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电子文件专题讲座一、 电子文件概述随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）应用于科研、工业领域，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内外贸易中广泛应用，形成了大量的电子文件。二、 电子文件的概念电子文件（Electronic Records）是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 三、电子文件元数据的含义和作用 1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和结构，满足电子文件管理需求的特殊元数据。它是描述电子文件数据属性，并对其进行定位和管理、同时有助于数据检索的数据，是一种有效的信息资源组织和管理的工具，是一种编码体系。概言之，元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识：（1）构建信息发现机制，即检索机制。元数据能够动态地获取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。（2）维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能，可以完整地记录电子文件的原始状态，还能够系统地映射出电子文件的生成环境，数据产生的软硬件环境，数据结构，类型，打开方式等信息对象的附加相关信息，即保存元数据的元素项。只有在获取数据对象的同时也获取这些附加的说明信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。（3）保障数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据能够提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。 四、电子文件的种类 1、按电子文件的信息存在形式分类。可分以下8种文件：（1）文本文件（Text），或称为字（表）处理文件，是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 （2）图形文件（Graphic）是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 （3）图像文件（Image）是指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 （4）视频（影像）文件（Video）是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。 （5）音频（声音）文件（Audio）是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 （6）数据文件（Data）又称为数据库文件。是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。 （7）命令文件，亦称计算机程序（Program） 是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。 （8）多媒体文件（Multimedia），包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。 2、按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持性文件是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件，多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3、按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。 五、电子文件的特点与以往各种形态的文件相比，电子文件的主要特点包括： 1、电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性。电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，需要保存老的系统，或者进行一系列适应新系统的转换、迁移工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。在计算机系统处理文件，其正常的运作、管理都是建立在一套标准化体系之上的，如文件制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。其严格程度和对系统的要求，是纸质文件运作的标准化体系远远达不到的。 2、电子文件信息内容与载体形式之间具有可分离性。电子文件的信息与其形式或载体不是牢固不可分割的，可以不以确定的格式存在和表示，相同的信息可以在表现时呈现多种形式、格式。由于这种特性，对电子文件归档的完整性要求是内容要件和形式要件“二维归档”。 3、信息的不稳定性。造成电子文件信息发生变化的主要原因有：第一，信息可以脱离特定载体而存在，载体对它的“束缚”没有了，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。第三、电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击，要求将原文件迁移到新的技术环境之中，迁移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。 4、信息的可重用性。一是存储起来的信息可以被反复调取、使用；二是对所存信息整体进行拆分，或提取信息的属性，并使之与具有某种共同属性的信息建立关联、组配使用；三是通过网络基础和协同系统（集群技术），不同的人或设备可以同时对同一文件进行操作：四是通过数据挖掘等方式可以对结构化文件中蕴含的信息进行分析和调用，以发现数据资源库数据中的信息规律。5、电子文件形成系统的异构性。异构性是指是系统的数据处理与描述方式多样化，不一致。形成电子文件的系统性质、功能及功能实现方式是多种多样的，建设单位的业务特色、工作环境差异、技术系列的差异、开发者的技术擅长等，都会导致具体系统的概念定义、功能定义、结构方式、技术路线、技术构成等多方面的异构性。解决异构性问题的主要方法是数据处理方式和描述方式的标准化。 6、电子文件管理流程的变化性（1）时间变化：归档、鉴定、著录环节提前；著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期。 （2）内容变化：A、简化 ：实体整理仅为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类。B、复杂化：信息整理、鉴定、著录。C、集成化：归档与检索的集成、逻辑归档工作与检索工作的集成、归档与鉴定的集成、保护与其他流程之间的集成。（3）顺序变化：由串行向并行、线性向非线性变化。 六、电子文件管理目标与原则 1、电子文件管理的目标（1）保障电子文件的真实性。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。（2）保障电子文件的完整性。电子文件的完整性包括三个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；三是与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。 （3）保障电子文件的长期可读性原则。电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。 2、电子文件管理的原则 （1）前端控制原则。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子文件管理系统的地区和机构，电子文件是在系统中生成和运转的，电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，其必要性主要体现在以下两个方面： 第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏，从而达到功能合理，效率最高。 （2）全程管理原则。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。（3）集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。七、电子文件的鉴定 电子文件鉴定工作的内容具体包括：鉴别、内容与技术状况的鉴定、处置、记录等环节。 （一）电子文件的鉴别工作 鉴别工作就是确定哪些信息是文件，从而需要判断其价值。鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定工作的第一步，也是鉴定工作顺利开展的基础和前提。 鉴别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构形成电子文件的需求，即机构需要形成哪些电子文件。 （二）电子文件的内容鉴定 步骤：1、制定电子文件保管期限表；2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护；3、鉴定归档前的文件；4、鉴定保管期满文件。（三）电子文件的技术鉴定技术鉴定的任务即检查电子文件的技术状况，判断电子文件有用程度是否具有实现的可能，以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态（技术分析或技术鉴定），是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。1、真实性鉴定。鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始性”。就电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题， 可采取以下措施。第一，分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性；第二，根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；第三，对于某些文件可将该文件转换成非数字形式，如缩微等；第四，对文件的迁移进行记录，这是文件著录中的重要内容。2、完整性鉴定。分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分。后者是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效，这些手段包括超级链接、置标语言等。3、可读性鉴定。可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容，目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。为此，不仅需要确认文件在形成时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术性能。主要包括四方面的工作： 第一，检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件（如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库）、文字材料是否齐全、完整。对于加密文件，保存时如果由于特殊需要未予解密，还需检查其记录密码是否保存下来。 第二，检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。 第三，核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。 第四，检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。如发现有很小的错误，可清洗后再读，以确认其可读性。国外有专家认为，如果错误超过文件的5，就有理由认为该文件不具有可读性，可通过与打印件加以比较的方法确定其是否值得保存。4、无病毒鉴定。可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒。 5、介质状况检测：（1）介质物理性能的检测。 包括（归档）磁带或光盘是否清洁，介质表面是否光滑、无皱褶、无划伤、无磨损，运转是否正常等。（2）介质规格的检查。一般情况下，不应选用过时的、不符合工业标准的存储载体作为归档和脱机保存的介质。 八、电子文件的处置 方式主要有：销毁和保存两种。 1、销毁。电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的方法。一般文件的销毁在计算机中进行，为了防止误操作，应先建立备份，待审查确定销毁无误后，再将备份删除，删除操作包括“删除”指令、格式化等。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同载体一起销毁，并在网络中彻底清除。销毁过程应予记录，记录材料应予保存。2、保存。（1）保存在文件管理系统中。分为两种情况，第一，按照归档要求将归档文件保存到相关数据库中，归档文件数据库一般包括永久文件数据库和定期文件数据库两种，功能完备的系统可根据电子文件的保管期限自动将相应文件转移到数据库中。第二，期满鉴定的结果如表明文件还应再保留一段时间，应根据调整后的保管期限保存文件。 （2）脱机保存。需要脱机保存的电子文件包括：暂存一段时间后销毁的电子文件、秘密文件、现行作用较小的永久性文件、需要建立备份的文件等。应选用质量优良符合工业标准的载体作为脱机保存的介质。 （3）缩微。对于那些在现实条件下不能保证真实性可以得到长期维护的电子文件以及其他重要文件，可采用缩微的方式予以处理。缩微胶片的规格和质量应符合国家有关标准的规定。 （4）迁移。当机构的系统环境发生变化时，应将所有在线存储和脱机保存的电子文件迁移进新系统，以确保这些文件在保管期限内，在新一代软件中可以查找利用。 九、对电子文件鉴定过程的记录 鉴定是一项难度很大的工作，也具有相当的风险。为了监督鉴定的过程，保证其合乎规范，遵守有关程序、政策和标准，并纠正某些不当行为，需要对鉴定工作予以记录。对于电子文件，通过一定的系统设计，内容鉴定和部分处置工作（如销毁）的过程及结果可以自动记录在系统中，而技术鉴定及另外一些处置工作（如缩微）的过程及结果一般由人工记录在纸张上。 记录电子文件鉴定工作的文件包括：文件管理系统中的跟踪记录（日志）、鉴定报告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。这些文件是鉴定工作的证据，应由档案机构统一保管。 十、电子文件的归档 归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 （一）电子文件的归档范围 确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于机关文件材料归档和不归档的范围的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料： 第一，电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据都应属于归档范围。第二，同一活动中形成的电子文件、纸质文件、缩微胶片须一同归档。第三，电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一起向档案部门移交。 由于电子文件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，因此目前我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，即“双套归档制”。 （二）电子文件的归档方式 电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。 1、逻辑归档。是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 2、物理归档。是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。介质归档是将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档。 （三）电子文件的归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。 一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控；物理归档中的网络归档既可实时进行，又可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验并遵照有关规定定期完成，如管理性文件在次年年初归档，科技文件在项目完成之后归档，机密文件随时归档等。 （四）归档电子文件的质量要求1、齐全完整。归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。具体要求如下： （1）用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。 （2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 （3）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。 （4）用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。 （5）用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 （6）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。（7）通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如果不能转换，则必须连同专用软件一并收集。专用软件如系本单位开发，同时收集设计过程中产生的纸质文件，如软件开发任务书、需求分析说明。系统设计说明书、程序框图、鉴定及验收报告等。2、真实有效。归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用电子文件签署技术，以便确认电子文件的有效性。 3、格式规范。对于归档电子文件应有格式方面的要求，这是保证电子文件长期可读性的一个极为重要的问题。澳大利亚国家档案馆要求凡获准向档案馆移交的电子文件，其数据和元数据必须满足规定的物理格式标准和逻辑格式标准。我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。 4、一式两(三)套。物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。电子文件在长期保存过程中可能会出现读取的错误，封存件可以减少出错、失真现象，两套封存更为保险，因为两套同时出错的概率较低，封存两套可以提高安全性和可靠性。 5、经过整理。归档的电子文件应经过一定的整理和编辑。整理工作由文件形成部门负责，根据本部门电子文件的种类、数量或档案部门的统一要求决定整理方案，利用文件的著录信息，形成机读目录，介质归档时还应对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。整理完毕后，还应填写统一的归档电子文件登记表，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。归档电子登记表可以制成电子表格，可由系统根据归档电子文件的机读目录或著录信息自动填写。归档时应将电子文件及其机读目录、登记表同时移交给档案部门，归档电子文件登记表如果是数字形式的，还应赋有纸张打印件。物理归档的电子文件应与相应的机读目录存在同一载体上。 （五）归档手续 1、采用逻辑归档方式的电子文件，应首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。得到授权的用户只能利用文件信息，不能对之进行删除、修改等操作。这个过程应记录在系统日志中，以便审查。采用网络归档方式的电子文件，其归档手续与此类似。在这两种情况下，都可由系统自动生成一份归档电子文件登记表，打印后双方签字作为归档凭证保存。 2、采用介质归档方式的电子文件，应由移交双方按照归档电子文件登记表清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的归档电子文件登记表、归档电子文件移交检验表、电子档案接收检验登记表上签字盖章，各留一份，保存备查。3、对于与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双套归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。4、归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入归档电子文件移交检验表；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入电子档案接收检验登记表。由于两次工作都包括对归档文件技术状况的检查，在实际工作中可将两者合而为一，都在归档时进行，由档案部门和文件管理部门共同参与完成，以减少重复劳动。   归档电子文件存储（逻辑）格式 数据类型 推荐数据格式 不太好的数据格式    文 本  ASCII文本、AdobePDF 、XML、 TXT、 RTF（微软的Rich文本格式）微软DOC 格式、WPS、其他字处理格式  图像、照片 TIFF、JEPG、PNGGIF、BMP、XBM、其他格式 音频（声音与音乐）MP3、WAV、AIFF WindowMedia、AU格式、RAM/RM（RealAudio流式音频格式）、MIDI/MODs 视频（电影与录像带）MPEG（1、2或4版）AVI、Quicktime、RealVideo数据库与光盘数据表ASCII文本、DBF格式Excel、Access、Filemaker 图 形 DXF  网 页SGML、HTML、XML    归档电子文件存储载体（物理格式） 载体名称（介质） 格式（版本） 用 途只读光盘CD-ROMMacintosh、 Unix、DOS（650MB）数据利用、备份、脱机保存（推荐使用）一次性写光盘CD-R、DVD-R  数据存储备份可擦写光盘CD-RW、DVD-RW  数据存储备份磁带DAT  数据备份、脱机保存硬磁盘  数据处理、交换、利用软磁盘Macintosh、DOS数据处理、交换（不能作为长期存储介质）缩微胶片  存储珍贵档案 十一、电子文件的整理与编目（一）电子文件的整理 由于电子文件信息内容的实际存储位置不确定，而且内容与特定载体具有可分离性，因此原来占很大比重的实体整理工作将弱化、简化（仅对脱机保存的磁盘、磁带、光盘作简单整理）。而信息整理则呈强化趋势。以用户为中心的服务模式，要求检索途径多元化，因此对于电子文件信息的分类整理将成为管理人员的一项日常工作，整理的结果存入检索系统之中，作为检索信息库的基本内容。十二、电子文件的保护 电子文件的保护涉及其载体、信息内容及其支持体系等几个方面。 （一）电子文件载体的保护电子文件的载体主要分为磁性载体和光学载体两种。磁性载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘等。软盘不能作为长期保存数据记录的介质。 光学载体包括： 只读光盘、可写入光盘 、可擦写光盘。电子文件载体的性质特点决定了其保管条件有着不同于纸质文件的特殊要求。即： 1、控制适宜的温湿度。推荐最佳保管温度为18，相对温度为 40，24小时内温度变化不得超过3，相对湿度变化不得超过5。归档光盘应保存在 14一24、相对湿度在45 60的环境中。 2、防止灰尘。要创造减少空气中含灰尘量的条件。保证机器清洁；严禁触摸软盘读写窗口和索引孔处；不能用手直接接触光盘信息部，使用后应放在盘盒中储存，不应随处存放。 3、防止外来磁场。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。在电子文件保存和使用过程中一定要远离强磁场。确保不受磁场的破坏。可使用软磁物质（软铁、镍铁合金等）制成箱柜，对磁场进行屏蔽，在存有重要电子档案的库区设置测磁设备，以检测隐蔽的磁场。 4、防止机械震动。机械磨损和强烈震动，也能对电子文件产生破坏。注意做好减震防冲工作。硬盘驱动器应平放固定，防止发生振动，硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动或碰撞工作台，以免磁头划伤盘片，造成盘片上的读写错误。 5、防止光线和有害气体的影响。有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件载体危害极大。注意做好防光工作。要严防强光的影响，不要让室外光线直接照射在软盘、磁带上。除了注意上述物理化学因素对电子文件载体的影响之外，在日常管理维护工作中还要注意以下问题：存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应带非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免造成介质损坏和变形。 整理：软磁盘的标签应写好后贴上，如果软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能避免磁带发霉。清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。 各种媒介预计寿命表媒体类型寿 命 手工纸 1000年或更长 新闻纸 50年 缩微胶片 300年 缩微平片 100年 磁 盘 15年 磁光盘 30年 4mm磁带 10年 光 盘 5年  （二）电子文件内容信息的保护由于电子文件信息记录的方式与纸质文件不同，因此，电子文件信息的保护需采取以下措施： 1、信息安全规范。信息安全是由安全的软硬件技术和完善的管理规范、安全法律提供保障的。它包括技术行为的安全规范和人员行为的安全规范。 信息安全依赖于计算机系统安全。计算机安全是指硬件、软件、数据受到保护，不因偶然或恶意的原因而遭到破坏、更改、显露，使系统保持连续正常运行的状态。信息安全保护是属于计算机系统安全的有机组成部分，电子文件的安全要求对整个计算机系统制定安全规范。2、信息加密技术。电子文件归档是必须解密的文件，文件必须以明文的形式归档。对有密级限制的电子文件，网络传输中应当使用加密技术。在实际通信中通常采用公钥加密体制，发送者使用公开的加密密钥对文件加密，收方使用严格保密的解密密钥对收文解密。 3、信息认证技术。主要有三种技术： （1）数字签名技术。数字签名是以数字形式存储并能在通信网络中传输的方法，是公钥加密算法的一种用法。 （2）身份识别技术。常采用通行字口令方式。 （3）消息认证。接收者能够检验收到的消息是否真实的方法。4、防治计算机病毒。5、信息备份。备份设备有磁带机、光盘、硬盘。备份技术有拷贝、磁盘镜像、磁盘双工、镜像站点、服务器集群技术、灾难恢复方案。还要制订备份管理制度。6、网络安全。包括防火墙、漏洞扫描技术和入侵检测技术。 7、电子文件长期可存取技术。包括仿真、迁移和载体转换保护技术。 十三、电子文件管理系统（一）电子文件管理系统概念电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和证据效力、保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。电子文件管理系统的主体是由一组软件组成的电子文件管理软件，共同对机构产生的电子文件和机构档案室保存的电子档案进行管理。这个系统能够自动记录电子文件的元数据和各种背景信息，能够对电子文件和电子档案进行管理和提供利用，能够保证电子文件和电子档案的行政有效性和法律证据性，同时这种系统也能够汇入纸质档案等的管理信息并对其进行管理。（二）系统功能 1、综合管理。实现机构不同种类各种载体文件的综合管理，提供能支持阅读多种文件格式的功能。 2、系统配置。定义和维护电子文件分类方案，文件和档案编码方案，用户管理和用户权限设置，文件类别和文件安全等级，元数据模式，日志范围等等。 3、实时收集。通过嵌入各个业务信息系统中的电子文件登记功能实现文件的实时收集，或者通过系统对机构网络内部文件的随时扫描实现文件的实时收集，将鉴定之后的文件保存到电子文件管理系统中。 4、实时鉴定。制定机构内部的电子文件保管期限表，在电子文件管理系统中建立并维护该表，在文件登记的时候，系统自动根据保管期限表中的条款和标准，实施初次鉴定，为应该归档的文件分配一个鉴定标识。鉴定的时间分别设在机构文件首次登记之时、文件保管期限到期之时。在实施鉴定的过程中，还应该标识文件的重要程度，并且能够记录和维护相应的日志内容。 5、记录和维护元数据。区分不同技术类型、不同种类的文件，自行设计或套用国内外有关元数据模型，建立机构电子文件管理系统所需的元数据服务器，记录和维护各种元数据，并提供这些元数据作为文件检索的入口。电子文件提供利用时，保证其权限内的文件信息和元数据信息都能够提供利用。 6、日志管理。首先根据不同重要程度划分文件类型，并规定相应的日志项目范围。对于重要的电子文件，一般应该记录文件创建、审核、签发、传递等处理环节的信息，同时记录文件每一次利用的信息，以及某些技术处理的信息；对于不同重要程度的文件，应该有详略不同的日志内容。根据不同的权限许可，用户可以阅读全部或部分的日志信息。 7、工作流管理。提供文件生命周期过程中的工作流程设计、维护和修改的功能，跟踪文件流程。任何公务文件在生成或收到之初，必须向电子文件管理系统进行登记。8、Internet文件发布和访问功能。提供简便地将某些电子文件公布于机构网站的工具，并提供访问Internet的功能。9、多样化的检索。除了传统的检索方式之外，还应提供全文检索、多媒体检索、检索套用、自定义检索、智能检索等功能。10、多样化提供利用。机构局域网内的在线服务功能。11、数据转载和迁移功能。当系统的技术平台发生变化时，支持将原来软、硬件环境下形成的文件转载进新平台，当系统升级时，对原来的文件进行数据迁移。（三）电子文件管理系统的设计 1、从经济、技术、业务等方面进行可行性分析； 2、确定其性能、数据、编码维护、数据日志等。 3、进行总体设计。包括：系统模块设计；操作模式设计；数据库设计。 4、详细设计。包括：程序设计；界面设计。 5、构建系统实现平台。为确保电子文件管理系统的功能实现，在系统的开发、设计和实施过程中必须有档案工作者的参与。