提高个人效率—从优先到结果.ppt

Development Dimensions International,Inc.,MMV.All rights reserved.1 11Section BreakInsert Text Here提高个人效率提高个人效率 从优先到结果从优先到结果2把你的“诀窍”告诉大家不同的人有不同的做事风格，所以我们很难说哪一种风格时间管理是正确的。不仅如此，即便是对于同一个人而言，他在不同的年龄阶段（或者是在一年当中不同的时间，甚至是在不同的形势下）做事的方式也不会完全相同。-而对于一个在30岁的时候能够做到目标明确的人来说，可能到了40岁的时候就会想打破自己的那些目标-效能专家阿兰拉金3学习目标学习目标建议你更好的“掌控”自己的时间和工作负荷交流分享经验不是要让你变成忙碌地追求“高效率”的人4今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效5Q1：在日常工作中有什么经常发生的障碍因素或工作习惯，阻碍或影响自己工作效能？思考一下Q2：为什么会发生？原因为何？6检验你的优先级重中之重7优先管理矩阵危机孩子生病最后期限项目期限着火的房子紧急医疗事故顾客的投诉及要求计划中的项目或任务建立网络关系拜访客户，了解需求陪伴你所关心的人为将来事项所作的准备自我更新干扰电话日常干扰某些电话某些会议某些聚会某些报告看太多电视为打发时间玩电子游戏阅读广告宣传品煲电话粥有些交际应酬有些文件之处理l自我干扰现在就做马上（写进计划）去做真的需要做吗不要去做重要不重要紧急 不紧急8优先排序练习：优先排序练习：回顾上周活动，把它们分别列入四个象限中回顾上周活动，把它们分别列入四个象限中你上周在第几象限多？你上周在第几象限多？可以做改进吗可以做改进吗?9通常平均值25-30%25-30%15%50-60%2-3%10高效人士高效人士20-25%20-25%65-80%15%1%11讨论讨论1：Summer的早晨的早晨当天参加会议的人数突然增加，需要紧急加印资料今天需要把老板的一封快递送到前台发出去按常规每月的今天要做老板的月报告，后天要上交，老板希望本月做的更细致些，可能要多花点时间经理A：来电请Summer把上次会议的总结再发一遍,他找不到第一封了需要催促各位经理提交月报表,后天是最后一天老板要看一下本月部门费用报告有个老朋友打了电话,找她诉苦”妈妈干涉谈朋友”一台投影仪有点问题，四天后要用今天要把一份重要的文件寄出去给客户其他部门的秘书在走廊上看到Summer,想和她谈两个部门联合定宾馆,这样会便宜很多下午有个提高工作效率的培训要参加Summer习惯于每一个小时上网查看邮件参会的客户走过来请Summer定返程车票前台要Summer今天过去对一下本月部门花费名细12避免的方法（避免的方法（P16）协商一个最终期限协商一个最终期限有效为你的任务排续有效为你的任务排续积攒工作或一起做积攒工作或一起做检验真实性以便确认紧急性检验真实性以便确认紧急性坦白分享坦白分享(你有困难你有困难)寻求支援寻求支援礼貌说礼貌说“不不”13工作中哪些事情是重中之重P.14P.14保持事业长期成功的关键是把精力和时间专注于l帮助客户取得成功、感到满意l协助公司实现愿景和目标l发展和辅导员工l提高个人的工作效率和绩效是什么？为什么？要问谁？14然而人的天性与偏好l先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事l先做自己想做的事，然后再做別人交代的事l先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事l先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事l先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事15活动:紧急/重要性表格分组找出事情-2min16紧急事项非紧急事项重要事项非重要事项1.设备故障,生产停摆2.重伤害急救3.客户抱怨与投诉4.员工产生肢体冲突5.任务关键期限A BDC1.有些电话2.有些不速之客到访3.有些会议之出列席4.有些无谓的请托5.有些临时的邀约1.有些交际应酬2.有些文件之处理3.处理垃圾邮件4.自我干扰5.个人嗜好的沈迷订定优先次序多配时间立马就做考虑再做少配时间严控时间应该不做P.16171.为将来事项所作的准备2.计划中的项目或任务3.拜访客户了解需求4.辅导和培养员工5.参加有针对性的培训6.自我反省与成长规划7.陪伴你所关心的人多配时间安排再做17高效人士高效人士-寻找支持寻找支持不是你懂什么，而在于你懂得谁？史蒂芬.柯维18如果“事事优先”有何影响？l只能专注在短期的要求上l手上处理的都是急件，同时累积了 重要但不急的项目待处理l有“一事无成”的感觉l压力很大P.18P.1819所以要堤防陷阱1.把自己的任务想得简单化了，低估了 所要耗费的时间2.把事情复杂化了3.做事欠缺效率4.未能充分利用手头的资源与支持5.任务表上有太多不重要事项P.18P.1820参考课本P.18下方“事事优先的陷阱”，快速找出哪一个是你经常陷入的陷阱?(1分钟)自我省思与练习P.18P.1821如何避免事事优先的陷阱 1.协商期限2.顺序列出任务，达到最高成效3.积累工作与问题(整合/批次处理)4.核查真实性5.坦白分享6.寻求支援7.果断说“不”8.若能力许可，就更卖力一点P.1920P.192022如果你无法达到原定目标期限，怎么办?課本P.21 Do&DontsP.21P.2123l全面与宏观 询问领导、成功的同事以及内外部顾客 对自己的职务做更广阔全面的了解。l运用 紧急性/重要性表格检视工作项目l避免事事优先的陷阱l同时应用在你的工作生涯与个人生活中 以终为始以终为始检验你的优先级学习要点24今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效25定义“拖拉”认为并承认应该在某时间内进认为并承认应该在某时间内进行或完成的任务，却没有做到行或完成的任务，却没有做到26拖 延WhatWhatWhyWhyPay-OffPay-Off27伊利大剧场最离谱的借口？准备：6 分钟表演：2 分钟28如何克服拖延？首先驾驭你的工作(Managing the Job)n化整为零减法思考(拆解再拆解)n设定时限合理时间n追踪进度步步为赢P.8586P.858629nWhat？要完成什么Task：需要完成什么任务Steps：完成任务的步骤nWhen？起讫时间nWho？谁来做nResource？需要什么资源个人练习：任务分解表P.87P.8730如何克服拖延？驾驭工作(Managing the Job)n化整为零n设定时限n追踪进度还要驾驭你自己Managing Yourself!P.8586P.8586这样就够了吗？31克服心理障碍P.8889困惑 我不知道怎么做、甚至如何开始做我不知道怎么做、甚至如何开始做厌倦 觉得工作冗长而乏味觉得工作冗长而乏味焦虑 我做不好怎么办我做不好怎么办挫折 觉得工作觉得工作没价值没价值疲倦 我实在没力气做了我实在没力气做了Which oneWhich one？How toHow to？32克服拖延恶习学习要点驾驭工作(P.8586)n化整为零n设定时限n追踪进度驾驭你自己(P.8889)n情绪管理、正能量33做出完美的工作 vs.“完美主义”l完美主义相信100%完美是唯一可接受的标准，其他都没有意义。l是一种“All-or-nothing”的心态l坚持认为每一项工作都同等重要l所关心的是自己，而不是工作或客户的需要P.80P.8034完美主义者如何看待自己多数人如何看待自己35如何避免陷于完美主义？l先快速检查自己是不是？(P.80)l认真想一想自己对“质量”的看法(P.82)l调整“出色工作”的定义(P.82)l实施“要质量而非完美”的策略(P.83)P.8083P.808336今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效37降低干扰的行动表现=潜力干扰Performance=PotentialInterference摘自添摘自添高威工作的内在诀窍高威工作的内在诀窍Inner Game of WorkP.313238l在一张纸中间列出 6-8 个干扰实例l两边留出空间 l判断每个例子并标出下列记号：P 可避免(Preventable)M 可减少(Can be minimized)必要的(Necessary)l估算一下每一项例子大概占去时间%l算出占去工作的总和比例 省思：工作中的干扰39n 可以避免的 P(Preventable)因为拿东西而中断手头的工作多次去打印n 可以减少的 M(Can be minimized)员工或上司的突然造访会议电话n 必要的 N(Necessary*)应对客户安全性问题干扰的類型40统计一下(范例)分类有哪些打扰所占比重PPMMEmail MessagesMaking CopiesPhone CallsLeader visitCustomer Call Total20%1%10%2%5%38%411.防患于未然:礼貌回应，废话免谈2.传达信号：用身体语言与表情3.将无法避免的减至最低:结束到访4.让他人选择：顾及他人感受处理干扰技巧P.3133P.313342处理电话干扰43自我省思与练习P.33P.33影响我的主要干扰我计划怎样处理l我想讨论哪些干扰？l分享个人处理方式44如何處理干擾学习要点l干扰问题 =干扰时间+重新聚精会神+重新开始l运用礼貌语专业的技巧来减 少浪费的时间与干扰的影响 1.防患于未然2.传达信号3.将无法避免的减至最低4.让他人选择45今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效46Tough Time(400”)47Q：哪些情绪有助提升工作效率？Q：哪些情绪会起到相反作用?48经科学证明经科学证明我们的情绪及感受会大大影响我们的身体反应及心智，而当你的思想转变时，你会影响到你的感觉身体反应你在该状况下可以做的事你所做的决定49改变了看事情的方法，你就能改变：你的情绪与感受你身体对环境的反应你能够完成的事情你对未来的决定我的看法能发挥影响50l是用不同的观点来看已存在的事实看情况的正面并让它支持你的正面感受与情绪l不是盲目的接受某种情况只是告诉自己要快乐起来视野重组P.73P.7351n找出你感觉不好的原因Clearly identify why youre feeling badn改变可以改变的Decide what to do about the parts that can changen转移你的焦点With the unchangeable,shift your focus视野重组三部曲P.7475P.7475521、我的工作缺乏多样性，太单调；、我的工作缺乏多样性，太单调；2、我总觉得不知所措；、我总觉得不知所措；3、我不喜欢与我共事的人；、我不喜欢与我共事的人；4、我好像与上司合不来；、我好像与上司合不来；5、工作缺乏挑战性；、工作缺乏挑战性；6、我觉得无法控制局面。、我觉得无法控制局面。找出你感觉不好的原因53n找出你感觉不好的原因Clearly identify why youre feeling badn改变可以改变的Decide what to do about the parts that can changen转移你的焦点With the unchangeable,shift your focus视野重组三部曲P.7475P.74755454可可 控控不可控不可控先列出目前的工作情境中，哪些事情是属与可控或不可控，放在适当的位置！担忧无法掌控55n找出你感觉不好的原因Clearly identify why youre feeling badn改变可以改变的Decide what to do about the parts that can changen转移你的焦点With the unchangeable,shift your focus视野重组三部曲P.7475P.747556转移你的注意力 P.75P.75第一个转移：从消极到积极第二个转移：从问题到奖励57从消极到积极我无法忍受这项工作工作中有一些地方还算是有趣的。哪些地方？我可把那些地方做得更好吗？我可以处理更重要的工作这不是我梦想的工作，但是我必须通过它才能建立基础，迈向我真正喜欢的工作从问题到奖励我必须经常加班我会存起部分加班费，8月时去海外休假我这两周以来真是筋疲力尽坚持。周末我就在家观赏一片DVD电影、周日陪儿子玩一天第1个转移第2个转移转移你的注意力58改变你的观念改变你的观念我不能决定生命的长度，但我可以控制它的宽度我不能决定天气，但我可以改变心情。我不能改变容貌，但我可以展现笑容。我不能控制他人，但我可以掌握自己。我不能预知明天，但我可以利用今天。我不能样样顺利，但我可以事事尽力。59“顺妻六守则顺妻六守则”1.太太绝对不会错2.如果发现太太有错,一定是我弄错3.如果我没弄错,一定是因为我的错才让太太弄错4.如果是她自己的错,只要她不认错,她就没有错5.如果太太不认错,我还坚持她错,那就是我的错6.总之,太太绝对不会错,这句话绝对不会错60练习：视野重组1.完成课本练习(P.78)2.与一位伙伴分享P.78P.7861逆境中保持斗志学习要点l改变你能够改变的部分l找出不能改变的正向部分l聚焦在改变自己的反应，而非关注在那些无改变的部分上l当自己能够坚持下去并完成任务时，给自己奖励。62加强练习 努力实践 查验你的优先事项 使你的工作区域井井有条 使会议有效进行 制定基本计划 有效追踪P14P25P34P39P68 如何处理干扰 有效利用沟通方法 建立网络关系 订定清楚明确的协议 做个好伙伴 P31P45P49P58P64管理规画类合作互动类个人态度类P.713P.71363今天的重点今天的重点1、检查你的优先工作、检查你的优先工作2、克服拖拉的工作习惯、克服拖拉的工作习惯3、正确处理中断打扰、正确处理中断打扰4、逆境中保持你的活力、逆境中保持你的活力5、使会议更有效、使会议更有效64为何需要开会？65会议目的与任務l通报工作进展l讨论并解决问题l澄清或传达信息l脑力激荡作出决策l学习工作流程 65P.2P.266什么时候需要开会？当我們需要l整合他人的知识、判断或创意时l长期看来能够加速进程并且节省大家的时间l立即回答人们的问题l面对复杂或具争议性信息，需避免混淆或谣言时l建立支持或承诺时 67会议的意义与效益有效的会议可以达到 订定有效的行动策略 就工作分派达成协议 发展新的意念 了解公司的政策、程序及转变 促进同事之间的关系6768曾看过最糟糕的会议69我們該怎麼做？我们对会议的权利或期待：P.2P.2会议准时开始和结束邀请合适的人参加议程经过精心策画，时间充分会议能达成目的其他？70我们的会议责任？我们对会议成功应该承担的责任：P.3P.31.会准备充分，准时到场2.分享你的知识、想法和顾虑3.征求并借鉴他人的意见4.尊重他人及其意见5.专注于会议目的和结果6.核实理解与决议7.承诺采取行动并不断跟进71活动：理解你的会议责任P.416P.416各小组依下列时间开展活动：1.小组讨论与准备(10分钟)2.小组汇报与演示(5分钟/)3.反馈与建议(3分钟/)4.点评与总结(5分钟)72小组匯报要点各小组会报时请依以下要点进行：1.会议责任名称与定义2.曾观察到与会者有承担或未承担责任的实例3.举例说明未承担责任的后果4.就如何在会议挑战情境中承担责任给出建议 (择一情境说明即可)5.可以采纳那些承担责任的建议(P.3135)73题目分配1.会准备充分，准时到场2.分享你的知识、想法和顾虑 第 1 组3.征求并借鉴他人的意见 第 2 组4.尊重他人及其意见 第 3 组5.专注于会议目的和结果 第 4 组6.核实理解与决议 第 5 组7.承诺采取行动并不断跟进74视频观摩要改商标了”(1)1.快速阅读课本P.17个案背景(1分钟)2.仔细观看视频中所有与会者的行为3.影片结束后，请参考课本P.1819 内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成 甚么影响？75视频观摩要改商标了”(2)1.快速阅读课本P.17个案背景(1分钟)2.仔细观看视频中所有与会者的行为3.影片结束后，请参考课本P.1819 内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成 甚么影响？76视频观摩要改商标了”(3)1.快速阅读课本P.17个案背景(1分钟)2.仔细观看视频中所有与会者的行为3.影片结束后，请参考课本P.1819 内容回答以下问题：Q1：这些与会者有效承担了哪些责任？Q2：他们错过承担哪些会议责任的机会？这会对会议进行以及其他与会者造成 甚么影响？771.维护自尊、加強自信 2.仔细聆听、善意回应(同理心)3.寻求帮助、鼓励参与 4.分享观点、传情达理 5.给予支持、鼓励承担 基本原则 满足个人需求78会议责任与基本原则1.会准备充分，准时到场2.分享你的知识、想法和顾虑 KP1(自尊)&KP23.征求并借鉴他人的意见 KP1(自信)&KP24.尊重他人及其意见 KP1(自尊/自信)5.专注于会议目的和结果 KP1(自信)6.核实理解与决议 KP1(自尊)&KP27.承诺采取行动并不断跟进79视频观摩基本原则运用(1)1.仔细观看视频中所有与会者的行为2.影片结束后，小组讨论并回答以下问题：Q1：这段影片体现了哪一个基本原则？Q2：其有效性体现在哪里？80视频观摩基本原则运用(2)1.仔细观看视频中所有与会者的行为2.影片结束后，小组讨论并回答以下问题：Q1：这段影片体现了哪一个基本原则？Q2：其有效性体现在哪里？81技巧演练责任与行为1.请各小组依指定情境回答 以下问题：(8分钟)(1)你的会议责任是什么？(2)你将会怎么说？2.完成后大组分享(2分钟/)3.反馈与点评(5分钟)82自我评估与行动承诺1.请完成课本P.37的自我评估 以及课本P.30的行动承诺2.完成后俩俩结队分享831.会议目的与意义2.你的会议权利与责任3.小组讨论与汇报4.视频观摩5.技巧演练6.自我评估7.总结讨论(Q&A)回顾所学