2022年办公室管理形成性考核册答案作业.docx

办公室治理形成性考核册答案作业2021-01-12 22:34:35转载分类： 电大复习汇总办公室治理形成性考核册答案作业11一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格，内容基本相同的填在一行中；办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）（ 1） 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函；记录上司指令及会谈、会议内容（2）文书制作复印资料；打印文稿及表格（3） 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；（4） 档案治理 档案治理； （ 5） 会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要；记录上司指令及会谈、会议内容；（6） 调查讨论 帮助上司预备书面的财务报告、讨论报告；（7） 信息资料 预备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息（8） 信访工作 替上司接洽外界 人士；例如记者、工会职员等；接待来宾和员工的来访；（9） 接待工作 接待 来访来宾；接待来宾和员工的来访；（10） 和谐工作 以电话往来维护和外 界的良好公共关系；（11） 督查工作 督导一般职员或速记员；（12 日程支配 替上司定约会并做好记录；(13) 日常事务 阅读并分类信件通讯事务、电话；(14) 办公室治理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 其他暂时以速记登记上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项 (16) 替上司申报交纳所得税及办理退税；(17) 外出办事，如银行、邮局等；1 / 11公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘 等；（ 3）铅笔；（ 4）圆珠笔；（ 5）签字笔或钢笔；（ 6）修正液或修正带；（7）印盒；（8） 各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期、号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（ 10）日历等；（ 11）其他， 如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大、头针、纸夹等；三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；（ 1）方案的步骤，要充分明白即将开头的工作内容，并摸索以什么方法进行效率会正确；（ 2）实施的步骤，要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限；（ 3）检查的步骤，要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；其次，说明三个步骤之间的关系；三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后检查结果，环绕“方案 实施 检查 ”这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案，然后依据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示；四、依据 “优先次序 ”处理工作原就，虚拟一份半天或一天工作（或家务）方案书；此题的例子请同学们见教材第28 页；同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份方案书，不要抄袭；五、从以下文员工作方法中，任意挑选一种或两种，谈谈你的工作体会 或对此工作方 法的熟识；1. 请示方法和报告方法；2. 方案方法和总结方法；3. 受意方法；4. 传达方法；11 / 115. 进言方法；6. 变通方法和挡驾方法；7. 分工方法与合作方法；受意就是文员接受和领悟上司的意图；可以分为直接受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易于文员判定和领悟）和间接受意（即上司在平常任凭交谈的情形下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）；受意方法要留意： （ 1）善于领悟上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）留意倾听，专心判定指示的用意；（ 4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施；结合实际谈体会；我曾经经受过一件事情，使我充分熟识到，在受意时，充分做好记录的重要性；才开头工作时，我到一家房地产公司当文员；有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分 公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果；当时，我没有体会，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后， 又怕显得自己没有才能，而没有去请示总经理；只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行；后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意，才写出了各方中意的公司简介；从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性；留意：同学们在回答这道题的时候，可以只挑选其中一个题目进行回答；但是要留意依据以上的思路作答；而且要留意结合教材，联系实际作答；既要简要说明教材中的相关学问点，又要结合实际谈谈自己的体会；此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答此题时要加以留意；办公室治理形成性考核册答案作业 2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同； （ 1）都应先问好，再传达自己的信息；（ 2）都应保持耐性、热忱的态度；（ 3）通话终止，应让对方感受到自己开心的心情；（ 4）都应简明扼要表达自己的意思；异：（ 1）打电话应第一查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响 24 声就接听；（ 2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话就没有这一步；二、明白 “电视会议 ”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应留意的地方；（ 1）基本用途：“电视会议 ”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料；“交互式电话会议 ”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰犹如一室；（ 2）两者与一般会议的不同：可以排除时空上的局限性；（ 3）各自的优劣： “电视会议 ”优：通达范畴广，排除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高；“交互式电话会议 ”优：便利、省时、高效，排除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高；三、简要回答邮件分拣的一般标准；（ 1）依据收件人的姓名分拣；（ 2）依据邮件的重要性分拣；（ 3）依据收件部门的名称分拣；四、怎样处理上司不在时的邮件？答： 1、假如上司习惯于每天给办公室打电话，就应当把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；2、假如上司没有每天给办公室打电话的习惯，应当主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告知他，或者传真一份给他；3、假如上司离开时间较长，应把全部邮件 无论是私人邮件仍是商业邮件 都通知给他；4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清晰地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号如 3 1、3 2、33、3 4，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了；假如上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、假如上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先储存下来，并在对发件人回复的信中告知对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件 ”、“需要某某处理的邮件 ”、“需要阅读的邮件 ”、“报告 ”、和 “一般阅读材料 ”上司可能想读的各种各样的广告出版物；五、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访？（ 1）上司正在开会时；（ 2）上司繁忙时；（ 3）上司即将外出时；（ 4）远道来访或有重要事情的来访时；7、简要阐述会议记录内容与写法应留意的一些问题；答：记录内容：a、 会议名称；b、 会议记录人的姓名、盖章；c、 时间（开头时间、终止时间）d、 会议地点；e、 议题；f、 主持人、主席；g、 出席者名单；h、 会议的经过情形及结论；i、相关的资料；j、下次会议预定的日期；留意事项：a、 以打算事项为重点，逐项列出较易明白；b、 简洁而有要领地写出会议经过，不必写全部人员的发言；c、 要留意的是，要写什么议题？以怎样的次序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；d、 要写正确，写清晰，要留意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不行写记录的主观感觉，用主观意识去影响记录内容；办公室治理形成性考核册答案作业31、 日程支配方案表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表；答：日程按排方案表可分为：（1）年预定表（ 2）月预定表、周预定表、日预定表（3）周预定表是一个月预定方案中的一周方案，此预定方案比月预定表更具体；年预定表一月5 日（星期一）开工典礼二月8 日（星期四）2 日（星期二董事长视察常务董事会9 日（星期一）公司纪念日三月25 日（星期三）成本会议2 日（星期一）常务董事会3 日（星期二）分行经理睬议25 日（星期三）成本会议二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务；上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或预备湿毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作；私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（ 1）特殊指示事项的时候 虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利；（ 2）纯私人性恳求时 遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；财物治理；包括：（ 1）薪金收入治理 薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报；特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续；（ 2）支票往来的治理 最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票簿与印章分别保藏，以防止被盗用冒领；其他；如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管；3、依据国际惯例宴请程序及下表中所列的“工程和任务 ”，将相关内容进行归类，提出一个简约的工作任务单国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告别；文秘人员常常要帮助上司举办种类宴会；预备宴会需要细心、细心和耐心；正式宴请应当完全符合社交礼仪规章；文秘人员对参与宴会的每一个人都应彬彬有礼，温顺爱护，不让任何人受到冷落；文秘人员自始至终都要留意细节问题；文秘人员应当预备一份备忘录，列出需要解决落实的事项；（如下图所示）工程或任务完成任务情形备注、提示负责人完成进度宴请人数是否落实？男女比例？接待人？重要客同、接待场地场地布置是否落实？是否落实？时间？特殊要求？标签菜单挑选是否落实？酒、饮料是否落实？特殊饮食要求？款待员支配是否落实？治理？会场音乐主桌及其他席位支配、席位卡签到桌和签到门口的接待工作上司的特殊提示、要求（如发言稿）衣物寄存处、洗手间专人负责？来宾的司机支配、车辆停放意外情形（停电、客人酒醉等）桌椅摆设、其他物品准备终止后清场餐桌上的装饰品、姓名是否落实？供应者？答：文秘人员应在宴请开头的前几天通过电话明白情形，一切是否依据方案执行，可以采纳倒计时的方法，将以上内容再细化成更具体的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必需亲自检查每一项工作是否妥当支配，有否暂时发生的问题，如有应尽快赐予解决，文秘人员在宴会当日应负责款待的工作，迎客、带路，宴会终止分送纪念品礼物，以及送客，要提示客人带回代办保管的物品，会后帮助整理会场；办公室治理形成性考核册答案作业4一、简洁阐述口头语言的基本特点及敬语应用的一般场合；口头语言的基本特点：（ 1）语音听过就立刻消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清晰，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象；（ 2）有重音；口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的；（ 3）有歧义；由于汉字一音多字；（ 4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同；比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、开心些；敬语使用的一般场合：（ 1）对于自己敬重的人，当然会使用敬语；（ 2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语；（ 3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会位置者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或期望得到对方帮忙，或好感者；二、简要阐述社交话题的挑选；合适的话题包括：（ 1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；（ 2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（ 3）显示地方或民族颜色的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（ 4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（ 5）积极、健康的生活体验的话题；（ 6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛；不合适的话题包括：（ 1）应当忌讳的话题；如个人私生活等；（ 2）令人不快的话题；如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（ 3）过于敏锐的话题；如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；（ 4）自己不甚熟识的话题；如对于专业问题略知皮毛就不应随便发挥；（ 5）炫耀自己的话题；（ 6）庸俗的、色情的话题；（ 7）不宜谈论的保密的话题；如涉及商业秘密的话题；三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？印章的使用的主要形式为：（ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）证见章；（ 4）骑缝章；（ 5）骑边章；（ 6）密封章；（7）封存章；落款章、骑缝章、更正章的使用范畴：（ 1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来说明作者的法定性和文件的有效性；（ 2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（ 3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信；四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；收文处理的程序：签收和拆封 登记 分送 拟办 批办 承办 催办 注办；分送的基本原就：（ 1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；（ 2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范畴分送给有关部门或承办人阅办；（ 3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单 ”，连同文件一并送批；（ 4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（ 5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情形下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传 阅；五、依据文书立卷特点立卷，主要有哪几种类型？简要说明依据问题特点立卷的基本含义； 类型：（ 1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（ 3）按文种特点立卷；（4）按时间特点立卷；（ 5）按地区特点立卷；（6）按通讯者特点立卷；按问题特点立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情形，运用最广泛；六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义；（ 1）通过设置档案室，可以供应档案原件或复制件，便利借阅或直接阅读；（ 2）通过肯定的制度和手续，如借阅证制度、催仍续借制度和调离认可制度等，可以供应档案外借；（ 3）依据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿沟通，可以提高档案的利用率；（ 4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；（ 5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，供应询问服务； （ 6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以沟通信息；（ 7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用；