ctrl+单击其他单元格选择整行或整列选择整行或整列
14、单击行号或列标选择全部单元格选择全部单元格单击全选按钮清除选定的单元格清除选定的单元格在工作表任意处单击鼠标v输入数据输入数据&选择要输入数据的单元格,直接在单元格中选择要输入数据的单元格,直接在单元格中输入输入,也可在编辑区中输入也可在编辑区中输入,输入完成后,确认。输入完成后,确认。确认方式确认方式功能功能EnterEnter活动单元格下移活动单元格下移TabTab活动单元格右移活动单元格右移Shift+TabShift+Tab活动单元格左移活动单元格左移Shift+EnterShift+Enter活动单元格上移活动单元格上移单击编辑栏单击编辑栏“”“”按钮按钮活动单元格不动活动单元格不动
15、按按“Esc”“Esc”键或单击编辑栏键或单击编辑栏“”“”按钮按钮 取消输入取消输入v输入数据的几个特殊情况输入数据的几个特殊情况:&输入分数输入分数(如如1/2),1/2),应先输入应先输入“0”0”及一个空格后输入及一个空格后输入&输入纯数字组成的字符型数据,输入前加西文单引号输入纯数字组成的字符型数据,输入前加西文单引号(),),Excel Excel 将自动把它当作字符型数据处理。将自动把它当作字符型数据处理。&输入日期和时间数据时,用输入日期和时间数据时,用“-”-”或或“/”/”分隔年月日;时分隔年月日;时间用间用“:”:”分隔时分秒。分隔时分秒。&输入当前日期输入当前日期:Ct
16、rlCtrlCtrlCtrl;组合键组合键组合键组合键 输入当前时间输入当前时间:CtrlCtrlCtrlCtrlShiftShiftShiftShift;组合键组合键组合键组合键数据的自动输入数据的自动输入相同数据的填充相同数据的填充(复制填充复制填充):):使用填充柄:使用填充柄:使用填充柄:使用填充柄:单击填充内容单击填充内容所在的单元格所在的单元格拖动单元格右下脚的拖动单元格右下脚的“填充柄填充柄”至所需位至所需位置置输入起始值后输入起始值后选择填充区域选择填充区域选中选中“编辑编辑”菜菜单单的的“填充填充”命令命令在级联菜单中选在级联菜单中选择对应的菜单项择对应的菜单项使用使用使用使
17、用“填充填充填充填充”命令:命令:命令:命令:v等差等差/等比序列及日期序列的填充等比序列及日期序列的填充:使用填充柄使用填充柄:输入序列前两项输入序列前两项并选中这两项并选中这两项拖动单元格右下脚的拖动单元格右下脚的“填充柄填充柄”至所需位置至所需位置输入起始值后输入起始值后选择序列区域选择序列区域选中选中“编辑编辑/填填充序列充序列”命令命令在在“序列序列”对话对话框中选择序列类框中选择序列类型、设置序列步型、设置序列步长及终止值长及终止值使用使用使用使用“填充填充填充填充”命令:命令:命令:命令:4.4.编辑数据编辑数据 v编辑单元格数据编辑单元格数据 编编辑辑单单元元格格有有两两种种方
18、方法法:在在编编辑辑栏栏中中编编辑辑和和在在单单元元格格内内直直接接编编辑辑。单单击击目目标标单单元元格格,在在编编辑辑栏栏中中对对数数据据修修改改;双双击目标单元格或按击目标单元格或按F2F2键,在单元格内编辑数据。键,在单元格内编辑数据。选定单元格选定单元格在编辑栏中修改在编辑栏中修改双击后直接在双击后直接在单元格内修改单元格内修改单元格数据的复制和移动单元格数据的复制和移动单元格数据的复制单元格数据的复制 ExcelExcel的数据复制可以使用的数据复制可以使用剪贴板剪贴板、快捷键快捷键和和鼠标拖动鼠标拖动三三种方式进行操作。种方式进行操作。选择源单元选择源单元格或区域格或区域点击点击“
19、复制复制”按钮或选按钮或选择择“编辑编辑/复制复制”命令命令Ctrl+CCtrl+CCtrl+Ctrl+拖动到目标单元格拖动到目标单元格选择目标单选择目标单元格,粘贴元格,粘贴选择目标单元格,选择目标单元格,Ctrl+V Ctrl+V单元格数据的移动单元格数据的移动 ExcelExcelExcelExcel的单元格数据移动可以使用的单元格数据移动可以使用的单元格数据移动可以使用的单元格数据移动可以使用剪贴板剪贴板剪贴板剪贴板、快快快快捷键捷键捷键捷键和和和和鼠标拖动鼠标拖动鼠标拖动鼠标拖动三种方式进行操作。三种方式进行操作。三种方式进行操作。三种方式进行操作。选择源单元选择源单元格或区域格或区
20、域点击点击“剪切剪切”按钮或选按钮或选择择“编辑编辑/剪切剪切”命令命令Ctrl+XCtrl+X拖动到目标单元格拖动到目标单元格选择目标单选择目标单元格,粘贴元格,粘贴选择目标单元格,选择目标单元格,Ctrl+V Ctrl+V选选择择要要插插入入单单元元格格的的位位置置 插入和删除单元格、行或列插入和删除单元格、行或列 插入单元格插入单元格选选择择“插插入入/单单元元格格”命命令令或在快捷菜单中选或在快捷菜单中选择择“插入插入”命令命令在插入对话框中在插入对话框中设置插入方式设置插入方式插入单元格后的结果显示插入行或列插入行或列选选择择要要插插入入行行或或列列的的位位置置选选择择“插插入入/行
21、行或或列列”命命令令或在快捷菜单中选或在快捷菜单中选择择“插入插入”命令命令插入列或行后的结果显示删除单元格、行或列删除单元格、行或列单元格、行或列删除后,原单元格、行或列单元格、行或列删除后,原单元格、行或列右(下)边其它单元格的位置将会向左(上)移右(下)边其它单元格的位置将会向左(上)移动以填补被删除、行或列的位置。操作方法如下:动以填补被删除、行或列的位置。操作方法如下:选中目标(单选中目标(单元格、行或列)元格、行或列)选择选择“编辑编辑/删除删除”,或,或右击选择删右击选择删除菜单项除菜单项在在“删除删除”对话对话框进行相应的框进行相应的设置即可设置即可清除单元格、行或列清除单元格
22、、行或列 ExcelExcel的的“清除清除”命令与删除是有区别的。数据清除命令与删除是有区别的。数据清除后单元格、行或列位置还在。后单元格、行或列位置还在。“清除清除”命令清除的是单元格命令清除的是单元格内的数据、格式或批注信息。操作方法:选定单元格或区域内的数据、格式或批注信息。操作方法:选定单元格或区域后后,选择选择“编辑编辑/清除清除”的相应子菜单项(全部、格式、内容、的相应子菜单项(全部、格式、内容、批注)。批注)。全部全部全部删除全部删除格式格式仅删除格式仅删除格式内容内容仅删除内容(或仅删除内容(或DelDel健)健)批注批注仅删除批注仅删除批注 v查找和替换数据查找和替换数据
23、使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查找的信息。查找与替换操作既可在一个工作表中进行找的信息。查找与替换操作既可在一个工作表中进行也可在多个工作表中进行。操作方法:也可在多个工作表中进行。操作方法:选择搜索选择搜索区域区域选择选择“编辑编辑”菜单菜单的查找或替换命令的查找或替换命令或或Ctrl+F、Ctrl+H在查找或替换在查找或替换对话框中作相对话框中作相应设置应设置5.5.工作表的编辑工作表的编辑 v插入、删除和重命名工作表插入、删除和重命名工作表 v 选取工作表选取工作表 选择一个选择一个单击工作表标签单击工作表标签选连续多个选连续多个单击第一个
24、,单击第一个,Shift+Shift+最后一个最后一个选不连续多个选不连续多个单击第一个,单击第一个,Ctrl+Ctrl+单击其他工作表标签单击其他工作表标签插入工作表插入工作表 选取要插入的新工作表位置,选择选取要插入的新工作表位置,选择选取要插入的新工作表位置,选择选取要插入的新工作表位置,选择“插入插入/工工作表作表”命令。命令。命令。命令。v删除工作表删除工作表 选取要删除的工作表,选择选取要删除的工作表,选择“编辑编辑/删除工作表删除工作表”命命 令。令。重命名工作表重命名工作表 选中要重命名的工作表,选择选中要重命名的工作表,选择选中要重命名的工作表,选择选中要重命名的工作表,选择
25、“格式格式/工作表工作表/重命名重命名”命令。命令。命令。命令。注:注:注:注:以上工作表操作也可以上工作表操作也可以上工作表操作也可以上工作表操作也可右击工作表标签右击工作表标签右击工作表标签右击工作表标签,在快捷,在快捷,在快捷,在快捷菜单中选择相应命令来实现。菜单中选择相应命令来实现。菜单中选择相应命令来实现。菜单中选择相应命令来实现。v 移动和复制工作表移动和复制工作表&Excel Excel 允许将工作表在一个或多个工作簿中移允许将工作表在一个或多个工作簿中移动或复制。如果在两个工作簿之间移动或复制,则动或复制。如果在两个工作簿之间移动或复制,则必须将两个工作簿都打开,并确定源工作簿
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