销售订单转生产订单作业办法(5页).doc

-1.2.3. 销售订单转生产订单作业办法-第 5 页4. 目的 规范销售订单运作，提高公司产品交付能力，促进销售与服务的改善。5. 范围 公司销售订单实现全过程。3职责： 31营销部负责销售实现（订货作业）全过程总体实施。 32销售人员/跟单员负责订货全过程操作跟踪，营销部经理负责督导管理，总经理核准订单。 33销售人员/跟单员负责对客户反馈信息、包括客户投诉等记录、跟踪处理。 34 PMC部负责回复交期、组织生产，对产品的准时入库负责。 35财务部负责对产品价格的核算（未定单价之产品，由财务部负责核定产品单价，并报总经理书面批准）及开具送货单并核算、统计、监督。 36成品仓负责备货核实装车，保质保量交付。37公司总经办负责对流程实施全过程的检查监督。4规范与程序41 流程图见附表。42客户订货：客户通过传真、电话或来公司订购产品,并提出合同要约。原则上只接受客户传真订单、来访订购、并需客户签字确认的订单。客户因故不能传真而电话订货的，销售代表需认真记录产品型号、名称、数量、交期和有无特殊要求等，并要求客户在发货之前补发客户订货单传真确认；如客户不回传客户订货单则由销售人员电话跟进确认清楚，并在客户签名栏中注明“电话确认”字样，记录时间与客户确认人姓名，以避免因双方接听或口述不明确造成漏发、误发、多发货品的现象。（注：开具销售发货单后，客户临时加单视为新的订单处理）43订单输入：销售人员/跟单员根据客户订货单进行订单电脑处理，输入销售系统软件，生成销售订单并传递至营销经理或者其指定人员复核。复核后，销售人员/跟单员开具生产通知单，转交PMC部进行订单评审以便回复客户交期。输入单据时应仔细核对产品型号、规格、数量、交期、特殊要求等是否与客户的要求相符，对客户要求中不明确的信息需及时与客户联系确认，不能由销售代表个人凭常规方式分析或主观印象确认。订单输入工作必须在接到信息后两小时内完成。44订单评审：对常规产品，PMC部根据库存、生产计划及客户订货情况对客户订货单进行评估，PMC部须在两小时内在生产通知单上回复生产完成日期，以便销售人员回复客户。若属非常规产品，则由营销部负责人在2个工作日内组织相关部门进行订单评审，参与评审部门在订单评审表上填写评审意见。订单评审表后应附客户订货单、销售订单。订单评审内容包括客户所订货物的品名、型号、数量、货款金额、交期、生产可行性及相关特殊要求等。45客户确认：销售人员/跟单员将经评审过的客户订货单，传真至客户同时要求客户在一个工作日内核对确认后回传。客户回传确认的订单，代表其已确认订单中产品型号、参数、数量、金额和交付日期等信息，销售人员/跟单员需保留客户回传的确认订单，以便查证。如客户不回传客户订货单，则由销售人员电话跟进并在客户签名栏中注明“电话确认”字样，并记录时间与客户确认人姓名。46货款结算：销售人员/跟单员根据公司规定、经审批后的产品报价及该客户的结算政策与客户进行货款结算。货款必须打到公司指定的账号，财务部须对客户货款到账情况进行及时核对。47 款到放货：在财务部指定人员收到客户指定手机发出的货款到账信息到本公司指定的手机后，由本公司指定人员传真物流公司的托运单通知物流公司放货给客户。48运输手续办理：销售人员/跟单员将销售发货单转交PMC部，由PMC部安排成品仓库按单备货，及安排运输。销售人员/跟单员及时跟催运输进度。49仓库备货、出货核定：成品仓管员接到销售发货单确认所有签核齐备无误后，根据出货和来车时间，提前1小时安排人员备货，并通知责任销售人员/跟单员查验确认，确认无误后方可装车。410装车发运：成品仓管员负责组织搬运工将已验收无误的成品按规范装车，并经承运司机清点交接签收，同时办理留置和交付有关司机、运输车辆和客户联络等证件资料，以确保运输过程得到有效控制。若本公司司机送货，则送至本公司或客户指定的物流公司处，司机返回后须在一小时内将销售发货单及物流公司托运单据交至财务部进行统计备案。411发货确认：在货物发出后，销售人员/跟单员应及时跟催货款，以及通知客户货物发出及预计到达时间，以便客户与承运方联系及时做好收货准备。销售人员/跟单员应与客户保持紧密联系，确认收货情况，在收货当日内原则上接受客户书面关于货物缺损的投诉。对于客户发现的货物损缺，营销部应组织相关人员立即查明原因，落实责任，同时尽快给予客户补货换货的答复。 (公司原则上需与长期合作的物流公司签订合作协议,以规避风险)412售后回访：营销部销售人员/跟单员在交货后15天内，至少对客户进行1次电话回访，并记录客户反馈信息。首次回访后，视情况后续不定期进行电话回访，做好售后服务与维护工作。特别说明：1、当电脑销售系统软件出现故障不能打单时，销售人员/跟单员可先开具手工送货单，在系统恢复后2小时内，录单人员需将系统内该笔订单的数据资料进行及时处理，以免造成数据错误。2、发货人员必须确认发货单所有签核（制单人、财务部、仓管员、送货人、托运部等）齐备，方可发货，违规操作，将进行处罚，并追究经济责任。5订单变更处理： 51 订单产品开始生产后，客户因故更改订单内容，销售人员须在2小时内将订单变更资料传递PMC部调整生产计划及物料计划，并与客户重新确认交期。2对大型生产线或外贸订单变更，营销部门须重新组织相关部门评审，并与客户达成一致后，以制作新订单的形式变更，取消原订单。53以上订单输入、评审、客户确认，程序同上。54产品入库后，原则上不接受订单变更。55本公司提出变更订单的，营销部要与客户协商一致后实施。6记录和表格61客户订货单62生产通知单63销售发货单64订单评审表。7管理规定7. 1不依本流程作业或未按规定时间作业者，一律处以每单10元之罚款。7. 2 对订单评审确定的完成时间不能按期完成者，对责任部门负责人处以每单20元之罚款。7. 3因违反作业流程而造成公司损失者，按公司规定赔偿经济损失。本办法经总经理批准后执行，总经办负责解释本办法，公司可以根据情况进行修订、完善。