项目管理实施方案项目采购组与其它工作组间的衔接.doc

项目管理实施方案项目采购组与其它工作组间的衔接 1） 一个完整的项目组一般包括：设计组、采购组、施工组和项目控制组等几个工作组，采购组与其中每一工作组都有密切的工作联系，因此明确相互间的工作接口和职责权限对于项目采购的顺利实施至关重要。6.1与项目质量保证工程师的分工与衔接1) 公司质量管理处向项目组派出专职或兼职的质量保证工程师，并负责指导和协助质量保证工程师履行质量监督和检查职能。2) 质量保证工程师监督检查采购各专业贯彻执行公司质量体系文件和项目质量计划、项目采购质量计划情况，及时发现问题，参与研究解决，并向有关部门报告。3) 项目质量保证工程师有权审查项目采购质量计划执行情况；主要设备、材料分承包方名单；主要设备、材料分承包方的供货质量计划和采购各工序的质量记录。4) 项目采购各级人员要自觉接受项目质量保证工程师的监督和指导，为项目质量工程师工作提供方便，并在采购工作中严格执行公司质量体系文件、采购部各项工作制度和项目统一规定。确保采购工作质量。5) 发生采购质量问题时，采购人员应立即向采购经理报告，采购经理应邀请项目质量保证工程师，并组织有关人员进行质量事故原因分析，明确质量责任；按公司有关工作质量控制规定和设备、材料不合格品控制程序进行处理，并将处理结果报项目经理和质量管理处。6) 项目质量保证工程师对项目采购质量的监督和指导，不能代替项目采购各岗位应负的质量控制和质量保证职责。7) 项目采购组各岗位的质量职责见公司质量手册、质量体系文件和采购部采购手册。6.2与设计组的分工和衔接1) 设计组负责编制设备、材料请购文件，并按项目进度要求随请购单一并提交采购组, 包括请购单、规格书、数据表、询价用图纸，采购说明书及对厂商图纸资料要求等，作为采购组采购工作的依据。2) 采购组按时向设计组提供分承包方的技术报价文件（如有的话），设计组负责对技术报价进行评审，给出评审意见，供采购组确定供货厂商用。采购组负责报价的商务评审和组织综合评审。3) 设计组有关人员应参加由采购组组织召开的合同谈判、分承包方协调会，负责技术谈判，包括对厂商图纸资料要求、供货范围确定、备品备件清单确定等；采购组负责商务谈判。4) 采购合同联系人会同设计责任人负责催交供货厂商资料、图纸。设计组人员要按时完成确认或作为设计依据；设计组有责任保证确认进度，并按时将确认后的图纸返回制造厂商。5) 采购工程师对所购产品是否符合请购文件的要求负责；设计人对合同技术附件等的正确性负责。6) 在设备制造进程中，设计人有责任及时处理有关技术问题；必要时，应采购组邀请参加产品的试验、试运转等出厂前的验收工作。7) 当设备、材料到达现场后，必要时，设计人员应参加由采购组组织的现场开箱检验工作。当现场到货与合同技术附件不符时，设计人员有责任会同责任采购工程师与供货厂商联系解决。8) 设计组应积极派员赴现场解决设备材料供货中的技术纠纷，应现场邀请参与解决供货质量问题。6.3与施工组的分工与衔接1) 采购组向施工组提供设备、材料供应计划，到货状态报告、库存状态报告等供货信息。2) 采购组负责按网络进度和材料控制工程师签发的领料单向施工单位供应合格的设备或材料。3) 采购组应邀参加施工组的工程招标与合同谈判, 并参与起草物资供应部分的条款及附件。4) 当项目有规定或在采购组的要求下，施工组有责任配合采购组参加重要设备、材料的开箱检验或进口设备、材料的商检或开箱检验。5) 设备在安装和调试过程中，当出现与制造质量有关的问题时，采购组应及时与供货厂商取得联系，找出问题的原因，采取必要措施，配合施工部门把问题处理好。6) 在项目完工阶段，施工组负责施工剩料的退库工作等。6.4与控制组的分工与衔接6.4.1与项目计划工程师的分工与衔接1) 项目计划工程师向采购组提供项目统筹计划和项目执行计划，作为项目采购各级计划的编制依据。采购经理参与上述计划的编制或确认工作。2) 采购经理负责指导采购计划工程师根据下达的项目执行计划组织编制采购详细计划（第三级计划），提交项目计划工程师确认后由采购经理批准执行。采购组有关人员应参与或配合以上计划的编制工作。3) 项目计划工程师负责进行进度跟踪确认，实耗资源统计和用EVC法对采购进展（进度与资源消耗）进行综合分析评价，并根据总体控制要求，相应调整项目采购实施进度计划以适应项目建设实际进展。4) 项目采购组在采购实施进度计划的基础上编制各类作业计划，并对实施情况进行动态监控，及时向进度控制工程师报告和通报有关信息，按期填写采购进度检测表和资源实耗报表，并配合进度控制工程师工作。5) 项目计划工程师应根据已批准的项目执行计划，在请购单标明每一规格的设备、材料要求到达施工现场的时间，经签署后提交采购组作为采购工作的进度依据。6.4.2与费用控制工程师的分工与衔接1) 费用控制工程师向采购经理提供各类设备、材料各类费用的估算表，为每一计划订单给出估算费用，以实现用EVC法对项目采购实施情况进行综合检测，控制各类采购费用，保证项目费用控制目标的实现。2) 费用控制工程师应在每份设备、材料请购单的相应栏目中填入设备、材料的费用预算，经签署后提交采购组作为采购费用控制目标。3) 采购组应控制采购费用在规定的预算内。当在采购过程中，发现预算费用不足或由于变更引起采购费用超过原预算值时，采购组应按规定向费用控制工程师提出费用变更申请，费用控制工程师应重新确定费用预算，采购组据此实施。4) 费用控制工程师应及时建立各类设备、材料的计划价格库，并负责适时输入材料控制集成化软件，供设备材料出库和账务管理使用。6.4.3与材料控制工程师的分工与衔接1) 材料控制工程师对项目物资流信息控制负全面责任，材料控制工程师对所使用的集成化软件的规划、组织开发、维护、升级负主要责任，并对软件的适用性、安全性负责。采购组有责任参与软件的规划和开发。2) 采购组有责任及时提供采购工作过程中的物资流信息，对信息的完整性、适时性和准确性负责。3) 材料控制工程师应核定每份请购单上设备、材料的数量，经签署后提交采购组作为采购量控制依据。材料控制工程师和设计组对请购数量的准确性负责，采购组仅对采购量与请购量一致性负责。4) 材料控制工程师负责现场物资的综合平衡，采购组对按请购单保证物资供应负责。5) 现场采购组按批准的领料申请单按时发放设备材料，仅对出库物资与领料申请单的一致性和物资的质量状态负责。6.4.4与合同控制工程师的分工与衔接1) 采购组有责任向合同控制工程师按时提供合同管理和合同执行的有关信息。2) 合同控制工程师有责任向采购组提供与采购业务相关的其它各类合同的信息，并对采购合同管理提出建议和意见。3) 合同控制工程师代表现场控制组和施工组，向采购组提出“分承包方专家使用计划”，项目采购组负责落实。4) 当认为有必要时，合同控制工程师应配合责任采购工程师共同处理采购合同纠纷等事宜。5) 合同控制工程师对项目合同控制软件的使用和维护负全部责任。6.4.5与工程财务的分工与衔接1) 采购组受公司法人委托对外签署采购合同，并对所签合同的切实履行负责，本公司凡与采购合同相关的所有部门均有义务配合执行。2) 采购组有义务向工程财务提供用款计划，工程财务负责费用的落实。3) 采购组按时向工程财务提供各采购合同/订单的正本一份。4) 采购组收集齐全各类商务票据后（货款支付另需经签署有效的入库单），按合同付款条件适时提出付款通知单。工程财务负责在规定的时间内实施付款。5) 工程财务有责任按时通报采购组合同付款情况。