档案室管理规章制度遵守范文(6篇).docx
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1、 档案室管理规章制度遵守范文(通用6篇) 一、分管档案工作的局领导职责 1、组织全局性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对局档案工作的领导,将档案工作纳入局的整体进展规划,列入局议事日程,催促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 3、关怀档案工作和档案室的建立与进展,从人力、物力、财力上赐予支持,准时解决工作中的重大问题和困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调进展。 二、局档案员职责 1、贯彻实施档案法、山东省档案条例等档案工作的法律、法规,建立健全档案治理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进展
2、监视和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片,收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责治理全局各种门类和载体的档案,维护档案的完整、精确与安全,并为本单位各项工作的需要供应效劳。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、分管档案工作的各处(室)领导职责 1、配备具有较好政治业务素养的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。 2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年讨论一次档案工作),帮忙专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。 3、组织本单位人员学习档案法规,执行局档案工作的规章制度。 4、疏通渠道,严格制
3、度,催促有关人员留意平常各类文件材料的形成积存,积极协作专(兼)职档案人员的归档工作。 5、协同档案室监视、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责状况。 四、各处、室专(兼)职档案人员职责 1、坚持平常整理。依据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积存、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、精确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写精确,案卷名目清晰,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,留意文件材料的安全和保密。 5、主动
4、接收局档案员的业务指导和催促检查,按规定时间向档案室移交。 6、积极参与业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进展分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室供应档案名目和统计年报表。 其次篇: 档案室治理规章制度遵守 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不行缺少的要素。为标准集团档案治理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必需按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案治理对口部门档案资料
5、的完整性、连续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案治理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案治理工作进展监视、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的治理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围 1、但凡反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等) 5、政府、工程批文、合同; 6、公司制度
6、体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司打算等); 7、工程进度规划掌握文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸; 8、各分子公司及集团总部各部门年度工作规划及资金规划; 9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同); 10、公司有效证照、证件、印章; 11、具有法律效力及保存价值的文件; 12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等; 14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料; 15、其他有必要归档治理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生
7、作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最终一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。 2、集团各部门应准时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必需严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案供应两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专
8、人签收后各留存一联清单备查。 4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。详细应做到下述几点: (1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。 (3)卷内文件材料应区分不怜悯况进展排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后; (4)卷内文件材料应按排列挨次依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每
9、页材料正面的右上角、反面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的反面编号。 (5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必需以规定的格式逐件填写卷内文件名目,对文件材料的题名不要随便更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清晰,填入有关项内;卷内文件名目放在卷目。 (6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 四、档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。 2
10、、确定集团档案保管期限的原则 (1)但凡反映公司主要职能活动和根本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。 (2)但凡反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。 (3)但凡在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。 五、档案保密级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议,行政人事部经理核定密级。 2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 3、有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(集团
11、行政人事部经理)及副总以上级领导批准。 4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案治理,准时供应利用。 六、档案的借阅 1、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案治理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。 2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 3、借阅档案必需严格履行登记手续,归还的档案要进展检查、清点,并在登记薄上注销。 4、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特别状况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(集团行
12、政人事部经理)批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 6、借阅的档案用完后,应准时归还,借用时间一般不得超过十天。 7、借阅人对档案要妥当保管,不得遗失。 8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。 七、电脑档案的治理 1、全部员工使用的电脑必需指定特地的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。 2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案治理责任人。公司全部员工须到电脑治理责任人处对存档电脑区域、文
13、件夹名称进展照实登记;各电脑档案治理责任人须定时对本单位的电脑根据登记存放区域进展检查。 八、档案的鉴定与销毁 1、集团行政人事部定期对所保存的档案进展鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进展销毁。 2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持,有关部门参与,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进展逐件审查,提出存毁意见。 3、档案材料鉴定小组审定,并经集团总裁批准后,方可销毁。 4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进展监销,监销人要在销毁清册上签字。 九、罚则 1、集团各分子公司凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发觉,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件部门负责
14、人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元500元,并予以集团内通报批判。 2、集团全部员工凡违反制度第六条第4项,泄露公司档案隐秘的,涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的,视详细状况,对其部门领导和当事人各罚款500元1000元,并予以通报批判;如造成恶劣后果者,视状况严峻程度追究其法律责任。 3、集团全部员工凡违反本制度第六条第6项,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。 4、集团全部员工凡违反本制度第六条第7项,遗失档案的,应马上报告,如因遗失档案,泄露公司商业隐秘,造成恶劣后果者,视状况严峻程度追究其相关责任。 5、档案治理员丧失
15、、标准档案调阅流程或擅自供应泄漏档案机密,应依据情节轻重,赐予纪律处分及相应罚款,直至依法追究法律责任。 6、集团全部员工凡违反本制度第七条,不按规定存放电脑档案,不按规定承受检查者赐予相应的纪律处分及罚款。 十、附则 1、本制度自2023年9月1日生效。 2、本制度由集团行政人事部负责解释。 3、各子公司应依据本制度,结合本单位的实际状况,制定详细实施细则。 4、以往的相关规定与本方法不全都的,以本制度为准。 十一、附件:集团各分子公司各部门存档及备案范围 第三篇: 档案室治理规章制度遵守 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制
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