公文写作行政公文的格式.ppt

第二章 行政公文的格式第一节第一节 公文的用纸及排版规格等格式公文的用纸及排版规格等格式第二节第二节 公文中各要素标识规那么公文中各要素标识规那么第一节第一节 公文的用纸及排版规格等格式公文的用纸及排版规格等格式 国家技术监督局1999颁发的?国家机关行政公文格式?中华人民共和国国家标准GB/T97041999，对公文的用纸、排版规格、制版、印刷、装订等格式标准都做了明确要求。一、公文用纸幅面尺寸一 公文用纸采用A4型纸，其成品幅 面尺寸为：210mm297mm。二公文页边与版心尺寸1.公文用纸天头上白边为：37mm1mm 2.公文用纸订口左白边为：28mm1mm 3.版心尺寸为：156mm225mm不含页码二、排版规格、制版等格式一排版规格 1.正文用3号仿宋字 2.一般每面排22行 3.每行排28个字2.制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3.印刷要求 1双面印刷；2页码套正，两面误差不得超过2mm 3印品着墨实、均匀；字面不花、不 白、无断划。4.装订要求 公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。第二节 公文中各要素标识规那么 公文的各要素分为眉首、主体、版记三局部。眉首：置于公文首页红色反线宽度同版 心，即156mm以上的各要素。主体：置于红色反线不含以下至主题词 不含之间的各要素。版记：置于主题词以下的各要素统称版记。0001 0001 机密机密一年一年 特特 急急 省县政府文件政发政发200620062626号号 签发人：签发人：省县政府文件 政发200626号 关于的通知各乡、镇政府，县委各委、办、局：现将县政府?二六年工作方案?发给你们，望认真贯彻执行。印章 二六年一月十日 附件：?二六年工作方案?主题词：教育 考试 意见 抄送：各省、自治区、直辖市教育考试院 局、中心、高等学校招生办公 室、高等教育自学考试办公室。教育部办公厅 2007年月日印发 印数：份一、眉首l 公文份数序号l 秘密等级和保密期限l 紧急程度l 发文机关标识l 发文字号l 签发人 0001 0001 机密机密一年一年 特特 急急 省县政府文件政发200625号 0001 0001 机密机密一年一年 特特 急急 省县政府文件 政发政发200620062626号号 签发人：签发人：一公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。二秘密等级和保密期限1.如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格 标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；2.如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号 黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘 密等级和保密期限之间用“隔开。三紧急程度 1.如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格 标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；2.如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等 级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度 顶格标识在版心右上角第2行。四发文机关标识1.由发文机关全称或标准化简称后面加“文 件组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或标准化简称。2.如“中共中央文件、“国务院文件。文件政发200626号 发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为80mm。2.发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目 美观为原那么酌定，但最大不能等于或 大于 22mm15mm。3.联合行文时应使主办机关名称在前，“文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。五发文字号五发文字号1.关于发文字号的格式：关于发文字号的格式：A.发文字号：发文字号：“发文机关代字发文机关代字+“年份年份+“序号序号 如如“粤政发粤政发200626号号 B.发文机关标识下空发文机关标识下空2行，用行，用3号仿宋体字，号仿宋体字，居中居中 排布排布 C.年份、序号用阿拉伯数码标识年份、序号用阿拉伯数码标识 D.年份应标全称，用六角括号“括入。E.序号不编虚位即1不编为001，不加 “第字。F.发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的 红色反线。2.发文字号的编写方法发文字号的编写方法 A.发文字号的编写根本原那么。发文字号中的机关或组织的代字，即表示发文机关或组织。机关有行政、政法、军事、企事业单位等性质的区别，层次隶属关系之分。因此，发文字号的编写要系统、科学、明确，并固定使用。B.发文字号的编写方法发文字号的编写方法 发文字号中的机关代字、年份、该年度发文顺序号，三者缺一不可，也不能颠倒其先后的排列顺序。地、县机关以及相当于地、县级的企事业单位，其党委纪委、政府行政、工会、团委及党政办公室因工作需要都可以单独行文。现以“长江起重机厂和“西北电业管理局为例，说明具体编写方法。首先取单位名称的第一个字，“长江起重机厂即“长字。假设单位名称的第一个与其它单位相同，那么取前2个字，如西北电业管理局与西南电业管理局的第一个字完全相同，都是“西字，故取“西北两字。其次再取说明单位行业属性特征其次再取说明单位行业属性特征的字，那么应分别取的字，那么应分别取“起字与起字与“电字；电字；接着冠以行文名义机关的简称，以党委名义接着冠以行文名义机关的简称，以党委名义行文，简称为行文，简称为“委党组为委党组为“党，纪委党，纪委为为“纪，行政为纪，行政为“厂、厂、“局，工会局，工会为为“工，团委为工，团委为“团，最后加上团，最后加上“发发字代字一般不超过字代字一般不超过6 6个字，再接上年份个字，再接上年份用六角括号括住和该年发文的顺序号。用六角括号括住和该年发文的顺序号。顺序号不设虚位，前不加“第字。这样“长江起重机厂和“西北电业管理局党、政、工、团的发文字号分别是：“长起委发200412号、“长起厂发200410号、“长起工发20048号、“长起团发20049号。“西北电党发200410号、“西北电局发200410号、“西北电工发200410号、“西北电团发200410号。2、发文字号中加注承办部门的代字。有的机关或组织发文数量大，为便于公文的上下对口处理和使用，可以在发文机关或组织代字后加上承办部门的代字。党委办事机构，如组织部、宣传部承办，可编为“长起委组发、“长起委宣发、“西北电党组发、“西北电党宣发。行政业务职能部门如“人事处，可编为“长起厂人发、“西北电局人发。但在用印时应注意，不能使用承办部门的印章，而仍然使用党委党组和厂、局的印章，做到文件名称中的发文机关或组织名称与发文机关或组织的代字、文件标题的发文机关或组织、落款以及用印名称完全一致，做到“五统一。用党委、行政办公室的名义分别行文时，为了与用党委、行政名义行文而加的其它承办部门代字相区别，在发文代字最后不加“发字，即为“长起委办、“长起厂办，“西北电党办、“西北电局办，最后分别加盖党、政办公室的印章。六签发人1.上报的公文需标识签发人姓名，平行排列 于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3 3号仿宋体号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3 3号楷体字号楷体字标识签发人姓名。0001 0001 机密机密一年一年 特特 急急 省县政府文件 政发政发200620062626号号 签发人：签发人：张张张张2.如有多个签发人，主办单位签发人姓名置主办单位签发人姓名置 于第于第1 1行行，其他签发人姓名从第2行起在主办 单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺 排，下移红色反线，应使发文字号与最后一 个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之 的距离为4mm。0001 0001 机密机密一年一年 特特 急急 省县政府文件 签发人：签发人：张张张张 政发政发200620062626号号 李李李李 二、主体l 公文标题 l 主送机关 l 公文正文 l 附件 l 成文时间 l 公文生效标识 一公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。二主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。三公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。四附件1.公文如有附件，在正文下一行左空2字用3 号仿宋体字标识“附件，后标全角冒号 和名称。2.附件如有序号使用阿拉伯数码如“附 件：1.；3.附件名称后不加标点符号。4.附件应与公文正文一起装订，并在附件左 上角第1行顶格标识“附件，有序号时 标识序号；5.附件的序号和名称前后标识应一致。6.如附件与公文正文不能一起装订，应在附 件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并 在其后标识附件或带序号。五成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零写为“；成文时间的标识位置为右空 4字。六公文生效标识1.单一发文印章1单一机关制发的公文在落款处不署发文 机关名称，只标识成文时间。2成文时间右空4字；3加盖印章应上距正文2mm4mm，端 正、居中下压成文时间，印章用红色。1当印章下弧无文字时，采用下套方 式，即仅以下弧压在成文时间上；2当印章下弧有文字时，采用中套方 式，即印章中心线压在成文时间上。2.联合行文印章 1当联合行文需加盖两个印章时，应将 成文时间拉开，左右各空7字；2主办机关印章在前；3两个印章均压成文时间，印章用红 色。只能采用同种加盖印章方式，以 保证印章排列整齐。两印章之间不相 交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。七附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。三、版记l 主题词l 抄送 l 印发机关和印发时间l 版记中的反线 l 版记的位置一主题词 “主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。二抄送 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。三印发机关和印发时间1.位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置；用3号仿宋体字。2.印发机关左空1字，印发时间右空1字。3.印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。四版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。五版记的位置 版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。