出纳管理的详细设计方案.ppt
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1、会计信息系统教学课件1第四章第四章 出纳管理的详细设计出纳管理的详细设计 本章主要内容本章主要内容出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计 出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计 出纳账表的详细设计出纳账表的详细设计 银行对账的详细设计银行对账的详细设计 哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件2第一节第一节第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计 一、出纳管理的功能模块划分一、出纳管理的功能模块划分 二、出纳管理的数据存储设计二、出纳管理的数据存储设计 本节主要
2、内容本节主要内容哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件3第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分 出纳管理是会计核算与财务管理的最基本、最重要的工作之一,按照出纳管理是会计核算与财务管理的最基本、最重要的工作之一,按照内部控制制度的要求,应单独设置出纳岗位,有的单位甚至按现金和银行内部控制制度的要求,应单独设置出纳岗位,有的单位甚至按现金和银行存款分别设置岗位,进行现金与银行存款的核算与管理工作。
3、存款分别设置岗位,进行现金与银行存款的核算与管理工作。现金和银行存款是企业的重要货币资金,由于它们具有一些特殊的性现金和银行存款是企业的重要货币资金,由于它们具有一些特殊的性质,管好、用好这类货币资金是企业管理的一项重要内容。出纳管理功能质,管好、用好这类货币资金是企业管理的一项重要内容。出纳管理功能是出纳员对此类资金进行管理的有效工具。它包括出纳签字、支票管理、是出纳员对此类资金进行管理的有效工具。它包括出纳签字、支票管理、现金和银行存款总账和日记账的查询与输出、资金日报、期末银行对账等现金和银行存款总账和日记账的查询与输出、资金日报、期末银行对账等功能,并可对现金、银行存款的收入与支出,以
4、及长期未达账项等提供审功能,并可对现金、银行存款的收入与支出,以及长期未达账项等提供审计报告。出纳管理的功能模块划分如图计报告。出纳管理的功能模块划分如图4-14-1所示。所示。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件4第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件5第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体
5、设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分 出纳管理所涉及到的数据基表,绝大多数在系统管理和凭证管理中已经出纳管理所涉及到的数据基表,绝大多数在系统管理和凭证管理中已经给出,没有给出的有支票登记簿数据基表和银行对账单数据基表。给出,没有给出的有支票登记簿数据基表和银行对账单数据基表。支票登记簿支票登记簿和和银行对账单银行对账单两个数据基表的名称分别为两个数据基表的名称分别为ZpdjbZpdjb和和YhdzdYhdzd。在。在ZpdjbZpdjb基表中存储支票登记数据,包括已报销的支票和未报销的支票,
6、支票基表中存储支票登记数据,包括已报销的支票和未报销的支票,支票登记簿不设计历史数据基表,该基表的作用是对领用支票进行登记和管理。登记簿不设计历史数据基表,该基表的作用是对领用支票进行登记和管理。在在Yhdzd Yhdzd 基表中存储银行对账单期初未达项数据和银行对账单数据,该基表基表中存储银行对账单期初未达项数据和银行对账单数据,该基表的作用是在期末进行银行对账,编制余额调节表,对长期未达账进行审计等,的作用是在期末进行银行对账,编制余额调节表,对长期未达账进行审计等,银行对账单不设计历史数据基表。银行对账单不设计历史数据基表。ZpdjbZpdjb和和YhdzdYhdzd两个基表的数据结构分
7、别如两个基表的数据结构分别如表表4-14-1和表和表4-24-2所示。所示。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件6第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分列 名含 义数据类型长度主键完整性约束Zth账套号字符型2组合主键非空Kmbh科目编号字符型20组合主键非空Zph支票号字符型6组合主键非空Lyrq领用日期日期型非空Lydw领用部门字符型16Lyr领用人字符型8非空Je金额数值型15.2非空Y
8、t用途字符型20表4-1 支票登记簿基表的数据结构哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件7第一节第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分Skdw收款单位字符型40Skr收款人字符型8Dfyh对方银行字符型40Yhzh银行账号字符型20Dfkm对方科目字符型20Bxrq报销日期日期型Bz备注字符型40表4-1 支票登记簿基表的数据结构哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件8第一节
9、第一节第一节第一节 出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计出纳管理的总体设计本小节主要内容本小节主要内容系系统统管理的数据存管理的数据存储设计储设计出出纳纳管理的功能模管理的功能模块块划分划分列 名含 义数据类型长度主键完整性约束Zth账套号字符型2组合主键非空Kmbh科目编号字符型20组合主键非空Ph票号字符型6组合主键非空Rq日期日期型非空Jsfs结算方式字符型8Jfje借方金额数值型15.2Dfje贷方金额数值型15.2Ye余额数值型15.2表4-2 银行对账单基表的数据结构哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件9第二节第二节第二节第二节第二节第
10、二节 出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计出纳签字与支票管理的详细设计 一、出纳签字的详细设计一、出纳签字的详细设计 二、支票管理的功能设计二、支票管理的功能设计 本节主要内容本节主要内容哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件10第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计 本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 为加强企业现金收入和支出的管理,出纳员
11、可通过出纳管理功能对制单为加强企业现金收入和支出的管理,出纳员可通过出纳管理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对,主要核对收付款人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对,主要核对收付款凭证的科目金额是否正确,对于审查认为有错误或有异议的凭证,应交与制凭证的科目金额是否正确,对于审查认为有错误或有异议的凭证,应交与制单人员修改后再核对。收付款凭证只有经出纳签字后才能进行记账处理。这单人员修改后再核对。收付款凭证只有经出纳签字后才能进行记账处理。这样才能确保登记到账簿的每一笔收付款业务的准确和可靠。样才能确保登记到账簿的每一笔收付款业务的准确和可靠。哈尔滨工业大学
12、管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件11第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计 本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 在计算机上对收付款凭证进行出纳签字,并将出纳签字结果存入计算机,在计算机上对收付款凭证进行出纳签字,并将出纳签字结果存入计算机,其其目的有两个:其一目的有两个:其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改,是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改,凡是经出纳签字的收付款凭证,系统将拒绝任何人对其进行修改;凡是经出纳签字的收付款凭证
13、,系统将拒绝任何人对其进行修改;其二其二只有只有经出纳签字的收付款凭证才能进行记账处理,因此,达到了防止未经出纳签经出纳签字的收付款凭证才能进行记账处理,因此,达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。字的收付款凭证进入会计信息系统。在系统中需要进行出纳签字的在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种收付款凭证有两种:其一其一是未进行出纳签是未进行出纳签字的收付款凭证;字的收付款凭证;其二其二是经出纳签字,但在记账前发现有疑义,利用出纳签是经出纳签字,但在记账前发现有疑义,利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字,但这种情况一般不会发生,一旦发生可能字功能将其出纳标志改为未签字,但这种
14、情况一般不会发生,一旦发生可能意味着现金损失,必须及时挽回。意味着现金损失,必须及时挽回。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件12第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 出纳签字具有两种形式:其一出纳签字具有两种形式:其一,在不能做到每个财会人员都具有一台,在不能做到每个财会人员都具有一台专用计算机的单位,出纳员一般也不具有专用计算机,此时,整个凭证处专用计算机的单位,出纳员一般也不具有专用计算机,此时,整个
15、凭证处理过程都先以手工的方式进行,在适宜的情况下,再将手工填制的凭证录理过程都先以手工的方式进行,在适宜的情况下,再将手工填制的凭证录入计算机,在记账处理之前,在计算机上用入计算机,在记账处理之前,在计算机上用“成批审核凭证成批审核凭证”和和“成批出成批出纳签字纳签字”功能进行批量处理,此时出纳签字已无多大意义,只是一种形式功能进行批量处理,此时出纳签字已无多大意义,只是一种形式和步骤,以便于进行下一步的记账处理;和步骤,以便于进行下一步的记账处理;其二其二,在每个财会人员都具有一,在每个财会人员都具有一台专用计算机的单位,出纳员可直接在计算机上用台专用计算机的单位,出纳员可直接在计算机上用“
16、出纳签字出纳签字”功能逐个功能逐个进行出纳签字。进行出纳签字。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件13第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 总之,对于未出纳的凭证既可以使用总之,对于未出纳的凭证既可以使用“出纳签字出纳签字”功能逐个签字,也功能逐个签字,也可以使用可以使用“成批出纳签字成批出纳签字”功能,一次将所有出纳未签字的凭证全部签字。功能,一次将所有出纳未签字的凭证全部签字。对于出纳已签字的凭证,可以
17、用对于出纳已签字的凭证,可以用“成批取消签字成批取消签字”功能,取消其出纳签字,功能,取消其出纳签字,也可以使用也可以使用“取消签字取消签字”功能逐个取消其出纳签字。功能逐个取消其出纳签字。出纳签字一般应在审核签字之后进行,在进行出纳签字时,首先要定出纳签字一般应在审核签字之后进行,在进行出纳签字时,首先要定义查询条件,找到出纳签字对象,然后再对查询出来的收付款凭证进行出义查询条件,找到出纳签字对象,然后再对查询出来的收付款凭证进行出纳签字。在出纳签字中,收付款凭证查询条件的定义界面如图纳签字。在出纳签字中,收付款凭证查询条件的定义界面如图4-24-2所示。所示。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾
18、文国教授HIT会计信息系统教学课件14第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件15第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 在图在图4-24-2中,各查询条件项如下。中,各查询条件项如下。1 1查询对象选择查询对象选择:
19、查询对象为一组单选项,包括未出纳签字、已出:查询对象为一组单选项,包括未出纳签字、已出纳签字、全部三项,从中选择且必须选择一项。该单选项不应该是全部、纳签字、全部三项,从中选择且必须选择一项。该单选项不应该是全部、作废凭证、有错凭证三项,按照本教材的设计思想,在凭证基表(作废凭证、有错凭证三项,按照本教材的设计思想,在凭证基表(PZPZ)中)中不可能、也不允许出现作废凭证和有错凭证。不可能、也不允许出现作废凭证和有错凭证。2 2凭证号、日期、制单人凭证号、日期、制单人:这三查询条件项与凭证审核的对应查询:这三查询条件项与凭证审核的对应查询条件项相同。条件项相同。3 3其他查询条件项其他查询条件
20、项:意义不大,可不设计。:意义不大,可不设计。系统按定义的查询条件,在当年凭证基表(系统按定义的查询条件,在当年凭证基表(PzPz)中,输出将满足条件)中,输出将满足条件的收付款凭证。查询结果如的收付款凭证。查询结果如4-34-3所示。所示。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件16第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件17第二节第二节第二节第二节
21、 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 出纳签字功能与凭证审核功能类同,在图出纳签字功能与凭证审核功能类同,在图4-34-3中,显示满足条件的待出中,显示满足条件的待出纳签字凭证。对于出纳未签字的凭证既可以使用纳签字凭证。对于出纳未签字的凭证既可以使用“出纳签字出纳签字”功能逐个凭功能逐个凭证签字,也可以使用证签字,也可以使用“成批出纳签字成批出纳签字”功能,一次将查询出来的所有出纳功能,一次将查询出来的所有出纳未签字凭证全部签字,以便加快出纳签字速度,但此功
22、能必须谨慎使用。未签字凭证全部签字,以便加快出纳签字速度,但此功能必须谨慎使用。在出纳签字过程中可使用在出纳签字过程中可使用“成批取消签字成批取消签字”功能,将已出纳签字但未记账功能,将已出纳签字但未记账的所有凭证,取消其出纳签字,也可以使用的所有凭证,取消其出纳签字,也可以使用“出纳签字出纳签字”功能逐个取消其功能逐个取消其签字。签字。1 1出纳签字出纳签字 在图在图4-34-3界面选定一个凭证,即选择一行,用鼠标双击选定的行,或者界面选定一个凭证,即选择一行,用鼠标双击选定的行,或者选择选择“出纳签字出纳签字”,则系统会显示该行所对应凭证的完整信息,如图,则系统会显示该行所对应凭证的完整信
23、息,如图4-44-4所所示。在该界面除出纳签字外,其他数据只能查阅而不能修改。示。在该界面除出纳签字外,其他数据只能查阅而不能修改。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件18第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件19第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理
24、的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 在图在图4-44-4中,可以查阅凭证的详细内容,查阅后可对当前凭证进行中,可以查阅凭证的详细内容,查阅后可对当前凭证进行出纳签字。当选出纳签字。当选“出纳签字出纳签字”时,系统将出纳员姓名写入时,系统将出纳员姓名写入PzPz数据基表中,数据基表中,写入时按凭证号找到该凭证,并将该凭证所有记录的出纳员字段全部填写入时按凭证号找到该凭证,并将该凭证所有记录的出纳员字段全部填入出纳员姓名;当选入出纳员姓名;当选“取消签字取消签字”功能时,系统将功能时,系统将PzPz数据基表中该凭证数据基表中该凭证的出纳员姓名字段清空,清除时先按凭证号
25、找到该凭证,然后将该凭证的出纳员姓名字段清空,清除时先按凭证号找到该凭证,然后将该凭证所有记录的出纳员姓名字段赋空值。在出纳签字过程中,可利用所有记录的出纳员姓名字段赋空值。在出纳签字过程中,可利用“首张首张”、“末张末张”、“上张上张”、“下张下张”来寻找要出纳签字的凭证来寻找要出纳签字的凭证。哈尔滨工业大学管理学院会计系艾文国教授HIT会计信息系统教学课件20第二节第二节第二节第二节 出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计出纳签字的详细设计本小节主要内容本小节主要内容支票管理的功能支票管理的功能设计设计出出纳签纳签字的字的详细设计详细设计 2 2成批出纳签字成批出纳签字 在
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