提高个人效率—从优先到结果.ppt
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1、 Development Dimensions International,Inc.,MMV.All rights reserved.1 11Section BreakInsert Text Here提高个人效率提高个人效率 从优先到结果从优先到结果2把你的“诀窍”告诉大家不同的人有不同的做事风格,所以我们很难说哪一种风格时间管理是正确的。不仅如此,即便是对于同一个人而言,他在不同的年龄阶段(或者是在一年当中不同的时间,甚至是在不同的形势下)做事的方式也不会完全相同。-而对于一个在30岁的时候能够做到目标明确的人来说,可能到了40岁的时候就会想打破自己的那些目标-效能专家阿兰拉金3学习目标学习
2、目标建议你更好的“掌控”自己的时间和工作负荷交流分享经验不是要让你变成忙碌地追求“高效率”的人4今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效5Q1:在日常工作中有什么经常发生的障碍因素或工作习惯,阻碍或影响自己工作效能?思考一下Q2:为什么会发生?原因为何?6检验你的优先级重中之重7优先管理矩阵危机孩子生病最后期限项目期限着火的房子紧急医疗事故顾客的投诉及要求计划中的项目或任务建立网络关系拜访客户,了解需求陪伴你所关心的人为将来事
3、项所作的准备自我更新干扰电话日常干扰某些电话某些会议某些聚会某些报告看太多电视为打发时间玩电子游戏阅读广告宣传品煲电话粥有些交际应酬有些文件之处理l自我干扰现在就做马上(写进计划)去做真的需要做吗不要去做重要不重要紧急 不紧急8优先排序练习:优先排序练习:回顾上周活动,把它们分别列入四个象限中回顾上周活动,把它们分别列入四个象限中你上周在第几象限多?你上周在第几象限多?可以做改进吗可以做改进吗?9通常平均值25-30%25-30%15%50-60%2-3%10高效人士高效人士20-25%20-25%65-80%15%1%11讨论讨论1:Summer的早晨的早晨当天参加会议的人数突然增加,需要紧
4、急加印资料今天需要把老板的一封快递送到前台发出去按常规每月的今天要做老板的月报告,后天要上交,老板希望本月做的更细致些,可能要多花点时间经理A:来电请Summer把上次会议的总结再发一遍,他找不到第一封了需要催促各位经理提交月报表,后天是最后一天老板要看一下本月部门费用报告有个老朋友打了电话,找她诉苦”妈妈干涉谈朋友”一台投影仪有点问题,四天后要用今天要把一份重要的文件寄出去给客户其他部门的秘书在走廊上看到Summer,想和她谈两个部门联合定宾馆,这样会便宜很多下午有个提高工作效率的培训要参加Summer习惯于每一个小时上网查看邮件参会的客户走过来请Summer定返程车票前台要Summer今天
5、过去对一下本月部门花费名细12避免的方法(避免的方法(P16)协商一个最终期限协商一个最终期限有效为你的任务排续有效为你的任务排续积攒工作或一起做积攒工作或一起做检验真实性以便确认紧急性检验真实性以便确认紧急性坦白分享坦白分享(你有困难你有困难)寻求支援寻求支援礼貌说礼貌说“不不”13工作中哪些事情是重中之重P.14P.14保持事业长期成功的关键是把精力和时间专注于l帮助客户取得成功、感到满意l协助公司实现愿景和目标l发展和辅导员工l提高个人的工作效率和绩效是什么?为什么?要问谁?14然而人的天性与偏好l先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事l先做自己想做的事,然后再做別人交代的事l先做紧迫的事
6、,然后再做不紧迫的事l先做易于完成的事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事l先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事,然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事15活动:紧急/重要性表格分组找出事情-2min16紧急事项非紧急事项重要事项非重要事项1.设备故障,生产停摆2.重伤害急救3.客户抱怨与投诉4.员工产生肢体冲突5.任务关键期限A BDC1.有些电话2.有些不速之客到访3.有些会议之出列席4.有些无谓的请托5.有些临时的邀约1.有些交际应酬2.有些文件之处理3.处理垃圾邮件4.自我干扰5.个人嗜好的沈迷订定优先次序多配时间
7、立马就做考虑再做少配时间严控时间应该不做P.16171.为将来事项所作的准备2.计划中的项目或任务3.拜访客户了解需求4.辅导和培养员工5.参加有针对性的培训6.自我反省与成长规划7.陪伴你所关心的人多配时间安排再做17高效人士高效人士-寻找支持寻找支持不是你懂什么,而在于你懂得谁?史蒂芬.柯维18如果“事事优先”有何影响?l只能专注在短期的要求上l手上处理的都是急件,同时累积了 重要但不急的项目待处理l有“一事无成”的感觉l压力很大P.18P.1819所以要堤防陷阱1.把自己的任务想得简单化了,低估了 所要耗费的时间2.把事情复杂化了3.做事欠缺效率4.未能充分利用手头的资源与支持5.任务表
8、上有太多不重要事项P.18P.1820参考课本P.18下方“事事优先的陷阱”,快速找出哪一个是你经常陷入的陷阱?(1分钟)自我省思与练习P.18P.1821如何避免事事优先的陷阱 1.协商期限2.顺序列出任务,达到最高成效3.积累工作与问题(整合/批次处理)4.核查真实性5.坦白分享6.寻求支援7.果断说“不”8.若能力许可,就更卖力一点P.1920P.192022如果你无法达到原定目标期限,怎么办?課本P.21 Do&DontsP.21P.2123l全面与宏观 询问领导、成功的同事以及内外部顾客 对自己的职务做更广阔全面的了解。l运用 紧急性/重要性表格检视工作项目l避免事事优先的陷阱l同时
9、应用在你的工作生涯与个人生活中 以终为始以终为始检验你的优先级学习要点24今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效25定义“拖拉”认为并承认应该在某时间内进认为并承认应该在某时间内进行或完成的任务,却没有做到行或完成的任务,却没有做到26拖 延WhatWhatWhyWhyPay-OffPay-Off27伊利大剧场最离谱的借口?准备:6 分钟表演:2 分钟28如何克服拖延?首先驾驭你的工作(Managing the Job)n化
10、整为零减法思考(拆解再拆解)n设定时限合理时间n追踪进度步步为赢P.8586P.858629nWhat?要完成什么Task:需要完成什么任务Steps:完成任务的步骤nWhen?起讫时间nWho?谁来做nResource?需要什么资源个人练习:任务分解表P.87P.8730如何克服拖延?驾驭工作(Managing the Job)n化整为零n设定时限n追踪进度还要驾驭你自己Managing Yourself!P.8586P.8586这样就够了吗?31克服心理障碍P.8889困惑 我不知道怎么做、甚至如何开始做我不知道怎么做、甚至如何开始做厌倦 觉得工作冗长而乏味觉得工作冗长而乏味焦虑 我做不好
11、怎么办我做不好怎么办挫折 觉得工作觉得工作没价值没价值疲倦 我实在没力气做了我实在没力气做了Which oneWhich one?How toHow to?32克服拖延恶习学习要点驾驭工作(P.8586)n化整为零n设定时限n追踪进度驾驭你自己(P.8889)n情绪管理、正能量33做出完美的工作 vs.“完美主义”l完美主义相信100%完美是唯一可接受的标准,其他都没有意义。l是一种“All-or-nothing”的心态l坚持认为每一项工作都同等重要l所关心的是自己,而不是工作或客户的需要P.80P.8034完美主义者如何看待自己多数人如何看待自己35如何避免陷于完美主义?l先快速检查自己是不
12、是?(P.80)l认真想一想自己对“质量”的看法(P.82)l调整“出色工作”的定义(P.82)l实施“要质量而非完美”的策略(P.83)P.8083P.808336今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效37降低干扰的行动表现=潜力干扰Performance=PotentialInterference摘自添摘自添高威工作的内在诀窍高威工作的内在诀窍Inner Game of WorkP.313238l在一张纸中间列出 6-8
13、 个干扰实例l两边留出空间 l判断每个例子并标出下列记号:P 可避免(Preventable)M 可减少(Can be minimized)必要的(Necessary)l估算一下每一项例子大概占去时间%l算出占去工作的总和比例 省思:工作中的干扰39n 可以避免的 P(Preventable)因为拿东西而中断手头的工作多次去打印n 可以减少的 M(Can be minimized)员工或上司的突然造访会议电话n 必要的 N(Necessary*)应对客户安全性问题干扰的類型40统计一下(范例)分类有哪些打扰所占比重PPMMEmail MessagesMaking CopiesPhone Cal
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