江苏大学继续教育学院档案管理细则.doc

附件一附件一： 文件材料归档范围一览表文件材料归档范围一览表一、党政文书类一、党政文书类存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续教育继续教育 学院学院学校档案馆学校档案馆函函 授授 站站 点点站点法人单位站点法人单位 档案机构档案机构学学 生生 个个 人人 档档 案案预立卷分工预立卷分工1上级关于继续教育工作的政策文件需要本校 长期贯彻执行的法律、规定、通知、批复、 结果等，重要来函及处理结果（包括参加上 级会议带回的、上级机关委托有关单位发放 或邮寄要本校贯彻落实的）永久 只存有关联只存有关联 的的2学校针对本院来文、来函、纪要及贯彻落实 情况10 年由校发文部门归 档只存有关联只存有关联 的的3社会各界重要来函及处理结果永久 只存有关联只存有关联 的的4学院党务、行政发文30 年 只存有关联只存有关联 的的5学院颁发的条例、办法、规章制度（含汇编、 手册）永久 只存有关联只存有关联 的的6院长办公会、学院党政联席会、支部委员会、 民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要永久 只存有关联只存有关联 的的7党代会及直属党支部召开重要会议材料永久 8组织发展材料10 年发展党员、预备党员转正名册等交组织部，由 组织部归档学院规划、总结、专项（题）报告，继续教 育改革发展材料永久 只存有关联只存有关联 的的继续教育检查评估材料，各类统计报表永久 只存有关联只存有关联 的的9党政档案继续教育学科、专业设置材料永久 行政秘书10重要公告；招生录取、学籍管理、收费等公 示或公告永久 只存有关联只存有关联 的的11重大活动、重大事件、重要会议、重大庆典、 重要的对外宣传报道等（纸质、同纸质电子 版、音像光盘、照片及文字说明及其他有价 值的实物、材料）永久 集体、个人荣誉扫描或拍照制成的电子版 （市级以上）永久 上述需纸质材料及同纸质电子版上述需纸质材料及同纸质电子版12党政档案用印（含院长签名章）登记表30 年 13学院内部考核、评先评优10 年 14评先评优推荐、考核结果等公示10 年 15学院各类档案归档移交交接单10 年 行政秘书16党政档案 -其他资产清查登记10 年 资产管理17与外单位签订的学历继续教育联合办学、建 站、校企合作等合同、协议书永久 只存有关联只存有关联 的的18非学历继续教育培训投标书、协议书、任务 书永久 19党政档案-各 类合同、协议采购合同永久继续教育管理注：1.保管期限：永久、定期 30 年、定期 10 年。学院存的通常为复制件或备份，须移交学院档案室。 2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。二、教学类（高等学历继续教育）二、教学类（高等学历继续教育）存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续教育继续教育 学院学院学校档案馆学校档案馆函函 授授 站站 点点站点法人单位站点法人单位 档案机构档案机构学学 生生 个个 人人 档档 案案预立卷分工预立卷分工1招生简章、专业介绍相关宣传材料、工作总 结永久 2招生计划申报、审批10 年批复批复3自主招生选拔办法、规则等永久 4自主招生报名表、汇总表30 年 招生录取名册（含自主招生录取名单）永久 招生录取5自主招生选拔（含面试）成绩登记表（纸质、 电子）30 年 成绩管理 /招生录取6录取通知书（样稿）10 年 7教学-招生录取通知书邮寄存根10 年 8注销新生（未报到）名单表永久 9新生报到登记表（考生签名）、建立学生档 案30 年 招生录取10学年未注册学生登记表30 年 11专升本学生入学资格复查表及材料（复查表 只报资格复查不过的学生）永久 12新生复查未通过学生退学通知书（样张）及 邮寄存根、开除学籍名单及决定书（或告知 书样稿）及邮寄存根30 年 13学生证办理登记5 年 14学籍异动、奖惩等汇总表永久 15教学-学籍转学（跨校、跨站点）申请表永久 学籍管理16留级、降级学生名单及告知书永久 17休学、复学申请表永久 18学生受处分材料（包含开除学籍）永久 19教学-学籍学生评先评优材料：优秀学生审批表、优秀 毕业生审批表永久 学籍管理20毕业生电子注册名册永久 21毕业证明书注册名册永久 22学位授予审批表名单库(纸质、电子稿)永久 毕业审核23毕业证书发放到函授站登记表30 年 24学位证书发放到函授站登记表30 年 25毕业证书发放到学生登记表30 年 26学位证书发放到学生登记表30 年 27学生学籍登记表永久 28教学- 学历/学位毕业生登记表永久毕业/学位证 书发放29专业教学计划永久 30教学大纲、教学改革方案、总结永久 31自编、主编教材的正本，出版合同永久 32教材采购合同、教材出入库账册10 年复印件复印件 33实习指导书、实习讲义30 年 34各专业教材使用目录30 年 35典型讲义及教案10 年 36教学任务书5 年 37教学日历5 年 38教学进度表10 年 39课程表10 年 40教学-管理自学进度表5 年 教学管理41学生手册30 年 42学生出勤情况统计表5 年 43函授学生面授签到表5 年 44聘用教师登记表5 年 45聘用教师汇总表5 年 46学生评教表5 年 47听课评议表5 年 48班主任考核表5 年 49教学-管理教师考核表5 年 教学管理50毕业设计安排表10 年 51毕业论文（设计）任务书5 年 52教学-论文 （设计） 学生毕业论文（设计）5 年 53毕业论文（设计）评分（评审）表学生毕业 后 2 年54毕业论文（设计）答辩（评审）成绩汇总表 （纸质、电子）学生毕业 后 2 年 论文（设计） 管理/成绩管 理55学位授予学生成绩汇总表（纸质、电子）永久 56学生学位外语成绩（库中输出纸质、下载的 电子数据）永久 学位审核57学生学习成绩登记表（纸质、电子）永久 58未获得毕业证书 学生成绩登记表（或成绩单）永久59学生统考（省、校）课程成绩登记表（库中 查询输出纸质、下载的电子数据）永久 60毕业生成绩汇总表（纸质、电子）永久 成绩管理 /毕业审核61学生课程考试（查）成绩登记表学生毕业 后 2 年 62教学-成绩教学-成绩学生课程补考成绩登记表学生毕业 后 2 年 成绩管理63学生作业完成情况统计表学生毕业 后 2 年 64考务手册10 年 65自主招生选拔考试试卷及标准答案10 年 66校统考课程试卷及学生考试答卷10 年 67试卷样卷及标准答案、送审意见、试卷送审 汇总表10 年校统考校统考 68考试安排、补考安排、考场情况登记表学生毕业 后 2 年 69自主招生、校统考课程考试学生答卷学生毕业 后 2 年 70学生考试答卷学生毕业 后 2 年 71教学-考务试卷分析表学生毕业 后 2 年 考务管理72评估标准永久 73评估总结、表彰永久 74评估反馈意见永久 75评估整改复查报告永久 76站点年审结果（合格、暂停、撤销等）公布 文件永久 77专业设置备案材料及站点增设/撤销申请、审 批材料永久 78撤站遗留事项处理报告（含档案交接）永久 79站点、专业建 设其他重要往来材料永久 教学管理80收费政策依据；按层次、专业的收费标准设 置审批材料永久 81学费收支订单删除、线下汇管理费及缴费订单修改、 分成、转出/退费等申请审批材料永久 收费管理82毕业生电子注册数据统计表5 年 毕业审核83教学收入及费用分类汇总统计10 年 函授站点84其他学历教育其他有价值的文件及材料、上报的 各类统计报表；学籍证明存根；毕业生材料 用印报审表等30 年 相关人员注：1.保管期限：永久、定期 30 年、定期 10 年，定期 5 年，学生毕业后 2 年。学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。 2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。 3.校本部直属教学点其法人单位是学校，故相关档案必须经校级兼职档案员、学历教育部门兼职档案员共同检查验收后向学校档案馆移交。三、教学类（高等教育自学考试助学专业）三、教学类（高等教育自学考试助学专业）存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续继续 教育教育 学院学院学校学校 档案档案 馆馆函函 授授 站站 点点站点法人单位档站点法人单位档 案机构案机构学生学生 个人个人 档案档案预立卷分工预立卷分工1学位授予审批表名单库(纸质、电子稿)永久 2学位申报成绩表（纸质、电子稿）永久 3学生自考学科成绩登记表永久4教学任务书5 年 5教学进度表10 年 6课程表10 年 7教学日历5 年 8论文成绩汇总表永久 9教学-自学考 试助学专业毕业论文答辩表、论文评分表学生毕业后 2 年 自考管理注：1.保管期限：永久定期 10 年、定期 5 年、学生毕业后 2 年。 2.有同纸质对应的电子版或扫描件一并归档。 3.学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。学院应存的复制件或备份移交学院档案室。省教育考试院关于自考助学的政策文件归 入“党政文书类”。四、教学类（自学考试专接本）四、教学类（自学考试专接本）存放地点存放地点 序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续继续 教育教育 学院学院学校学校 档案档案 馆馆对接学校档案机构对接学校档案机构学生学生 个人个人 档案档案预立卷分工预立卷分工1学位授予审批名单表(纸质、电子稿)永久 2教学-自考学 位学位申报成绩表（纸质、电子稿）永久 3论文成绩汇总表永久 4教学-自考成 绩毕业论文答辩表、论文评分表学生毕业后 2 年 5文书类-对接 协议与对接学校的协议书永久 6教学-其他学生入学名单永久 专接本管理注：1.保管期限：永久、学生毕业后 2 年。学院、函授站存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。 2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步归档。五、教学类（工程硕士）五、教学类（工程硕士）序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限存放地点存放地点预立卷分工预立卷分工1工程硕士课程成绩登记表永久按研究生院要求移交归档2工程硕士上课（跟读）名单永久按研究生院要求移交归档3教学类工程硕士办学点协议书永久按研究生院要求移交归档相关人员注：1.保管期限：永久。2.有电子档案材料的，须与其纸质档案材料同步移交归档。六、非学历继续教育培训六、非学历继续教育培训存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限 继续教育学院继续教育学院学校档案馆学校档案馆预立卷分工预立卷分工1培训宣传材料5 年 2培训方案、项目手册30 年 3培训报到材料5 年 4培训结业证书颁发登记表（备案表）30 年5培训学员考勤签到表5 年 6对学员培训考核汇总表30 年7非学历教育总结报告、各种汇编、单位及个人荣誉30 年培训发展8培训测评结果统计表、培训质量评价、评估总结报 告等30 年质量管理9非学历教育统计报表30 年继续教育管理10非学历教育专项建设材料30 年11非学历教育培 训非学历教育年审材料10 年 培训发展注：1.保管期限：定期 30 年、定期 10 年、定期 5 年。学院存的作为工作备考，可不移交专门档案管理机构。2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。七、教育技术七、教育技术存放地点存放地点序序 号号预分类预分类立卷归档范围立卷归档范围保管期限保管期限继续继续 教育教育 学院学院学校学校 档案档案 馆馆函函 授授 站站 点点站点法人单位档站点法人单位档 案机构案机构学生学生 个人个人 档案档案预立卷分工预立卷分工1自制、购买、交换获得的网络课程视频（配目录及 其文字说明）永久 2声像档案 重要活动数码照片、视频（配目录及文字说明）永久 录播制作3教务管理信息平台功能与操作说明书、指南30 年 4教务管理信息平台技术验收报告、文件30 年 5教务管理信息平台权限分配设置审批手续30 年 函授站管理员函授站管理员 权限分配记载权限分配记载6教务管理信息平台初始化（基础设置）依据、审批 手续（设置人签字）永久 7网站改版、网络平台改进设计重要记载30 年 信息技术维护8网络课程建设（自录、购买、交换等）协议永久 9文书类-信息 管理网站、网络平台建设与维护协议永久 教育技术管理注：1.保管期限：永久、定期 30 年。上述需存学院档案室复制件或备份。 2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。