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1、效会议管理LOGO录第 2 录会议概述会议为什么低效如何提会议效能LOGO过渡第 3 过渡第章会议概述LOGO正.第章第 4 会议概述01第节什么是会议会议习学议会讨论、商议聚会、集会会议的意思就是们聚集在起,围绕特定主题进讨论、交流的活动。会议是种群体沟通的式。LOGO正.第章第 5 会议概述01第节会议有什么作会议作集思益头脑暴问题讨论产决策听取汇报分配任务融合意达成共识资讯分享政策宣传表彰先进激励先请各位思考下?您答对了吗?LOGO正.第章第 6 会议概述01第三节会议的时机选择啥时该开会?啥时不需要开会?问题需涉及不同岗位员或多部协调解决;有重要事情需要把参与集中到起传达;领导者需要公
2、开表彰先进以激励等。发起想从参会者那获取信息或建议;发起想让参会者参与解决问题或制定决策;领导者需要听取下属的作汇报并监督进度;适于开会的情况123456LOGO正.第章第 7 会议概述01第三节会议的时机选择已经形成惯例的每周例会,却没有什么事情要讨论;会议成本太,或还有开会更好的办法;问题电话、备忘录或个别谈话等式解决起来更好;所谈事务密级较,不宜扩知情范围;发起对要解决的问题已经作出决定;家之间怨、敌对情绪浓,开会前需要时间平静。123456LOGO正.第章第 8 会议概述01第四节会议的成本分析先请各位管理者思考下?会议有哪些成本?LOGO正.第章第 9 会议概述01第四节会议的成本分
3、析家公司会不会开会,决定了该公司的竞争优势。家公司开会的效率与执,决定了该公司全管理的效率与执。会议是公司管理的必备具。会议的成本则常常被忽略。请看,“会海”的成本是:时间成本钱成本效益成本机会成本会议成本LOGO正.第章第 10 会议概述01第四节会议的成本分析时间成本时间成本参加会议的数(与会者的准备时间与会者的旅时间正式会议时间会议休息及耽搁时间)。实际上我们到会议上的时间远远于实际计算的例。多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。且,会议将我们整块的作时间搞得离破碎,从降低了我们开会时间的作效率。LOGO正.第章第 11 会议概述01第四节会议的成本分析钱成本钱成本开会的时间成本与会员
4、平均每时的资场地费、设施费、件复印费、交通费、茶费、餐饮住宿费等的成本。LOGO正.第章第 12 会议概述01第四节会议的成本分析效益成本效益成本参会员若不参加会议,那么在这段时间可以为公司带来的效益。LOGO正.第章第 13 会议概述01第四节会议的成本分析机会成本机会成本开会过程中,因未及时接听重要客户的电话损失笔意不能及时处理客户的投诉得罪批客户不能及时解决管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。LOGO正.第章第 14 会议概述01第四节会议的成本分析本太阳业公司每次开会时总是把个醒的会议成本分配表贴在板上。成本的算法是:会议成本每时平均资的3倍2开会数会议时间(时)。公式中平均资
5、所以乘3,是因为劳动产值于平均资;乘2是因为参加会议要中断经常性作,损失要以2倍来计算。因此,参加会议的越多,成本越。有了成本分析,家开会态度就会慎重,会议效果也分明显。本的会议管理LOGO过渡第 15 过渡第章会议为什么低效LOGO正.第章第 16 会议为什么低效02哈佛商业评论05年第7期中有这样的句话:“任何会议都是要么富有成效,要么纯粹浪费时间,者必居其。”效的会议不仅是种管理成本的浪费,且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满,使家倦怠感,从降低团队的凝聚。会议为什么低效?LOGO正.第章第 17 会议为什么低效02第节从会议要素的度来分析没有核主题,或主题不明确,或议题繁多。这是
6、导致会议低效的根本原因。没有明确的会议议程及时间分配规则,导致会议的进展和时间很难把控。参加数众多,多关系的“陪绑”的现象严重,或该到的未到。未指定主持或主持未能严格按照议程来控制会议,被参会者牵着跑。思想花及最终决策未做记录,开或记录发放不及时,精神未能及时传达。时间选择不恰当,如安排在即将午餐的时间,每个都饥肠辘辘,开会。地点选择不合适,如设在经理办公室,致使会议被频繁打断,法正常进。主题议程参会主持记录时间地点LOGO正.第章第 18 会议为什么低效02第节从会议过程的度来分析1会议前缺乏准备123没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与、主持、记录等开会前没有提前通知与会者相关事宜
7、及会议材料学习;没有提前准备好会场、开会设施(如电脑、投影仪、克、板、板笔、激光笔)、会议讨论材料、会议签到表等。LOGO正.第章第 19 会议为什么低效02第节从会议过程的度来分析2会议中缺乏控制氛紧张、压抑,未能很好地励家积极发;或领导者堂,没有发掘出全体与会员的智慧。未能很好地围绕主题进讨论或发,出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间,如未能及时开始或拖沓、冗,未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害,未能很好地尊重相互的意,甚出现身攻击的现象。议不决,没有形成有效的决策。没有严格按照会议的议程进1LOGO正.第章第 20 会议为什么低效02第节从会议过程的度来分析3会议后缺乏跟踪会议结束后
8、,未对形成的决策或待完成的作指定责任、时限并进追踪,这样的会议也乎是任何意义的!LOGO过渡第 21 过渡第三章如何提会议效能LOGO正.第三章第 22 如何提会议效能03本的企业都在热烈地展开“会议命”,强化身竞争,以期由此带来利润。在丰汽的办公室,处处可看到这样的标题:“只开有实际效果的会议!”、“准时开始,最好时内结束”、“重点在实际动”。在产被称为“价值优先”的跨部会议,不请部出席。因为部是做最后决定的,如果与会,可能影响讨论向的内容。本的会议命LOGO正.第三章第 23 如何提会议效能03该如何提会议效能呢LOGO正.第三章第 24 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升1次会议
9、,最好只有个主题。可以集中时间和精,集中有关员,效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题为好。议题越多,参加员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越。议题明确LOGO正.第三章第 25 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升2议程清晰要有明确的议程及时间分配规则,好有效控制会议的进程和时间使,确保会议效。注意:议程安排上,不要领导先讲话,先表态,避免有的“话听”拍屁,从失去主按领导意办,或不能集思益,积极发掘更多创意。LOGO正.第三章第 26 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升3精选参与会议的召开,并不是越多越好。多不仅会增加会议成本,延会议时间,也会增加扯的可能性
10、,不容易形成致的会议结论,也不利于会议控制。因此,要本着“相关性”和“少精”的原则,精选参加会议的员,不要让不相关的参加,避免“陪绑”的现象。LOGO正.第三章第 27 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升4指定主持论是何种形式的会议,必须要明确指定会议主持。会议主持要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。LOGO正.第三章第 28 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升5做好会议记录参加会议的部分是只记录或记住所关的内容,不相关的内容则不怎么关。因此,为了能够将参会者的发、宝贵的思想花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来,必须要做好会议记录。会议记录的主要内容包括
11、会议的全部要素(议题、议程、时间、地点、参与、主持、记录、出勤情况、发情况、决策情况、待追踪事项、会议附件)等。同时,为了及时贯彻会议的精神,增强会议时效性,趁热打铁追踪会后的待完成事项,会议记录要在会议结束后48时内完成并发送到与会员中。LOGO正.第三章第 29 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升6合适的时间最适合调动员集思益、头脑暴,不断想出新点、新法。上午10-12点和下午1-3点是较适合开会的时段。我们研究如下:绪尚且混乱,还需段时间才能进作状态。不太合适开会。员进作状态。最适合进对的会谈,也是进业务会谈的最佳时机。员进天当中的倦怠期,希望上回家,这时会议往往会事倍功半。LO
12、GO正.第三章第 30 如何提会议效能03第节从会议要素的度来提升7合适的地点123会议室要适当。会议室过,相对较少,氛容易变僵,会议难以活跃。相反,如果会议室过于狭,就会令烦闷、不舒服,法营造良好的氛。桌椅摆放要符合会议讨论的要求。如采U型、圆形的会议桌摆放式。要选择安静的会议场所,同时,要选择隔好的房间,避免影响他或泄密。LOGO正.第三章第 31 如何提会议效能03第节从会议过程的度来提升会前做好准备1会议是否能够成功,有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议,即便是细的事情也要毫遗漏地做好准备。提前准备好会议议题、议程、会议材料并确定参与、主持和记录等;会议议题、议程
13、、时间、地点确定后,要提前告知参会员并提前发放相关会议资料。提前准备好会场、开会设施(如电脑、投影仪、克、板、板笔、激光笔)、会议讨论材料、会议签到表等。注意,会议不能仅仅邮件、短信的式通知,为了表示对会议的重视并确保参会员及时收到会议通知,必须要辅以电话的式或当再次通知,并提醒与会员应做好哪些准备。LOGO正.第三章第 32 如何提会议效能03第节从会议过程的度来提升会中做好控制2会议主持应对会议过程进良好的引导和控制,如主持作未到位,那么会议中的领导者应及时提醒,以防会议脱离控制。1)确保会议按时开始,并严格按照会议议程进;2)严格把控会议时间和进度,避免会议的拖沓和冗,并要按时结束;3)
14、营造活跃的讨论氛,维持开放平等的会议环境,给予参与者均等的发机会并引导家积极发或献计献策。4)保障与会者相互尊重彼此所发表的意,并保护与会员不受身攻击。5)控制会议秩序,避免过度争吵或题外话,如发现跑题,应即予以制。6)对讨论的结果及时进汇总,并形成会议结论。LOGO正.第三章第 33 如何提会议效能03第节从会议过程的度来提升会后做好跟踪3衡量个会议是否有成效,是要看会议是否能够形成有效的决策,是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此,会后的追踪常重要,会后有追踪,才能把会议的决议形成产。1)会议记录要明确记录待追踪事项。以下为待会议追踪事项表,可参考:LOGO正.第三章第 34 如何提
15、会议效能03第节从会议过程的度来提升会后做好跟踪3衡量个会议是否有成效,是要看会议是否能够形成有效的决策,是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此,会后的追踪常重要,会后有追踪,才能把会议的决议形成产。2)会议发起要指定专(会议主持、记录或其他员)来追踪待完成作的进度,并明确指出追踪的频率(多久追踪次)和汇报的频率(多久汇报次),直所有事项彻底完成。LOGO正.第三章第 35 如何提会议效能03第节从会议过程的度来提升会后做好跟踪3衡量个会议是否有成效,是要看会议是否能够形成有效的决策,是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此,会后的追踪常重要,会后有追踪,才能把会议的决议形成产。3)如是例会议,可以在下次会议前,整理出待完成事项表的追踪情况(可在上述表格中,再增加列“实际完成情况”),在例会上公开晒进度,以督促相关员保质保量地完成任务。同时,此份表格中的已完成事项可删除,未完成事项集中整理后,可作为此次会议的附件再发送给全体与会员。课件制作谢谢观看
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