2023年-內部控制制度采购及付款循环.docx
《2023年-內部控制制度采购及付款循环.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《2023年-內部控制制度采购及付款循环.docx(18页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、内部控制制度采购及付款循环文件管制等级: 口管制文件 口非管制文件第5115 控制重点1) 询比议价资料平日应注意收集,须详实完备,保持最新时效, 供货商资料厂商料件基本资料亦应随时更新,保持正确纪录。2) 请购单询比议价单必须经主管核准后,方得办理采购。3) 办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定,外购进度亦须 依预定采购过程控制追踪。4) 大量采购之主料、副料、包装材料,以合约采购为原则,并应 保持两家同时供料,以免受到供货质量之限制,影响到生产作 业。5) 重要采购合约签订前,须经法务单位或公证单位人员查核。6) 为提高进货质量,降低进货成本,便于管理,应建立可完全配 合之协力厂商。7
2、) 遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时,须通知有关单位 ,以便事先连系;报告呈核后,立即采取应变措施。第相关资料供货商数据厂商料件数据、请购单、询比议价单等。第作业程序1.需比例结汇1)由采购单位计算结汇所需金额。2) 所需金额申请表及各类相关凭证,一并送交主管人员核准。3) 预付外购款,依请购案号或L/C逐案控制。2. 记帐1) 请款条件审核无误后,开立应付凭单,制作传票,记入账册。2) 应付凭单交由出纳单位开出支票。3) 支票经签章后,应交由经办人申请开立信用状。3. 申请信用状1) 准备下列文件向结汇银行申请开立信用状:(A)开发信用状申请书。(B)已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。2
3、) 依法须申请输入许可证者,尚须附输入许可证。3) 于进口中国大陆海关,应先申请核对进口批文。4)申请输入许可证时,须具备下列数据,向国贸局或外汇银行申 请:(A)商业发票(Performance Invoice)。(B)目录或型录。(C)特别规定。4. 银行开具信用状上述手续无误且未超过银行之授信额度,则银行将会开出信用状。5. 在途品作业1) 起运点交货条件之物品所有权已移转时,应办理投保运送等事 宜。投保依相关保险规定办理。2) 对自行安排运送之货品,须预先安排船期。3) 货品装船后,由卖方通知预定起岸日期,资材部单位准备安排进口报关事宜,并通知仓储单位。6. 准备提货1) 资材部单位于
4、接获船务公司通知预定到港通知后,通知仓储单 位、财会单位及报关公司(报关人员(深圳)O2) 仓储单位接获到货日期、品名、数量后,预先安排人员搬运及 存置位置。3) 财会单位于知悉预定结汇还款日后,安排调度各项财务资源, 准备结汇。7. 结汇还款1) 检核利息计算是否正确。2) 结汇费用是否依银行之收费标准计算。3) 依请购案号或L/C编号,将每次支付费用记入每一批材料之 进口器材付款纪录表。8. 提货1) 费用项目均为固定,多出项目应查核原因是否合理。每一项费 用是否均有合理凭证。2) 核算各项计算方式是否合理,计息起迄日期是否正确,有无扣 除免费日期。3) 对于无支付标准之特别报关费用,是否
5、依核决权限呈请核准。4) 实收数量少于装运数量时,注意有无办理索赔;实收数量少于 公证数量时,有无向运输公司提出索赔。第8fB 控制重点1) 有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整 时,所应附之原始凭证必须经核准,内容必须合理。2) 应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇 集归档。3) 应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后,始 签付。4) 预付货款之支付一律规定以支票支付,并抬头、划线、禁止背 书转让。如以现金方式支付者,须合于现金付款方式。5) 已付款原始凭证应盖付讫章,支付传票背后应有领款人签章, 以免重复付款或冒领情事发生。6) 开发信用状除
6、应秉持公平互利外,更应避免下列条款:(A)开立保兑信用状。(B)押汇手续由买方负担。(C)可装运于甲板上。(D)信用状可转让。(E)指定开状银行或押汇银行。(F)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。7) 在途产品之交运、保管应力求完好;拨交、移转控制力求完整 如有遗失或短少,责任必须明确;逾时甚久之在途产品,应 追查原因。8) 合约、单据必须订有寄存期间,如有逾期尚未处理者应查明原 因。9) 注意出帐日期与在途日期相隔甚久者,是否为久悬帐未解,有 无虚列帐目情形。10)对于在途产品发生遗失及短损,依合约规定处理。约定条款要 合理,已支付费用不可损及公司权益。11)核对进口数量与实际验收数量必须相符
7、,提货时物品若有损坏 或短少,应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量,须 办理索赔。12)是否有结汇费用不符规定者,或金额不符之情形,核算各项计 费方式是否合理,计息起讫日期是否正确,每一项费用是否均 有合理凭证。第湎相关资料进口器材暂付款纪录表等。第logp作业程序1. 采购通知仓储1) 采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。2) 仓储单位于收到经核准之采购单时,应依采购类别、数量 、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2. 厂商交货1)厂商于交货日备妥送货资料(送货单)、三联式发票 于厂内指定地点交货。2)属计重之材料入厂时,应予过磅其重量,并以过磅单作为核对 收料
8、重量之依据。3. 警卫登记检查1) 警卫应将厂商交货卡车之资料,登录于进出厂登记簿。2) 厂商交货时,警卫人员应就厂商检附之送货单、与采购 单核对,无误后与仓储人员联系,并由其指示厂商卸货地点 ,并要求应依规定之堆栈方式卸料。4. 数量核对点收1)卸货完毕后,仓储人员应依过磅单核对其重量,或依计算之方 式核对数量。2) 核对无误后,仓储人员除签章暂收材料外,并通知品管单位准 备检验。5. 检验1) 材料暂收后,品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取 样,并开立进货检验报告单。2) 检验之质量标准以采数值表示方法为原则(IQC检验标准)。3) 材料检验规定应包括:(A)取样样品数。(B)依该
9、材料使用性质之重要性列出检验项目。(C)各检验项目之质量标准或可接受范围。4) 检验单位就检验结果评定样品系正常或异常,并就检验情形加以说明,以供呈核及收用与否之参考。6. 入库记帐检验合格时,品管单位应将检验结果通知仓储单位,并即登入料 件管制卡进料栏内,办理入库,并于备注栏注明收料单之号 码。7. 请款办理入库后,仓储单位应将验收单据(验收单)、发票等 转送采购单位办理请款。8. 索赔1) 若检验不合格时,则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手 续。2) 依f与合约不符作业规定办理。第llgp 控制重点1) 验收作业应依照材料检验相关规定办理。2) 发票之原物料名称、规格、数量、金额与送货
10、单或验收 单必须相符。3) 原料验收,必须会同验收单位与采购单位办理。4) 如已分批收料,仓储人员应在订购单采购单上注明分批收 料日期、数量,以复印件送采购人员。5) 不合格之原物料应通知采购单位退回或扣款。第12 相关资料采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购 单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验 收单等。第13SP 作业程序1) 逾期未交货之交易,应去电寄函催办。2) 违约情形若须经法律途径解决时,交由公关单位提出告诉。3) 延期交货之购置,按合约规定罚款。4) 所交货品之质量、规范如不符合但仍可使用者,亦属违约情形 ,如因急需而不能等候更换,改以减价收货时,则由采购人员 将计算处
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 2023 控制 制度 采购 付款 循环
限制150内