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1、 物业质保期内维保管理实施细则 为标准和加强质保期内的维保治理,使质保期内的维保工作能尽量做到标准化、标准化和提高工作效率,以削减不必要的法律纠纷,提升公司的对形状象,获得良好的社会效益,结合公司实际状况,制定本质保期内维保治理实施细则。 1.总则集团全部工程在质保期内的维保治理纳入集团质安部统一治理,详细的报事报修接单、修理工作安排、修理过程监管、修理验收等工作由各工程物管负责统一协调安排。2.适用范围准时间节点本修理治理实施细则适用于公司开发的全部工程涉及有质保期和质保金的工程、设备、材料在质保期内的维保治理,当该工程(或期工程)的交房率到达90%以上或交房后三个月时,集团质安部正式介入维
2、保治理工作至各分局部项工程质保期满为止,此节点前的维保治理工作由地产公司工程工程部负责。3.名词解释正常修理:本实施细则所指的正常修理是指在质保期内,经电话或初次书面致函要求责任单位进展修理,责任单位即根据要求合同商定组织进展的质保修理。后备修理:本实施细则所指的后备修理是指当责任单位经电话并书面致函通知后仍不进场修理或责任单位虽在要求的时间内进场修理,但修理过程中因修理单位缘由而引起业主投诉并拒绝责任单位修理或修理后经质安部和物业工程部验收仍不符合要求时;当有突发大事需要紧急处理,在电话通知了责任单位,但责任单位未限时赶到现场进展修理时,托付责任单位以外的第三方进展的修理。4.各部门职责4.
3、1质安部统筹质保期内的质保治理工作,建立健全质保治理台账并负责更新维护、质量问题的责任界定、后备修理审核、参加后备修理单位的招标确定工作、组织全部工程各分局部项工程在质保期到期前6个月和2个月的全面检查、质保期内的对外发文审核、质保金支付审核等。4.2本钱事业部后备修理审核、参加后备修理单位的招标确定工作、对后备修理预结算费用进展审核、质保金支付审核以及协作开展工程修理治理其它相关工作。4.3选购事业部后备修理审核、采纳招投标的方式确定后备修理的后备修理单位,积极协作开展修理治理的其它相关工作。4.4设计事业部赐予后备修理专业技术支持,积极协作开展修理治理的其它相关工作。4.5法务事业部后备修
4、理审核、负责修理工作的法律风险躲避、留意事项的梳理和与施工责任方往来函件的审核。4.6物业公司依据三方质量保修协议及物业公司修理治理方法,负责各工程质保期内物业详细报事报修事项的受理、组织、实施、修理施工过程管控、修理验收、回访等修理工作,参加质量问题的责任界定,同时准时将发生的全部报事报修事项及修理状况在公司ERP上完善相关台帐。4.7CRM中心负责业办法见的收集、整理、反应并将修理事项修理过程中及完毕后的业办法见在ERP台账上记录完善,修理费用的支付审核、质保金的支付审核及协作物业工程部开展其它相关工作。5.治理操作细则、流程5.1维保治理移交5.1.1移交条件5.1.1.1某工程或某期工
5、程交房率到达90%以上或交房后三个月时(以先到节点为准);5.1.1.2欲移交的某工程或某期工程涉及的全部工程工程均已竣工验收合格并办理完成了相关手续(含政府备案),如:消防工程、人防工程、自然气工程、电视电话系统、停车场治理系统(包括交通标识、标线)、门禁系统、监控安防系统、正式供用电系统、正式给水系统及公共配套设施等;5.1.1.3地产公司工程工程部组织现场移交会议前的全部报事报修事项均已整改完毕。5.1.2 移交程序:地产公司工程工程部通过ERP“维保治理移沟通程”向质安部移交修理治理工作,质安部接到流程后安排到现场查看是否到达移交条件,如到达条件,地产公司工程工程部准时组织现场移交会议
6、,质安部对到达条件的要准时登记并介入治理。5.2正常修理5.2.1当物业公司工程部接到业主报事报修事项时,准时电话通知责任单位限期进展修理,同时电话要进展录音保存,在责任单位完成修理后可删除,同时物业公司工程部准时在ERP“修理整改事项备案流程”上完善台帐登记。户内修理处理流程:物业公司工程部接单并录入ERP物业公司电话通知责任单位修理物业公司工程部、业主验收CRM中心对业主回访及将信息反应至ERP台账物业公司工程部填单人销单录入ERP公区修理处理流程:物业公司工程部接单并录入ERP物业公司电话通知责任单位修理物业公司工程部验收CRM中心收集业办法见及将信息反应至ERP台账物业公司工程部填单人
7、销单录入ERP5.2.2当物业公司工程部电话通知责任单位限期修理,但责任单位在限期内未进场修理,则物业公司工程部应通过书面致函方式要求责任单位修理(详细见质保期内的对外发文),如致函后责任单位仍未履行质保义务,可启用后备修理(详细见5.3),物业公司工程部和质安部要存放好相关函件,同时物业公司工程部准时在ERP“修理整改事项备案流程”上完善台帐登记。户内修理流程:物业公司工程部接单并录入ERP物业公司电话通知责任单位修理物业公司工程部拟函通知责任单位修理物业公司工程部、业主验收CRM中心对业主回访及将信息反应至ERP台账物业公司工程部填单人销单录入ERP公区修理流程:物业公司工程部接单并录入E
8、RP物业公司电话通知责任单位修理物业公司工程部拟函通知责任单位修理物业公司工程部验收CRM中心收集业办法见及将信息反应至ERP台账物业公司工程部填单人销单录入ERP质保修理通知函件范本:5.3后备修理5.3.1申请后备修理的条件5.3.1.1经责任界定属于合同保修范围内的质量问题;5.3.1.2当公共区域有需修理事项时,原责任单位经电话并书面致函通知后仍不进场修理或责任单位虽在要求的时间内进场修理,但修理后经质安部和物业工程部验收仍不符合要求;5.3.1.3当突发大事需要紧急处理或业主户内零星修理时,在电话通知了责任单位,但责任单位未限时赶到现场进展修理;5.3.1.4修理过程中因修理单位缘由
9、而引起业主投诉并拒绝责任单位修理。5.3.1.5后备修理的申请由物业工程起单在ERP上走“后备修理申请流程” 。5.3.2后备修理的组织、实施5.3.2.1公司选购事业部需采纳年度招标方式确定至少3家后备修理单位。在年度招标时采纳日常修理清单报价方式进展修理综合单价包干,以便于后备修理的快速实施。5.3.2.2当消失5.3.1.2的状况拟采纳后备修理时:物业公司工程部应准时组织质安部、本钱事业部、选购事业部及选购事业部招标确定的年度后备修理单位现场收方;依据现场查验收方,选购事业部根据集团公司相关要求组织年度后备修理单位进展投标文件的编制,后备修理单位的投标文件应包含但不限于有需修理事项的技术
10、方案、投标报价书、资信证明、承诺书等;依据后备修理单位的投标文件,选购事业部、本钱事业部、质安部以及物业公司站在公正、公正的立场上确定需修理事项的后备修理单位。5.3.2.3当消失5.3.1.3的状况拟采纳后备修理时:此时可向质安部采纳电话申请后备修理,质安部接到电话后准时赶到现场进展确认,但物业工程部应将全部电话通话录音保存,质量事故现场应留下处理前后的影像资料,同时事后24小时之内应补上全部的书面手续(含对责任单位的发函、修理协议的签订及在ERP上走“后备修理审核备案流程”进展后备修理的审核备案等)及在ERP上起单走“修理整改事项备案流程”完善ERP台账登记;5.3.2.4后备修理过程中,
11、当现场状况发生变化导致修理工程量发生增减时需办理修理现场签证审批单;当原有后备修理技术方案不能满意要求时,需办理修理技术核定单和修理现场签证审批单。修理技术核定单办理程序:物业工程部通知质安部、设计事业部、物业工程部现场查验,修理技术核定单由物业工程部填写后在ERP上走“修理技术核定单审批流程”完成审批,审批完成由设计事业部打印、签章后发放给相关部门,物业工程部将修理技术核定单发放给修理单位。修理技术核定单范本:修理现场签证审批单办理程序:物业工程部通知质安部、本钱事业部现场参加收方并在修理现场签证审批单上签署实际收方状况和就实际状况提出的建议,依据修理现场签证审批单由物业工程部起单在ERP上
12、走“修理现场签证审批单审核流程”完成审核。假如修理单位对签证审核金额有异议,物业工程部可重新启动“修理现场签证审批单审核流程”。修理现场签证审批单范本:5.3.2.5后备修理过程中,由物业公司工程部全程监管,质安部过程中不定期地进展监视检查执行状况,后备修理完毕需进展修理验收时,根据5.6条执行,同时在ERP上完善台帐登记。5.4修理合同的签订当修理费用涉及金额大于5000元人民币时,地产公司、物业公司工程部、修理单位必需签订三方协议。后备修理合同的签订在ERP上走“后备修理合同签订审批流程”。5.5质保期内的对外发文5.5.1适用范围5.5.1.1要求责任单位履行质保义务的函告。当物业公司工
13、程部电话通知责任单位限期修理,但责任单位在限期内未进场修理,则物业公司工程部通过书面致函方式要求责任单位修理,为确保将来可能带来的质保金扣减供应依据。质保修理通知函件范本:5.5.1.2质保金扣款通知单。当发生需在责任单位质保金中扣除相关费用时(包括因后备修理产生的费用;因责任单位工程质量缘由导致业主及第三方损失,业主和第三方提出索赔的费用)而引起的发函,主要目的是为后期支付责任单位质保金时的扣款供应依据。质保金中扣除后备修理费用函件范本:客户索赔函件范本:5.5.2质保期内的对外发文在ERP上走“质保期内的对外发文流程”。5.6修理的验收5.6.1原则上修理完毕时的验收工作由物业工程部负责统
14、一协调安排;5.6.2除业主户内修理事项的修理验收外,物业工程部必需通知质安部参与修理验收工作并在修理验收记录上签字认可,否则,该修理事项验收结论作废,修理事项相关费用不予以支付;5.6.3业主户内修理事项的验收工作由物业工程部组织修理单位和业主进展共同验收。5.7修理费用的结算审核5.7.1修理结算的条件5.7.1.1现场修理事项已完成并根据5.6条完成修理事项验收工作;5.7.1.2已向物业工程部提交了相关的修理资料(主要为设备、材料的相关资料,如:出厂合格证、设备的使用维护说明、材料的送样复检资料等);5.7.1.3已向本钱事业部提交了相关的修理结算资料(含修理技术核定单、修理现场签证审
15、批单)。5.7.2修理费用原则上实行在现场收方的根底上实行费用包干,不再另行进展结算审核,当只有消失5.3.2.4的状况且涉及金额大于5000元人民币时再另行进展结算审核,否则可直接进入修理款项的支付流程。修理费用结算审核在ERP上走“修理费用结算审核流程”。5.8修理费用的支付5.8.1修理费用的支付:当后备修理单位完成修理任务,阅历收合格后且办理完结算后,由物业公司工程部依据修理单位的修理费用支付申请表在ERP上起单走“修理费用支付请款流程”完善请款手续。修理费用支付申请表: (本表收款单位填写)5.8.2当修理费用涉及金额小于5000元人民币而未签订修理合同时,修理费用根据集团公司财务治
16、理方法予以支付,但支付前该费用必需在ERP上走“修理费用 支付审核流程”经相关部门人员的审核。5.8.3修理费用支付完成后,物业公司工程部应准时在ERP台账上完善登记记录,为将来责任单位的质保金退付审核供应可追溯的依据。5.9质保到期前的检查在质保期到期前半年和两个月时,由集团质安部组织各进展一次由质安部各专业工程师、物业公司工程部、物业工程部、质保责任单位参与的全面集中检查,质安部组织检查时在ERP上走“质保集中检查安排流程”,针对检查出的问题,按本实施细则规定进展修理,同时物业工程部将每次全面集中检查和修理的状况进展汇总形成报告在ERP上走“质保集中检查和修理状况备案流程”进展备案。5.1
17、0质保金的支付5.10.1质保金退付条件5.10.1.1对质安部安排的其次次集中检查时发觉的问题已处理完毕并经过质安部和物业公司共同验收合格;5.10.1.2供应由物业公司对责任单位在质保期内的质保工作质量进展评估的报告,评估内容必需包括:(按物业公司现在使用的评估报表执行)工作准时度(接单、开工、工期)、修理质量(含二次修理)、业主满足度、回访状况等方面进展的数据统计;质保工程在质保期内重大修理事项的具体说明;分局部项工程质保期内的罚扣款状况。5.10.1.3质保集中检查和修理状况已在ERP流程上备案。5.10.2质保金的支付审核5.10.2.1质保期满后质保责任单位申请付款时,在满意合同商定质保金退付条件和本细则质保金退付条件的状况下,物业公司工程部依据责任单位的质保金支付申请表,赐予办理付款申请手续;质保金支付申请表: (本表收款单位填写)5.10.2.2质保金的支付由物业公司工程部在ERP上填单走“质保金支付请款流程”。6.其他需说明事项6.1本实施细则所说台账是指在ERP上与之配套的“质保治理台账”。6.2本实施细则从正式公布之日起开头执行,在执行过程中依据运行状况进一步完善。6.3本实施细则由质安部负责解释。
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