仁新高速公路TJ1合同段项目经理部办公室管理制度文件汇编.pdf
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1、专业.专注.学习参考 .武深高速公路仁化至新丰段TJ1合同段 办公室管理制度汇编 安徽省公路桥梁工程有限公司 仁新高速公路 TJ1 合同段项目经理部 专业.专注.学习参考 .二一五年四月九日 专业.专注.学习参考 .办公室管理制度汇编 目录 1、收发文管理.2 2、公章使用管理.3、会议制度管理 4、信息调研、新闻报道管理 5、廉政建设管理 6、行政后勤管理 6.1 办公用品管理规定 6.2 驾驶员管理规定 6.3 车辆管理规定 6.4 食堂管理规定 6.5 浴室管理规定 6.6 员工宿舍管理规定 6.7 综合治安管理规定 6.8 卫生管理规定 6.9 通讯费管理规定 6.10 考勤管理规定
2、6.11 请销假管理规定 专业.专注.学习参考 .第一节 收发文管理 为规范管理项目各类收发文件,确保各类文件得到妥善保管和送达,内容得到落实,特制订本规定。一、适用范围 本规定适应于仁新高速公路 TJ1 合同段项目经理部发出或收到的各类文件、通知和工作指令的管理和传阅。二、收文办理 1、凡项目部收到各类文件、通知和设计图纸,一律由办公室人员办理收文登记手续。2、收发文件时,要认真清点,核对文件份数、标题并逐件编号登记,收文登记内容见收文登记表。收文登记表 三、发文办理 1、项目部发出的各类文件、通知均必须按要求统一编号。2、发出各类文件、通知份数应满足法规要求或工作需要,需抄报公司管理部门的
3、应及时抄报。3、项目部发出的各类文件、通知,均由项目经理或总内部编号 收 文日期 来文单位 来文字号 文件标题 附件 处理情况 备注 承办部门 复文号 专业.专注.学习参考 .工签发,未经项目经理或总工授权,其他人无权签发。4、项目部发出的各类文件、通知,均由办公室人员或相应人员按要求送达收件人,并办理发文登记手续。收件人收到文件后,应在发文登记簿上签字。发文登记簿 顺序号 发文发文字号 文件标题 印刷 附件 发送单位 签收人 月 日 5、签发后的公文不得改动,若需修改,应收回。修改后,由项目经理或总工重新签发。或者修改后重新签发的文件发出时,同时收回原件。6、已签发的文件应同时存档。四、文件
4、的传阅 1、收到各类文件、通知和设计图纸,首先交项目经理或总工批阅,并留下批阅记录。项目经理或总工要求传阅办理的文件,应黏贴“文件处理签”,由办公室人员送达阅办人。2、阅办人应在要求时间内及时认真阅读文件,签署意见并及时返回办公室人员。3、文件传阅后办公室人员应及时收回,交项目经理或总工检查传阅情况,符合要求后及时归档。专业.专注.学习参考 .4、项目经理或总工应及时检查收发文件的落实情况,确保文件精神、内容得到贯彻落实。第二节 公章使用管理 为了加强对项目部印章的规范管理,从源头上预防项目部公章因使用保管不当引起的经济纠纷,特制订本办法。一、适用范围 项目部印章只限本项目工程建设中项目部行政
5、文件、合同、协议、业务往来资料。二、使用管理办法 1、项目部的公章由项目经理指定办公室人员负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印,印章原则上不得带出办公室,印章专管人员调离时,应在项目部有关领导主持下办理印章交接手续。2、凡以项目部名义行文、发函、出具证明等各种资料需盖印章的,必须填写公章使用登记表,办公室按项目部领导审批意见用印,底稿存档,随时接受项目部领导审查。3、如有特殊情况需携带公章外出,必须有分管领导或项目经理同意,再告知办公室,办理公章外出携带手续,方能携带外出办事。4、不得在公文和资料空白处盖章、不得在空白纸张上盖章。5、项目财务专用章由财务部保管,并按有关财务会计制度负
6、责管理和使用。6、印鉴管理实行责任制,谁管理谁负责。因印鉴管理不善而造成损失的,追究当事人的责任。专业.专注.学习参考 .三、使用注意事项 项目部印章保管人员是项目部印章管理使用的第一责任人,因管理使用不当引起的经济纠纷由保管人员承担全部责任。违反本规定,有下列情形之一的,公司将予以收回项目部印章,构成违法犯罪的报请公安部门处理。1、项目部公章用于非项目工程资料使用的;2、利用项目部公章从事诈骗等非法经营活动的;3、未经批准擅自刊刻项目部印章启用的。第三节 会议制度管理 一、项目晨会制度 1、召集与实施:项目工作晨会由项目经理、副经理或总工召集并主持,并由合同部或办公室记会议记录。2、召开时间
7、:员工提前10分钟到岗,会议时间不得超过 20 分钟,特殊原因需要延期召开时由办公室人员提前通知。3、参加人员:为项目部全体员工。4、会议内容:当天重要任务的工作部署。二、项目部工作周例会制度 1、召集与实施:工作例会由项目部负责人召集,会议记录由项目部主管或客服专业进行记录。2、召开时间:工作例会每周召开一次。3、参加人员:项目部全体成员。由于出差等特殊原因不能参加例会的,应提前向负责人请假。4、会议内容:1)各部门负责汇报上周工作完成情况,着重介绍在任务执行 过程中出现的问题。2)各部门专业.专注.学习参考 .负责按照工作目标提出下周工作计划。3)各部门负责将工作计划具体实施方法进行描述。
8、三、项目部工作月例会 项目部工作月例会是项目部安排工作任务,部署工作计划,交流工作经验的专门会议,会议每月召开一次,具体召开时间根据工作需要确定,由项目部领导主持,项目部领导、部门负责人、技术干部、各班组长参加,参会人员不得无故缺席。办公室会同有关部门负责筹备,办公室负责会议记录及拟写会议纪要。四、技术交底会、安全学习会 技术交底会每半月召开一次,项目部领导、各部门负责人、技术干部、各班组长参加(必要时全体人员参加),会议的主要内容是通报上周施工生产情况及其他重要工作情况,安排部署近期工作,调度负责记录。安全学习会主要进行通报安全情况和安全学习,安排安全工作,安全部负责记录。五、其它 以项目部
9、名义召开的各种综合性工作会议和重要活动,由办公室牵头组织筹备工作,组织方案报项目经理或项目党委书记批准。大型会议和重要活动结束后三天内,主办部门要将相关文件、资料汇总送办公室立卷存档。六、会议纪律 (一)会议时间不得无故迟到、早退;(二)参会人员统一进行签到,杜绝出现代签现象;(三)因特殊情况确实无法参会的人员,应提前向负责人请假报批。(四)进入会场前,与会人员应修整自己的仪表,做到专业.专注.学习参考 .衣冠整齐,精神饱满;会议期间要求集中精力、认真听取发言,不得交头接耳开小会;(五)会议期间严禁吸烟;(六)坐姿端正,不随意走动,不允许打瞌睡,做与会议无关的事情;(七)手机关机或设置静音状态
10、,不接打电话,不玩手机或上网;如必须接听电话,到会议室外接听。(八)会议内容要“精”、“短”、“实”。(九)发言人员会前要做充分准备,要做到发言思路清晰、条理清楚、重点突出、表述明白。要本着发现问题、解决问题、杜绝问题的再度发生为的原则。第四节 信息调研、新闻报道管理 为了积极引导、发掘、培养信息调研、新闻报道人才,加大仁新高速公路 TJ1 合同段建设情况宣传力度,同时提高公司在广东知名度,特制订本规定。一、成立信息调研、新闻报道小组 组 长:余跃 副组长:金春阳、陈坤 成 员:项目所有人员 二、信息调研、新闻报工作要坚持真实性、针对性、实效性、准确性、全面性原则。内容要反映项目部学习宣传贯彻
11、执行党的方针政策和上级重要工作部署的情况;对领导决策和指导工作有参考借鉴和推广价值的重要信息;项目部范围内发生的急事、要事、突发性事件等信息以及处理重大突发性事件的情况。三、信息调研、新闻稿件要有标题,文题相符、简明扼要、言简意赅、突出重点,以简练的文字和有代表性的专业.专注.学习参考 .数据反映事物的概貌和发展态势;照片要清晰,并附有图片说明;文末应注明作者姓名和时间,利用电子邮件、信息化系统、上报项目部办公室,办公室负责人作为办公室的信息员,负责项目部的信息调研、新闻稿件的收集、登记、编辑、审查、报送等日常工作。四、奖励标准:办公室负责新闻报道稿件的审查和登记,凡向公司或集团报刊网站投稿,
12、稿件一经采用,项目部给作者给予奖励,标准为:公司报刊网站每篇100元;集团报刊网站每篇200元,公司集团外报刊网站500元、省部级 1000 元、中央级 3000 元。第四节 廉政建设制度管理 为了贯彻好公司以及业主、监理单位对做好工程建设中的党风廉政建设,保证工程建设高效优质,保证建设资金的安全和有效使用,结合本项目实际,特制定以下廉政规定。一、廉政建设领导小组 组长:余跃 副组长:董祥宇 齐小辉 成员:金春阳 王军 许晋 奚维峰 陈坤 汪靳祥 廉政小组由组长负责日常工作,廉政办公室设在项目综合办公室,协助负责廉政建设日常工作。设立廉政监督箱,有办公室负责廉政监督箱的开箱汇总工作,并报廉政小
13、组讨论解决。二、严格遵守党和国家有关法律法规及其相关的廉政规定。三、严格执行与业主单位签订的廉政合同文件,自觉按合同办事。四、项目部的业务活动坚持公开、公正、诚信、透明专业.专注.学习参考 .的原则(除法律认定的商业秘密和合同文件另有规定之外),不得损害国家和集体的利益,违反工程建设管理规章制度。五、项目部每月交办会或不定期召开党风廉政学习,并对学习情况做纪要文件下发。六、项目部及其工作人员应做到以下规定:1、项目人员必须忠实执行党和国家的路线、方针、政策,依照法律、法规和政策履行职责,执行公务。公正廉洁,不谋私利,不搞特权。2、严格执行上级单位关于工程管理的各项法规和程序,不得私自与业主、监
14、理单位发生任何经济关系。3、项目部所有人员要秉公办事,不准营私舞弊,不准利用职权从事各种个人有偿中介活动和安排个人施工队伍。4、不得安排亲戚或子女从事和工程有关的材料设备供应,工程分包,劳务等经济活动。5、严格执行相关财务制度,加强工程建设资金的使用与管理,不准挪用、截留工程建设资金,严禁私设“小金库”。6、严格执行上级有关交通基础设施建设中廉政建设的有关规定,加强廉政教育,强化廉政措施。7、发扬艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统,严格控制行政经费开支。8、严格遵守来客招待制度,科学、合理编制会议预算,控制会议规模和费用,任何会议都不准巧立名目发放纪念品、礼金、有价、无价票券;在日常接待中,不准超标
15、准安排食宿,不准用公款大吃大喝。专业.专注.学习参考 .9、严格落实公务车使用管理制度,不准公车私用或违规修车,加油。10、不准利用工作之便,接受承包商推荐分包队伍,及推销物资、设备。11、不准私自报销高速公路上级单位或有业务关系的单位报销应有个人支付的各种费用。12、不准擅自用公款配备、使用通讯工作,不准利用职权和职务影响,要材料供应和各业务单位和管理、服务对象为自己配备、使用通讯工具。13、不准参加用公款支会的营业性歌厅、舞厅、夜总会、保龄球、桑拿浴等高消费的娱乐活动。14、不准借出差之名,游山玩水,或违反规定超标准住宿,无特殊情况,出差中,15、不得擅自改变出差路线。第五节 行政后勤管理
16、 为了加强仁新高速 TJ1 合同段项目经理部行政后勤管理,完善办公室各项日常管理制度,特制订本规定。一、办公用品管理规定、采购 每月初 5 号各部室提出当月办公用品购置书面计划,计划应填写办公用品名称、规格、数量,经办公室审核报项目经理审批后,由办公室统一购置,各部门未经审批同意擅自购买办公用品发生的费用自行负责。因工作需要,调离本项目部的员工所领用的物品,除低值易耗品外,一律交还办公室。若有遗失,照价赔偿。2、发放 专业.专注.学习参考 .办公用品购置后,办公室建立台账,经验收入库后,凭各部门申报计划发放;各部室应指定专人负责办公用品领用,领取时应在领用表上签字确认,建立领用登记台账。3、核
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