财务报销制度管理办法.docx
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1、(完整版)财务报销制度管理办法财务报销制度管理办法第一章、总则第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用 支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化、规范 化和可控性,发挥财务在公司生产经营管理中的作用,以保障提高公司的经济效 益,依据总公司制定的公司财务审批权限暂行规定,特制定本制度。第二条、凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固 定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等)采购、税费支出、日常办 公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费 用支出项目的报销均按此制度要求执行。第三条、本制度适用公司
2、全体员工。第二章、借款及预付款管理规定第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司 业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。第五条、借款管理规定(一)、出差借款:出差人员凭审批后的出差预先审批单按借款审批流 程和审批权限办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)、日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员凭审批后的零星物资材料采购比质比价单按借款审批流程 和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原 则上需以银行转账支付,不得用现金支付。(四)、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办
3、公费用、 招待费用、车辆费用等),业务经办人员凭审批后的资金使用申请单按借款 审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐,除 周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。(五)、各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。否则,财 务室有权拒付超出借款金额。第六条、预付款管理规定5、接受凭证的单位名称;6、经济业务的内容;7、数量、单价和金额;8、各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则 的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章,从个人取得的原始 凭证,必须有填制人员的签名或盖单;对外开出的原始凭证,必须加盖单位公章, 其中办理
4、收款业务的要加盖本单位财务专用单。第二十四条、对原始凭证的技术性要求:1 .凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。2 .购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必 须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实 收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管 人员或使用人员进行验收,并在凭证上签章。3 .支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有 审批人签字,并有付款的依据。4 .职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收 据,不得退还原借款借据。5 .预付性汇款,由经办人填制
5、付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回 单代替。6 .属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人 代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签 一个章。7 .自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福 利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时,要列 分配标准、分配率、分配额。8 .凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退 回或重新补正。第七章、附则第二十五条、本制度未涉及事项,暂按总会计师或总经理的意见核定报销,之后由财务室对该制度进行补充及完善。第二十六条、本制度解释权归公司财务部
6、。第二十六条本制度自发布之日起执行。(一)、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、机器设备、 工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款,由业务经办人员依据合同规定的 付款方式及金额填写资金使用付款申请单按审批程序批准后办理付款手续。(二)、日常零星物资、材料采购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购 需要提前预付货款由业务经办人员依据物资供应采购合同和零星物资材料 采购比质比价单按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。(三)、办理公司各项预付款时,业务经办人员必须向财务室提供审批的“专 项合同或协议”和资金使用付款申请单或零星物资材料采购比质比价单 后,方可办理预付款支付手续,预付的金
7、额不得超出合同规定的金额,财务人员要与经济合同核对后,方可支付。(四)、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付,若因特殊原 因需要现金支付必须经总会计师和总经理批准。第七条、借款及预付款流程(一)、借款人凭审核批准的资金使用计划单(出差预先审批单或资金使用 申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购比质比价单等)填写公司统一 印制的借款单注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、 支票或现金。(二)、审批流程:主管经理审核签字f总会计师复核一总经理审批。(三)、财务付款:会计依据审批后的借款单编制会计凭证一总会计师审核 一借款人在会计凭证上签字确认f出纳依据会计凭证付款。
8、第八条、借款及预付款审批权限(一)、因公司业务借款在1万元(含1万元)以下由主管副经理审核,总 会计师复核,总经理批准。(二)、因公司业务借款在1万元以上和员工私人性借款由主管副经理审核, 由总会计师、总经理双签审批。(三)、公司所有借款须经总会计师在会计凭证审核批准。第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的,由财务人员在支 票存根上写明日期、用途及限额后,由业务经办人员在支票存根上和支票领用 登记表上签收;支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额;任何人 不得将空白支票交给其他单位或个人,作废支票要及时交回财务室留存。遗失支 票,领取人必须在第
9、一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续,若遗失支 票已被支付,领取人要按全额赔偿已支付金额。第九条、公司所有借款及预付款,原则上必须在前帐结清之后方可再借付, 确因业务需要而来不及结清前帐,必须以书面形式告知财务室,经总会计师审核 同意后方可再借付。第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日 内凭有效票据报销并结清借款或预付款;凡无理由未按规定期限报销者依据实际 超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金;凡超过两个月不结账者,一律不予报 销,财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。第三章、公司费用报销规定及流程第十一条、费用报销的控制原则:实行计划管理、分级负责、层层把
10、关。 由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查;由财务 会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查;由总会 计师和总经理进行最后的审核批准;超出总经理审批权限的由集团公司总会计师 或总经理批准。第十二条、公司费用报销规定(一)、公司一切费用支出必须按先申请.后办理的原则进行,对未进行申 请、审批的一切费用开支不予报销,特殊情况必须经总会计师和总经理批准。(二)、公司所有费用支出报销原则上依据总会计师审核总经理批准的资金 限额凭有效票据实报实销;报销人员所报销的费用支出必须真实.合规,严禁和杜 绝弄虚作假行为。(三)、报销人员必须凭真实.合规.有效的原始
11、凭证报销,所持票据必须是 国家税务机关统一印制的票据并要填写完整.数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和 费用支出项FI与所附票据不符以及其他违规行为。(四)、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规 定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。(五)、费用发生过程中,原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行, 并互相监督和共同承担相关责任;(六)、报销当事人应在费用发生过程中充分取得贽用的相关单据,如:合 约或协议、合法的票据等,如因未能取得合法(被税务机关认可)的票据而遭受 财务人员剔除的部分支出,原则上不予报销,由当事人自行负责。(七)、费用发生完毕后,当事人应及时将
12、收集到的费用单据加以整理归类, 采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴,粘贴过程中应区别费用性质(如: 交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等;车辆费用按养 路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等;)分类粘贴,便于归类计算和 整理。(八)、报销当事人在填写“费用报销单”时,应遵照“实事求是、准确无 误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全,并签署自己的名字,“费用报销单”的填写一律不允许涂改, 尤其是费用金额,并要保证费用金额的大、小写必须一致,否则无效。第十二条、费用报销流程(一)、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销 单f
13、须办理资金申请或出入库手续的应附批准后的资金申请单或物资验收单和 出入库单一部门经理审核签字一主管经理核实f财务会计复核f总会计师核准f总经理审批f到出纳处报销的程序办理。(二)、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的 “用款申请单” 一起送交本部门负责人和主管经理进行审核,部门负责人和主管 经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审 查,审查无异议后,应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。(三)、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单” 以及原审批的“用款申请单”送交财务会计和总会计师进行审核,财务会计应重 点对“费用报销单
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