重点建设项目档案整理.docx
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1、工程档案整理规范及要求第一局部:总体要求第二局部:建设工程文件归档范围和保管期限表第三局部:工程档案分类第四局部:工程档案整理第一局部:总体要求一、国家、省、市关于重点建设工程档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号:郑州市建设工程竣工验收规定(第五、六、七、十四、十五条)2、专项验收制度:重大建设工程档案验收方法3、登记制度 :国家重点建设工程档案管理登记方法4、通知制度 :关于建立郑州市重点建设工程档案专项验收通知制度的通知二、参建各方档案工作职责建设工程档案是由工程管理档案、勘察设计档案、施工档案、监理档案、竣工档案等共同组成的一个 完整的档案体系,分别由不同建设单位形成与整理归档,
2、工程参建各方在档案工作中承当着不同的职责。1、工程代建(使用)单位与各参建方:应通过合同、协议等手段规范各参建方的责权利,设立专门 的档案条款,将监理、勘察、设计、施工等单位工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,对工程 档案的范围、套数、质量、移交时间、违约责任等提出要求,明确各参建单位应承当的整理、归档责任。2、工程参建各方:加强对重点建设工程档案工作法律、法规的学习,增强工作人员档案意识。实行 领导负责制,确定各部门及档案工作人员的岗位职责。制定可行的规章制度,对工程档案实行统一管理, 确保工程档案工作与工程建设同步进行。、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准
3、确、系统情况,审核签认竣3 工文件;并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建(使用)单位移交。4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。5、施工单位形成的档案材料种类多,数量大,应配备专人,对施工各阶段档案材料进行收集,整 埋,按合同要求将工程档案数量齐备、整埋规范,及时向代建(使用)单位移交。6、参建各单位在档案向代建(使用)单位移交前,要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防 有害生物和温湿度等控制措施,保证档案实体和档案信息的平安。三、归档的要求归档:指文件的形成单位完成工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定向有关单位移交
4、。如:1 / 28序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设 单位单位设计 单位监理单位城建档案馆道路面层压实度试验记录长期V3混凝土试块强度试验记录混凝土配合比通知单短期混凝土试块强度试验报告长期V混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期V混凝土试块强度统计、评定记录长期V4砂浆试块强度试验记录砂浆配合比通知单短期砂浆试块强度试验报告长期V砂浆试块强度统计评定记录长期V5钢筋(材)焊、连接试验报告长期V6钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期7桩基5出试(检)验报告长期V8工程物质选样送审记录短期9进场物质批批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期(六)施工记录1地基与基槽验收记录地基钎探
5、记录及钎探位置图长期长期V地基与基槽验收记录长期长期V地基处理记录及示意图长期长期V2桩基施工记录桩基位置颊小意图长期长期V打桩记录长期长期V钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期V钻孔(挖孔)桩混凝土浇灌记录长期长期V3构件设备安装和调试记录钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期V厂(场)、站工程大型设备安装调试记录长期长期V4预应力张拉记录预应力张拉记录表长期V预应力张拉孔道压浆记录长期V孔位示意图长期V5沉井工程下沉观测记录长期V6混凝土浇灌记录长期7管道、箱涵等工程工程推进记录长期V8构筑特沉降观测记录长期V9施工测温记录长期10预制安装水池壁缠绕钢丝应力测定记录长期V(七
6、)预检记录10 / 28序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设 单位单位设计 单位监理单位城建档案 馆1模板预检记录2大型构件和设备安装前预检记录短期3设备安装位置检查记录短期4官道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期6支(吊)架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹破(冲)洗记录短期8保温、防腐、油漆等检查记录短期(八)隐敝工程质量检查(验收)记录长期长期V(九)隐敝工程质量检查评定记录1工序工程质里评/E记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期V(十)功能性试验记录1道路工程的弯沉试给记录长期V2桥梁工程的动、静载试验记录长期
7、V3无压力管道的严密性试验记录长期V4压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等 记录长期V5水池满水试验长期V6消化池气密性试验长期V7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期V8电气照明、动力试运行记录长期V9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期V10燃气储罐总体试验记录长期V11电讯、宽带网等试运行记录长期V一)质量事故及处理记录1工程质量事故报告永久长期V2工程质量事故处理记录永久长期V(十二)竣工测量资料1建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期V2地下管线工程竣工测量记录永久长期V竣X E_()建筑安装工程竣工图1综合竣,图V综口图总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照永久长
8、期V明、道路、绿化等)永久长期V竖向布置图永久长期V室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期V电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图11/28序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设 单位单位设计单位监理单位城建档案 馆设计总说明书永久长期V2室外专业图室外给水永久长期V室外雨水永久长期V室外污水永久长期V室外热力永久长期V室外燃气永久长期V室外电讯永久长期V室外电力永久长期V室外电视永久长期V室外建取品永久长期V室外消防永久长期VO室外照明永久长期VO室外水景永久长期VQ室外道路永久长期V_0_室外绿化永久长期V(二)专业竣,图1建筑竣工图永久长期V2结构竣,图永久长期V3装修装饰工
9、程竣工图永久长期V4电气工种智能化工程竣工图永久长期V5给排水工程消防工程竣工图永久长期V6采暖通风空调工程竣_1_图永久长期V7燃气工程竣工图永久长期V市政基础设施工程竣工图1道路工程永久长期V2桥梁工程永久长期V3广场工程永久长期V4隧道工程永久长期V5铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期V6地下铁道等轨道交通工程永久长期V7地下人防工程永久长期V8水利防灾工程永久长期V9排水工程永久长期V10供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期VII高压架空输电线工程永久长期V12污水处理、垃圾处理处置工程永久长期V13场、厂、站工程永久长期V竣工验收文件工程竣工总结1工程概况表永久V
10、12 / 28序号归 档 文 件保存单位和保管期限建设 单位单位设计 单位监理单位城建档案 馆2工程竣工总结永久V竣工验收记录()建筑安装工程1单位(子单位)工种质量验工验收记录永久长期V2竣工验收证明书永久长期V3竣工验收报告永久长期V4竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)永久V5工程质量保修书永久长期V(-)市政秀出设施工程1单位工程质量评定表及报验单永久长期V2竣工验收证明书永久长期V3竣工验收报告永久长期V4竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)永久长期V5工程质量保修书永久长期V财务文件1决算文件2交付使用财产总表和财产明细表永久长期V四声像、缩徽、电子档案1声像档案工程照片永
11、久V录音、录像材料永久V2缩徽品永久V3电子档案光盘永久V磁盘永久V注:“V”表示应向城建档案馆移交第三局部工程档案分类(-)基建档案分类1、“使用性质单项工程”分类法(见例1)2、“专业使用性质单项工程”分类法(见例3、“使用性质”分类法(见例3、例4、例5)4、不分类直接组卷(见例6)13 / 28基本建设类(一级类目)例1:(二级类 目)性建筑生活性建筑葡萄糖车间办公营业性建筑保管单位(直接 组卷)综合类(目)123厂区平面图(或总体规划)房地产权证基建管理使用性质单项工程分类法例 1 (2):XXX房地产公司分类大纲|人才管理r I . 一-一 会计工作 一一 -一 一! 设备仪器 L
12、 .amt工程 ZJ自身建筑一.一 生技管理 一r I. 经营管 董事会工作: 党政工作 公司筹建秀丽花园阳光花园1 I彩虹花园(直接按单项工程划分类目)使用性质单项工程”分类法14 / 28JJ例2:XXX建筑公司档案分类大纲(方W干部职工类 会计类 设备仪器! DW软工程类 V I I I I I BOBO I I 科研类 经营类12工业建筑农田水知建筑1民用建筑1234住宅建筑行政办公建筑文教卫体建筑商业建筑例3:专业使用性质单项工程分类基建档案JJII (使用性质分类法)例4:例4:2办公建筑1I综合3生产建筑4生活建筑15 / 28基建档案JJ基建档案JJ(使用性质分类法)综合2办公
13、建筑生活建筑号楼号楼例5:(使用性质分类法)基建档案JJ例6:基建档案JJ4辅助建筑 -A 3生活建筑一 2办公教学建筑 综合4辅助建筑 -A 3生活建筑一 2办公教学建筑 综合办家 车公寓存楼I楼I I f I直接组卷,按形成时间先后排序1、”使用性质型号”分类法(见例1)2、”工序型号”分类法(见例2)3、“车间使用性质”分类法(见例3)4、“使用性质”分类法(见例4)5、不分类直接组卷(见例5)16 / 28第四局部工程档案整理一、整理程序1、组卷一2、卷内文件排列-3、拟写案卷标题一4、复查定卷一5、编页号一6、填写卷内文件目 录一7、填写卷内备考表8、填写案卷封面-9、案卷装订一 1
14、0、案卷排列与档号编制-11、填写卷盒、 装盒排架一 12、编制检索工具一、组卷案卷:由互有联系的假设干文件组成的档案保管单位。案卷构成:卷皮+卷内目录+文件+封底(-)组卷:就是按照一定的原那么和方法,把一组有联系的文件,以卷为单位组合在一起,使它能够 表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利用。(-)组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件,而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念,不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名 到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm ,文字材料为150-200页左右,图纸为50-100页左右。4、案卷内不应
15、有重份文件。5、价值(保管期限)大体相同。(三)组卷方法基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷(1)阶段组卷法:按阶段组卷:即按准备(开工前阶段)、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。(2)问题组卷法:文字表格类:按问题(专业)组卷。如:立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化 验单、工程质检、隐蔽工程记录等。(3)专业组卷法:竣工图类:按专业组卷。即建筑、结构、装修(装饰)、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。(4)子项组卷法:按单项工程组卷,即1个工程(建筑物)1卷,文字材料在前,图纸在后。二、卷内文件排列:(-)概念:卷内文件排列,就是按照文件的形成规律和必然联系,系统
16、的、有规那么的进行排放,固 定每份文件在卷内的恰当位置。(二)方法:1、按阶段(或工序)排列在组1卷的情况下。(1)基建档案:按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监 理、竣工验收的顺序排列。(竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)2、卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:(1)整体上按时间(工作程序进度)。(2)正文在前、底稿在后。(3)正文在前、附件在后。(4)批复在前、请示在后。17 / 28(5)原件在前、复印件在后。3、图纸按图号排列。4、卷内即有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后。5、装订本钱、印刷成册的材料一般不拆
17、散重新排列。三、拟写案卷标题(-)基建档案标题拟写方法:1、文字材料类:前期文件“三段式”:责任者 关于 问题 的一名称例:市政府、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地的请示、批复、会议纪要2、表格、图纸材料类:(1)工程名称+专业(子项或分部)+表格、图纸名称(2)工程名称+表格、图纸名称例1:教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表工程名称子项分部袤格名称 例2:教学楼(电气)竣工图工程名称专业避般例3:教学楼隐蔽工程记录工程名称表格名称(二)设备档案标题拟写方法:型号+设备仪器名称+文件名称例:XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号名称文件名称四、复查定卷复查定卷
18、就是对所组成的案卷,进行一次全面的审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷 质量。复查内容:(1)案卷组成是否合理(2)卷内文件是否齐全完整(3)卷内文件排列是否系统科学 (4)案卷题名是否恰当。五、编制卷内文件页号1、编号范围:(1)除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。(2)印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。2、位置:正面右下角、反面左下角,同文档相反。3、编号工具:用铅笔编写阿拉伯数字。六、填写卷内目录1、序号:即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。序 号文件 编号责任者文件材料题名日期页号备注(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件
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