电脑电话使用制度.doc

电脑使用者管理制度1发行发行修订修订核准核准审核审核拟定拟定日期日期日期日期编号编号版次版次wellywelly电电 脑脑 使使 用用 管管 理理 制制 度度电脑使用者管理制度2目录 一、总则 二、软件和数据管理制度三、硬件和外设管理制度四、网络管理制度五、电子邮件、MSN、SKYPE 使用管理制度六、故障处理和请求服务流程一、一、总总 则则1. 为提高公司办公效率，贯彻 5S 管理，保障公司信息安全，特制 定计算机使用管理制度。本制度管理单位为：资讯部门。 2.电脑与网络维护和管理是各电脑与网络使用者自身的义务与责任， 資讯课只是协助諸位同仁维护和管理的部门。 3.公司所有电脑、其它智能设备、光盘、软盘、U 盘以及它们的储 存器中储存的数据都属于公司财产。 4. 資讯服务优先级别：整个公司>总经理>各部门经理>各部门科长>各 部门主任>各办公室人员。资讯服务原则：首先使用 VNC 与电话服 务远程方式；如远程方式不能解决资讯应到现场解决。 5. 文件服务器 server 上的权限各部门主管具备本部门文件夹最高权限： 删除，修改，新建等;其他人员默认为每周一至周五早上八点至下午五点 内只读权限，如需开通其它权限需经部门主管签字同意。 6. internet 权限课长级默认具备浏览网頁，MSN 权限，邮件收发 权限主任级默认具备邮件收发权限。其它人员不具备 Internet 权限， 如工作需要需填写资讯服务与产品申请表。 7. 各部门寻求資讯支持时如不涉及钱财应填写内部联络单并由管理经理 签字同意，如涉及钱财需填写資讯服务与产品需求表申请。 8 对于系统、网络，各应用软件操作的使用如有不会者应到资讯课寻求培训;資 讯课新公布与攺进的对系统、网络、各应用软件操作方法应及时学习。如因 操作不当或不会操作而对公司造成损失应由本人承担。电脑使用者管理制度39 借用资讯产品者以先到先借原则填写资讯产品借用表，并对资 讯产品的使用方式，用途及资讯产品本身安全负责，借用价值较 高并超过一天的资讯产品需填写资讯服务与产品申请表 10. 对于违反制度被罚不服者应向管理部经理及总经理提出申斥. 二、二、软件和数据管理制度软件和数据管理制度第一条、个人工作数据和文件数据保存在 D 盘并按目录分类禁止存放数据在 C 盘或计算机桌面上，但可在桌面创建快捷方式。重要文件应在文件服务器 server 上备份。第二条、严禁擅自删除或安装系统、应用软件或更改计算机的软件环境（如软超频，更改显示属性中的设置等）。第三条、严禁安装公司合法软件之外的非法软件，公司合法软件清单如下： 系统软件：dos/windows98/me/2k/xp办公软件：MSWord, MSexcel, MSpowerPoint,鼎新 ERP,OUTLOOK,OUTLOOK EXPRESS，Vypress Chat应用软件：AutoCAD,CAXA,ACROBAT, ACDSEE, WINRAR，金山词霸,360杀毒,瑞星防火墙，诺顿，王码五笔，陈桥五笔，风清杨五笔，万能五笔，微软自带输入法，Mascam，VNC注： （1）、PRO/E，PHOTSHOP，SKYPE，MSN，译点通，金山快译限申请使用；（2）、CRODRAW 限 XXX 车间使用，工控机计算机严禁安装其它与工控无关的软件。GHOST，U8 仅限财务安装使用，人事相关系统软件限人事课使用。其它相应专业软件只能在其部门的特定使用人安装。电脑使用者管理制度4（3）、严禁使用 flash 等其它由 EMAIL 附件接收来的与工作无关的小游戏或可执行程序（后缀名为.exe）以上没有提到的软件都属非法软件。*若使用者有软件需求时，请填写资讯服务与产品需求申报表，向资讯课和相关领导申请.第四条、严禁在网上邻居下的 SERVER 上放置与工作无关的资料。第五条、每半月至少一次升级防毒软件病毒库。每周至少一次全面杀毒操作。（如不能自动升级，请到“网上邻居servermis”下找到相应的升级包升级。）第六条、server、本机、其它智能设备上的工作相关数据不得恶意更改及私自复制传送出公司。以上第一至第六条如有违反因此对公司造成的损失，应由过失人负责；未造成损失的，可给予违反者 50 元罚款，并记过一次以上处份。三、三、硬件和外设管理制度硬件和外设管理制度第一条、每周二次检查或清洁计算机及相关外设。第二条、不得擅自使用他人计算机和外设第三条、下班后关掉自己使用的计算机所有电源和外设第四条、各计算机使用者不得擅自安装和拆除计算机硬件。如：不得拆除计算机机箱，声卡，显卡，CPU,内存条等计算机配件。不得擅自安装 USB，软驱，光驱等输入输出设备。电脑使用者管理制度5第五条、不得擅自移动计算机和相关外设的位置，不得擅自更改公司电脑、电话网络线路。第六条、私人智能设备（如笔记本计算机，掌上计算机，手机，MP3，MP4，游戏机等）不得擅自联入公司局域网络。第七条：不得利用电脑，打印机，复印机，数码相机等资讯产品处理私人事务以上第一至第七条如有违反除赔偿对公司造成的损失之外可给予违反者最低 50元罚款，并记过一次以上处份。四、四、网络管理制度网络管理制度第一条、个人网络登陆密码不得告知或提供他人使用。如发现自己的网络登陆密码泄露应立即告之资讯部，请求更改。第二条、不得利用黑客工具恶意功击公司服务器或恶意在公司网络内传播病毒。第三条、不得利用公司网络发布与工作无关的垃圾信息，散布遥言。或发布骚扰中伤他人的，暴力和淫秽的信息数据或违反国家法律的行为。第四条、不得利用公司网络泄露公司机密。未经许可不得复制 SERVER 上非本职所需数据。第五条、网络服务器 SERVER 文件夹下各权限使用者中的子档夹中所有后缀名为.mp3;*.avi,*.swf,*.mpg;*.fla 的文件都为公司非法资料。使用人员不得放置上述文档在服务器上。电脑使用者管理制度6以上第一至第五条如有违反除赔偿对公司造成的损失之外可给予违反者最低 50元罚款，并记大过一次以上处份。四、电子邮件及电子邮件及 SKYPE 使用管理制度使用管理制度本公司的电子邮件和 SKYPE 账户主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，为使电子邮件的使用能有所规范,及发挥最大效力，并节省成本，特拟办法。电子邮件的管理由资讯部总筹负责。（一）电子邮件账户分配原则：（一）电子邮件账户分配原则：账户名原则账户名原则:电子邮件原则上以职务名为前缀如仓库的的邮件地址为depothuatac.com（从 2010 年 1 月 1 日开始，不追沭以前）。课长级以上和SKYPE 可使用自已的私人英文名字。账户在账户在 OUTLOOK 和和 SKYPEMSN 显示名原则：显示名原则：账户在 outlook 中的显示名称第一位为职务码，第二位为地区码，第三位为·后面紧跟使用者的英文名字，其电脑使用者管理制度7余为括号加使用者的中文名字,例如蒋卫华的账号显示名为： 32.Welly(蒋卫华) 其中第一个 3 代表信息，第二位数字 2 代表苏州。注：A 职务码：0 代表总经理室；2 代表业务部门；3 代表信息部门；5 代表工程研发部门；6 代表品管部门；7 代表生管生产部部门；8 代表管理、采购、财务、关务部门B 地区码：1 代表台湾，2 代表苏州，4 代表东莞；5 代表厦门汉元账户空间大小分配原则：账户空间大小分配原则：普通员工 5M，可发附件 3M 以内;副课长级 10M,可发附件 4M 以内;业务和经理级 15M,可发附件 5M 以内。（特殊情况可增加）账户匹配原则：账户匹配原则：副课长级及科长级以上职位的人员可配置一个独立使用电子邮件账户。副课长级以下职位的人员只使用统一规定的公共使用电子邮件账号。因特殊工作需要的人员，经审核后，须总经理室特批才可配置独立使用电子邮件账户。SKYPE 账号为各部门主管及特定工作需要的人员特殊对外联系之使用。账户交接原则：账户交接原则：如有使用电子邮件账户的员工离职，接任者应更改电子邮件显示名称为自已的名称，并联络资讯课更改此员工使用账户之密码。业务或课长级以上以私人的英文名字为名的账号, 资讯课应更改密码并保留一个月后删除。（二）、电子邮件接收，发送，处理原则：（二）、电子邮件接收，发送，处理原则：1、邮件接收原则、邮件接收原则A：每天早上开电脑第一件事应是打开“Outlook Express”,人在座位上每半小时查收接收一次邮件。电脑使用者管理制度8B: 接收到的邮件应按姓名，部门，邮件性质，发件人、日期，或地域等其它逻辑关系分类储存C: 半年内与工作相关的接收到的邮件与以发送邮件不得删除。2、邮件发送、邮件发送,抄送的原则抄送的原则 A:按照一级对一级负责的原则,不得发一些无关全局的工作到无关的部门或上级.对部门人员 MAIL 使用状况，其主管负教育和监督的责任。B:部门之间工作联系可以进行沟通,必须抄送各自的上级主管,特殊重大工作也可以抄送部门经理,跨部门的工作必须抄管理部,C:不是涉及到全公司的整体工作,不得全发公司所有部门,没有管理权限的相关部门不能以命令或安排的口气安排其他部门工作;如果沟通后可以联系相对应的单位和人员.3、邮件处理原则、邮件处理原则: A:一般工作联系要即时处理,最长不超过 4 小时,超过时间按失职论(下午下班到第 二天上班折算为两小时)。，如当事人无法及时处理，其主管有责任带为回复， 超过 4 小时-8 小时的,由联系人上一级主任(或副科长科长)处理,8 小时以上-2 天以下的,由部门经理处理,2 天以上处理不了,由主导的部门召开协调会集中处理; 协调会议还处理不好,上报总经理协调处理；对邮件对应要回复的单位和个人在 4 小时没有回复，经办人可以将邮件升级发送其主管，抄送其主管的主管，如果 还没有回应的，可以直接发送其经理或总经理，直至问题解决。B:重大事件(如大的定单.客诉交货)或其他可能发生的重大事件、可以随时报告相关的高级主管；C：公司周会会议纪要，对涉及本部门的工作要有落实计划，确定具体人员落实，并对结果负责，要求每周 4 下班前由部门主管（或负责的主任）要回复到管理部助理处；电脑使用者管理制度9D：公司的检查（5S、安全、品质、人事、客诉、交货）通报，涉及到部门都要回复应对的措施和改善计划，并对要求的时间按时完成；E：特别重要的邮件，还要电话确认，保证承办人能知道应办理的具体工作，也保证在规定时间里给予完成或答复。4、罚则：、罚则：A：没有按照一级对一级的原则，发一些推卸责任的邮件，也没有及时处理相关事务的，每次扣 5 分，连续 3 次，取消当月评奖资格。B：部门主管没有积极处理平行单位的工作联系，或没有规定时间给予处理的，每次扣 6 分，如果造成相关部门工作停顿的，还要给予不低于 200 元处理，如果其部门上级（经理级）主管参与处理，没有造成公司整体工作影响的，给予取消部门主管当月评奖资格。C：对没有管理权限的人员乱发一些没有经过沟通的命令或安排工作邮件，一旦有部门不满意的，管理部将给予适当处理，并扣 5 分/次；连续出现的，将要追究部门主管的责任；D：如果在工作期间发一些与工作无关的邮件，影响到公司邮件安全的，一旦发现，每次罚款 100 元。造成重大损失的，还要追究部门主管的领导责任。资讯要定期检查，并通报检查结果。E：对于删除半年内与工作相关的接收和发送邮件造成公司损失则由操作人承担，如造成工作无法正常交接,操作人应赔偿公司因此造成损失。F：建立仲裁机制：建立仲裁机制：当邮件接收者声称没收到发送者发送的邮件时，邮件发送者可申请资讯课进行专案查实，如查到邮件接收者明明收到邮件却借口没收到邮电脑使用者管理制度10件，邮件接收者应给予最轻记小过并罚款 100 元，最重赔偿公司因此而造成的直接和间接损失。（三）电子邮件和（三）电子邮件和 SKYPE、MSN 使用制度使用制度(1)不得利用公司电子邮件和 SKYPE、MSN 传输任何公司机密文件及非法的，骚扰中伤他人的，暴力和淫秽的信息数据。如有违反一经查核除记大过一次以上并追究法律责任外，公司可追究经济和名誉损失。(2)不得使用公司的电子邮件和 SKYPE、MSN 做私人事务，不得使用私人电子邮件做公司事务：(3)不得转发“传销”式邮件（如内容有：请把这封信转发给你的 X 位好友之类。）(4)不得在上班时间利用 SKYPE、MSN 私事性聊天，听音乐。(5)不得利用电子邮件和 SKYPE、MSN 传送小游戏，小视频，Flash 文檔(6)在公司内不得使用私人邮件账号收发邮件，公司外不得使用私人邮件账号处理公务.（7）每次資讯课公布的最新邮件地址通讯薄应及时更新，如因未及时更新邮件地址通讯薄而造成的损失应由本人承担。以上(2)(3)(4)(5)(6)如有违反一经查获，给予违反者 50 元罚款，并记大过一次以上处份.电脑使用者管理制度11电话电话管理制度管理制度 总则：一为了保证信息畅通，提高办事效率，维护 公司舒适的办公环境。一、当事人在座时，电话响铃两声内要立即接听，两声后仍没接听的视为违反规定，处以当事人每次 10 元的罚款。电话响三声后无人接听的，视受话人不在，请发话人自觉收线，以免影响周围同事工作。二、当事人不在座时，坐在其周围的本部门同事在电话铃响两声后，要在电话铃响三声内立即接听并做好记录，待当事人回来后转达。当事人不在电话铃响四声周围本部门的最近同事不转接的将追究该同仁的责任（如最近同仁电话中，则次近的同仁承担责任，类推），每次处以5 元的罚款。由管理部进行不定期检查。注：接听方式：拿起本人电话在当事人电话分机号前加拨 137，如当事人的电话分机号是222，其周围的同事在接听其电话时只要拿起自己的电话拨 137222 即可通话三 、接电话要讲文明礼貌，应使用文明用语，保持微笑。接听到骚扰电话，应冷静处理，不得粗暴回复。离开座位时应告之周围同仁自己将要去的地方，预计需要的时间。四、 接听时，应认真听取来电，能够即时处理的事情，应立即给对方答复；如不属予本部门的事，应告诉对方一个准确的电话号码和联系人；如果需要请示的，要及时请示有关领导。不得敷衍了事，造成工作延误。五、 对方查询公司其它信息如领导的电话、姓名等时除非工作必要，不得透公司其它信息，以避免恶意者运用社会工程学原理利用你透露的信息向公司其它同事套取公司机密。六、使用他人电话应经当事人或其主管同意。七、公司内也不得使用手机或小灵通接听或拔打私人电话超过五分钟，公司内私人手机、小灵通经理级以下需设置为振动。八、不得使用公司电话拔打和接听私人电话。（或公司座机接听私人电话不得超过三分钟，员工因私需拔打电话应向部门经理或部门主管说明，并到在资讯服务与产品需求申请表上签字，经部门经理或部门主管签字同意，然后交至资讯课，由资讯课核实金额交后费用交至财务）九、以上三/四/五项如有违反但未造成公司损失罚款 50 元。如而造成公司损失，违反者应赔偿公司因此而造成的直接和间接损失；六/七项如有违反一经查实给予每次 50元