档案电子文件专题讲座.doc
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1、电子文件专题讲座一、 电子文件概述随着信息技术的不断发展,办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及,计算机辅助设计(CAD)和计算机辅助制造(CAM)应用于科研、工业领域,电子数据交换(EDI)、电子商务(EC)在国内外贸易中广泛应用,形成了大量的电子文件。二、 电子文件的概念电子文件(Electronic Records)是指在数字设备中产生,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为,完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成,并形象化地将文件与元
2、数据比作信的内容和信封,文件是用元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 三、电子文件元数据的含义和作用 1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和结构,满足电子文件管理需求的特殊元数据。它是描述电子文件数据属性,并对其进行定位和管理、同时有助于数据检索的数据,是一种有效的信息资源组织和管理的工具,是一种编码体系。概言之,元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识:(1)构建信息发现机制,即检索机制。元数据能够动态地获取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基
3、于资源组织和发现的描述型元数据,快速发现并获取特定的信息单元。(2)维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能,可以完整地记录电子文件的原始状态,还能够系统地映射出电子文件的生成环境,数据产生的软硬件环境,数据结构,类型,打开方式等信息对象的附加相关信息,即保存元数据的元素项。只有在获取数据对象的同时也获取这些附加的说明信息,被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。(3)保障数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项,元数据能够提示文件生成的行政管理环境,为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。 四、电子文件的种类 1、按电子文件的信息存在形式分类。可
4、分以下8种文件:(1)文本文件(Text),或称为字(表)处理文件,是指使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。 (2)图形文件(Graphic)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图,包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 (3)图像文件(Image)是指使用数字设备采集或制作的静态画面,如用扫描仪扫描的各种原件画面,用数码相机拍摄的照片等。 (4)视频(影像)文件(Video)是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面,如数字影视片、动画片等。 (5)音频(声音)文件(Audio)是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文
5、件。 (6)数据文件(Data)又称为数据库文件。是指在事务处理系统中单独承担文件职责,或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。 (7)命令文件,亦称计算机程序(Program) 是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机,通过相应的编译程序编译后执行,有些还要经过连接程序才能执行。 (8)多媒体文件(Multimedia),包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”这种文件使用多媒体技术制作,具有较复杂的结构,必须使用多媒体计算机复现。 2、按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。主文件是指表
6、达作者意图、行使职能的文件。支持性文件是指生成和运行主文件的软件,如文字处理软件、表格处理软件、图形软件,多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件,如计算机程序类文件(命令文件)往往附带若干辅助设计文件、图形文件,数据库往往附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3、按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换文件。 五、电子文件的特点与以往各种形态的文件相比,电子文件的主要特点包括: 1、电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性。电子文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必
7、须借助于计算机系统才能实现,不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时,需要保存老的系统,或者进行一系列适应新系统的转换、迁移工作,才能确保该份文件的可读性和可管理性。在计算机系统处理文件,其正常的运作、管理都是建立在一套标准化体系之上的,如文件制作生成要有代码标准,其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的标准,其传输要有网络通讯协议标准,其查找要有检索语言标准等。其严格程度和对系统的要求,是纸质文件运作的标准化体系远远达不到的。 2、电子文件信息内容与载体形式之间具有可分离性。电子文件的信息与
8、其形式或载体不是牢固不可分割的,可以不以确定的格式存在和表示,相同的信息可以在表现时呈现多种形式、格式。由于这种特性,对电子文件归档的完整性要求是内容要件和形式要件“二维归档”。 3、信息的不稳定性。造成电子文件信息发生变化的主要原因有:第一,信息可以脱离特定载体而存在,载体对它的“束缚”没有了,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二,电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。第三、电子信息技术的发展,新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击,要求将原文件迁移到新的技术环境之中,迁
9、移过程中信息的损失、变异也是不可避免的。 4、信息的可重用性。一是存储起来的信息可以被反复调取、使用;二是对所存信息整体进行拆分,或提取信息的属性,并使之与具有某种共同属性的信息建立关联、组配使用;三是通过网络基础和协同系统(集群技术),不同的人或设备可以同时对同一文件进行操作:四是通过数据挖掘等方式可以对结构化文件中蕴含的信息进行分析和调用,以发现数据资源库数据中的信息规律。5、电子文件形成系统的异构性。异构性是指是系统的数据处理与描述方式多样化,不一致。形成电子文件的系统性质、功能及功能实现方式是多种多样的,建设单位的业务特色、工作环境差异、技术系列的差异、开发者的技术擅长等,都会导致具体
10、系统的概念定义、功能定义、结构方式、技术路线、技术构成等多方面的异构性。解决异构性问题的主要方法是数据处理方式和描述方式的标准化。 6、电子文件管理流程的变化性(1)时间变化:归档、鉴定、著录环节提前;著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期。 (2)内容变化:A、简化 :实体整理仅为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类。B、复杂化:信息整理、鉴定、著录。C、集成化:归档与检索的集成、逻辑归档工作与检索工作的集成、归档与鉴定的集成、保护与其他流程之间的集成。(3)顺序变化:由串行向并行、线性向非线性变化。 六、电子文件管理目标与原则 1、电子文件管理的目标(1)保障电
11、子文件的真实性。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础,是电子文件反映历史面貌,构成社会价值,得以作为社会记忆长久保存的前提。(2)保障电子文件的完整性。电子文件的完整性包括三个方面的含义,一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全;二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损;三是与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。 (3)保障电子文件的长期可读性原则。电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能
12、够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础,如果文件不能顺利读出,文件中的信息便成为“死信息”,再有价值的东西也失去了存在的意义。 2、电子文件管理的原则 (1)前端控制原则。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中,文件的形成是前端,处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在
13、已经建立了电子文件管理系统的地区和机构,电子文件是在系统中生成和运转的,电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段,前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中,尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中,以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障,其必要性主要体现在以下两个方面: 第一,前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。第二,前端控制是优化管理功能,提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟,而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构”,以
14、便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏,从而达到功能合理,效率最高。 (2)全程管理原则。根据电子文件的特点和管理要求,必须建立一个完整的管理体系,对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。(3)集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。七、电子文件的鉴定 电子文件鉴定工作的内容具体包括:鉴别、内容与技术状况的鉴定、处置、记录等环节。 (一)电子文件的鉴别工作 鉴别工作就是确定哪些信息是文件,从而需要判断其价值。鉴别是电子文件鉴定的新内容,是
15、鉴定工作的第一步,也是鉴定工作顺利开展的基础和前提。 鉴别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来,其实质是明确机构形成电子文件的需求,即机构需要形成哪些电子文件。 (二)电子文件的内容鉴定 步骤:1、制定电子文件保管期限表;2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护;3、鉴定归档前的文件;4、鉴定保管期满文件。(三)电子文件的技术鉴定技术鉴定的任务即检查电子文件的技术状况,判断电子文件有用程度是否具有实现的可能,以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态(技术分析或技术鉴定),是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查,包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。1、真
16、实性鉴定。鉴定电子文件的真实性,主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的,可以将真实性理解为“原始性”。就电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题, 可采取以下措施。第一,分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性;第二,根据预先确定的标准格式和模板编辑文件;第三,对于某些文件可将该文件转换成非数字形式,如缩微等;第四,对文件的迁移进行记录,这是文件著录中的重要内容。2、完整性鉴定。分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段,对照元数据模型,检查一份文件各个要素是否完备,包括可视的和不可视的部分。后者是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效,这些手段
17、包括超级链接、置标语言等。3、可读性鉴定。可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容,目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出,没有丢失和差错。为此,不仅需要确认文件在形成时的可读状态,同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的技术性能。主要包括四方面的工作: 第一,检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件(如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库)、文字材料是否齐全、完整。对于加密文件,保存时如果由于特殊需要未予解密,还需检查其记录密码是否保存下来。 第二,检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。 第三,核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。 第四,检测在指定的环境平台
18、上能否准确读出电子文件。如发现有很小的错误,可清洗后再读,以确认其可读性。国外有专家认为,如果错误超过文件的5,就有理由认为该文件不具有可读性,可通过与打印件加以比较的方法确定其是否值得保存。4、无病毒鉴定。可运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质是否携带病毒。 5、介质状况检测:(1)介质物理性能的检测。 包括(归档)磁带或光盘是否清洁,介质表面是否光滑、无皱褶、无划伤、无磨损,运转是否正常等。(2)介质规格的检查。一般情况下,不应选用过时的、不符合工业标准的存储载体作为归档和脱机保存的介质。 八、电子文件的处置 方式主要有:销毁和保存两种。 1、销毁。电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的
19、方法。一般文件的销毁在计算机中进行,为了防止误操作,应先建立备份,待审查确定销毁无误后,再将备份删除,删除操作包括“删除”指令、格式化等。属于保密范围的电子文件被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同载体一起销毁,并在网络中彻底清除。销毁过程应予记录,记录材料应予保存。2、保存。(1)保存在文件管理系统中。分为两种情况,第一,按照归档要求将归档文件保存到相关数据库中,归档文件数据库一般包括永久文件数据库和定期文件数据库两种,功能完备的系统可根据电子文件的保管期限自动将相应文件转移到数据库中。第二,期满鉴定的结果如表明文件还应再保留一段时间,应根据调整后的保管期限保存文件。 (2)脱机保存。需要
20、脱机保存的电子文件包括:暂存一段时间后销毁的电子文件、秘密文件、现行作用较小的永久性文件、需要建立备份的文件等。应选用质量优良符合工业标准的载体作为脱机保存的介质。 (3)缩微。对于那些在现实条件下不能保证真实性可以得到长期维护的电子文件以及其他重要文件,可采用缩微的方式予以处理。缩微胶片的规格和质量应符合国家有关标准的规定。 (4)迁移。当机构的系统环境发生变化时,应将所有在线存储和脱机保存的电子文件迁移进新系统,以确保这些文件在保管期限内,在新一代软件中可以查找利用。 九、对电子文件鉴定过程的记录 鉴定是一项难度很大的工作,也具有相当的风险。为了监督鉴定的过程,保证其合乎规范,遵守有关程序
21、、政策和标准,并纠正某些不当行为,需要对鉴定工作予以记录。对于电子文件,通过一定的系统设计,内容鉴定和部分处置工作(如销毁)的过程及结果可以自动记录在系统中,而技术鉴定及另外一些处置工作(如缩微)的过程及结果一般由人工记录在纸张上。 记录电子文件鉴定工作的文件包括:文件管理系统中的跟踪记录(日志)、鉴定报告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。这些文件是鉴定工作的证据,应由档案机构统一保管。 十、电子文件的归档 归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程,标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 (一)电子文件的归档范围 确定电子文件的归档范围时,应参照执行国家
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