医院办公用品管理办法.docx

文件编号医院办公用品管理办法版本号页码为加强办公用品管理，规范办公用品申请、采购、出入库、领用及报废流程，降低办公成本，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于医院全体部门。3 权责3.1 行政部负责本管理办法的解释和办公用品的管理。3. 2行政部负责高值管理品的盘点。4. 3行政部采购员负责高值管理品的采购。5. 4行政部采购员负责低值易耗办公用品的采购。6. 5各部门主管负责物品申领单的审核。7. 6行政部主任负责物品申领单的审批。8. 7库房管理员负责物品申领单的发放。4 办公用品分类办公用品按使用的性质分为低值易耗品和高值管理品两类。4.1 低值易耗品按性质可分为消耗品、消耗管理品和管理品。4.1.1 消耗品包括工作记录本、白板笔、记号笔、铅笔、笔芯（签字笔芯/圆珠笔 芯）、橡皮、打印纸、传真纸、文件袋、文件夹、文件盒、文件架、长尾 夹、回形针、大头针、订书钉、胶带、便签本、口曲纸、双面胶、纸杯、胶 棒、电池、印油、账本、记账凭证、盒装抽纸（仅限院长、医生和会议使 用）等。4.1.2 消耗管理品包括签字笔、圆珠笔、工卡套/卡绳等。4.1.3 管理品包括笔筒、剪刀、刻刀、尺子、订书机、打孔器、转笔刀、计算器、 起钉器、印泥、印章垫子、支票夹、垃圾桶等。物品申领单序号名称规格单位请领量实领量备注12345678领用部门：领用时间： 年 月 日领用人:部门主管:行政主任:行政院长:库富贝:5办公用品的预算申请5.1 低值易耗品的预算申请5.1.1 低值易耗品的预算申请已个人单位，各部门选定专人为低值易耗品预算申请负责人。5.1. 2预算申请负责人负责统计本部门所有物品的预算统计。5. 1.3每月20日（遇节假日顺延）库房管理员通知各部门预算申请负责人0A中填写下月 沈阳医院办公及计算机设备采购单。> 每人每月限额7元（单价低于7元的办公消耗品），特殊情况超出限额的需行政主任特批。> 其他办公及日用消耗品已上月部门实际消耗用量为预算依据。5.1. 4各部门每周五持0A申请单统一至库房管理员申领物品5. 2高值管理品的预算申请5. 2.1高值管理品的预算申请以部门为单位，申请人根据工作需要通过0A填写办公用品高值管理品申请单。（见附表2）5. 2. 2高值易管理品的申请流程：申请人 一申请人部门主管一行政主管一行政分管领导 采购员6办公用品的领用申请5.1 低值易耗品的领用申请6. 1.1低值易耗品的领用申请以个人为单位，库房管理员根据各部门填写的每月物品 预算表（纸杯、印刷品除外），进行每周物品申领的审核工作，物品领用需填写物 品领料单（见附表3）,每周四仅限填写一次，每领用一次需在每月物品预算表 中进行数量的消减，直至消减完毕。6.1. 2如领用物品种类及领用量超过预算种类及预算量，需经行政主任特批后方可进行 临时米购及领用，保证库房物品零库存。6. 1.3低值易耗品申请流程：6. 1.4申请人一保管员 一申请人部门主管一行政主管保管员6. 1.5库房管理员根据每月物品预算表审核各部门物品申领单。高值管理品凭核准的办公用品高值管理品申请单尽量按照常规办公用品时间领用。特殊情况随用随领。6. 3领用原则：1. 3. 1申请人优先领用回收的办公用品。申请人不得以办公用品新旧为由排斥、拒 绝领用。6. 3.2各部门限共用一份管理品（笔筒、垃圾桶除外）。如正常使用损坏，领用时必须 交回损坏物品，否则不得进行二次领用。7办公用品的采购6.1 低值易耗品的采购.1库房管理员于每月20日通知各部门填写沈阳医院办公及计算机设备采购单 （限低值易耗品）并进行汇总，编制办公用品低值易耗品采购申请单交于采购员 （见附表4）,采购人员进行采购审批流程。1.1 . 2低值易耗品的采购审批流程：7. 1.3采购员一行政主任（审批）一分管领导（审批）一会计、出纳（协同）8. 1.4常规办公用品采购每月限购一次。采购员根据办公用品低值易耗品采购申请 单，于当月月初完成购买。7. 2高值管理品的采购1原则：尽可能在现有资源中调配解决。高值管理品的采购流程由采购人员接到各部门办公用品高值管理品申请单 后通过0A填写办公用品高值管理品采购申请单（见附表5）按照以下程序审 批。采购员（审批）一行政主任（审批）一行政分管领导（审批）一财务主管/会 计（知会）一库房管理员（知会）1.3流程审批通过后，进行采购。7. 3采购实施：7. 3.1所有低值易耗品需在京东商城采购，多家对比选择采购。8. 3. 2所有高值管理品的采购应货比三家，需权衡质量、价格、交货时间、售后服务、 资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。9. 3.3采购人员采购高值管理品时应与办公用品高值管理品采购申请单上的物品 要求的规格型号数量一致，在市场条件不能满足时候，必须在物品入库时候注明原 因。10. 3.4办公用品到货时，采购员与保管员根据办公用品采购申请单同时进行清点核对发 票金额，无误后进行费用报销。报销流程见财务相关制度。8办公用品出入库原则8. 1物品验收入库原则8.1.1 低值易耗品采购到货后首先办理入库手续，由采购人员向库房管理员逐件交接。 库房管理员要根据采购申请单的项目认真清点到货物品的种类及数量，并检查好物 品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全。验收 完毕后进行EAS入库操作。8. 1. 2高值管理品验收合格后，由库房管理员进行EAS入库操作。8. 1.3物品数量准确，做到帐、物相符合。发生问题不能随意更改，应查明原因。是 否有漏入库，多入库等情况。8. 2办公用品出库原则8.1 2.1物品出库，库房管理员需依据审批完毕的物品领料单做好EAS出库记录。8.2 2. 2物品出库，数量要准确（领用单要与实际出库数量相符）。做到帐、物相符合。 发生问题不能随意的更改，应查明原因。是否有漏出库，多出库等情况。9高值管理品的报废管理8.3 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各部门如有高值管理品损坏，不能使用的， 应当依据以下程序进行处理。8.4 对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自 自行处理。8.5 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维 修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了行政部的故障 认定，方可由申请人填写办公用品高值管理品报废申请单（详见附6）,按照报废流 程审批通过后报废事项方为成立。9. 4高值管理品报废流程：使用人一行政主管一行政分管领导一财务.主管/会计（知会）一库房管理员（知 会）高值管理品报废品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，以求极可能的开源节 流。高值管理品在完成报废程序后，库房管理员、财务应当进行核销。9.1 1每月月末，库房管理员将当月办公用品的入库明细进行汇总并核算费用。9.2 2每月月末，库房管理员汇总各部门的领用情况，汇总各部门办公用品出库明细并核算费用。10. 3每月月末，库房管理员将当月办公共用品的库存明细进行汇总并核算费用。纸杯费用由各部门均摊。11办公用品使用规定办公用品使用原则：节约资源、杜绝浪费。10.1 办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。电池类消耗品仅能用于集团公 司或机构配备的办公设备及耗材当中。10.2 办公用品严禁带回家私用。12办公用品的盘点12.1低值易耗品盘点：每季度进行盘点一次，EAS系统打印盘点表，由行政部与财务部 部共同进行。12. 2高值管理品盘点：每半年进行盘点一次，由行政部与财务部部共同进行。12. 3盘点完成后，汇总盘点清单，完成办公用品高值管理品盘点表（详见附件7） 上报财务部，由财务进行抽查。13会议期间办公用品的使用不按此执行。14本办法自下发之日起执行。15附表：15.1附表1：办公用品低值易耗品预算申请单15. 2附表2：办公用品高值管理品申请单15. 3附件3：物品领料单15. 4附件4：办公用品低值易耗品采购申请单15. 5附件5：办公用品低值易耗品采购申请单15. 6附件6：办公用品高值管理品报废申请单15. 7附件7：办公用品高值管理品盘点表低值易耗品采购申请单申请编号:申请人申请部门申请时间名称规格型号数量单价金额备注保管员申请人部门主 管行政主管低值易耗品预算申请单申请编号:申请人申请部门申请时间名称规格数量使用人备注（非常规办公用品注明使用原因）申请人申请人部门申请日期购置物品名称高值管理品编号物品名称使用年限报废原因保管员申请人部门 主管行政主管高值管理品报废申请单备注部门主管行政主管行般¥领导申请人部门申请日期购置物品名称型号（规格）数量预计价格（元）申请费用（元）申请购置理由使用部门部门主管行政主管行政分管领导高值管理品采购申请单高值管理品申请单申请编号：申请人申请部门申请时间名称规格数量使用人备注（非常规办公用品注明使 用原因）申请人部门 主管行政主管行政分管领 导高值易耗品盘点表编号物品名称单位部门使用状态使用人签字备注