法律英语 III 印章管理制度.doc

仅供教学参考，并非法律建议。仅供教学参考，并非法律建议。 内部资料-培训专用，翻印必究1AAA（中国）公司（中国）公司印章管理制度印章管理制度编号：印章管理 20070615起草/修订人：法律部、人事行政部审核人：高级管理团队批准人：AAA 中国区总裁颁布范围：全公司保密级别：低，公司内部颁布日期：2007 -06-15有效期：长期签发：AAA 中国区总裁_AAA 中国区总裁 签署2007 年 6 月 15 日仅供教学参考，并非法律建议。仅供教学参考，并非法律建议。 内部资料-培训专用，翻印必究2一、目的目的为规范公司的印章管理，特制定本制度。二、适用范围二、适用范围1、 本管理流程仅适用公司所有公司章（简称“印章”）的保管和使用。各子公司和分公司现有的合同章和办公室印章一律注销并停止使用。2、 开具有关人事证明、介绍信、工作履历、工作表现、工作年限、社会保险、住房公积金等与人事工作相关的文件，需要加盖”人事专用章”。请根据人力资源部门的相关规定，向人力资源部相关人员申请用“人事专用章”。3、 开具银行、税务、审计、会计报表等与财务工作相关的文件，需要加盖“财务专用章”。请仍按照公司财务部现行的规章制度申请“财务专用章”。4、 公司财务部和人事部必须根据本制度的原则，建立或完善对财务章专用单和人事专用章的管理制度和流程，建立完整的审批、用印、登记和归档制度。三、印章的保管三、印章的保管1.印章统一由人事行政部指定两名员工专职保管，一名员工负责保管安放印章的保险柜；一员员工负责保管开启该保险柜的钥匙。2.如果该两名专职印章保管人中出现休假、外出、病休等特殊情况时，必须向人事行政部总监请示，由人事行政部总监临时指定他人暂代保管。3.除此两人外，任何人不得保管和/或借用印章。4.各子公司、各分公司印章的指定保管人详见附件三附件三印章保管员名册 。仅供教学参考，并非法律建议。仅供教学参考，并非法律建议。 内部资料-培训专用，翻印必究3四、用印审批和使用流程四、用印审批和使用流程（一）用印审批流程（一）用印审批流程 1、 首先需要获得各相关部门总监中某一位总监的批准，可以是书面形式或电子邮件形式。各相关部门总监的名字及其签字模板如下： 商品部签字：市场部签字：房地产/ 工程 签字：运营签字：服务 签字：人事签字：政府关系签字：2、 然后需要获得财务部门的批准然后需要获得财务部门的批准，可以是书面形式或是电子邮件形式。财务总监/高级财务经理的名字及其签字模板如下：财务部 / IT签字：3、 最后需要获得法律部的批准最后需要获得法律部的批准，可以是书面形式或是电子邮件形式。法律总监的名仅供教学参考，并非法律建议。仅供教学参考，并非法律建议。 内部资料-培训专用，翻印必究4字及其签字模板如下：法律部签字： （二）用印流程（二）用印流程1、用印申请人应：（1）按照用印审批流程的规定获得所有相关总监的签字（或邮件的批复） ；（2）准备好印章审核批准单印章审核批准单 （见附件一） ；且（3）在需要盖章的文件上（包括所有附件）上小签。对于需要盖单的文件，用印申请人应当至少准备一式四份。2、用印申请人应当将准备好的印章审核批准单 、需要用印的文件一起提交给保管印章钥匙的专人。3、保管印章钥匙的专员与用印申请人一起去找保管印章的专员。4、保管印章的专员必须将申请用印的文件与法律部最终批准的文件版本（PDF 文件格式）进行对比，以确认两者一致。5、如果需要用印的文件与法律部最终批复的 PDF 文件一致，则保管印章的专员应当要求用印申请人填写用印登记表用印登记表 （见附件二） 。6、保管印章钥匙的专员应当在用印申请人在场的情况下，与保管印章的专员一起打开存放印章的保险柜。7、保管印章的专员应当在申请用印的文件上加盖印章和骑缝章。8、保管印章钥匙的专员应当将一份盖完印章的文件原件存档。9、保管印章钥匙的专员必须与保管印章的专员一起将印章放回至保险柜锁好。 四、违规使用的处理及当事人责任四、违规使用的处理及当事人责任1.保管印章的两位专员如因违反上述印章的保管和使用规定、管理不善或工作疏忽而给公司带来损失的，一切后果由当仅供教学参考，并非法律建议。仅供教学参考，并非法律建议。 内部资料-培训专用，翻印必究5事人承担，包括但不限于被公司提前解除劳动合同，触犯法律的，移交司法机关处理。2.任何人以各种方式或施加各种压力要求印章保管专员违反上述印章的保管和使用规定的，除拒绝该该用印申请或要求其按照上述流程得到相应审核外，并视情况的严重，由人事部在该违规人员的年终考核和整体业绩评估扣除一定分值。严重违规或屡次违规者，按照员工手册中规定的“严重违反公司劳动纪律”的情况处理。五、生效实施：五、生效实施：本规定自 AAA 中国区总裁签字之日起生效实施。