间接部门5S.ppt
《间接部门5S.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《间接部门5S.ppt(38页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、間接部門效率化吳瑞成業務效率化=較大的產出(Ouput)/較小的投入(Input)事務零損失化充實必要事務機能,提高有效性何謂業務效率化就是以較少的投入(Input),得到較大的產出(Output)。亦即,在產出(Output)方面要做到生產系統的效率零損失化,充實必要業務的機能,提高有效性。投入(Input)方面要將事務體質建立在低成本上,而且使業務進行中,所發生的一切事務達到零損失化,情報的品質及即時性、信賴性都很高。一.推動TPM的必要背景(1)TPM是由與設備有直接關係的製造部門、保全部門、工務部門、設備部門等的參與而開始實施。(2)推行TPM時,高階經營層的理解與支持為重要條件,才能
2、真正實踐TPM(3)TPM在高階層有力的領導,及設備裝置部門大力的推行之下,事務間接部門也漸漸積極的參與體質的改善(4)為能夠經得起嚴厲的經濟環境,對於含有事務間接部門的工廠、事業部、企業整體,逐漸需要進行體質的改善。(5)1989年TPM的定義由原本的生產部門的TPM更改為全公司性的TPM,亦即原本是以使設備的總合效率達到最高為目標,而新的定義則是以建立可達到生產系統效率化的極限之企業體質為目標,生產、開發、營業、管理等所有相關部門都要共同努力。(6)若以工廠、事業所為單位,追求生產系統的效率化時,要以A只有與生產相關之人員為對象B包含事務間接部門之全體人員為對象為分母,自然而然展開方法也會
3、改變。二.事務間接部門的任務(1)企劃、技術、管理等部門,為了生產系統的效率化,從專門的機能領域,對製造部門提供必要的建議與支援,並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻。(2)現在為了因應世界經濟環境的急遽變化,以及能在競爭中留存,事務間接部門必須提高自己的生產力及降低成本,以便對經營方面所追求的戰略性展開有所貢獻。(3)由這些活動,為了能夠得到顧客的信賴,必須對於提升企業的形象有所貢獻。三.事務間接部門推行TPM時,在體質改善兩方面充分發揮各部門被期待的機能,追求業務的效率化。培訓能夠提升且維持業務效率化的人員。四.如何掌握事務部門之TPM1.須有具體成果2.須具有事務工廠的構想3.把事務
4、程序當成設備建立事務工廠的觀念投入(Input)產出(Output)加工組裝(事務工廠)能夠見到製造程序容易管理低成本(在必要的功能)高價值的情報品質好正確有效適時性好(時機)情報事務程序當成設備設備的觀念也適用於事務間接業務n在管理的可能狀況之下,使業務用目視即可明瞭。若將業務當做生產設備,則較容易理解。檢討複雜設備之機能的信賴性時,考慮將設備在機能性的連結上,依適當的範圍分割成幾個單位,較為理想。這種想法如圖3所示,適用於部門機能的劃分。五.事務的特性1.維持事務與革新事務2.事務的供應部門與接收部門3.業務量的變化4.事務的共通性5.個人保管的資料太多6.辦公室的環境1.維持事務與革新事
5、務維持事務:革新事務:事務相同的事務反覆的實施對現有的工作加以改革2.事務的供應部門與接收部門供應部門:(製作)接收部門:事務須知何資訊有效何資訊無效對現有的工作加以改革二者之間存有一道牆,此道牆意味著相當的成本費用降低費用基本法事務程序須簡化.合理化3.業務量的變化業務量的變化人員的編制以最大業務量編制人員浪費產生降低費用基本法事務人員平準化多能化4.事務的共通性事務的共通項目計算製作複製資料收集文書歸檔檢索5.個人保管的資料太多資料在哪裡?個人抽屜桌上桌下桌邊資料櫃.不要資料處理資料簡單化資料共通化資料除了自己,沒人找得到甚至自己也找不到6.辦公室的環境辦公桌文件如山高-以前認為是朝氣有活
6、力,現今則是沒效率的表現1.個人事務用品僅維持必要量2.某些文具可共用3.事務流程合理化输入输出结束资讯全体宣导4.有效利用OA機器5.文件歸檔要徹底6.檢索文件需做到幾秒內即可完成7.文件檔案可考慮用光碟儲存不必要的放弃8.辦公室要簡單不要太多表单文件六.事務部門TPM成果1.品質面的成果2.事務處理工時的成果3.資訊檢索的成果4.事務人員合理化可替代5.完成率高工作流程清晰1.品質面的成果n事務零失誤2.事務處理工時的成果拆除資訊資料供應者資訊資料接受者之間隔閡(浪費)不必要之事務自然顯現定石實施合理化3.資訊檢索資訊檢索先做整理整頓不要品先處理掉文件分類,歸檔,定位建立目标方针展开順序與
7、規則調查業務實際情況之掌握重點n業務目的n業務內容n目標n憑證n頻度n處理時間n難易度n改善著眼點事務功能若不了解其目標與使命,再改善時,可能會導致反效果4.事務人員合理化事務作業簡單化ESRC法是什么作業時間低減省人化革新事務例行事務四.事務業務的目的主保全展開n為達成部門的任務,以事務業務為中心做展開是有其必要性的。部門的任務,一般是以單位業務(第4次wu)水準來設定,所以步驟展開是以單位業務(第4次wu)水準所發生之事務當做一個區(bIock)單位,再來進行自主保全之步驟展開。n關於各個事務,首先在最初時就得明確其事務的機能目的,其次是為了達成任務,而對事務約有用性、機能的適格性(處理順
8、序、作業的合理性、時間的、空間的條件、資格條件的適當性)加以檢討,找出其間發生之不良處,並加以改善。七.檔案處理的自主保全展開n首先,必須致力於日常業務所發生的未完成事務之整備方面。在負責人離開座位或不在的情況,事務仍舊不曾停滯,並且必須保持業務的圓滑性。為此要先決定組織結構,同依下列之順序進行。n負責人別之未完成事務檔案的整備。n未完成事務檔案之檔案管理方式,表示方法標識化、決定放置場所、保管集中化、使用規則化(離開公司時,一定放回原來位置,嚴禁個人保管)。n為防止機密對外或對部門以外洩露,須建立保管基準制度化步驟名稱活動內容活動要點1、清掃盤點除去桌上、置物架、櫥櫃周邊之垃圾、灰塵,把不要
9、品丟棄。廢棄不要的文件檢測不要的物品,廢棄量將剩餘之文件、傳表上文件、傳票以年度圖表等依類別保管,暫時存放調查現狀(1)雜物之種類與數量D:桌子、側桌C:櫥櫃H:保管箱S:書櫃、壁櫥Z:圖面用之櫃子(21檔案之種類(形式1與冊數b:訂冊器e:袋子、信封f:架子I:信件s:製冊(3)文件、資料等之廢棄量(4)有日期紀錄之相片(5)調查檔案以暫放為原則本年度辦公桌旁之櫥櫃、側桌前年度櫥櫃、書架2年以上書庫、保存中心2、問題點的找出與對策找出檔案情報之整理、檢索、活用上會發生的問題,並提出對策要找出檔案管理形式、保管場所、管理方法、保管期限、檔案分擔、責任上等之不良及問題並加以改善3、發生源之對策調
10、查文件、資料、記錄之有效性與適用度,再提出對策把本部門、他部門(提供部門)各自發生之狀況,保管期限,廢止之後的影響,現行利用上的問題不良處是否共通化等皆明確出來,再找出對策4、基準程序之製作實施檔案管理整備檔案之基準化、手冊等檔案櫃之保管整理形式、查詢出之方法檔案編碼制設定運用的方法5、總檢點以暫定之檔案基準、規定、運用手冊為基礎,找出流失要因、問題,並加以改善促進共有化及一元管理依據點檢確認單實施點檢工作充實目視管理情報檢查之OA化檔案假基準重審運用手冊與設定基準6、自主管理維持管理實施改善之規則化維持清爽又易明之保管、保存環境並提升水準維持容易取出,又容易放回之檔案由自己找出問題來加以改善
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 间接 部门
限制150内