企业费用支出管理办法.docx

部门五项项费用支支出管理理办法(征求意意见稿)第一章 总总 则则第 一 条 为进一步步降低非非生产性性成本，明确公公司各经经营职能能部门业业务招待待费、差差旅费、办公费费、电话话费、汽汽车使用用费（以以下简称称：部门门五项费费用）支支出标准准及监控控管理，保证五五项费用用的开支支能严格格控制在在公司预预算范围围内，提提高公司司整体竞竞争能力力，特制制订本实实施细则则。第 二 条 本办法适适用于各各职能部部门及关关联子分分公司，各经营营单位可可依据实实际情况况制定相相应的费费用标准准及管理理细则，报财务务部备案案，经营营单位费费用标准准原则上上不得高高于本办办法所规规定的标标准。第二章 业务招招待费第 三 条 业务招待待费是指指公司内内经理级级以上干干部及驻驻外主管管级以上上职员和和营销系系统内有有关人员员在承担担难度较较大的业业务和重重要接待待活动中中必要的的费用开开支。主主要指餐餐费、礼礼品费、礼金等等。第 四 条 公司对营营销中心心及各职职能部门门的业务务招待费费实行总总额控制制，由营营销中心心及各职职能部门门在预算算内集中中管理，自行控控制，但但原则上上不允许许分解指指标（驻驻外分支支机构除除外）。业务招招待费标标准参见见附表一一。第 五 条 在公司指指定签单单招待餐餐馆就餐餐的，经经有签单单权的负负责人同同意后，事先报报餐，就就餐完毕毕由授权权负责人人签字确确认。财财务人员员对转来来的无签签单权限限的人员员签署的的就餐结结算单据据不予承承认。第 六 条 在公司以以外消费费的，各各职能部部门应采采用事先先申报制制度。事事先由相相关单位位填写业务招招待费用用申请表表（见见附表二二），交交相应部部门主管管审核，2000元以下下由主管管总监审审批，2200-20000元由由主管副副总经理理审批，超过220000元以上上呈总经经理审批批。除特特殊情况况或总经经理批准准外，对对采用先先开支后后申报的的单据，财务有有权拒绝绝报销。第 七 条 凡是因工工作需要要对外赠赠送礼品品（包括括公司产产品）、礼金的的，由相相关部门门提出申申请，由由总经理理或其授授权人审审批后，方可执执行。第三章 办公公费第 八 条 办公费是是指公司司内各单单位办公公文具、办公家家具、办办公通讯讯器材、电器以以及电脑脑配件、易耗材材料等的的购置费费用。第 九 条 公司办公公费用涉涉及物品品由行政政中心（电脑及及耗材由由系统管管理员）在预算算额度内内统一购购买、管管理，办办公用品品购置实实行定点点采购管管理。第 十 条 行政中心心设专人人对办公公用品进进行管理理。第 十一 条 办公用品品采购审审批程序序：各职职能部门门部门填填写办办公用品品购置申申请表（见附附表三）报行政政中心审审核，并并经行政政总监审审批（220000元以下下）或总总经理审审批（220000元以上上）后到到定点单单位采购购。第 十二 条 公司行政政中心应应按月将将办公用用品领用用及费用用分配表表报财务务部，财财务部将将费用划划转入各各职能部部门。第 十三 条 办公用品品领用审审批程序序：一般用品品：领用人人填写办公用用品领用用申请表表部门负负责人批批准行政部部门审核核文具仓仓领用电脑消耗耗材料：领用人人填写电脑消消耗材料料领用及及配件维维修申请请表 部门门负责人人批准行政总总监批准准财务审审核文具仓仓领用第 十四 条 严禁公司司内部各各单位自自行采购购有关办办公用品品，否则则，由此此发生的的费用，将不予予报销。第 十五 条 香港公司司等异地地分支机机构的办办公费用用，按内内部目标标考核方方案下达达指标，自行制制定制度度进行限限额控制制。未经经审批擅擅自采购购办公用用品而发发生的费费用，不不予报销销。第四章 电电话费第 十六 条 电话费是是指公司司内各单单位和相相关人员员安装、使用电电话所支支出的费费用（包包括：移移动电话话费用补补贴）。第 十七 条 公司管理理干部、营销人人员及特特殊岗位位人员移移动电话话费标准准实行定定额定人人管理，补贴标标准参照照公司有有关文件件执行。第 十八 条 公司内总总机、各各单位所所属直拨拨电话、传真机机电话费费用由行行政中心心进行管管理。将将每月通通话时间间超过115分钟钟以上电电话分解解到各相相关部门门，查明明原因，与业务务无关的的电话，从当事事人当月月工资中中按1.5倍话话费标准准扣减处处罚。第 十九 条 营销系统统（包括括内、出出销、及及香港公公司等外外派营销销人员）电话费费施行限限额控制制。具体体标准由由各部门门另行制制定，报报批后报报财务部部备案。第 二十 条 公司本部部派出的的国内临临时出差差人员发发生的临临时电话话、传真真、邮寄寄等费用用计入差差旅费用用。第五章 差旅费费第 二十一 条 差旅费是是指因公公外出发发生的各各种交通通费、住住宿费、伙食费费补助等等。因公公出差按按出差地地点分为为：国内内临时出出差、国国内长期期出差、境外出出差。第 二十二 条 员工国内内临时出出差所发发生差旅旅费按国国内差旅旅费开支支标准（见附表表四）。一、 长途交通通费总监监级以下下人员未未经主管管副总经经理或总总经理批批准，擅擅自乘坐坐飞机的的费用，按飞机机费用总总额的660%报报销。二、 原则上不不允许乘乘坐软卧卧、客轮轮豪华仓仓，夜间间行走超超过8个个小时方方可乘坐坐硬卧。特殊情情况下，经主管管副总经经理书面面批准请请，凭票票据报销销80%，否则则凭票据据只能报报销500%费用用。三、 员工多人人一起出出差要安安排二人人间或三三人间住住宿，住住宿费按按原标准准的700%执行行。四、 出差期间间内报经经授权主主管批准准业务招招待费开开支或市市内的士士费支出出报销人人员，该该费用发发生差旅旅区域内内相应的的所有伙伙食补贴贴或市内内交通补补贴，一一概不予予以报销销。五、 公司委派派的各种种会议的的费用开开支，凭凭会议通通知上注注明的相相关费用用报销；已包食食宿的，相关住住宿费、伙食补补贴不予予以报销销。六、 公司派出出接受培培训人员员的费用用和补贴贴标准依依据举办办单位通通知和培培训合约约确定。七、 公司因外外延发展展需要派派驻外地地长期工工作的人人员的差差旅费及及补贴标标准由公公司另行行规定，不适用用本办法法。第 二十三 条 国内临时时出差实实行事先先申报制制度。经理（含含）以下下人员当当日未往往返地区区出差实实行事前前申请制制度，依依据差旅旅费标准准和预计计出差时时间填报报出差差（长途途）申请请表（见附表表五），原则上上省内出出差审批批人为出出差人员员的直接接上级，省外出出差审批批人为主主管副总总经理，国外出出差审批批人为总总经理。且审批批人对差差旅费申申请标准准按以下下授权金金额范围围执行，10000元以以下报主主管总监监审批，10000-550000元报主主管副总总经理审审批，超超过50000元元以上报报总经理理审批。因特殊原原因未能能事前申申请的，应于回回公司后后一周内内补办申申请审批批手续。没有经经过批准准的出出差（长长途）申申请表，财务务部不予予借款和和报销。驻外商务务经理出出差审批批程序由由营销单单位制订订，报批批后报公公司财务务部备案案。第 二十四 条 国内长期期出差实实行过程程控制，各职能能单位可可在公司司规定差差旅费开开支标准准范围内内申报长长期出差差人员的的费用开开支标准准和管理理办法。报批后后报财务务部备案案。第 二十五 条 员工境外外（含港港、澳地地区）出出差所发发生差旅旅费统一一按出国国人员差差旅费开开支标准准（见附附表六）执行。一、 受境外客客商邀请请的出国国人员，已由邀邀请单位位支付交交通费用用和住宿宿费用的的，不适适用上述述标准，但经批批准，可可按1000港元元/人*天标准准，限额额不超过过10000港元元/次，一次性性发放出出差补贴贴。二、 属于由国国家、省省、市外外事、外外贸部门门组团赴赴国外参参展和贸贸易洽谈谈的，按按代表团团统一规规定标准准执行，不适用用本章规规定。三、 境外出差差计划及及费用预预算由相相关部门门或境外外出差人人员编制制后，报报主管副副总经理理审核，总经理理审批。第 二十六 条 出差借款款程序：一、 各类出差差人员需需借款者者，在填填报临时时出差申申请表同同时填报报借款款单（注明累累计借款款额及逾逾期借款款额），参照审审批权限限报经核核准后，转财务务部门复复查并办办理借款款。对借借款额及及逾期情情况注明明不符者者，财务务有权退退回当事事人更正正，重新新报批。二、 出差后的的各类发发票、单单据，按按业务招招待费、差旅费费（长途途交通费费、住宿宿费）分分类填报报。差旅旅费用报报销单附附于出出差（长长途）申申请表（结算算联）及及外出出放行条条后，其中：业务招招待费填填写费费用报销销审批单单，长长途交通通费、住住宿费填填写差差旅费报报销单，短途途交通费费、机场场建设费费、行李李托运费费、电话话费等杂杂费汇总总填写在在差旅旅费报销销单的的其他栏栏中，并并入差旅旅费报销销。三、 差旅期间间发生的的共同费费用报销销，报销销单需有有同行人人员签名名确认。四、 严禁人为为将同批批次差旅旅开支项项目拆零零分次报报销，绕绕避监管管，一经经发现，财务有有权不予予受理未未报销拆拆零部分分，并在在报销单单上标识识核销。第 二十七 条 新招聘的的外地专专业人员员，原则则上不报报销前来来报到发发生的各各项费用用，包括括单程路路费及行行李托运运费用（毕业生生除外）。特殊殊情况需需要报销销的，应应由本人人申请，报总经经理审批批。第六章 汽汽车使用用费第 二十八 条 汽车使用用费是指指各单位位业务用用车向车车辆归口口管理部部门请用用车而发发生的各各项直接接租车费费用。第 二十九 条 汽车费用用由财务务部将费费用分解解到各职职能部门门，由相相应部门门进行控控制。第 三十 条 汽车车费用涉涉及油料料按相关关规定实实行定点点加油，由财务务部统一一负责结结算，未未经总监监以上主主管签批批的定点点加油站站以外的的现金加加油发票票，财务务不予以以报销受受理。第 三十一 条 汽车内部部租用产产生的路路桥费、停车费费等直接接费用，需附于于派车车单后后，由用用车单位位经办人人签字确确认后，并同原原始票据据列入该该单位汽汽车费支支出。第 三十二 条 公务用车车订车流流程、费费用标准准、审批批程序，由车辆辆归口管管理部门门拟定相相应管理理办法执执行。第七章 费用报销销责任界界定第 三十三 条 报销人的的责任1、报销销人对所所报销项项目的真真实性、准确性性、及时时性、单单据的合合法性、完整性性负责。2、各项项报销票票证、资资料必须须齐全并并按要求求粘贴，否则财财务部有有权拒绝绝报销。单据的的规范要要求见附附件五。第 三十四 条 职能经理理（主任任）的责责任1、负责责审查费费用项目目是否经经过申请请并得到到批准，报销金金额是否否控制在在标准之之内。2、对报报销的内内容真实实性、完完整性，各项附附件是否否合法性性、完整整性负责责。3、职能能经理（主任）的报销销由部门门负责人人审核，部门负负责人承承担上述述1、22款责任任。第 三十五 条 财务审核核人员的的责任1、负责责审查单单据的合合法性、真实性性，报销销内容是是否符合合集团有有关标准准。2、审查查报销项项目审批批手续的的完整性性。第 三十六 条 部门负责责人的责责任部门负责责人对报报销项目目的真实实性、必必要性负负责。第八章 费用报销销审批程程序第 三十七 条 费用审批批、报销销流程1、标准准内费用用审批、报销流流程报销人 职能经经理（主主任） 财务务审核 主管管副总经经理审批批报销2、超标标准的费费用审批批、报销销流程报销人 职能经经理（主主任） 财务务审核主管副副总经理理审核财务部部负责人人审批报销3、超预预算开支支、预算算外开支支、专项项费用必必须先经经申请预预算经批批准后才才能报销销。预算算申请流流程为：（1）11万元以以内（含含1万元元）部门申请请 主管副副总经理理审核财务部部负责人人审批（财务部部费用由由总经理理或其授授权人审审批）（2）11万元以以上部门申请请 主管副副总经理理审核财务部部负责人人批转总经理理审批第 三十八 条 报销时间间的规定定所有费用用应于发发生之日日起十日日内报销销（出差差人员自自返回公公司之日日起计算算），驻驻外商务务代表费费用固定定每月报报帐一次次，上个个月的费费用必须须在下个个月底之之前报销销。每迟迟报一天天按报销销额的11%扣罚罚。第九章 核算及考考核管理理第 三十九 条 财务部门门对各部部门五项项费用开开支情况况作好登登记，按按季度编编制部门门五项费费用汇总总表，并并通报各各部门。第 四十 条 跨不不同费用用考核单单位发生生的共同同费用报报销，费费用责任任双方需需书面注注明各自自相应承承担金额额，否则则，财务务一并列列入报销销经办人人及其部部门费用用核算项项目。第 四十一 条 各职能部部门总监监以上管管理干部部个人发发生的五五项费用用支出情情况，由由财务部部另行登登记汇总总，按季季度报总总经理备备案。第 四十二 条 部门五项项费用应应严格按按照本公公司预算算及目标标管理方方案的要要求进行行控制和和考核。第十章 处罚规定定第 四十三 条 报销人营营私舞弊弊、弄虚虚作假，对违规规违纪金金额不予予报销，对已经经报销的的，除退退回违规规报销金金额外，同时对对报销人人予以违违规报销销金额55-220%的的罚款。第 四十四 条 职能经理理（主任任）在资资料不全全、原始始凭证不不充分、项目不不真实的的情况下下签名准准予报销销的，对对职能经经理（主主任）予予以违规规报销金金额3%-115%的的罚款。第 四十五 条 财务审核核人员审审核不严严使公司司造成损损失的，或者未未执行本本办法规规定处罚罚责任，擅用职职权受理理违规费费用报销销者，对对财务审审核人员员并处违违规报销销金额33%-15%的罚款款。第 四十六 条 除公司统统一组织织活动外外，禁止止公司内内各单位位之间相相互请客客及送礼礼，列支支费用。一经查查核，该该费用直直接转由由经办部部门负责责人工资资内扣除除。第 四十七 条 如果违反反上述开开支标准准或手续续不齐全全，报帐帐时列入入其他项项目而隐隐瞒实际际金额或或超预算算报销，财务有有权拒绝绝受理。第 四十八 条 借款逾期期满三十十天，当当事人未未能及时时提供经经总监以以上主管管核准的的有效书书面情况况说明，并办理理延期手手续者，财务有有权在当当事人借借款逾期期当月工工资中扣扣回欠款款。第 四十九 条 部门负责责人对报报销人和和职能经经理（主主任）因因违规造造成的损损失承担担连带责责任。第 五十 条 因审审核过失失造成费费用借款款人未有有效报帐帐冲销借借款，或或者无法法从工资资扣回逾逾期借款款者，由由经办责责任人（含：各各级审批批人）应应承担不不低于流流失款总总额500%的经经济责任任。按责责任人基基本工资资比例分分别承担担相应损损失金额额，并在在坏帐当当期应发发工资中中扣还。第 五十一 条 报销审批批程序中中各相关关审核、复核人人员必须须严格按按照规定定的标准准和程序序执行，在未进进入财务务审核程程序之前前，由相相关部门门最后审审核人员员承担责责任。第九章 附则则第 五十二 条 本细则由由财务部部制订并并解释，修订亦亦同。第 五十三 条 各报销人人员提供供的报销销凭证、发票、单据的的填报要要求及标标准见各类单单据指引引（见见附件）。第 五十四 条 本细则自自公司总总经理审审批之日日起生效效，以前前公司的的相关制制度与本本细则相相抵触的的，以本本办法为为准。永信家具具制造有有限公司司年月日发： 送： 抄报： 印发份数数：份 其其中存档档1份附件一业务应酬酬费标准准一览表表 单位位：元/人陪 同同级 别别就餐地点点国 内内国 外外备 注注主管45国外部分分以临时时预算形形式报总总经理审审批陪餐人数数原则上上不超就就餐人数数的500%，且且最多不不超过四四人经理60总监90副总经理理实报实销销说明：（1）本本标准为为业务接接待支出出的最高高限额，若为一一般性接接待应从从俭； （22）就餐餐标准为为部门负负责人控控制开支支的参考考标准； （3）业业务经营营单位费费用按完完成营业业额、产产值比例例结合预预算进行行控制，职能部部门按年年度预算算总额控控制。附件二国内差旅旅费标准准一览表表单位：元元/人天天出差人员级别出差地点住宿费凭票报销销伙食费定额补助助市内交通通定额补助助长途交通通凭票报销销职员一类地区区二类地区区三类地区区180150120403030403020除汽车、火车硬硬卧外，乘坐飞飞机须经经主管副副总以上上人员事事先同意意；以及及因特殊殊性客户户接待，或者随随行携带带贵重物物品，需需乘坐的的士或接接待用餐餐的，报报经部门门总监以以上人员员核准，且不再再核发该该区域范范围内交交通补贴贴，伙食食费补贴贴。经理一类地区区二类地区区三类地区区200170140504030404020经理以下下市外周边边地区当日往返返2015东莞市范范围内1020总监当日未往往返的所所有地区区30060营销单位位及各子子分公司司报销标标准由经经营单位位制订，报财务务部备案案副总经理理及以上上人员当日未往往返的所所有地区区实报实销销实报实销销说明：1 一类地区区：北京京、上海海、深圳圳、珠海海等沿海海特区开开放城市市；2 二类地区区：汕头头、厦门门、海口口、青岛岛、天津津等沿海海开放城城市，以以及各省省会直辖辖市；3 三类地区区：除上上述一、二类地地区外的的，当日日不能往往返的城城市或地地区；4 市内周边边地区：50公公里以内内的地区区；5 一般主管管到一、二类地地区出差差，外派派常驻人人员出差差，从广广州有直直达火车车且路程程时间不不超过224小时时的，应应乘火车车；6 外派常驻驻人员统统一安排排住房是是指公司司已在当当地购买买商住楼楼，或统统一租用用生活用用房以及及租用的的办公楼楼部分用用于住房房等。7、飞机机乘坐标标准。除除总经理理可乘商商务舱以以上标准准外，其其他人员员只能乘乘坐普通通经济舱舱，特殊殊情况由由总经理理特批。附件三出国人员员差旅费费标准一一览表单位：元元（港币币）/天天人出国人员员级别住宿费凭票报销销出差定额补助助长途交通通费凭票票报销主管600250车船票实实报实销销；飞机票仅仅限于普普通舱机机票经理800350总监10000500副总经理理及以上上人员实报实销销800说明：1、出差差补助包包括：膳膳食补助助、交通通补助、日常杂杂费补助助；除来来回长途途交通费费及中转转机票以以外，其其余一切切交通费费原则上上不予报报销，特特殊情况况须经主主管副总总经理审审核、总总经理审审批后方方可报销销。2、公司司派往境境外学习习、实习习和培训训且有固固定住所所者，每每人每天天给予3300港港币的出出差补助助。3、当天天往返的的港澳出出差，按按1500元/次次予以定定额补贴贴；3、飞机机乘坐标标准。除除总经理理可乘商商务舱以以上标准准外，其其他人员员只能乘乘坐普通通经济舱舱，特殊殊情况由由总经理理特批。4、多人人一同出出差，应应安排二二人间或或三人间间住宿，住宿费费报销标标准相应应降200%。附件四异地驻外外商务机机构费用用报销标标准一览览表费用项目目内容报销标准准备注长途交通通总部区域飞机经济济舱（限限经理以以上）按实际报报销区域内火车硬卧卧、汽车车、船办公费传真、邮邮递、打打字、复复印15000元/年年（管辖辖两个商商务处以以上的为为18000元/年）凭票限额额报销邮政、电电话费商务处邮邮政、电电话费500元元/月（管辖两两个商务务处以上上的为7700元元/月）凭票限额额报销住房补贴贴住房租金金、水电电费、管管理费按公司统统一制订订的标准准和管理理办法定额报销销文员工资资工资试用期：9000元/月月凭本人收收据报销销转正后：11000元/月北京、上上海文员员可增加加200元元/月备注香港公司司参照本本规定，另行编编制报批批附件五办公电话话费执行行标准 单单位：元元岗位职务业务特性性基本标标准（元元/人）涉外业务务涉外公务务非对外外贸内销采购财务行政其它经理职员300100200100300200100501005030部门划分分标准（元/月月）部门标准国内营销销中心外贸采购部财务部行政中心供应中心金额4000015000800300300300备注业务人员员移动话话费标准准，另行行规定附件六办公费执执行标准准单位：元元岗位职务业务特性性基本标标准（元元/人）单据处理理文案公务务其它购销财务仓库人事行政职员15131210108部门划分分标准（元/月月）部门标准国内营销销中心外贸采购部财务部行政中心供应中心金额400250300300250200备注部门标准准包括部部门职能能工作范范围应承承担公司司公共部部分附件七: 报销单单据规范范指引一、报销销单的填填写要求求各项资金金及费用用的报销销单的填填写由各各归口部部门负责责填写，差旅旅费报销销单和和费用用支出报报销单的各项项要素必必须填写写齐全，严格按按文件的的审批流流程进行行审批。二、报销销单据的的粘贴要要求各种单据据粘贴应应当整齐齐、牢固固，单据据的粘贴贴应保证证财务人人员方便便复核报报销金额额和核实实票据的的真伪。三、各种种车票据据的要求求各类长途途机、车车、船票票均有日日期、起起止地址址、发票票专用章章，票面面金额清清楚，界界线正确确（以划划界最明明显的大大写金额额为核报报金额）。背面面应有经经办人签签名。明明显超过过本销售售区域或或月度计计划项目目以外的的飞机、船车票票背面必必须有主主管总监监以上人人员签名名核准。四、其它它票据的的要求所有的报报销票据据需正式式发票，发票应应当清晰晰记明单单位名称称、开票票日期、货物名名称、型型号、单单价、大大小写合合计金额额、开票票人签名名、开票票单位发发票专用用章和当当地税务务机关的的发票专专用章，经办人人在票据据背面签签字并注注明时间间，所有有的报销销票据不不得涂改改、挖补补，否则则视为无无效。住宿费发发票正面面必须有有出票日日期、入入住和退退房日期期、住宿宿费用项项目、单单价、总总金额、出票人人签名及及出票单单位公章章、发票票专用章章等，背背面必须须有入住住人签名名。明显显超越业业务区域域的住宿宿发票背背面必须须有主管管总监以以上人员员签名核核准。公司规定定允许不不需办理理入仓管管理的特特殊采购购项目，报销发发票（发发票或提提货清单单必须货货物名称称、型号号、单价价项目）背面必必须有经经办人、验收人人、部门门负责人人签名。电话费用用必须凭凭邮电部部门开具具的有效效发票为为报销凭凭证。发票遗失失等无发发票报销销需写明明原因并并经总经经理签批批方可报报销。五、各类类报销单单据凡不不符合本本标准的的，财务务部有权权拒绝报报销。附件八业务招待待费用申申请表单位： 申申请日期期： 年 月 日申请人部门职务被接待主主要人员员情况说说明我司陪同同人员姓 名职 务备注共 人接待事由由说明：费用项目目小计金额（元元）总经理 单 位位 经经 理 业 务务 （授权人人） 负责人人 （主主任） 经 办附件九出 差（长途） 申 请 表表单位： 申申请日期期： 年 月 日出差人姓姓名科室职务费用预算算（元）出差起止止时间： 年 月 日至至 年 月 日长途交通通费陪同人员员：住宿费地点与事事由：业务招待待费其他合 计拟定借款款金额： 万 仟仟 佰 拾 元元 角 分长途交通通工具：总经理 单 位位 经经 理 业 务务 （授权人人） 负责人人 （主任任） 经 办