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1、第一章第一章 文字工作文字工作秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务一、文字工作的概念和内容文字工作文字工作将各种信息转变成书面材料将各种信息转变成书面材料的工作。的工作。包括文稿撰拟和文字记录两大类。包括文稿撰拟和文字记录两大类。文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。第一节第一节 文字工作概述文字工作概述二、文字工作的意义(一一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二二)秘书机构做好其他工作的前提条件秘书机构做好其他工作的前提条件(三三)秘书增长才干、展示才华的良好机会秘书增长才干、展示才华的良好机会第一节第一节 文字工作概述文字工作概述
2、三、秘书文字工作的特点三、秘书文字工作的特点(一一)写作活动的受动性写作活动的受动性(二二)思维形式的抽象性思维形式的抽象性(三三)表达方式的综合性表达方式的综合性(四四)成文过程的程序性成文过程的程序性第一节第一节 文字工作概述文字工作概述第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类一、秘书撰拟文稿的种类(一一)各种法定公文各种法定公文(二二)其他通用文书其他通用文书(三三)商务文书和公关礼仪类文书商务文书和公关礼仪类文书(四四)上司讲话稿上司讲话稿(五五)媒体署名文章媒体署名文章(六六)新闻报道新闻报道第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟二、文稿撰拟的方式二、文稿撰拟的方式(一一)秘书个
3、人撰拟秘书个人撰拟(二二)小组集体撰拟小组集体撰拟(三三)职能部门代拟职能部门代拟第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟三、文稿撰拟的质量要求三、文稿撰拟的质量要求(一一)准确反映上司意图准确反映上司意图(二二)内容符合法律政策内容符合法律政策(三三)观点明确、逻辑严密观点明确、逻辑严密(四四)内容实在、篇幅简短内容实在、篇幅简短(五五)语言规范、行文得体语言规范、行文得体第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(一一)文稿起草前的准备文稿起草前的准备第一,思想准备。第一,思想准备。第二,材料准备。第二,材料准备。第三,拟定提纲。第三,拟定提纲。第二节第二节 文稿撰拟
4、文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(二二)初稿的撰拟初稿的撰拟注意恰当地使用材料。注意恰当地使用材料。应用性文体对语法、逻辑、格式的规应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。范要求比较严格。第二节第二节 文稿撰拟文稿撰拟四、文稿撰拟的一般过程四、文稿撰拟的一般过程(三三)文本的校核、检查和修改文本的校核、检查和修改 1.1.文本的校核文本的校核 2.2.文本的检查和修改(文本的检查和修改(内容、语言内容、语言)(四四)文稿的审核、签发和定稿文稿的审核、签发和定稿第三节第三节 文字记录文字记录 一、文字记录工作的特点一、文字记录工作的特点 (一一)即时性即时性 (二二)
5、格式化格式化 (三三)制度化制度化 (四四)准确性准确性第三节第三节 文字记录文字记录 二、文字记录的种类二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、电话记录、值班记录、信访记录、接接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。上司讲话记录等。(一一)大事记录大事记录 (二二)上司讲话记录上司讲话记录第三节第三节 文字记录文字记录 三、文字记录的一般要求三、文字记录的一般要求 (一一)备好记录工具备好记录工具,准备随时记录准备随时记录 (二二)培养倾听和判断能力培养倾听和判断能力,快速做出记录快速做出记录 (三三)及时补充和修改及时补充和修改
6、,认真整理记录认真整理记录 (四四)科学地制作表格科学地制作表格第三节第三节 文字记录文字记录 四、文字记录的方法四、文字记录的方法 (一一)要点记录法要点记录法 (二二)详细记录法详细记录法 (三三)文字记录与录音、录像技术并用法文字记录与录音、录像技术并用法思思 考考 题题1.1.与其他人员的文字工作相比与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作秘书的文字工作有何特点?有何特点?2.2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些?秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些?3.3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征?一篇高质量的文稿应该具备哪些特征?4.4.简述文稿撰拟的一般过程。简述文稿撰拟的一般过程。5.5.
7、秘书的文字记录工作包括哪些秘书的文字记录工作包括哪些种类种类?有何具有何具体要求?体要求?第二章第二章 文档管理文档管理秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识一、文书与档案的基本知识(一)文书工作的基本术语一)文书工作的基本术语 1.1.文书、公文、文件文书、公文、文件 文书文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。记载活动而形成的一切文字材料。公文是国家机关或合法组织在公务活动中公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成,形成
8、,按照规按照规定程序来制发和办理定程序来制发和办理,具有法定效力和规范体式的文书具有法定效力和规范体式的文书。文件文件(狭义狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种成的各种公文以及有名称或标题的内部文书公文以及有名称或标题的内部文书。一、文书与档案的基本知识 (一)文书工作的基本术语一)文书工作的基本术语 2.2.文种、稿本文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类文种是按性质和用途确定的文件种类的的名称。名称。公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。稿本包括文稿和文本。稿本包括文稿和文本。文稿文稿草稿
9、草稿、定稿定稿。文本文本正本、副本、试行本、修订本、各种文正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。字文本等。第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识 (一)文书工作的基本术语一)文书工作的基本术语 3.3.公文体式公文体式公文公文的的整体结构形式整体结构形式文体文体、结构、结构、格、格式式文体文体应用性文体。应用性文体。结构结构公公文的组织构造。文的组织构造。格式格式指指公文各组成部分及各种标记在公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置一定规格纸张上的规定位置。如下图:。如下图:第一节第一节 文档管理概述文档管理概述第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、
10、文书与档案的基本知识 (二)档案工作的基本术语(二)档案工作的基本术语 1.1.档案、全宗、案卷、件档案、全宗、案卷、件 档案档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案三要素:原始记录、物质形态、查考使用价值档案三要素:原始记录、物质形态、查考使用价值第一节第一节 文档管理概述文档管理概述全宗全宗一个国家
11、机构、社会组织或个人形成的具有有机联一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。系的档案整体。案卷案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。件件归档文件的整理单位。归档文件的整理单位。一、文书与档案的基本知识 (二)档案工作的基本术语(二)档案工作的基本术语 2.2.档案室、档案馆档案室、档案馆档案室档案室是国家机构、企事业单位或其他是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。专门机构。档案馆档案馆是集中管理特定范围档案的专门是集中管理特定范围档案的专门机构。机构。
12、第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、文书与档案的基本知识 (二)档案工作的基本术语(二)档案工作的基本术语 3.3.档案的种类档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类:机关档案室的档案通常划分为以下门类:文书档案文书档案、科学科学技术档案技术档案、专业档案专业档案、声声像档案像档案第一节第一节 文档管理概述文档管理概述二、文档管理工作的内容文文书工作工作核心内容是公文核心内容是公文办理理。档案工作档案工作“秘书实务秘书实务”中的档案工作特中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。指组织内部档案室的档案管理工作。第一节第一节 文档管理概述文档管理概述三、文档管理的基本要求 (一一
13、)文书工作的基本要求文书工作的基本要求及时、准确、安全及时、准确、安全第一节第一节 文档管理概述文档管理概述三、文档管理的基本要求 (二二)档案工作的基本要求档案工作的基本要求1.1.统一领导,分级管理统一领导,分级管理 2.2.维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全 3.3.便于社会各方面利用便于社会各方面利用第一节第一节 文档管理概述文档管理概述一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。用印、登记、分发等。第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承签收、登记、审核、拟办、批办、承办、
14、催办等。办、催办等。第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理三、文书的保管(一)保管工具(一)保管工具存放工具存放工具、装订工具装订工具(二)(二)分类分类分类整理、分类存放分类整理、分类存放第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理四、文书立卷、归档、销毁和存查(一)文书立卷(二)文件归档(三)文件的销毁和存查第二节第二节 文书办理与管理文书办理与管理一、机关档案工作的基本任务 (一一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。对本机关文书归档工作进行指导和监督。(二二)负责管理本机关的全部档案。负责管理本机关的全部档案。(三三)制定制度,对所属地区或下
15、级单位的档制定制度,对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。案工作指导、监督和检查。(四四)确保档案和档案机密的安全。确保档案和档案机密的安全。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 收集、整理、鉴定、保管、统计、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交利用、移交第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 (一)档案的收集(一)档案的收集档案的收集是机关档案工作的起点,和文书档案的收集是机关档案工作的起点,和文书立卷工作是互相衔接。立卷工作是互相衔接。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 (二)档案的整理(二)档案的
16、整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。目录、填写档号。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 (三)档案的鉴定(三)档案的鉴定 1.1.判定档案的价值和保管期限判定档案的价值和保管期限 2.2.档案的销毁档案的销毁第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序 (四)档案的保管(四)档案的保管档案的保管就是运用适当的设备和手段保档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案存和保护档案,以维护档案的完整和安全以维护档案的完整和安全,延长延长档案的使用寿命。档案的使用寿命。第三节第三节 机关档案管理
17、机关档案管理二、机关档案管理工作程序 (五)档案的移交(五)档案的移交把保存期满的档案把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理二、机关档案管理工作程序(六)档案的统计(六)档案的统计第三节第三节 机关档案管理机关档案管理档案数目与现状统计档案数目与现状统计档案变化的统计档案变化的统计档案利用的统计档案利用的统计三、档案的检索与利用(一)档案的检索(一)档案的检索档案检索工具有:目录、索引、指南。档案检索工具有:目录、索引、指南。第三节第三节 机关档案管理机关档案管
18、理三、档案的检索与利用(二)档案的利用(二)档案的利用档案的利用是档案工作的最终目的。档案的利用是档案工作的最终目的。机关档案室提供服务的方式有:档案查阅、机关档案室提供服务的方式有:档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。暂时外借、档案证明、档案复制等。第三节第三节 机关档案管理机关档案管理一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件一、电子文件及归档电子文件(一)电子文件(一)电子文件在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读
19、、处理,并可在通信网络上传送的文件。阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。(二)归档电子文件二)归档电子文件归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件,包括电子文件内容、背景信息、案保存的电子文件,包括电子文件内容、背景信息、元数据。元数据。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(一)电子文件的收集与积累(一)电子文件的收集与积累收集收集存储存储登记登记第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(二)电子文件的鉴定(二)电子文件的鉴
20、定1.1.确定归档电子文件的真实性、完整性、确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性有效性。2.2.划分归档电子文件的保管期限和密级。划分归档电子文件的保管期限和密级。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(三)归档电子文件的整理(三)归档电子文件的整理归档电子文件以归档电子文件以“件件”为单位整理。为单位整理。第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(四)电子文件的归档(四)电子文件的归档 1.1.归档要求归档要求遵从归档电子文件格式标准遵从归档电子文件格式标准 2 2.归档方式归档
21、方式逻辑归档和物理归档逻辑归档和物理归档 3 3.归档时间归档时间一般不超过一般不超过3 3个月个月 4 4.归档份数归档份数二份二份,保存一份保存一份,借阅一份借阅一份第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(五)电子档案的保管(五)电子档案的保管1 1对电子档案物质载体的保管对电子档案物质载体的保管 2 2对电子档案内容的有效性保管对电子档案内容的有效性保管第四节第四节 电子文档处理电子文档处理二、电子文档的处理程序和方法二、电子文档的处理程序和方法(六)电子文档的利用(六)电子文档的利用1.1.提供拷贝件提供拷贝件 2.2.网络提供网
22、络提供 3.3.直接利用直接利用(七)归档电子文件的鉴定销毁、统计(七)归档电子文件的鉴定销毁、统计第四节第四节 电子文档处理电子文档处理思 考 题1.1.简述收文和发文的办理程序。简述收文和发文的办理程序。2.2.哪哪些文书需要立卷并归档?些文书需要立卷并归档?3.3.机关档案工作的基本任务有哪些?机关档案工作的基本任务有哪些?4.4.怎样进行归档文件整理怎样进行归档文件整理?5.5.电子文档的保管有什么要求电子文档的保管有什么要求?第三章第三章 会务工作会务工作秘书实务秘书实务秘书实务秘书实务一、会议与会务工作一、会议与会务工作(一)什么是会议(一)什么是会议事事先先约约定定、有有组组织织
23、、有有目目的的的的聚聚众众议议事事或传达信息的一种社会活动方式。或传达信息的一种社会活动方式。第一节第一节 会务工作概述会务工作概述一、会议与会务工作一、会议与会务工作(二)什么是会务工作(二)什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。宣传等工作的总称。第一节第一节 会务工作概述会务工作概述二、常见会议的种类二、常见会议的种类(一一)常务会议常务会议(二二)专题会议专题会议(三三)学术会议学术会议(四四)代表会议代表会议第一节第一节 会务工作概述会务
24、工作概述(五)现场会议(六)联席会议(七)电视电话、网络视频会议(八)活动性会议三、会议的构成要素三、会议的构成要素(一一)会议议题会议议题(二二)会议名称会议名称(三三)与会人员与会人员(四四)会议时间会议时间(五)会议地点(六)会议组织形式(七)会议成本预算第一节第一节 会务工作概述会务工作概述一、制订会议预案一、制订会议预案(一)会议预案的内容和格式(一)会议预案的内容和格式 1.1.明确召开会议的目的、任务明确召开会议的目的、任务 2.2.会议的规模会议的规模 3.3.会议名称、时间、地点会议名称、时间、地点 4.4.会议材料的组织和大会发言安排会议材料的组织和大会发言安排 5.5.其
25、他事项的安排其他事项的安排 (参见教材第(参见教材第100-101100-101页示例)页示例)第二节第二节 会前准备会前准备一、制订会议预案一、制订会议预案(二)拟订会议议程和日程(二)拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行先后次序的安会议议程是对会议议题进行先后次序的安排,会议日程是对会议议程和会议期间其他各排,会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。议程和日程是会议方案的组成部分。(参见教材第(参见教材第102102104104页议程、日程表示例)页议程、日程表示例)第二节第二节 会前准备会前准备二、编制
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