CRM系统使用介绍说明.doc
《CRM系统使用介绍说明.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《CRM系统使用介绍说明.doc(40页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、版本号:v1.0 日 期:2019/06/07公开 编 写: 产品部CRM 系统使用手册CRM 系统使用手册系统使用手册1软电话介绍.4 1.1软电话安装.4 1.2功能介绍.4 2业务操作介绍.5 2.1业务受理.5 2.1.1业务受理.5 2.1.2待处理工单.6 2.2工单查询统计.9 2.2.1工单查询.9 2.2.2工单统计.11 2.2.3信息来源.12 2.3运营监控.13 2.3.1坐席监控.13 2.3.2详单查询.14 2.3.3录音质检.15 2.3.4质检管理.17 2.4客户管理.18 2.4.1客户资料管理.18 2.4.2户资料添加.20 2.4.3客户价值统计.
2、21 2.4.4客户来源统计.21 2.4.5客户区域统计.22 2.5辅助功能.23 2.5.1知识库.23 2.5.2通知管理.25 2.5.3通知查询.26 2.5.4发送短信.27 2.5.5短信查询.27 2.6系统设置.28 2.6.1业务树维护.28 2.6.2角色管理.29 2.6.3用户管理.30 2.6.4数据字典.31 2.6.5省市区导入.31 2.6.6号码归属地导入.32 2.6.7模板维护.32 2.6.8操作日志.33 2.6.9语音参数.34 3常见问题及设置.353.1浏览器设置.35 3.2声卡调节.381软电话介绍软电话介绍1.11.1软电话安装软电话安
3、装第一次登录系统时会弹出“软电话插件尚未安装”提示框如果出现上图所示提示框,点击“确定” ,然后点击页面上方的安装提示出现图2.1-5后,点击“为此计算机上的所有用户安装此加载 项”进行软电话插件安装。如果安装过程中浏览器禁止安装请先参阅“常见问题及设 置-浏览器设置”设置浏览器安全级别,然后重启浏览器登录系统重新安装。 如果电话状态为表示上线成功,可以使用软电话的所有功能。软电话界面如下所 示1.21.2功能介绍功能介绍外呼:在“外呼”按钮前的电话框里输入电话号码点击此按钮即可进行呼叫 摘机:来电时点击此按钮接听电话 挂机:通话结束后点击此按钮挂断电话 保持:通话过程中点击此按钮保持电话,对
4、方听等待音乐; 点击此按钮后会变成“恢复”字样,再次点击此按钮取回通话 转接:接听来电后,点击此按钮实现将电话转给其他座席或者外线电话 磋商:接听来电后,点击此按钮与其他座席先磋商,然后再决定电话是否转接过去 三方会议:接听来电后,点击此按钮邀请第三方加入当前通话 满意度:接听来电通话结束后,点击此按钮邀请主叫方进行满意度评价, 点击后电话自动挂断 上线:实现分机向服务器注册和座席切入(登录系统时已自动上线) 暂停:向服务器示忙,语音服务器不会再分配电话过来 就绪:取消示忙,语音服务器可正常分配电话过来 下线:注销电话、座席登出 录音回放:小喇叭为“录音回放” ,点击后对上一通话内容进行回放2
5、业务操作介绍业务操作介绍2.12.1 业务受理业务受理本菜单主要完成来电受理,下订单等相关业务。2.1.1 业务受理业务受理客户打进电话进入系统,会弹出本页面,受理客户信息及客户所需要办理的业务,如 下图所示:本页面主要包括两部分:左侧的业务选择菜单和右侧与业务有关的主页面。 业务选择菜单业务选择菜单:是一个树形菜单,每个菜单项是不同的业务,在某个业务下也可以拥 有子业务,在后面小节的业务树维护可以设置本处的业务菜单。 主页面主页面:包括两方面 历史工单 工单受理历史工单历史工单:系统根据来电号码,查找出与此号码想关的订单,以列表的形式显示出来。如上图红框所示。点击按钮,打开订单详订单详细细页
6、面,如下图:工单受理工单受理:记录本次客户打进电话来,所要处理业务的详细信息,其中的一些 字段的解释请看下边:是否下发是否下发:否,指的是本工单不需要后续处理了,通过这次交流已 经解决了。是,指的是本工单还需要后续的处理,会在待处理工单 下相应的业务下可以看到本工单。是否回访是否回访:指的是否需要在打电话给客户回访一下,可以问问对本 公司的服务情况的满意度等等。详细内容详细内容:记录的是客户需要处理的业务的详细交流记录。点击按钮,将受理的客户业务工单写入数据库。2.1.2 待处理工单待处理工单所有需要进一步处理的工单都在本菜单下,然后对工单进行相应的处理。本页面主要包括两方面:业务选择菜单和工
7、单展示主页面。 业务选择菜单业务选择菜单:可以参看业务受理小节。 工单展示主页面工单展示主页面:如上图所示不同的工单会显示不同的颜色那是因为工单处于不同的 流程阶段,如果想要知道什么颜色代表什么阶段可以参看列表最下面一行的图例。 在某条工单上点击右键,打开右键菜单,系统会根据本条工单所处的状态使右键菜单 下一流程可用,其他会变成灰色,如下图所示,有两种右键菜单:流程按照邮件菜单,从 上到下图 1 图 2菜单选项解释菜单选项解释: 图 1 得到结果得到结果:点击本流程后,会打开处理页面,如下图,根据选择不同的业务,标题会 不同,:坐席可以跟上级交流后,填写相应的处理信息,点击按钮,将处理结果写入
8、数据 库。 回复客户回复客户:工单有处理结果之后需要回复客户,点击本流程打开如下页面:本页面包含客户需要处理业务的信息和客户的基本信息。 对其中的一些字段解释一下: 回复方式:包括电话和电子邮件。 回复部门:坐席根据自己所在的部门进行相应的选择 回复满意度:包括满意,不满意,和未成功,根据客户的评价进行相应的选择。 坐席根据与客户的交流结果和内容,填写相应的信息。点击按钮,将回复信息写 入数据库。 回访回访:指的是跟客户在交流一次,明确客户的态度。点击本流程后,会打开下如图:根据与客户的交流结果和内容填写相应的信息,点击按钮,将回访信息写入数据 库。 归档归档:指的是工单已经处理完成,不需要在
9、处理的时候,可以点击本流程将订单归档:填写归档人和归档建议后,点击按钮,就可以将本订单归档。 处理中工单处理中工单:点击之后,只会显示流程为处理中的工单。 待回复工单待回复工单:点击之后,只会显示流程为待回复的工单。 待归档工单待归档工单:点击之后,只会显示流程为待归档的工单。 全部全部:点击之后,会显示所有的工单。 批量归档批量归档:每条工单前边都有一个选择框,如图所示,选择多个工单后点击则会 将多个工单批量的归档。 客户信息客户信息:会打开选中工单的客户的详细信息,如下图:导出到导出到 excel:会将选中的工单信息导出到 excel 中。导出后的 excel 如下图图 2 抢修到场抢修到
10、场:指的是到现场去进行抢修,在如下页面填写相应的信息:本页面包含受理的主要内容,填写处理人和到场时间,点击按钮,就到场处理信 息写入数据库。 抢修完成抢修完成:填写抢修完成信息点击按钮,将抢修完成信息写入数据库。 其他流程同图 1 一样。 流程顺序会按照右键菜单的顺序依次往下走,暂时不能使用的流程会如图 1 图 2 中红 框内一样变成灰色,但归档及下边的流程随时可用,回访在保存工单的时候设置是否可用, 如下图:返回主界面,在如下图所示的界面中,点击按钮,会调用软电话控件,进行拨打电 话:点击,会打开录音调听界面:与此订单有关的录音有多少个,就显示多少个。 在主页列表第一行有选择工单类型按钮,如
11、下图:点击处理中工单处理中工单:则只显示处理中工单 其他依次类推。 点击导出 excel 后,会将所有的订单信息导入到 excel 文件中,如下图:Excel 内容,同右键菜单导出 excel 内容一样。2.22.2 工单查询统计工单查询统计查询所有工单的详细信息和对工单进行统计分析。2.2.1 工单查询工单查询查找并查看工单的详细信息。 树形业务选择菜单:选择不通的业务后,在右侧查询主页面,会相应的查询本业务下的工单,如图:对于其中的一些查询条件进行一些解释: 客户编号客户编号:每个客户都有他的唯一编号,通过输入客户编号可以查找出特定的客户。 表单来源表单来源:指的是订单是通过什么方式形成的
12、,比如电话打入还是手工录入等等。 工单状态工单状态:指的是工单目前处于什么流程 处理中:工单被下发但尚未处理的状态 处理完成:对于工单所涉及的客户需要处理的业务已被处理完成。 已回复:坐席给客户打电话,告诉客户工单的处理结果 到场:派工到现场。 归档:工单被归为档案,不需要进一步处理。 已回访:回访客户,跟客户在进行电话交流一次。点击,查找出特定的订单,如下图:列表字段列表字段: 工单编号工单编号:工单的唯一标识,点击之后,会打开工单的详细页面,有关工单详细页面 的介绍可以参看业务受理小节。 业务类型业务类型:指示本工单属于哪一种业务。 工单状态工单状态:指示本工单目前处于什么样的流程。 录音
13、录音:调听坐席和客户的通话,点击调听按钮,打开录音调听页面:点击红色方框内的导出 excel,将工单导入到 excel 文件中,excel 文件内容如下图所示:2.2.2 工单统计工单统计统计不同业务下的工单数量。本页面主要包括两方面:左侧的业务选择菜单和右侧的统计显示主页面。 业务选择菜单业务选择菜单:如上图的蓝色方框所示,有关介绍可以参看业务受理小节。 统计显示主页面统计显示主页面: 字段解释: 统计时间统计时间:选择某一段范围来统计。 统计方式统计方式:总计:在选定的时间范围内全部统计出来。 每月:在选定的时间范围内每隔一个月统计一次。 每周:在选定的时间范围内每隔一周统计一次。 每天:
14、在选定的时间范围内每隔一天统计一次。 每时:在选定的时间范围内每隔一个小时统计一次。 列表字段:包括业务类别,开始时间,工单数量。如上图所示。 点击导出 excel,上图红色方框,将统计信息导入到 excel 文件中,excel 内容如下图:点击生成图表,将统计信息以图表的信息展示出来:2.2.3 信息来源信息来源统计不同信息来源下的工单数量。查询条件统计时间统计时间和统计方式统计方式可以参看工单统计小节。点击按钮,显示统计列表,如下图:统计字段包括统计字段包括:信息来源,开始时间,工单数量。 如上图点击导出 excel 和生成图表,可以参看工单统计。 导出 excel 文件内容如下:2.32
15、.3 运营监控运营监控远程监控座席的工作状态、统计座席数据使用情况、电话拨打情况等2.3.1 坐席监控坐席监控实时查看座席的电话状态:登录、登出、电话振铃、外呼、通话中、暂停等。并可远程对座席进行话务干涉。a.a.状态解释状态解释上线空闲:分机上线成功通话:正在接听来电未注册:分机从未注册过未上线:分机未上线暂停:座席暂停、小休或者后处理中振铃:来电振铃中拨号:正在拨号或者拨号成功通话中登录:座席登录成功未登录:座席未登录b.b.话务干涉话务干涉选中某一座席,点击右键出现远程控制菜单监听:监听通话,座席无知觉。如果座席不在通话时监听,只要此座席有语音通话,通话内容则自动传过来指导:监听通话,并
16、可以指导座席。通话对方(客户)不会听到指导声音强拆:强制挂断座席的通话暂停:将座席的状态变为暂停状态,向系统示忙。暂停后系统不会给座席分配来电呼叫:呼叫座席,实现内部通话转接:将座席接听的来电转给其他座席会议:向座席发起会议呼叫,多个座席接听后实现多方会议。最多可发起 7 个会议邀请登出:将座席彻底从系统登出,直至座席重新登录2.3.2 详单查询详单查询查询座席一段时间内的呼叫详细情况,可根据主被叫、通话时长、通话状态等查询详 细话单。查询结果并可以导出到 excel2.3.3 录音质检录音质检调听坐席通话录音,并进行评价,同时可以下载录音。查询字段解释查询字段解释: 坐席编号坐席编号:坐席的
17、唯一标识,点击输入框会打开坐席选择页面:选择好坐席后点击按钮。时间范围时间范围:指的是录音时间。 快速查询快速查询:点击本日,本周,本月,能够快速查出某个时间的录音。 通话时长通话时长:录音时长。点击按钮,坐席可以根据这些查询条件查找出特定的录音,如下图:点击如图红色方框内的录音编号,可以下载本录音,如下图:点击按钮,打开录音质检页面,如下图:质检选项解释质检选项解释: 对方姓名对方姓名,对方年龄,对方性别:根据实际情况进行相应的选择和填写。 通话坐席通话坐席:由系统自动填写本录音的坐席编号。 坐席性别坐席性别:根据实际情况进行相应的选择。 通话性质通话性质:指的是本次通话是基于什么样的目的,
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- CRM 系统 使用 介绍 说明
限制150内