【技术精品课件】信息技术培训.pptx
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1、信息技术培训四四四四 川川川川 理理理理 工工工工 学学学学 院院院院主讲人:张主讲人:张主讲人:张主讲人:张 弘弘弘弘一OFFICE系列软件使用1.WORD使用2.EXCEL使用3.POWERPOINT使用WORD使用8.目录自动生成5.公式编辑器使用6.分隔符的使用7.页眉页脚设置4.图文混排3.文档的合并1.工具栏的定制2.模板的使用1.工具栏的定制对对WordWord常用的操作,最简单的方法是使用工具栏上的常用的操作,最简单的方法是使用工具栏上的工具按钮。工具按钮。WordWord初始设置的工具栏为初始设置的工具栏为【常用常用】和和【格格式式】两个工具栏。两个工具栏。WordWord有
2、二十多个工具栏,我们有两有二十多个工具栏,我们有两种方法可进行设置。一种是选择种方法可进行设置。一种是选择【视图视图】菜单中的菜单中的【工具栏工具栏】子菜单进行设置;另一种是鼠标指针移动到子菜单进行设置;另一种是鼠标指针移动到【工具栏工具栏】单击右键进行设置;单击右键进行设置;2.模板的使用在日常工作中,很多文稿都具有相对固定的格式,例如:通在日常工作中,很多文稿都具有相对固定的格式,例如:通知、简历、介绍信、传真等。在知、简历、介绍信、传真等。在WordWord中允许将这些常用的文稿中允许将这些常用的文稿格式设计成模板文件供新文档使用。这样,在建立新文档时,格式设计成模板文件供新文档使用。这
3、样,在建立新文档时,就可以直接使用模板中已经定义好的样式,从而省去为新文档就可以直接使用模板中已经定义好的样式,从而省去为新文档设计版面的繁琐过程,大大提高了编辑效率。设计版面的繁琐过程,大大提高了编辑效率。(1 1)创建和修改模板文件)创建和修改模板文件所谓模板文件,就是一种用来定义固定版面格式和工具的特所谓模板文件,就是一种用来定义固定版面格式和工具的特殊文档类型。模板文件以殊文档类型。模板文件以“.dot”.dot”为扩展名,存放在为扩展名,存放在WordWord的的“template”template”子目录中。模板中的主要内容包括:文档排版格子目录中。模板中的主要内容包括:文档排版格
4、式、所用样式、文档中相同的内容(如公司名称、公司徽标等)式、所用样式、文档中相同的内容(如公司名称、公司徽标等)、以及自定义的工具栏,快捷键。、以及自定义的工具栏,快捷键。WordWord中的所有文档都是按照某种模板样式建立的,其版面中的所有文档都是按照某种模板样式建立的,其版面样式由模板中设定的样式决定。样式由模板中设定的样式决定。WordWord默认的模板是默认的模板是“Normal.dot”Normal.dot”,用户也可以根据需要设计自己的模板。,用户也可以根据需要设计自己的模板。11)选择)选择“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令,在对话框中选择命令,在对话框中选择“模板模板
5、”选项,单击选项,单击“确定确定”按钮;按钮;22)输入文档中相同的文字和图形;)输入文档中相同的文字和图形;33)定义使用的样式、工具栏和快捷键;)定义使用的样式、工具栏和快捷键;44)选择)选择“文件文件”菜单中菜单中“另存为另存为”命令,为新模板取名并命令,为新模板取名并保存。保存。(2 2)应用模板创建新文档)应用模板创建新文档 1 1)选择)选择“文件文件”菜单中的菜单中的“新建新建”命令;命令;2 2)在)在“新建新建”对话框中,选择适当的模板(如:空文档);对话框中,选择适当的模板(如:空文档);3 3)在)在“类型类型”选择框中指定新建类型选择框中指定新建类型“文档文档”;4
6、4)单击)单击“确定确定”按钮,建立一个新文档,并进入按钮,建立一个新文档,并进入“编辑编辑”窗口窗口。3.文档的合并有两种方法:有两种方法:1 1、使用剪贴板进行剪切和粘贴;使用剪贴板进行剪切和粘贴;2 2、首先把插入点放在当前文档需要插入的位置,然后使用首先把插入点放在当前文档需要插入的位置,然后使用“插入插入|文件文件”在插入文件对话框中选择需要插入的文件名,单在插入文件对话框中选择需要插入的文件名,单击确定。击确定。注意:当两个文档的排版格式有差异是不能直接合并,必须注意:当两个文档的排版格式有差异是不能直接合并,必须先设置分节符后合并!先设置分节符后合并!4.图文混排1 1、使用、使
7、用“绘图绘图”工具栏工具栏单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“绘图绘图”按钮按钮,可打开如图所示,可打开如图所示的的“绘图绘图”工具栏,利用这些绘图工具,可完成一般我们常见工具栏,利用这些绘图工具,可完成一般我们常见的图形的绘制;的图形的绘制;2 2、插入图形、插入图形 WordWord能够支持常见的多种图形格式。插入的方法为;先能够支持常见的多种图形格式。插入的方法为;先将光标定位需要插入的位置;选择将光标定位需要插入的位置;选择“插入插入”菜单中菜单中“图片图片”,然后然后根据需要选择;根据需要选择;3 3、使用文本框、使用文本框使用文本框可实现图文混排的效果,方法为:先插入一个使用
8、文本框可实现图文混排的效果,方法为:先插入一个文本框,然后在中插入所需图片、文字,然后可在文本框,然后在中插入所需图片、文字,然后可在“格式格式”栏栏中中的的“文本框文本框”选项中进行图文混排方式的选择。选项中进行图文混排方式的选择。5.公式编辑器的使用返返返返 回回回回在写论文和其他一些科技文献的时候,经常要用到数学公式、在写论文和其他一些科技文献的时候,经常要用到数学公式、数学符号。利用公式编辑器数学符号。利用公式编辑器(EquationEditorEquationEditor)可方便的实现。可方便的实现。操作步骤如下:操作步骤如下:(1 1)将插入点定位于要加入公式的位置;选择)将插入点
9、定位于要加入公式的位置;选择“插入插入”菜菜单中的单中的“对象对象”命令,显示命令,显示“对象对象”对话框;对话框;(2 2)在对话框中选择)在对话框中选择“MicrosoftEquation3.0MicrosoftEquation3.0”选项;单击选项;单击确定按钮,进入确定按钮,进入EquationEditorEquationEditor状态,显示状态,显示“公式公式”工具栏和菜工具栏和菜单栏,即可进行编辑;单栏,即可进行编辑;例例6.分隔符的使用返返返返 回回回回(1 1)分页符的设置)分页符的设置在在WordWord中,系统会根据纸张大小和页边距等参数进行自中,系统会根据纸张大小和页边
10、距等参数进行自动分页。同时用户也可以根据需要,在某个位置进行强行动分页。同时用户也可以根据需要,在某个位置进行强行分页。步骤为:分页。步骤为:1*1*移动插入光标到需要分页出;移动插入光标到需要分页出;2*2*选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“分隔符分隔符”命令,将弹出如下命令,将弹出如下图图所示的对话框;所示的对话框;3*3*选择选择“分页符分页符”复选框,单击复选框,单击“确定确定”按钮;按钮;注意:注意:注意:注意:手工插入手工插入的分页符,可用的分页符,可用用用DelDel键删除键删除。(2)(2)分节的设置分节的设置“节节”是文档格式化的最大单位(或指一种排版格式的范是文档格式化
11、的最大单位(或指一种排版格式的范围),分节符是一个围),分节符是一个“节节”的结束符号。默认方式下,的结束符号。默认方式下,WordWord将整个文档视为一将整个文档视为一“节节”,故对文档的页面设置是应,故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局,只需插入的版面布局,只需插入“分节符分节符”将文档分成几将文档分成几“节节”,然后根据需要设置每然后根据需要设置每“节节”的格式即可。的格式即可。分节符中存储了分节符中存储了“节节”的格式设置信息,一定要注意分的格式设置信息,一定要注意分节符只控制它前面文字的
12、格式。节符只控制它前面文字的格式。插入插入“分节符分节符”的步骤如下:的步骤如下:qq单击需要插入分节符的位置。单击需要插入分节符的位置。qq单击单击“插入插入”菜单中的菜单中的“分隔符分隔符”命令,打开命令,打开“分隔符分隔符”对对话框。话框。qq 在在“分节符类型分节符类型”中选择需要的分节符类型,分别为:中选择需要的分节符类型,分别为:“下一页下一页”:分节符后的文本从新的一页开始;:分节符后的文本从新的一页开始;“连续连续”:新节:新节与其前面一节同处于当前页中;与其前面一节同处于当前页中;“偶数页偶数页”:分节符后面的内:分节符后面的内容转入下一个偶数页;容转入下一个偶数页;“奇数页
13、奇数页”:分节符后面的内容转入下:分节符后面的内容转入下一个奇数页。一个奇数页。插入插入“分节符分节符”后,要使当前后,要使当前“节节”的页面设置与其他的页面设置与其他“节节”不同,只要单击不同,只要单击“文件文件”菜单中的菜单中的“页面设置页面设置”命令,在命令,在“应用于应用于”下拉列表框中,选择下拉列表框中,选择“本节本节”选项即可。选项即可。7.页眉页脚设置在Word文档中,可以很方便地为文档设置页眉和页脚,使其更加规范和醒目,下面以word2000为例,谈谈如何为Word文档设置页眉和页脚。1、从【视图】菜单中选择【页眉和页脚】命令如下图:2、将显示页眉框和页眉页脚工具栏。光标指向工
14、具栏上的图标,将显示其功能。如下图 可利用页眉和页脚工具栏上的页码域、日期域和时间域等图可利用页眉和页脚工具栏上的页码域、日期域和时间域等图标按钮,插入页码、日期和时间,同时,用户还可以象操作标按钮,插入页码、日期和时间,同时,用户还可以象操作WordWord中的其它文本那样,在页眉和页脚中插入图像、表格等内中的其它文本那样,在页眉和页脚中插入图像、表格等内容。和分节符联合使用还可以对不同章节插入不同页眉页脚。容。和分节符联合使用还可以对不同章节插入不同页眉页脚。8.目录自动生成用用WORDWORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷,而且阅读根据文章的章节自动生成目录不但快捷,而且阅读查找内容
15、时也很方便。具体步骤如下:查找内容时也很方便。具体步骤如下:1 1)使用)使用 格式格式 中的中的 样式与格式样式与格式 对文章中的各级标题进行排对文章中的各级标题进行排版;版;2 2)把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选)把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选 插插入入-引用引用-索引和目录索引和目录,选第二个选项卡,选第二个选项卡 目录目录,然后点右,然后点右下的确定。下的确定。3 3)可以对生成的目录进行排版。)可以对生成的目录进行排版。4 4)当你重新修改文章内容后,你需要更新一下目录,方法是:)当你重新修改文章内容后,你需要更新一下目录,方法是:在目录区域内,点右键
16、,选在目录区域内,点右键,选 更新域更新域,选第二个,选第二个“更新整个目更新整个目录录”点确定。点确定。EXCEL使用6.6.常用函数使用及单元格引用常用函数使用及单元格引用4.4.图表使用图表使用5.5.页眉页脚及标题设置页眉页脚及标题设置2.2.数据筛选数据筛选1.1.数据排序数据排序3.3.分类汇总分类汇总1.数据排序主主主主 页页页页1 1、使用排序工具按钮对数据进行排序、使用排序工具按钮对数据进行排序、使用排序工具按钮对数据进行排序、使用排序工具按钮对数据进行排序“常用常用常用常用”工具栏:工具栏:工具栏:工具栏:“升序升序升序升序”按钮按钮按钮按钮“降序降序降序降序”按钮按钮按钮
17、按钮步骤:步骤:步骤:步骤:1 1)先选定需排序的区域()先选定需排序的区域()先选定需排序的区域()先选定需排序的区域(区域应包括表头区域应包括表头区域应包括表头区域应包括表头););););2 2)将当前单元格设置为要排序的字段名所在单元格;)将当前单元格设置为要排序的字段名所在单元格;)将当前单元格设置为要排序的字段名所在单元格;)将当前单元格设置为要排序的字段名所在单元格;3 3)单击)单击)单击)单击“升序升序升序升序”或或或或“降序降序降序降序”按钮。按钮。按钮。按钮。缺点缺点缺点缺点:只能按:只能按:只能按:只能按一列一列一列一列的数据进行排序。的数据进行排序。的数据进行排序。的
18、数据进行排序。返返返返 回回回回2 2、使用菜单命令对数据进行排序、使用菜单命令对数据进行排序、使用菜单命令对数据进行排序、使用菜单命令对数据进行排序“数据数据数据数据”主菜单的主菜单的主菜单的主菜单的“排序排序排序排序”命令(能对多个列进行排序)。命令(能对多个列进行排序)。命令(能对多个列进行排序)。命令(能对多个列进行排序)。操作方法:操作方法:操作方法:操作方法:1 1)选定排序的)选定排序的)选定排序的)选定排序的区域区域区域区域;2 2)选择)选择)选择)选择“数据数据数据数据”主菜单的主菜单的主菜单的主菜单的“排序排序排序排序”命令命令命令命令;33)设置好)设置好)设置好)设置
19、好“排序排序排序排序”对话框对话框对话框对话框各选项,单击各选项,单击各选项,单击各选项,单击“确定确定确定确定”。返返返返 回回回回3 3、超过三个关键字的排序、超过三个关键字的排序、超过三个关键字的排序、超过三个关键字的排序 在在在在“排序排序排序排序”对话框中:对话框中:对话框中:对话框中:一次排序一次排序一次排序一次排序的参照关键字的参照关键字的参照关键字的参照关键字最多三个最多三个最多三个最多三个;超过三个超过三个超过三个超过三个关键字则需进行关键字则需进行关键字则需进行关键字则需进行分次排序分次排序分次排序分次排序;例:有例:有例:有例:有5 5个关键字的数据库的排序,过程可以如下
20、:个关键字的数据库的排序,过程可以如下:个关键字的数据库的排序,过程可以如下:个关键字的数据库的排序,过程可以如下:1 1)确定关键字的顺序,定义主要关键字,次要关键)确定关键字的顺序,定义主要关键字,次要关键)确定关键字的顺序,定义主要关键字,次要关键)确定关键字的顺序,定义主要关键字,次要关键字、第三、第四、第五关键字;字、第三、第四、第五关键字;字、第三、第四、第五关键字;字、第三、第四、第五关键字;2 2)先先先先按按按按第四第四第四第四和和和和第五第五第五第五关键字进行关键字进行关键字进行关键字进行排序;排序;排序;排序;3 3)再再再再按按按按主关键字主关键字主关键字主关键字、次要
21、关键字次要关键字次要关键字次要关键字、第三关键字第三关键字第三关键字第三关键字排序;排序;排序;排序;注意注意注意注意:上述过程的先后顺序不能颠倒;上述过程的先后顺序不能颠倒;上述过程的先后顺序不能颠倒;上述过程的先后顺序不能颠倒;2.数据筛选返返返返 回回回回 数数数数据据据据筛筛筛筛选选选选:将将将将工工工工作作作作表表表表中中中中符符符符合合合合条条条条件件件件的的的的记记记记录录录录显显显显示示示示出出出出来来来来,并并并并隐藏不符合条件隐藏不符合条件隐藏不符合条件隐藏不符合条件的记录。的记录。的记录。的记录。ExcelExcel中中中中提提提提供供供供了了了了“自自自自动动动动筛筛筛
22、筛选选选选”和和和和“高高高高级级级级筛筛筛筛选选选选”两两两两种种种种方方方方式。这里只介绍式。这里只介绍式。这里只介绍式。这里只介绍“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”功能。功能。功能。功能。步骤:步骤:步骤:步骤:1 1)选定字段名)选定字段名)选定字段名)选定字段名区域区域区域区域;2 2)选择)选择)选择)选择“数据数据数据数据”主菜单主菜单主菜单主菜单的的的的“筛选筛选筛选筛选”子菜单子菜单子菜单子菜单中的中的中的中的“自动自动自动自动筛选筛选筛选筛选”命令命令命令命令,每个字段名的旁边将出现一个下拉箭头按钮;,每个字段名的旁边将出现一个下拉箭头按钮;,每个字段名的旁边将出现一个下
23、拉箭头按钮;,每个字段名的旁边将出现一个下拉箭头按钮;3 3)单击某个字段名旁边的)单击某个字段名旁边的)单击某个字段名旁边的)单击某个字段名旁边的下拉箭头按钮下拉箭头按钮下拉箭头按钮下拉箭头按钮,将出现一列,将出现一列,将出现一列,将出现一列表框;表框;表框;表框;1)1)全部全部全部全部:取消该字段的筛选,显示全部记录;:取消该字段的筛选,显示全部记录;:取消该字段的筛选,显示全部记录;:取消该字段的筛选,显示全部记录;2)2)前前前前1010个个个个:主主主主要要要要用用用用于于于于数数数数值值值值字字字字段段段段,如如如如果果果果选选选选择择择择此此此此项项项项目目目目,将将将将出出出
24、出现现现现“自自自自动动动动筛筛筛筛选选选选前前前前1010个个个个”对对对对话话话话框框框框,通通通通过过过过对对对对话话话话框框框框可可可可以以以以设设设设置置置置筛筛筛筛选选选选出出出出最大(或最小)的若干条记录;最大(或最小)的若干条记录;最大(或最小)的若干条记录;最大(或最小)的若干条记录;3)3)自自自自定定定定义义义义:出出出出现现现现“自自自自定定定定义义义义自自自自动动动动筛筛筛筛选选选选方方方方式式式式”对对对对话话话话框框框框,自自自自定定定定义义义义筛筛筛筛选选选选条条条条件件件件,按按按按照照照照这这这这两两两两个个个个筛筛筛筛选选选选条条条条件件件件的的的的组组组
25、组合合合合(“与与与与”、“或或或或”)进行数据筛选;)进行数据筛选;)进行数据筛选;)进行数据筛选;4)4)该该该该字字字字段段段段的的的的所所所所有有有有出出出出现现现现过过过过的的的的值值值值。如如如如果果果果选选选选择择择择某某某某一一一一个个个个值值值值,那那那那么么么么将将将将筛选出等于该值的所有记录;筛选出等于该值的所有记录;筛选出等于该值的所有记录;筛选出等于该值的所有记录;3.分类汇总 报报报报表表表表:通通通通过过过过概概概概括括括括与与与与摘摘摘摘录录录录的的的的方方方方法法法法,得得得得到到到到的的的的清清清清楚楚楚楚而而而而有有有有条条条条例的报告。例的报告。例的报告
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