有效管理工具之一计划时间管理bfqa.pptx
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1、时间管理、计划与效率时间管理、计划与效率请思考一下你是否有如下情况:n你是否认为计划赶不上变化?n你是否感觉到你的工作环境太乱了?n你是否想做一件事,比如健身,却总没开始或找不到时间去做?n你是否感觉到每天都有做不完的事?如果有以上情况,那么如果有以上情况,那么你你知道你知道你每天每天都都在做什么在做什么吗吗?打扰打扰 (电话或没有预约的接待)(电话或没有预约的接待)不知道重要性次序不知道重要性次序没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划要求职工同一时间完成多项工作要求职工同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工
2、作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力面对无穷的杂事,我们怎么办?n第一:要学会区别不同的事务,在有限的时间里做最重要的事。这里我们提供一个简单的事务分类工具。n第二:要学习一些方法,避免不必要的打扰。这里提供一些小窍门。n第三:要学会利用计划工具,统筹你的时间。紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲、健身 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动首先是事务分类工具首先是事务分类
3、工具不不不不紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第一类事务的结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急不紧急不紧急不紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第二类事务的结果偏重第二类事务的结果 有远见,有理想有远见,有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第三类事务的结果偏重第三类事务的结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力,怪罪他人缺乏自制力,怪罪他人 人际关系
4、浮泛,甚至破裂人际关系浮泛,甚至破裂不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第四类事务的结果偏重第四类事务的结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生面对这样的工作状态,你应该怎么办?小窍门之小窍门之一:一:把把等待等待时间转化成资源时间转化成资源n现在是10点45分,11点有个会议,这十五分钟我做点什么?n上班坐公车需要1个小时,这一个小时我除了提高警惕防小偷外能做点什么吗?n去银行办事,领号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗?小窍门之小窍门之二:二:停止煲停止煲电话粥电话粥n
5、如果是为了娱乐和消遣,那就煲吧n如果是为了联络感情,那继续n如果是为了讨论晚上吃什么,在哪里吃,哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱,说到自己都想不出说什么了,还恋恋不舍的话,请面壁去吧怎么办怎么办?利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权,把电话转交给被授权人处理 电话打扰电话打扰关于电话关于电话n你总有这种错觉,不管来电者想要做什么,他的需要都比你当时所做的事来得重要。n良好的电话交谈技巧,有几个简单的方法:n暗示他谈话即将结束,尽量简短扼要。n提到您有时间限制时,就说待会儿得开一个会,开会之前有一分钟的时间,问对方还需要什么帮助吗?n坦率直言:拜托,等一下我
6、得走了,老板要我几分钟之内到达他办公室,明天见。小窍门小窍门之三:之三:清理清理桌桌面面n归类,以自己熟悉的方式归类n定位,以自己熟悉的方式定位n配件放在一个盒子里面,在家里也一样n无意义的文件看一遍都嫌多,既然已经看了,扔了吧n定期淘汰怎么办怎么办?清洁的桌面代表你有序的思维,利用工作计划表来提供控制找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法 先处理棘手、最为优先的工作,过滤干扰,适当授权小窍门之四小窍门之四 文件处理文件处理 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时,何种资料派得上用场,然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后,抓住必须资料,避免超过需要量 预期作好评估,将资料
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