资料处理时效性制度.docx
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1、资料处理时效性制度1 .目的1.1 为了建立健全集团公司开辟项目工程资料管理,完整、准确、系统 地管理好工程资料档案,充分发挥工程资料档案在投资、开辟工作中的 重要作用,为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。1.2 工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备 案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括在此过程中形成的 文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。2 .工程资料的归档范围2.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具 有保存价值的各种载体的资料,均应采集齐全,整理立卷后归档。2.2 工程资料的具体归档范围应符合建设工程文件归档范围和保管
2、期 限表的要求。3 .工程文件材料的质量要求3.1 工程资料应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备(不 能代签或者打印)。卷内目录。视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目录,将不 同时段录制的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、录制时间、 内容、录制者、备注组成。10.工程资料借阅制度10.1 借阅技术资料,须填写借阅申请单,经部门领导签字允许后方可借 阅,借阅时要填写借阅登记表,归还时部门资料员要对其检查之后方可 归档。10.2 绝密文书、技术资料普通不借出、不复制、不摄影,如确因工作需 要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,先经部门领导允许,剖门资 料员只能按其范围、要求、内
3、容提供利用。103外单位人员借阅档案、资料者,凭单位介绍信,信上要注明查阅范 围、内容、用途,属机密、绝密档案或者资料,应主管领导允许方能借阅。10.4 借阅的资料要妥善保存,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等, 借阅人必须妥善保管,防止丢失和泄密,未经允许,不得复印、抄录和 转借,不能将档案内容公开,如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有 做出处理前住手借阅。10.5 借阅时间在一周以内,如需继续使用可办续借手续,对特殊情况需 较长期利用的要经主管领导批准,但年末要将所借资料交回,进行清 点、核对后重新借出。对长期借阅不归还,又不说明原因,不办理续借 手续的,部门资料员要通知借阅部门负责人负责
4、人催还。10.6 凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病 住院或者借后暂不使用者,必须将档案或者资料退回,否则不能办理 调离手续。11工程资料的归档移交11.1 工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。11.2 工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。113工程资料在工程竣工验收备案后,交公司档案室归档管理。12本制度由公司工程部负责解释。1.2 复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及坚固度应 符合规定的质量要求。33工程资料应为原件,复印件必须注明原件的存放地,经办人并加盖 原件存放单位的公章。1.4 工程资料的内容及其深度必
5、须符合国家有关工程勘察、设计、施工、 监理等方面的技术规范、标准和规程。1.5 工程资料的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。4 .工程施工过程中的资料检查:工程部资料员在工程施工过程中不定期检查(每月必检一次)施工单位、 监理单位的质量验收和安全资料,及时检查资料是否按国家质量/安全 验收规范、地方主管部门相关文件要求编制,与施工现场是否同步,原 材料、试件等是否按规范留置、送检,发现有缺漏的,列出缺漏清单, 催促施工、监理单位及时补齐。必须检查的施工阶段:项目开工前;基础、主体等各分部工程验收前; 竣工验收前二个月。5 .工程资料的接收:5.1 递件单位提供给工程部的工程资料(工程技术文
6、件、来文、图纸、 资料)由部门资料员统一接收,并应填写工程资料接收记录和收 文登记表。5.2 工程部或者其它部门从外单位带回或者通过其它途径收到的工程 文件,一律交资料员,并应登记。5.3 对接收的工程资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及 时通知寄发单位补发。5.4 对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账 (簿式台帐和电子台帐)。5.5 对各单位提供的不符合规定的档案资料文件,资料室有权退回归档 单位,归档单位应按资料室的有关要求进行整改,直至提交符合规定要 求的归档资料。5.6 凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行 工程决算、工程款支付,各
7、项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签 收合格后支付。5.7 工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提 交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。5.8 施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室,在取 得资料室资料员接收资料的确认签字后,才干与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单,一式两份,移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字,各自保存一份,以备存查。5.9 凡归档的文件材料,如不符合有关规定和标准的,资料室有权不接 收。5.10 凡不按归档范围、时间、要求归档的,资料室有权追查。6 .工程资料的发放6.1 分发外单位
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