内部联络制度.pdf

有限 公司文件编号： ZH/ AD-08 体系支持性文件第 A 版第 1 次修改标题：内部联络制度第 1 页共 5 页NO. 版本生效日期页次更改内容内页版本1 A0 5 首次发行2 3 4 5 6 7 8 9 10 制定日期审核日期核准日期有限 公司文件编号： ZH/ AD-08 体系支持性文件第 A 版第 1 次修改标题：内部联络制度第 2 页共 5 页内部联络制度1 目的为了统一集团公司内部沟通程序，加强各部门之间的协作，提高工作效率，建立有效的合作团队，促使沟通规范性、时效性、责任性以及可追溯性，特制订本制度。2 适用范围适用于集团及子公司所有在职员工。3 联络形式3.1 正式的文件（含文书）沟通：通知、通报、公告、请示、报告、呈签、工作联络单及公司颁布的规章制度等文件。3.2 会议沟通：董事会会议、总经理办公会、临时会议等。3.3 非正式场合、形式的沟通：董事长信箱、个别交谈、电话及邮件等。4 管理规定4.1 经批准的公司规章制度、通知公告等正式文件下发至各部门后。部门负责人应签收，并及时传达给部门员工。4.2 通过公司内部网络 （QQ、微信群及 OA 系统）发布的内部事务性通知公告等，收到信息应做出回复，没在线的人员部门负责人应指派人员转达，确保应传达人员均得到相应信息。4.3 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，禁止越级沟通。4.4 公司下发到各部门的文件，需要报相关材料的，以要求报送的日期为准，截止日期前没有报送的，不再以任何形式进行通知，并且对相关部门给予通报批评。4.5 涉及跨部门的工作事项。4.5.1 一般工作，应优先直接跨部门平级沟通，但应遵循平等和谐、相互尊重的原则。如果确实出现沟通不能取得工作效果的，可向直接领导汇报，由直接领导与对方直接领导取得沟通。有限 公司文件编号： ZH/ AD-08 体系支持性文件第 A 版第 1 次修改标题：内部联络制度第 3 页共 5 页4.5.2 重要工作， 应以工作联络单（附件 1）进行沟通， 按要求写明联络部门、联络人、要求完成日期、联络事件主题、联络事件详细内容等，工作联络单发文方和受文方各留存一份以备查。4.6 工作联络单执行流程发文人发文部门负责人发文部门分管副总受文部门负责人受文人开始填写工作联络单审批通过审批通过审批反馈填写反馈内容Yes Yes Yes NG NG NG 交流确认Yes 交流确认NG 执行任务初步审核讨论定案完成有限 公司文件编号： ZH/ AD-08 体系支持性文件第 A 版第 1 次修改标题：内部联络制度第 4 页共 5 页4.7 职责4.7.1 发文部门： 对 工作联络单 上要求处理的事件要进行及时的追踪与监督。4.7.2 受文部门：受文部门负责人对工作联络单上要求完成或者请求协助的事件按要求处理，对处理过程要实行监控。4.8 工作联络单具体规定4.8.1 受文部门接到工作联络单后，对联络事件所描述的各类问题、请求、意见或建议应积极处理，全力配合。（1）当联络事件内容属于受文部门权限、职责范围时，可确定完成时间，受文人需立即回复；当联络事件较难确定完成时间，则应在24 小时内回复发文人完成时间。（2）当联络事件内容不属于受文部门的职责范围时，应及时转交具有相关职责权限的部门（在半日内转出）。4.8.2 受文部门确实存在困难，无法按时完成工作联络单上的联络工作，受文部门必须提前向发文部门说明原因，双方协商修改工作联络单相关内容、预计完成时间，并报行政部备案。4.8.3 发文部门有权对受文部门处理联络事件的进展情况进行跟踪、监督，对受文部门完成任务的效果要随时掌控，提前发现问题。当发现受文部门延期处理时，发文部门可多次提交跟催性质的工作联络单，同一件事件提交两次以上必须会知总经理。4.8.4 任何部门在接受任务时，没有收到工作联络单可拒绝执行任务，否则一切责任由受文部门全部承担，此单一旦签收就必须按照工作联络单上的要求处理。4.8.5 受文部门对未按以上要求完成工作联络单应负主要责任，发文部门若跟催不到位，又没有多次发书面跟催单时与受文部门负同等责任。4.8.6 公司各部门负责人要及时对新员工正确使用工作联络单进行培训，逐有限 公司文件编号： ZH/ AD-08 体系支持性文件第 A 版第 1 次修改标题：内部联络制度第 5 页共 5 页步形成使用习惯、企业文化。4.9 相关处罚规定4.9.1 行政部做为公司处理投诉部门，每接到一宗投诉事件， 根据工作联络单或其他书面联系资料查核，一经属实，对被投诉部门负责人处以100 元/次的罚款。4.9.2 一旦发现有事情未按时按质按量处理完毕的，不论是发出部门未做检查，还是接收部门未做回馈，都对两个部门的当事人处以50 元/次的罚款，同时对部门负责人处以 100 元/次罚款。4.9.3 公司提倡共创和谐的企业精神，部门之间的配合沟通一定要融洽，禁止公司或部门抱怨，一经发现，对当事人处以100 元/次的罚款。4.10 本制度自下发之日起实施。5 附件附件 1：工作联络单工作联络单发文部门发文人发文日期受文部门受文人受文日期要求反馈时间工作联络主题内容发起部门分管领导受文部门受文部门反馈内容