档案编号规则46098.pdf
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1、档案编号规则(1995年 6 月 12 日国家档案局批准,1995年 10 月 1 日起实施)1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。2、术语 2 1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。2 2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。2 3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。2 4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。2 5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。2 6 案卷号 案卷排列的顺序号。2 7 件号 案卷内文件的顺序号。2 8
2、页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。2 9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。3、档号编制原则 3 1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。3 2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。3 3 稳定性原则 档号一经确定,一般不应随意改变。3 4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。3 5 简单性原则 档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。4、档号的结构 档号结构分为三种:4 1 第一种结构为:全宗号案卷目录号
3、案卷号件、页(张)号。即:?全宗号?案卷目录号?案卷号件号?页(张)号 4 2 第二种结构为:全宗号类别号案卷号件、页(张)号 即:?n?全宗号?类别号?案卷号?件号、页(张)号 4 3 第三种结构为:类别号项目号案卷号件、页(张号)即:?n?n?类别号?项目号?案卷号?件号、页(张)号 4 4 档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下代码之间用“”(短横)相隔。?4 5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。5、档号的编制方法 5 1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号
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