学院档案管理作业指导书.pdf

编号： STU-SCI-WI-TAO-00 A/0 学院档案管理作业指导书目的：使理学院档案收集、整理、归类上报工作制度化、规范化和科学化，符合学校档案收集、整理工作相关规定的要求。职责：1、凡是理学院教职工在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料， 包括电子文件数据材料，都必须按照规定向学校综合档案室移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。2、实行文件材料形成部门、业务主管部门归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。具体规定按汕头大学归档文件整理规则实施办法执行。适用范围：理学院全体教职工。过程描述：1、理学院办公室于春季学期学校党政办公室发布年度归档通知后，向各单位发布档案收集通知；理学院办公室接受各单位档案工作咨询并提供业务指导；2、 理学院办公室于每年三月中旬前将上一年度归档工作存在问题反馈给理学院各单位；理学院各单位按照归档范围收集、整理档案文件； 在三月底， 理学院办公室应做到提前介入，对各单位已归档、待归档文件材料进行质量检查，提出存在的问题，并给出合理的建议，确保归档工作的质量；尽量杜绝归档单位零归档现象的发生；3、理学院办公室于每年四月中旬对各归档单位移交的文件材料进行检查分析，对少数仍出现漏归档现象的单位发出限期补缴通知，并最终完成年度归档任务；在四月底完成年度归档材料整理上报工作，将各单位移交的档案材料分类整理后上报学校综合档案室，录入档案管理系统，形成签收单。4、理学院办公室于每年五、六月份根据学校综合档案室与党政办公室的通知完成限期补缴和完成情况通报等工作。归档范围：凡属本工作规范职责第一条所指的文件材料均属归档的范围，详见汕头大学各类档案归档范围和保管期限表。理学院各单位在教学、科研、党政管理等活动中获得的政策、奖励、重大成果、公示文件、项目方案等。 理学院各单位在接待、出访活动中形成的重要文件、照片、 协议、 礼品等。理学院各单位其他重要活动的文件记录、照片、视频等。归档时间：编号： STU-SCI-WI-TAO-00 A/0 1、理学院各单位工作中形成的文件材料，均应在次年四月底前整理归档；2、新建基建项目的文件材料，有关单位应在移交学校综合档案室并通过验收后一个月内整理归档；改造基建项目的文件材料，应在工程保修期满三个月内整理归档；归档要求：1、归档文件材料应齐全、完整、准确、系统；2、纸质材料符合国家有关的质量标准，声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与责任者等，电子文件、电子档案数据应真实、安全可靠；3、理学院办公室应将归档文件材料的基本信息录入到学校的档案管理系统中，有与纸质文件相对应的电子文件要同时加载，并生成相应的签收单。相关文件：XX大学归档文件整理规则实施办法 XX大学各类档案归档范围和保管期限表相关表格：档案登记表编号： STU-SCI-WI-TAO-00 A/0 附：理学院档案收集、整理与归档上报工作流程理学院档案收集、整理与归档上报工作流程按照要求在档案管理系统录入数据并加载电子原件。将档案实体移交学校综合档案室。形成签收单。理学院办公室发布通知对各单位档案工作进行检查、指导和监督。结束理学院各单位问题反馈质量检查发现问题提出建议按归档范围收集工作和活动过程中形成的材料。初步整理、 移交数据并附带电子原件。接收各单位档案实体，按照规则对档案材料进行整理、归类。对学校相关部门反馈信息进行调整和通报。