论坛筹办指导手册.doc

复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部0复旦大学博士生学术论坛复旦大学博士生学术论坛 指导手册指导手册复旦大学研究生会论坛部复旦大学研究生会论坛部2011 年年 5 月月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部1卷 首 语二四年，为给母校百年校庆献上厚礼，复旦大学研究生院、党委研究生工作部开始筹办“复旦大学博士生学术论坛” ，为次年在复旦成功举办全国博士生论坛的七个分论坛打下坚实的基础，研究生会论坛部也因此应运而生。论坛部的主要任务和常规工作是协助各院系、各研究生团学联办好各院系的“复旦大学博士生学术论坛” 。在此基础上，部门紧扣时代主题，独立筹办大型综合性论坛，力争达到院系之间、校级之际的学术交流，为广大学子的成长提供较高的学术平台。每年，复旦各院系都会召开各主题学术论坛，涉及自然科学与社会科学的方方面面，已成为莘莘学子每年必享的学术饕餮。 “复旦大学博士生学术论坛”在取得校内外师生好评的同时，年轻的它也有待前进之处。学术，绝非是逍遥于世外桃源的空想，更非身居象牙之塔的自我标榜，乃是吾辈学人安身立命之根本，灵魂价值之依托。举办“复旦大学博士生学术论坛”的宗旨，就在于提供一个学术成果展示的平台，使思想的火星在激辩中燃成熊熊大火，让创新的水滴在涤荡中汇聚成汪汪大海这是我们希望看到的论坛！学术，可以是枯燥乏味的残羹冷炙，也可以是绕梁三日的千古绝唱。 “复旦大学博士生学术论坛”就是那神来之笔，点金之石。它化腐朽为神奇，充分发挥奇思妙想，将学术研究与时代发展紧密相连，以更新颖夺目的方式吸引更多同学参与到论坛中来，激发学术兴趣，拓宽研究潜能这是我们希望看到的论坛！一个成功的学术论坛的举办，需要各方的共同努力，分工明确，各司其职。在纷繁复杂、千头万绪的各项事务中，能做到有条不紊、井然有序。很多经验丰富的院系，已把学术论坛打造成为长期精品项目这是我们希望看到的论坛！“它山之石，可以攻玉” ，本手册汇集了论坛部筹办论坛的经验之谈，也广泛吸收了各院系的成功范例，以期成为院系申办论坛的重要参考和有效指南。当然，本手册只是站在共性的角度，给以一定的参考。各院系可根据自身实际，复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部2作出相应调整。未来，希望看到更多学术一流、意趣深远的学术论坛！复旦大学博士生学术论坛指导手册编写组2011 年 5 月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部3目目 录录复旦大学博士生论坛流程图 .3 一、申请阶段一、申请阶段.4 流程及工作要点 .4 审核要点.4 注意事项.4 申请阶段模板 1： 申请表与计划书模板.5 申请阶段模板 2：2011 年经费指导模板.8 二、举办阶段二、举办阶段.9 宣传组.9 （一）工作定位 .9 （二）职责范围 .9 （三）工作流程 .9 宣传组备忘录（即各阶段的工作内容）.10 （四）论坛部审核内容.11 （五）基本模版 .11 征文海报模板 .11 宣传模板.12 论文集模板（含封面、背脊及要素）.13 外联组.16 （一）工作定位 .16 （二）职责范围 .16 （三）工作流程 .16 外联组备忘录（即各阶段的工作内容）.17 （四）论坛部审核内容.18 （五）基本模板 .18 邀请函（请附论坛简介、论坛议程）.19 回执模板.20 会务组.21 （一）工作定位 .21 （二）职责范围 .21 （三）工作流程 .21 会务组备忘录（即各阶段的工作内容）.22 （四）论坛部审核内容.24 （五）优秀范例 .24 三、总结阶段三、总结阶段.25 工作要点.25 需要上交的材料 .25 总结阶段模板 1 ：总结手册 .27 总结阶段模板 2 ：总结手册内容审核表.30 总结阶段模板 3：拨款申请表.31 总结阶段模板 4 ：论坛标准套装领取收据.32 Q&A.33复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部4复旦大学博士生论坛举办流程复旦大学博士生论坛举办流程预支经费申请审核通过提交经费决算 和转账申请提交工作 总结手册第一次联系会议征稿、评审确定嘉宾、报告 人第二次联系会议宣传品、会议文档设计制作确定主持人、场地、车 辆、住宿、PPT、茶歇等确定举办时间宣传品张贴论坛召开提交申请表 及计划书收到通知 （每年 3 月）审核通过预支经费申请一、申请一、申请二、举办二、举办三、总结三、总结本手册电子版还可在 FTP:/10.62.0.249 下载（用户名和密码均为 forum）复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部5一、申请阶段一、申请阶段流程及工作要点流程及工作要点1、每年 3 月，由论坛部拟出的、署名研究生院和党委工作部的举办论坛通知会下发到 各院系团学联。 2、每年的 34 月将举行本年下半年及次年上半年申请论坛的统一提交工作，有意举 办论坛的院系团学联务必在截止日期之前提交申请表及详细计划书。 （申请表及计划书要包 括电子版和纸质版，电子版上传至论坛部 FTP，纸质版申请表加盖院系章后交至北体三楼 信箱。 ）原则上全年只有一次申报，若有临时加报的需报研工部批准后再向论坛部补交材料。3、截止日期过后，论坛部将对院系的材料进行整理汇总，做出电子版汇总表，并对计 划书进行审核，提出修改意见。申请表由学生工作部楚永全老师批过后通过。4、审核通过后，请院系将申请表复印后，附上加盖院系相关印章的计划书，上交研工 部。 （申请得到批准后，院系负责老师需及时主动的与研工部老师沟通。 ）审核要点审核要点1、 重点审核计划书是否详细周全。 2、 审核主办、承办落款是否正确： 主办：复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院/系 承办：复旦大学研究生团工委、研究生会，复旦大学 XX 院系研究生团学联 注意事项：其中“研究生”三个字不能少。 3、 审核论文评审标准： 评审流程清晰，有可量化标准，注明奖项设置以及奖金额度。奖项设置不宜超过两等 （名称自定） ，各等级的获奖人数可根据参加论坛汇报的总人数确定。 4、 审核经费预算和经费来源： 如果超过 2 万元，需要指明多出部分的经费具体来源。审核预算中各开支，其中专家 费用、餐饮费用、奖励性的花销不宜过多。 注：预算中文件夹部分可使用研究生院论坛套装（文件袋、文件夹、稿纸，10 元/份） 。注意事项注意事项1、务必确认各院系及时收到论坛举办通知，院系将电子版申请表及计划书上传到论坛 部 FTP（ftp:/10.62.0.249，用户名和密码均为 forum） ；同时将纸质版交论坛部部长或投入 北区体育馆三楼研究生会信箱。注意纸质版申请表必须加盖院系印章。 2、计划书审核各项标准具体可参考“计划书模板” 。注意经费预算若超出 2 万，必须 注明多出部分的具体来源。经费预算的格式务必参考“2011 年经费指导模板” 。 3、审核通过后，院系将复印的申请与加盖院系印章后的定稿计划书上交研工部。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部6申请阶段模板申请阶段模板 1： 申请表与计划书模板申请表与计划书模板复旦大学 2011 年博士生学术论坛申请表院院 系系主主 题题拟举办时间拟举办时间征稿范围及方式征稿范围及方式论坛规模论坛规模初定 人参会，分 组进行讨论， 人在论坛宣读论文；拟评出优秀论文 篇。拟邀请评审教师拟邀请评审教师（单位（单位/ /姓名姓名/ /职职称称/ /研究领域）研究领域）拟邀请点评教师拟邀请点评教师（单位（单位/ /姓名姓名/ /职职称称/ /研究领域）研究领域）拟邀请主报告嘉拟邀请主报告嘉宾（单位宾（单位/ /姓名）姓名）指导教师（姓名指导教师（姓名/ /职务职务/ /联系方式）联系方式）负责人（姓名负责人（姓名/ /学号学号/ /联系方式）联系方式）院系意见院系意见学校意见学校意见复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部7年年 月月 日日盖盖 章章年年 月月 日日盖盖 章章复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部8复旦大学博士生学术论坛复旦大学博士生学术论坛 之之 xxxxxx 篇篇计计划划书书复旦大学复旦大学 XXXXXXXX 研究生团学联研究生团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部9论 坛 主 题20112011 年复旦大学博士生学术论坛之年复旦大学博士生学术论坛之 XXXX 学科篇学科篇主办：主办：研究生院、党委研究生工作部、XXXX 院系院系承办：承办：研究生会、XXXX 院系院系研究生团学联时间时间：地点地点：人数人数：一、立项背景院系简介及申办意愿陈述二、主题确定本次论坛主题及立意论证三、论文征集及评审征集程序（如何征稿、如何操作）评审程序（初评、复评程序、拟入选论文数目）评审专家名单（单位、姓名、职称、研究领域）评审标准/细则论文集印制内容和程序（对不宣读论文、仅参加讨论者，建议只发论文光盘，或论文摘要汇编）四、宣传校内：征集稿件阶段：时间、内容、形式、覆盖面论坛临近阶段：时间、内容、形式、覆盖面论坛现场宣传：现场布置细节后期成果上报及展示阶段：时间、内容、形式、覆盖面校外：五、总体进程六、计划参会人员七、论坛议程八、经费预算（格式请务必参考（格式请务必参考 “2011“2011 年经费指导模板年经费指导模板”excel”excel 文档）文档）九、经费来源十、其他复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部10申请阶段模板申请阶段模板 2：2011 年经费指导模板年经费指导模板论坛筹办经费指导性模板（以一个入选论文数为 20-50 篇，举办会期为一天的论坛为例）类别类别项目项目内容内容单价单价数量数量经费指导意见经费指导意见备注备注 海报3050510300 传单0.115020020 论文征论文征 集宣传集宣传征稿通知与请柬3550100300 横幅6015024300 海报3050510300 会期临会期临 近宣传近宣传传单0.1150-20020 易拉宝5015024300也需要横幅和海报，并 入会期临近宣传中 宣传折3550150300 展板10202540 会场宣会场宣 传传背景板15020013500视会场数目而定，每个 会场一块宣传宣传会后宣会后宣 传传留存材料制作与上交 100 场地与设备租借费5001500121500开闭幕用，使用本学院 场地则不需租借费 茶歇20030014500每个半天一次 饮用水13100200300 花卉5010025300 指示牌351520 场地费场地费 用用合影与冲洗照片5152050500 邀请函352050200 会议手册10202050500 胸卡席卡51050100400 论坛套装102050500 会务纸会务纸 品品纸笔 300 工作餐费10201004001000视餐数而定 欢迎宴会50010005103000 食宿食宿 外来与会人员住宿费10020010201500视外来与会人数和论坛 持续时间而定，无则没 有此项费用会务会务交通交通外来与会人员交通补 贴10020010201500视外来与会人数而定， 无则没有此项费用论文集204020501000 专家出席费400500121000 论文评论文评 审审论文评审费1015501501000 选手奖品与奖状15050010203000给予评选出的优秀论文， 推荐有一定层次区分其他其他奖品与奖品与 纪念品纪念品 与会纪念品305020501500 合计合计 22000没有外来与会人员住宿 交通费的话是 19000复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部11二、举办阶段二、举办阶段宣传组宣传组（一）工作定位（一）工作定位宣传是论坛筹办的排头兵，有效的宣传能吸引到优质的论文和积极的参加者。因此，选择有效宣传途径，针对性地突出重点，避免人力和财力的浪费，是宣传组的前期工作原则。论文集的制作原则则是认真仔细。（二）职责范围（二）职责范围1.室外：横幅、海报、传单、路标。2.会场：背景板、易拉宝、参会人员席卡、工作证、参会证、签到台标识、背贴、获奖证书。3.网络：日月光华 BBS 各相关版面、本院（系）网站、复旦学生网。4.论文集制作。5.可选：展板、宣传折、本院系宣传品、广播、校报、 复旦研究生报等平面媒体、外校 BBS 等。（三）工作流程（三）工作流程阶段一：宣传品设计阶段一：宣传品设计1.工作顺序：首先完成宣传品文字稿，其次确定主题色调，然后可以交给设计公司设计。2.风格统一：大小海报、工作证、参会证、易拉宝、论文集封面以及论坛的主 PPT 等都可以使用一个统一模板，但在细节处应有变化，显得统一大方又不呆板。设计可以交给涵德坊（地址：国权路 525 号复华大楼副楼层（上岛咖啡北面） ，电话：55522005 或 65643653）或者复旦大学印刷厂（地址：国权路 561 号，电话：65643102）等。阶段二：宣传品印刷制作阶段二：宣传品印刷制作1.横幅：邯郸校区 2 幅、江湾校区 1 幅（枫林和张江校区自定，医学院可以主要在枫林校区宣传） 。制作时注意在主题前留出空间贴论坛 logo。横幅内容包括：博士生论坛logo（博雅相辉 logo） 、论坛名称、主办方、承办方、时间地点，缺一不可。2.海报、传单：海报 2-4 张，A1 大小。北区入口海报栏必须张贴，其他不作要求。传单可以使用海报背景或另外单独制作，普通 A4 打印。要求每号楼下都张贴，可以发到单复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部12元邮箱。3.易拉宝：一般使用 4 个，大小为 1*1.2m。两个论坛介绍，文字可与征稿通知统一；一个论坛议程，最好有报告题目；一个报告人展示，有照片、简介和报告论文。注意每个都应有论坛主题、logo、主办承办、时间地点。4.获奖证书：小奖状内页可以在打印店制作，大奖状内页可在打印店打印，注意落款时间用中文数字。落款盖院系章。5.背景板（1）背景板贴字：逸夫科技馆二楼多功能厅为蓝色底板，一般用白色贴字。可在涵德坊或 500 号楼（逸夫馆西面）制作，他们负责粘贴，粘贴需要 1 小时左右。（2）大型木质框架背景板：需要整数长度和宽度，一般为 4*6m，需要提前联系搭框架。6.报告人席卡、嘉宾（老师）席卡、签到台标识：名单等外联确定。普通粉色 A4 纸打印。注意：不能有错别字；和席卡套契合。7.签到表：学生签到表用普通粉色 A4 纸打印。老师签到用红色签到本。8.背贴、路标：按照现场参与者分类制作碑座椅背贴，一般分为普通白色 A4 纸打印。论文集：统一论文格式，注意论文集的英文和数字在不同版本的出版软件上很容易出现问题。几点几点 TIPS：提前开工。宣传工作在前期很重要，需要提供外联邀请函的海报等材料，所以需要提前开始准备，保证有充足的时间修改、定稿。制作期间和外联组保持密切联系，以便更新名单和席卡。在广告公司制作一定要仔细审核终稿！各个细节都确定之后再打印。海报、易拉宝的文字，论文集的英文和数字都很容易出现问题。阶段三：宣传品张贴阶段三：宣传品张贴1.纸质版宣传品的张贴： （1）北区海报栏、宿舍楼下张贴海报需要申请。填写好横幅海报申请单，去研究生院306 室找王法硕老师（如他不在，其他主席团的学长学姐也可以代为办理）签字（“情况属实” ）盖章（研究生会的章） 。然后在周一至周五 12:0013:00 去北体三楼北区园委会申请即可（仅提前一周，不能太早） 。（2）如果在光华楼办活动的话，那么东、西主楼的海报栏也是可以张贴的。（3）各个教学楼需要在各自管理室签字后才能张贴。（4）南区横幅申请：周一至周五 12:0013:00 南区学生活动中心。2.电子版宣传品张贴：日月光华 BBS 发帖（在新闻版、研究生版、博士版、研会版、院系版）提前 3 至 5 天发布。BBS 发帖时需要调整好格式，最好附上海报电子版。不要发重复。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部13宣传宣传组备忘录组备忘录（即各阶段的工作内容）时间项目背景板横幅大、小海报（传单）易拉宝宣传折展板路标（指示牌）背贴论坛举办前一个 月签到台标识、分类台卡签到表嘉宾、报告人席卡确认出席嘉宾、 报告人名单、获 奖论文数量后获奖证书设计和制作确认报告论文后论文集横幅张贴论坛前一周大、小海报（传单）日月光华 BBS 各相关版面（新闻版、研究生版、博士 版、研会版、院系版）本院（系）网站网络发布论坛前 3-5 天复旦学生网（四）论坛部审核内容（四）论坛部审核内容1、宣传品合规性：（1）博士生论坛 LOGO（2）落款主办：复旦大学研究生院复旦大学党委研究生工作部复旦大学 XX 院系承办：复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联2、 数量。3、 张贴地点。4、 文本错误（包括是否有错别字、信息传递是否正确以及语言表达） 。5、 美观大方，体现复旦大学和博士生学术论坛的特色。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部14（五）基本模版（五）基本模版征文海报模板征文海报模板需包含的主要要素（注意落款）：一、论坛宗旨（着重介绍论坛举办的意义和目的）二、征文主题（简要介绍征文主题的背景、意义等）三、征文对象、评奖标准及奖项设置四、征文要求及注意事项（比如对格式的要求，统一的格式会大大方便论文集的统稿工作）五、提交截止日期及提交方式六、联系方式宣传模板宣传模板1、海报：“相约百年复旦园 共创日月光华新”复旦大学博士生学术论坛 XX 篇（院系根据自身特色设计内容）主办：复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部复旦大学 XX 院系承办：复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联2、横幅：复旦大学博士生学术论坛 XX 篇（可加自身主题）主办：复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院系承办：复旦大学研究生团工委、研究生会 复旦大学 XX 院系研究生团学联3、背景板：（会场、餐厅）复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部15论文集模板（含封面、背脊及要素）论文集模板（含封面、背脊及要素）博士生学术论坛博士生学术论坛 【XXXX【XXXX 篇篇】论坛主题论坛主题（举办时间）（举办时间）复旦大学博士生学术论坛 时间：主办：复旦大学研究生院 复旦大学党委研究生工作部 复旦大学 XX 院系承办：复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学 XX 院系研究生团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部16主办：复旦大学研究生院主办：复旦大学研究生院复旦大学党委研究生工作部复旦大学党委研究生工作部复旦大学复旦大学 XXXX 院系院系承办：复旦大学研究生团工委、研究生会承办：复旦大学研究生团工委、研究生会复旦大学复旦大学 XXXX 院系团学联院系团学联复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部17论文集背脊模板论文集背脊模板博士生学术论坛之博士生学术论坛之××××××××篇篇 年年 月月复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部18论文集要素论文集要素名家寄语名家寄语序言序言论坛组委会论坛组委会论文编辑委员会论文编辑委员会论坛介绍论坛介绍院系介绍院系介绍目录目录正文部分（论文集正文部分应有页眉：论坛徽章以及正文部分（论文集正文部分应有页眉：论坛徽章以及“复旦大学博士生学术论复旦大学博士生学术论坛之坛之××××××××××××篇篇”字样）字样）与会人员通讯方式一览表（可选）与会人员通讯方式一览表（可选）封底封底更多参考模板，尽在 ftp:/10.62.0.249（用户名和密码均为forum）复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部19外联组外联组（一）工作定位（一）工作定位外联是连接团学联与外界的主要渠道。外联需要将论坛举办的主要信息传达给相关人员，并做好沟通工作。有效的沟通是使论坛顺利举办的必备因素。（二）职责范围（二）职责范围1.协助征稿。2.组织评审工作。3.联系嘉宾、报告人者等。4.论坛举办时接待安排来宾。（三）工作流程（三）工作流程阶段一：征稿和初审阶段一：征稿和初审1、 征稿：征稿期通常在论坛举办前两、三个月开始，历时约一个月。需要拟出正式的征稿通知。从论坛主题公布之日起 20 天之内由院系团学联指定负责人接收论文（具体时间期限可由各院系自行调整） 。论文分成两部分，正文和个人信息，内容分页，严禁个人信息出现在正文中。这一阶段要与宣传组配合，以扩大稿件来源并提高质量。TIPS：一些有效征稿的办法是：一方面在自己学院内征，比如相关专业的同学每人一篇等；一方面通过兄弟院校对应学院由老师来约稿；或者取消未发表这一限制，让已发表的高质量文章也能来投稿，扩大学术交流面。2、初审：征稿后要进行初审。要组织评审委员会制定评审标准并实行匿名评审，初步评出入选论文。做好论文的提交、送审和评审工作。保证过程的公开性、公平性。抓好学术质量关，把好学术道德关。（1）组织评审委员会：评审委员会一般由院内论坛负责老师（通常是负责研究生工作的或是党委的）来组织。（2）各学院根据本学院的特点制定每次评审细则（如：如何收集论文，送交评审流程、评审要求等） 、评审老师名单，并送交研会博士生学术论坛部审核、备案审核、备案。 （3）到截稿时期后，评审工作即正式启动。由院系团学联指定负责人将论文（全文）送交评审小组打分。评审小组由院系自行组织，人数不得少于 4 人，原则上副教授以上级别的教师不得少于 50%。复旦大学博士生学术论坛 研究生会论坛部20（4）联系投稿评审老师，统计评审结果：评分结束后，院系及时将回收的论文封存，送交博士生学术论坛部指定负责人处。由论坛指定的负责人确定具体时间和地点进行计分工作，院系必须派出二名同学配合的统计工作。（5）最终的得分结果按分数从高到低排序做成表格在院系通告栏内公布。最终入选论文根据参加人数按得分高低录用。阶段二：筹办阶段二：筹办1、邀请联系：涉及 6 类不同的主体，包括论坛报告人、投稿人、学校领导、现场评审老师、外校学生代表和媒体（可选） 。分别确定相关人员，联系并制作邀请函。对于报告人要一一确认是否出席，并联系报告人获取相关信息（个人简介，照片，报告 PPT） 。首先提前一周通过邮件和电话向报告人发送邀请函，临近会期前 2 天再确认相关事宜（包括出席时间地点，准备材料，发言时间等） 。外校学生代表也要提前 5 天左右发送邀请函，回执截止期定在会期前 2 天。若人员不足，要逐一电话邀请，尽可能把与论坛报告人相关院校的代表请到会场。2、 根据参会嘉宾人数购买论坛套装（包括文件袋、文件夹、稿纸、笔，可以选择研究生院论坛套装，10 元/份，也可以自己制作） ，制作本次论坛协助手册（包括议程、地点、食