4 办公用品管理办法.docx
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1、1目的为规范办公用品领用及电子类办公用品耗材采购规程,加强内部控制、有效 降低成本,实现企业办公用品的信息化管理,特制定本办法。2适用范围适用于公司及下属各分/子公司、基地。3定义适用本办法的办公用品为未经仓库收发存管理、固定资产管理、食堂收支管 理的其他一切有形资产(以下简称办公用品)以及电子类办公用品耗材的采购,包 括办公用品、低值易耗品、耗材、办公电子设备维修及其他物资。4各部门职责行政部4.1.1 为办公用品的归口管理部门,负责对公司各职能部门及下属各分/子公司、 基地所使用的办公用品统一管理。设专管员通过信息系统实物账套实行信息管理, 通过对办公用品的统计、审核、调剂及费用的统计,实
2、现对办公用品的有效管理。4.1.2 负责根据审核完成的申请单通知指定供应商送货。4.1. 3每月通报各部门办公用品领用费用。4. 2信息部为电子类办公用品的协助管理部门,负责协助行政部对各职能部门及下属各 分/子公司、基地所使用的电子类办公用品耗材的实物管理。4.3 采购中心负责供应商的选定及价格洽谈;负责费用支付价格审核。4. 4财务部在发票报账时监督办公用品的出入库手续,确认手续齐全后报账,负责对本 实物账套的技术指导和维护。4.5 各使用部门每月25日前通过信息系统填报次月的办公用品需求计划。5工作要求零库存管理”,按月实际用量采购,成本核算到部门。6申购审批流程各部门每月25日前编制次
3、月办公用品采购申请表,经部门负责人批准后报 行政部。6.1 行政部每月30日前对各部门上报的采购申请进行审核,并编制采购汇总 表,经行政部经理、人资行政中心总监批准后呈报总裁审批,批准后由采购中 心采购。6.2 采购中心每月5日前完成采购,办公用品送到指定地点。6. 4行政部通知需求部门办理办公用品的领用手续。7财务入账当月采购物资由行政专员当月在信息系统上办理出入库手续,按合同约定填 写付款单,将签字确认的外购送货单及发票一并交采购中心、部门负责人审核, 公司领导审批,交财务部会计处,会计应审核发票合法性,必须一票二单(发票、 入库单、领料单)齐全才准予入账。8附则本办法在原规定基础上修订,
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