出访秘书随从事务工作程序.docx
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1、 出访秘书随从事务工作程序 随从事务的类型许多,诸如随领导进展商务调查讨论、随领导出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务,往往内容不同,时间有短长,但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例,其工作程序大致可分为三个阶段: 1、预备阶段 当领导确定出访后,秘书要在动身前做好充分的预备工作,包括思想、组织、物质和资料等方面的预备工作。 (1)思想预备。秘书要了解商务出访的意图、目的;出访的内容和重点;邀请单位和对象;参与出访的有关人员;出访的大致日程安排;盼望邀请单位做哪些预备工作等。 (2)组织预备。秘书要做到:依据领导指示拟制出访方案;通知有关部门确定参与出访的随从人员名单,
2、并进展编组和分工;组织全部人员参与预备会,听取领导关于预备工作的指示,学习有关文件,布置详细任务;印发出访方案和日程安排;与邀请单位联系,使其有所预备。 (3)资料预备。秘书要收集:邀请单位的历史沿革,领导班子,当前工作发表及评价的资料;同出访工作相关的领导指示政策,法规性文件;同出访中心内容相关的理论和典型阅历方面的资料;出访地区有关地理、气候、交通状况以及风土人情方面的资料。 (4)物质预备。秘书要携带:办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。 2、出访阶段 (1)做好组织安排。领导商务出访免不了有观察商品生产现场,召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间
3、、地点和有关人员。无论哪种活动,随从秘书都要做好记录,以便事后分析、讨论。 秘书看到、听到的状况要准时、精确地向领导汇报。 (2)主动提出建议。在出访阶段,随从秘书如发觉问题,应主动向领导提出如何处理的建议。 (3)准时同企业联系。在领导出访期间,秘书要同原企业准时沟通信息。如将外出领导的活动状况准时用通讯工具告知企业,使企业留守领导者把握外出领导的状态。同时也要从企业内部猎取信息,使外出领导准时了解领导的重要指示,以及原企业的工作动向,保证领导信息灵通,以利实施不连续的指挥。 (4)处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中遇到人事、时间、地点等方面的冲突,要主动协调,尽
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