陈购置与付款循环.pptx
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1、第三章第三章 购置与付款循环购置与付款循环审计审计第第1页页/共共113页页学习要点学习要点l1、了解购置与付款循环中的账户和交易的分类;l2、了解本循环中的运营过程以及相应的凭证和记录;l3、了解本循环的内部控制,设计和执行本循环中的控制测试和交易实质性测试;l4、熟练运用应付账款的分析程序;l5、掌握应付账款的余额细节测试和截止测试。第第2页页/共共113页页l企业采购的商品众多,而且不同企业采购的商企业采购的商品众多,而且不同企业采购的商品差异也很大,一般企业采购商品:品差异也很大,一般企业采购商品:l原材料、机器设备、低值易耗品、服务和维修、原材料、机器设备、低值易耗品、服务和维修、研
2、究和开发、劳务等。研究和开发、劳务等。l酒店、餐饮公司、网络公司其采购的产品不一。酒店、餐饮公司、网络公司其采购的产品不一。第第3页页/共共113页页第一节第一节 购置与付款循环中的相关凭证购置与付款循环中的相关凭证与记录及经营活动与记录及经营活动l一、购置与付款循环涉及的主要凭证和会计记录l购置与付款循环一般包括下列流程:l请购订货验收付款第第4页页/共共113页页购货与付款循环涉及的主要活动购货与付款循环涉及的主要活动请购商品请购商品和劳务和劳务编制编制 订购单订购单验收验收商品商品储存储存已验收已验收的商品的商品确认与确认与记录负债记录负债付款付款记录记录支出支出编制付编制付款凭单款凭单
3、第第5页页/共共113页页其主要凭证:请购单、订购单、验收单、入库单、卖方发票、付款申请单、转账凭证、付款凭证、应付账款明细账、现金和银行存款日记账、供应商对账单。第第6页页/共共113页页第第7页页/共共113页页第第8页页/共共113页页第第9页页/共共113页页表8-4第第10页页/共共113页页表8-6第第11页页/共共113页页 l 第第12页页/共共113页页原始凭证的名称原始凭证的填制日期原始凭证的编号原始凭证接收单位的名称经济业务的内容、数量、金额等基本内容填制单位及有关人员签章附件第第13页页/共共113页页第第14页页/共共113页页第第15页页/共共113页页第第16页页
4、/共共113页页专用记账凭证专用记账凭证1 新华公司 收收 款款 凭凭 证证借方科目:年 月 日 字第 号摘要贷方科目金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【下一页】银行存款银行存款 2004 09 01 收收 01销售产品销售产品 主营业务收入主营业务收入 500000 2 应交税金应交税金 应交增值税应交增值税 85000¥585000刘军刘军刘虹马娟杨洋收 讫在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第17页页/共共113页页偿还货款偿还货款 应付账款应付账款 武汉中百武汉中百 450000 1¥450000专用
5、记账凭证专用记账凭证2 新华公司 付付 款款 凭凭 证证贷方科目:年 月 日 字第 号摘要借方科目金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【下一页】付 讫银行存款银行存款 2004 09 01 付付 01刘军刘军刘虹马娟杨洋在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第18页页/共共113页页专用记账凭证专用记账凭证3 新华公司 转转 账账 凭凭 证证 年 月 日 字第 号摘要会计科目借方金额贷方金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【关闭窗口】2004 09 01 转转 01计提折旧计提折
6、旧 管理费用管理费用 折旧费折旧费 70000 累计折旧累计折旧 70000 1¥70000¥70000刘军刘军刘虹马娟杨洋在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第19页页/共共113页页第第20页页/共共113页页 年年凭证凭证摘要摘要 对方科目对方科目 结算凭证结算凭证借方借方贷方贷方 余额余额 种类种类号数号数月月 日日字字号号99承前页承前页 300000910银银付付51提现备发提现备发工资工资 库存现金库存现金现支现支10000290000911银银收收48收回公收回公司货款司货款 应收账款应收账款汇兑汇兑5000295000912银
7、银收收49销货款存销货款存入入主营业务收入主营业务收入应交税费应交税费进账进账单单11700306700914银银付付52支付购材支付购材料价税款料价税款 物资采购物资采购应交税费应交税费 转支转支9360297340银行存款日记账银行存款日记账第第21页页/共共113页页银行存款日记账的借方栏一般根据银行存款收款凭证登记,贷方栏一般根据银行存款付款凭证登记。但是,对于现金存入银行或从本单位其他存款帐户转入本存款帐户的银行存款的业务,只根据现金付款凭证或本单位其他存款账户的银行存款付款凭证登记借方栏。第第 二二 节节会会 计计 账账 簿簿 的的 登登 记记第第22页页/共共113页页一、主要业
8、务活动一、主要业务活动二、凭证和记录二、凭证和记录1 1、请购商品和劳务、请购商品和劳务请购单请购单2 2、编制订购单、编制订购单订购单订购单3 3、验收商品、验收商品验收单、入库单验收单、入库单4 4、储存已验收的商品和存货、储存已验收的商品和存货仓库材料保管账仓库材料保管账5 5、编制付款凭单、编制付款凭单卖方发票、验收单、订购单、付款卖方发票、验收单、订购单、付款凭单、付款申请单凭单、付款申请单6 6、确认与记录负债、确认与记录负债转账凭证、应付账款明细账、卖方转账凭证、应付账款明细账、卖方对账单对账单7 7、付款、付款银行结算凭证、付款凭证银行结算凭证、付款凭证8 8、记录现金和银行存
9、款支付、记录现金和银行存款支付现金日记账、银行存款日记账现金日记账、银行存款日记账9、对账、对账往来对账单,银行对账单往来对账单,银行对账单第第23页页/共共113页页l1、请购单,是申请购买商品、劳务或其他商品或其他资产的书面凭证;l2、订购单,是由采购部门填写,向另一企业购买商品、劳务的书面凭证;l3、验收单,是由验收人员对所购买资产进行验收后填写,记载所收到资产、劳务的实际特征的信息,包括数量、质量和规格、型号,收货日期等信息;第第24页页/共共113页页l4、入库单,入库单由仓库保管人员根据实际入库的商品数量进行填写;l5、卖方发票,是供应商开具给购买方的增值税发票或普通发票,发票上记
10、载所售商品的名称、数量和价格等信息;l6、付款申请单,一般由企业采购部门根据验收单填制,记载收到商品的供应商、应付金额付款日期的凭证,并经过相应的批准,然后传递给财务部门进行审核办理付款;第第25页页/共共113页页l7、转账凭证;l8、付款凭证;l9、应付账款明细账;l10、现金和银行存款日记账;l11、供应商对账单,是由供货方填制,寄给购货方,记载了期初余额、本期购买、本期支付给供应商的款项和期末余额等信息。第第26页页/共共113页页二、购置与付款循环相关经营活动二、购置与付款循环相关经营活动l(一)请购l请购一般由商品使用部门发出,大宗材料也可能由仓库保管人员对库存量检测后发出,l请购
11、必须采用书面有:请购单或采购申请单。l请购单是证明有关采购交易“发生发生”认定的依据之一;l请购单经过批准后,才能进行采购;请购单经过批准后,才能进行采购;l采购金额和性质的不同,其审批流程也不同。第第27页页/共共113页页l(二)订购l经过批准的请购单递到采购部门后,由采购部门进行采购;l采购部门对于不同的商品的采购性质,采用询价、比价、谈判、招标等不同,确定最佳的供应来源,保证供货时间、质量和最佳性价比;l订购单第一联应送交供应商,其他联则送至企业内部验收部门、财务部门和采购申请部门。l注:l1.所有的购货都是根据经批准的请购单进行的;所有的购货都是根据经批准的请购单进行的;l 2.购货
12、按正确的级别批准;购货按正确的级别批准;l 3.购货价格应经过批准;购货价格应经过批准;第第28页页/共共113页页l单选习题:l1、在购货业务中,采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单,订购单一般为四联,其副联无需送交()lA.编制请购单的部门 B.验收部门 lC.应付凭单部门 D.供应商第第29页页/共共113页页l答案:D.供应商第第30页页/共共113页页l(三)验收(三)验收l验收部门收到收货通知后,根据审核后的验收部门收到收货通知后,根据审核后的“订购订购单单”上的信息对送达的商品进行检验,包括货物上的信息对送达的商品进行检验,包括货物的名称、规格型号、数量、到货
13、时间、质量等;的名称、规格型号、数量、到货时间、质量等;l验收后,验收人员应出具验收文档,验收文档是验收后,验收人员应出具验收文档,验收文档是支持资产或费用以及与采购有关的负债支持资产或费用以及与采购有关的负债“存在或存在或发生发生”认定的重要凭证之一;认定的重要凭证之一;l定期检查验收文档的连续编号以确定每笔采购交定期检查验收文档的连续编号以确定每笔采购交易都已编制验收单据,该程序与控制与采购交易易都已编制验收单据,该程序与控制与采购交易的的“完整性完整性”认定有关,验收文档的其中一联应认定有关,验收文档的其中一联应转递给财务部门。转递给财务部门。第第31页页/共共113页页表8-4第第32
14、页页/共共113页页表8-6第第33页页/共共113页页 l 第第34页页/共共113页页原始凭证的名称原始凭证的填制日期原始凭证的编号原始凭证接收单位的名称经济业务的内容、数量、金额等基本内容填制单位及有关人员签章附件第第35页页/共共113页页l(四)储存l验收人员对采购的商品验收后,商品就可以入库保管。l定期进行盘点以保证帐实相符,与控制与采购项目的“存在”认定相关。第第36页页/共共113页页l(五)付款申请(五)付款申请l采购商品入库并收到采购发票之后,采购商品入库并收到采购发票之后,采购部门应根据验采购部门应根据验收收文档和保管部门的签收记录编制付款申请单。文档和保管部门的签收记录
15、编制付款申请单。l控制目标:核对供应商发票内容与相关的验收文档,合同控制目标:核对供应商发票内容与相关的验收文档,合同是否一致,编制事先编号的付款申请单,并附上支持性凭是否一致,编制事先编号的付款申请单,并附上支持性凭证(如采购合同、验收文档和采购发票),稽核人员复核证(如采购合同、验收文档和采购发票),稽核人员复核后,复核内容包括付款申请单是否正确,单据是否齐全等,后,复核内容包括付款申请单是否正确,单据是否齐全等,然后由被授权人员在付款申请单上签字,表示以此作为付然后由被授权人员在付款申请单上签字,表示以此作为付款申请的要求付款。款申请的要求付款。第第37页页/共共113页页l(六)确认并
16、记录负债l确认已验收的货物和已接受的债务,要求准确,及时记录负债,该记录对企业财务报表和企业实际现金支出有重大影响,第第38页页/共共113页页第第39页页/共共113页页第第40页页/共共113页页第第41页页/共共113页页l(七)付款(七)付款l应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。见书应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。见书53页页l1、独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单总额的一致、独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单总额的一致性;性;l2、应由被授权的财务部门的人员负责签发支票;、应由被授权的财务部门的人员负责签发支票;l3、被授权签署支票的人应确定每张支票都
17、附有一张已经适当批、被授权签署支票的人应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单,并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一准的未付款凭单,并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一致。致。l4、支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打、支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打孔等方式将其注销,以免重复付款;孔等方式将其注销,以免重复付款;l5、支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票;、支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票;l6、支票应预先连续编号,保证签发支票存根的完整性和作废支、支票应预先连续编号,保证签发支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性;票处理的恰当性;l7
18、、应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。、应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。第第42页页/共共113页页l(八)记录现金、银行存款支出l以支票结算方式为例,在手工系统下,会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证,并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。第第43页页/共共113页页 年年凭证凭证摘要摘要 对方科目对方科目 结算凭证结算凭证借方借方贷方贷方 余额余额 种类种类号数号数月月 日日字字号号99承前页承前页 300000910银银付付51提现备发提现备发工资工资 库存现金库存现金现支现支10000290000911银银收收48收回公收回公司货款司货款 应收账
19、款应收账款汇兑汇兑5000295000912银银收收49销货款存销货款存入入主营业务收入主营业务收入应交税费应交税费进账进账单单11700306700914银银付付52支付购材支付购材料价税款料价税款 物资采购物资采购应交税费应交税费 转支转支9360297340银行存款日记账银行存款日记账第第44页页/共共113页页三、购置与付款循环涉及的账户三、购置与付款循环涉及的账户交易类型账户经营活动凭证采购固定资产、原材料库存商品、低值易耗品、待摊费用、应付账款、制造费用、销售费用、管理费用请购订购验收储存请购单订购单验收单入库单付款银行存款、库存现金、应付账款、财务费用确认并记录负债、付款申请、付
20、款、记录资金支出购货发票、付款申请单、付款凭证、应付账款明细账、转账凭证、库存现金日记账、银行存款日记账、供应商对账单购置与付款循环中交易、经营活动和凭证的对应表购置与付款循环中交易、经营活动和凭证的对应表第第45页页/共共113页页专用记账凭证专用记账凭证1 新华公司 收收 款款 凭凭 证证借方科目:年 月 日 字第 号摘要贷方科目金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【下一页】银行存款银行存款 2004 09 01 收收 01销售产品销售产品 主营业务收入主营业务收入 500000 2 应交税金应交税金 应交增值税应交增值税 85000¥585000刘军刘军
21、刘虹马娟杨洋收 讫在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第46页页/共共113页页偿还货款偿还货款 应付账款应付账款 武汉中百武汉中百 450000 1¥450000专用记账凭证专用记账凭证2 新华公司 付付 款款 凭凭 证证贷方科目:年 月 日 字第 号摘要借方科目金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【下一页】付 讫银行存款银行存款 2004 09 01 付付 01刘军刘军刘虹马娟杨洋在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第47页页/共共113页页专用记账凭证专用
22、记账凭证3 新华公司 转转 账账 凭凭 证证 年 月 日 字第 号摘要会计科目借方金额贷方金额过账附件共张一级科目二级科目合计会计主管:记账:出纳:填制:审核:【关闭窗口】2004 09 01 转转 01计提折旧计提折旧 管理费用管理费用 折旧费折旧费 70000 累计折旧累计折旧 70000 1¥70000¥70000刘军刘军刘虹马娟杨洋在填制凭证前,我们在填制凭证前,我们先了解一下怎样填制先了解一下怎样填制凭证。凭证。第第48页页/共共113页页l采购货物:l借:材料采购l 应交税费应交增值税(进项税额)l 贷:应付账款、银行存款l支付货款:l借:应付账款l 贷:银行存款第第49页页/共共
23、113页页l材料验收入库:l借:原材料借:原材料l 贷:材料采购贷:材料采购l生产领用:l借:管理费用借:管理费用l 制造费用制造费用l 销售费用销售费用l 贷:原材料贷:原材料l发生退货:l借:应付账款、银行存款 l 贷:原材料l 应交税费应交增值税(进项税额)第第50页页/共共113页页第二节第二节 购置与付款循环控制测试与交易的实质性程购置与付款循环控制测试与交易的实质性程序序l购置与付款循环控制测试与交易的实质性可分为:购置与付款循环控制测试与交易的实质性可分为:l1、采购测试,涉及请购、订购、验收、存储。、采购测试,涉及请购、订购、验收、存储。l2、付款测试,涉及记录负债、付款申请、
24、付款和、付款测试,涉及记录负债、付款申请、付款和记录资金支出等四项活动。记录资金支出等四项活动。l如果购置与付款循环内部控制有效,则可以减少如果购置与付款循环内部控制有效,则可以减少相应的实质性测试,节省审计时间、成本,提高相应的实质性测试,节省审计时间、成本,提高审计效率。审计效率。第第51页页/共共113页页了解购置与付款循环内部控制购置与付款的实质性程序实施控制测试实施风险评估程序确定审计目标选择与目标相关的审计程序确定审计程序实施的范围选取审计程序实施的对象(样本)确定审计程序的实施时间购置与付款循环中控制测试和交易实质性测试的设计方法第第52页页/共共113页页一、了解购置与付款循环
25、内部控制一、了解购置与付款循环内部控制l(一)编制需求计划和采购计划l其控制措施:采购部门应当根据实际需求准确、及时编制需求计划;l企业在制定经营计划过程中,应当根据发展目标和实际需要,结合库存和在途情况,科学安排采购计划;l采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批,作为企业刚性指令严格执行。第第53页页/共共113页页l(二)请购l该环节重点关注:公司采购申请制度。l控制措施:建立采购申请制度,依据购买物资和接受劳务的类型,确定归口管理,授予相应的请购权;明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序;第第54页页/共共113页页l(三)选择供应商l单位供应商选择不当,可能导致采购物资质量
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