2022年办公室管理形成性考核册答案作业.docx
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1、办公室治理形成性考核册答案作业2021-01-12 22:34:35转载分类: 电大复习汇总办公室治理形成性考核册答案作业11一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中;办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)( 1) 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函;记录上司指令及会谈、会议内容(2)文书制作复印资料;打印文稿及表格(3) 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函;信函和邮件的处理;(4) 档案治理 档案治理; ( 5) 会议组织支配会议事务,并做会议记录或纲要;记录上司指令及会谈、会议内容;(6) 调查讨论 帮助上司预备书面的财务报告、
2、讨论报告;(7) 信息资料 预备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息(8) 信访工作 替上司接洽外界 人士;例如记者、工会职员等;接待来宾和员工的来访;(9) 接待工作 接待 来访来宾;接待来宾和员工的来访;(10) 和谐工作 以电话往来维护和外 界的良好公共关系;(11) 督查工作 督导一般职员或速记员;(12 日程支配 替上司定约会并做好记录;(13) 日常事务 阅读并分类信件通讯事务、电话;(14) 办公室治理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 其他暂时以速记登记上司交待的事项;执行上司交办事项交办的事项 (16) 替上司申报交纳所得税及办理退税;(17) 外出办事,
3、如银行、邮局等;1 / 11公用易耗品主要包括哪些?办公用易耗品主要有:(1)信封、纸张;(2)软盘、光盘 等;( 3)铅笔;( 4)圆珠笔;( 5)签字笔或钢笔;( 6)修正液或修正带;(7)印盒;(8) 各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期、号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等;(9)小刀;( 10)日历等;( 11)其他, 如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大、头针、纸夹等;三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?文员工作分为三个步骤:方案、实施和检查;( 1)方案的步骤,要充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么
4、方法进行效率会正确;( 2)实施的步骤,要留意:同时检查是否依据起初所拟定的次序进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施;协作上司预期的期限;( 3)检查的步骤,要分析方案和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析;其次,说明三个步骤之间的关系;三者的关系为:先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“方案 实施 检查 ”这样一个滚动的过程开展;三者相互联系形成一个循环;文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示;四、依据 “优先次序 ”处理工作原就,虚拟一份半天或一天工作(
5、或家务)方案书;此题的例子请同学们见教材第28 页;同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份方案书,不要抄袭;五、从以下文员工作方法中,任意挑选一种或两种,谈谈你的工作体会 或对此工作方 法的熟识;1. 请示方法和报告方法;2. 方案方法和总结方法;3. 受意方法;4. 传达方法;11 / 115. 进言方法;6. 变通方法和挡驾方法;7. 分工方法与合作方法;受意就是文员接受和领悟上司的意图;可以分为直接受意(即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等,易于文员判定和领悟)和间接受意(即上司在平常任凭交谈的情形下,或与其他人员谈话种就
6、某一问题、某项工作发表的看法和看法等);受意方法要留意: ( 1)善于领悟上司意图,不要曲解上司意图;(2)备好记录本,记录下指示要点;(3)留意倾听,专心判定指示的用意;( 4)必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈话;(5)如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度;(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施;结合实际谈体会;我曾经经受过一件事情,使我充分熟识到,在受意时,充分做好记录的重要性;才开头工作时,我到一家房地产公司当文员;有一天,总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介,内容要包括四个部分 公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果;当时
7、,我没有体会,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后, 又怕显得自己没有才能,而没有去请示总经理;只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根本就不行;后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,依据总经理的授意,才写出了各方中意的公司简介;从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性;留意:同学们在回答这道题的时候,可以只挑选其中一个题目进行回答;但是要留意依据以上的思路作答;而且要留意结合教材,联系实际作答;既要简要说明教材中的相关学问点,又要结合实际谈谈自己的体会;此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受,同学们在回答此题时要加以留意;办公室治理形成性考核册答案作业 2一
8、、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同; ( 1)都应先问好,再传达自己的信息;( 2)都应保持耐性、热忱的态度;( 3)通话终止,应让对方感受到自己开心的心情;( 4)都应简明扼要表达自己的意思;异:( 1)打电话应第一查清晰对方的电话号码;接电话应等电话铃响 24 声就接听;( 2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话就没有这一步;二、明白 “电视会议 ”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈各自的优劣或应留意的地方;( 1)基本用途:“电视会议 ”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料;“交互式电话会议 ”的基本
9、用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰犹如一室;( 2)两者与一般会议的不同:可以排除时空上的局限性;( 3)各自的优劣: “电视会议 ”优:通达范畴广,排除时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高;“交互式电话会议 ”优:便利、省时、高效,排除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能;劣:费用高,技术含量高;三、简要回答邮件分拣的一般标准;( 1)依据收件人的姓名分拣;( 2)依据邮件的重要性分拣;( 3)依据收件部门的名称分拣;四、怎样处理上司不在时的邮件?答: 1、假如上司习惯于每天给办公室打电话,就应当把内部信件和外来
10、的信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录,这样就可以随时向上司汇报;2、假如上司没有每天给办公室打电话的习惯,应当主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告知他,或者传真一份给他;3、假如上司离开时间较长,应把全部邮件 无论是私人邮件仍是商业邮件 都通知给他;4、尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清晰地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理;5、把寄给上司的邮包连续编号如 3 1、3 2、33、3 4,这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了;假如上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了;6、假如上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自处理的邮件先储存下来,并在对发
11、件人回复的信中告知对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋,标上“需要签字的邮件 ”、“需要某某处理的邮件 ”、“需要阅读的邮件 ”、“报告 ”、和 “一般阅读材料 ”上司可能想读的各种各样的广告出版物;五、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访?( 1)上司正在开会时;( 2)上司繁忙时;( 3)上司即将外出时;( 4)远道来访或有重要事情的来访时;7、简要阐述会议记录内容与写法应留意的一些问题;答:记录内容:a、 会议名称;b、 会议记录人的姓名、盖章;c、 时间(开头时间、终止时间)d、 会议地点;e、 议题;f、 主持人、主席;g、 出席者名单;h、 会议的经过情形及结论;i
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