党政机关会务服务规范(DB3714-T 0008-2021).pdf
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1、ICS 03.080A 16DB3714德州1市地万标准DB3714/T 00082021党政机关会务服务规范Service specification for conference affair of Party and government organizations2021-11-lo发 2021-12-lofi皿德州市市场帐督管理局发布DB3714/T 00082021次目前士一口4范围-2规范性引用文件3术语和定义-4会议分类-41一类会议-42二类会议-43三类会议-5基本要求-5管理机构-5臣制度建设53人员要求;54人员管理-6服务流程及内容色需求确认-62会前准各63会中服务
2、64会后整理-7服务保障7卫生防疫管理7.2设施设备用品7.3 安全与应急8 服务评价与改进8叮服务评价-82投诉处理-83服务改进-附录Ac规范性)附录B(规范性)附录C(规范性)附录D(规范性)参 考 文献-会务服务礼仪规范-会务服务人员培训考核内容奉茶续茶服务规范评价反馈表-22222222333455566666713172021I工112IDB3714/T 00082021党政机关会务服务规范千范围本文件规定了党政机关会议服务的会议分类基本要求服务流程及内容服务保障及服务评价与改进本文件适用于德州市党政机关会务服务其他会务服务可参照执行2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性
3、引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文件仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件GB/Tloooi.i公共信息图形符号第i部分:通用符号GB/T 10001.2 公共信息图形符号第2部分:旅游休闲符号GB/T 30520-2014 会议分类和术语3术语和定义GB/T 30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件3叮会务服务conference service全程策划执行各类会议或团队活动的综合性服务项目32会议conference在特定的时间和空间通过发言讨论演示商议表决等多种形式以达到议事协调交流信息传播知识推介联络等
4、目的的一定人数的群体活动来源:GB/T30520吨01431133党政机关会议conference affair of Party and government organizations党的机关人大机关行政机关政协机关审判机关检察机关党政机关派出机构直属事业单位以及工会共青团妇联等人民团体主办的会议34会议主办单位organizerDB3714/T 00082021独立或联合发起举办会议并承担主要法律责任的组织来源:GB/T 30520-2014,3.2.1有修改4会议分类41一类会议一类会议包括如下参会人员应按照批准文件根据会议性质和内容确定人员数量:市党代表大会市党代表会议市委全体会议市
5、委工作会议县市区委书记会议;市人代会和市人大常委会议;市政府工作会议;市政协全委会和常委会议;市纪委全会;市级工会共青团妇联等人民团体代表大会;全市劳模表彰大会42二类会议二类会议包括如下参会人员一般不超过200人:a)以市委市政府名义召开的拟请县市区党政负责人参加的除41之外的工作会议;b)市委市政府确定召开的其他重要会议43三类会议三类会议为各单位召开的综合性工作会议参会人员一般不超过l50人5基本要求51管理机构应具有党政机关会议定点场所资格52制度建设521建立完善的会议服务管理制度主要包括:会议接待礼仪培训设备操作管理档案管理环境卫生安全管理应急预案保密管理等522建立与相关部门有效
6、的沟通机制确保会议有序进行523建立与会议服务相对应的岗位明确各岗位工作职责和权限为各岗位建立服务流程和技术规范并在工作中贯彻实施524应根据需要科学设定岗位配置相应专职人员实行岗位责任制53人员要求53l会务服务人员应遵守服务礼仪规范(附录A会议服务礼仪规范);且应具备相应的业务知识和技能并熟练运用532设备操作人员应具有相应的执业资格职业技能或专业技术任职资格54人员管理DB3714/T 000820215.4.1 人员培训应根据岗位职责对工作人员进行培训培训内容包括但不限于:a)组织的服务理念组织文化;b)会务服务和会务管理的理论知识;c)服务礼仪规范内容;d)会务服务人员服务技能(附录
7、B会务服务人员培训考核内容);e)设备操作人员专业技能;f)卫生防疫知识培训;g)保密要求;h)应对常见会务突发事件542人员考核应根据岗位职责对工作人员进行考核考评制定考核方案对培训效果进行评价包括但不限入职考核;日常考核;定期考核会务服务人员考核内容(附录B会务服务人员培训考核内容)1 2往 abcZ车:车色于 色6服务流程及内容色1需求确认6.1.1建立适当的会议服务需求受理方式应安排专人提前与会议主办单位确认以下事项a)会议主办单位名称通讯地址联系人及电话;b)会议名称日期时间地点参会人数;c)会议设备要求;d)会议服务项目及会议用品需求6.1.2若会议需求发生变更应以会议主办单位的通
8、知为准由专人负责变更6.2 会前准备6.2.1会议指引应在会场入口处电梯出入口各楼层拐角处设置指引标识且符合GB/T 10001.1和GB/T 10001.2的要求;一类会议和二类重要会议宜安排迎宾人员提供指引服务622会场布置6221会议用品会前应准备纸笔茶杯茶叶饮用水毛巾纸巾疫情防控用品等6222桌椅DB3714/T 00082021主席台布置(单双居中)座位应遵循左边为大原则桌子应选用统一规格尺寸长度根据主席台人数及会议特点决定总长不应超过主席台宽度的2/3椅子应选用统一规格带扶手椅子与桌子距离25 cm5 cm不带扶手椅子与桌子距离15 cm5 cm;每排桌与桌间距95 cm5 cm6
9、.2.2.3 摆台毛巾碟席卡杯碟应从左至右摆放距离桌外沿15Cm处横呈一条直线杯把手统一朝右下放杯碟若放置话筒则毛巾碟席卡摆放于话筒左侧杯碟摆放于话筒右侧623会前设备调试6.2.3.lm放话筒高度弧度边距应呈一条直线;话筒分为两路信号采取一主-各工作模式具体可根据会场需求作调整;无线话筒信号接收器应考虑信号覆盖范围确保电池电量充足且各有备用电池6.2.3.2线路布置线路布置宣隐藏无法隐藏时走线应横平竖直用与周围地板桌椅颜色接近的且不反光不留胶的胶带进行粘贴6.2.3.3视频设备布置视频设各放置于所有参会人员可见处与电脑连接画面显示正常6.2.3.4调试灯光会议室日常卫生工作时灯光调至中等偏暗
10、;布置会场时灯光调至中等偏亮会前1h开启全部灯光保证会场照明灯全部亮起光线柔和不刺眼照度适宜;根据不同情况调试灯光检查使用投影仪时的灯光效果6.2.3.5调试音控音频设备时序电源调音台混音器音频处理器功放扬声器高清混合矩阵运行参数正常;音响设备与话筒正确连接避免出现杂音电流声音频干扰等;对每个话筒进行试音以不同位置最远距离可以听清音量适中为准6.2.3.6调试视频设备投影仪运行正常LED 显示屏启动正常电视机运行状态正常网络及信号线路正常信号无缝切换台运行正常音视频素材正常会场使用电脑运行正常6.2.3.7调试空调夏秋季会议室内温度高于26C时宣开启空调温度设置不低于26 C;冬春季温度低于2
11、0C时可根据现场情况及视要求开启空调温度设置不高于20c624会前检查会前应做如下检查:a)安全消防设施及疏散通道;b)厅室卫生情况;c)摆台座位格局和座次安排;d)会场各种设备设施运转情况包括照明空调音响视频设备等;e)其他事项是否符合会议流程及个性化服务需求63会中服务6.3.1应将会中服务时会务服务人员可能涉及服务内容及相应的言行举止进行细分确保服务人员按照要求提供会中服务6.3.2 会中服务的内容包括但不限于以下方面:a)迎宾:会议开始前30min服务人员在会议室正门迎宾面带微笑行15鞠躬礼主动问候迎接参会人员并用手势指引方向;b)奉茶续茶:根据季节变化和场内温度为茶杯加水夏季提前30
12、m主n冬季提前20min茶水以杯高2/3为宜;会中每隔15min20min 续水一次根据会议情况可调整续水时间;从中间DB3714/T 00082021g)64会后整理后位置的主宾位逐个奉茶奉茶时居于参会人员右侧续水以78分满为宣(附录C奉茶续茶服务规范);会议期间如需递送文件或有来访者找参会人员及时与会议主办单位联系;安排专人维护会场内外秩序一类会议和二类重要会议宣安排专人门口值守并对会场周边进行安全巡查;观察参会人员动态满足参会人员的需求如传递麦克风提供记录用纸和笔等;保持会场洗手间通道等公共场所清洁;巡视会场现场温度灯光音响情况按要求进行会议录音及时做好相应会议保障整理的内容应包括但不限
13、于以下万面:回收可重复使用的用品清点数量并记录等将桌椅等归位;清理会议设施设备扩声灯光空调等设备应按正常程序关闭检查有无缺失或损坏做好防尘处理并做好相应记录;检查会议室是否有参会人员遗失的物品如有遗失应立即送还如未能及时送还应妥善管理做好记录同时立即通知会议主办单位;检查会议室及相关的物品是否有损坏应及时报修并做好记录;对会议期间的丢弃物进行打扫;将回收的水杯等进行清洗消毒;对会议室洗手间进行保洁;关闭会议室中音响空调灯光门窗窗帘等会UU D U目D7服务保障71卫生防疫管理711环境卫生境域生速卫生要求应包括但不限于以下方面会议厅室及通道无杂物堆放桌椅内外面接缝处干净亮洁用手或白手套擦拭无灰
14、尘地面墙面墙角墙裙窗台窗框门板面门框空调出风口等区圾灰尘蜘蛛网地毯无毛球茶渍污渍用手或白手套擦拭无灰尘卫生间干净整洁宜用绿植点缀面盆水龙头镜子开水炉开水瓶无污渍水渍水垢消毒后使用确保水质干净无杂质便池无水渍消毒后使用除必备物品外不堆放其他杂物;放置洗手液擦手纸卫等卫生用品并及时补充洁净保温污垢纸光亮无垃串内外等光亮异味垃圾干手消毒剂72 疫情防控7千21会议室应配有工作间和消毒区域安排专人负责工作间应配置常用的消毒工具和消毒剂分类存放7千22场所每日消毒不少于2次垃圾桶每小时清洁消毒不少于1次增设废弃口罩回收专用箱(桶)7123工作人员应做好如下疫情防控工作:a)会前应进行健康登记建立健康档案
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