浅谈档案信息化管理_档案管理信息化建设.docx
《浅谈档案信息化管理_档案管理信息化建设.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《浅谈档案信息化管理_档案管理信息化建设.docx(9页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、浅谈档案信息化管理_档案管理信息化建设(乌兰察布市军事干休所,内蒙古 乌兰察布 012000)摘 要: 文章介绍了档案信息化管理 的优势、存在的问题、现状,提出了档案信息化的实现步骤及保障措施。关键词:档案;信息化;管理中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:10176921(2022)02014902档案信息化管理是一个具有重大战略意义、体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年 来,笔者对所在单位乌兰察布市军事干休所的档案信息化管理方面进行了探究和实践,在此 谈一些自己的看法。1 档案信息化管理的优势1.1 空间优势传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档,若数量浩大,
2、须要较大的档案室 进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现, 这些存储介质体积小、 容量大, 仅须要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而 易见的。1.2 维护优势在传统档案管理方式下,每年都须要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费劲。而档案信息化管理是将纸质材料形成电 子文档后定期或随时归档,并按事由进行分类,便于用户查找利用,既可以避开文件漏归,保证 归档率和完整率,也更加便利、快速、刚好,提高了档案管理的维护性。1.3 利用优势在传统档案管理方式下,档案的检索、查询都要靠手工来完成,手续繁琐,程序困难,给档案 利用带来许多不便。而档案实
3、现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引,还 可以编制多角度、全方位的检索工具,检索、查询信息更加便利迅捷。2 档案信息化存在的问题2.1 档案管理观念落后,开放意识与创新意识淡薄目前, 档案部门仍旧存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想, 存在着“ 等、靠 、要” 、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念, 还存在着闭架 借阅、你查我调等做法。现代信息社会日新月异, 新技术及相关学科理论的不断 渗透, 使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新状况、新问题。这些情 况和问题, 特殊是思想观念落后、思想相识跟不上时代步伐, 已成为制约档案管理发展的重 要因素。2
4、.2 新时期档案管理面临着严峻经费问题众所周知, 档案信息的数字化、网络化, 管理服务的现代化, 已成为当前档案事业发展的方 向。档案管理要赶上时代的步伐, 就必需不断更新设备和技术等问题。为此, 各单位就得花 大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代, 长期以来各单位的档 案部门不行能单凭政府拨款就可解决事业经费不足的问题。特殊是现在政府拨款显得极其 有限, 经费问题成为制约档案管理发展的又一因素。2.3 档案保密和档案平安受到挑战信息网络不断深化各个领域。网络环境下, 影响档案保密和档案平安的因素主要有:人为 因素。档案部门档案平安意识和保密意识不强, 往往在自己的档案
5、网页上随意发布信息, 对 发布的信息缺少严格的审查和管理。技术问题。当前电脑病毒” 瘟疫” 横行, 又加上黑 客的恶意攻击, 使得档案信息的平安和保密受到威逼, 这些势必引起我们的高度重视, 并加 以探讨解决。3 档案信息化的建设现状目前,我国各企事业单位的档案部门虽然都已接连起先着手档案信息化建设,但由于历史原 因,档案部门所保藏的档案基础差,案卷质量不高,且档案信息化工作统一标准尚不全面, 只是仅仅局限于某个领域或某个专业系统,加上单位自身或多或少存在的种种缘由,因此档 案信息化的建设,其实也就成了“各自为政,一百零一花齐放,一百零一家争鸣”的局面了。如何严格规 范档案信息化的基础标准并加
6、大推广力度,已成为档案信息化建设过程中的重中之重。特殊是客户需求、人员配置、资金储备等方面的缘由,将某一个单位的全部馆藏信息进行信 息化处理是不太可能实现的。只有在遵循“价值性、好用性、精练性、特色性”等原则的前 提下,选择性地将部分馆藏资源进行信息化,才能逐步建立起具有自身特色的档案利用服务 体系。4 实现档案信息化管理的步骤在计算机技术和网络技术应用档案管理工作的过程中,受工作对象、技术条件、环境因素、 人员习惯、观念等因素的影响,应结合实际,有安排有步骤地实施。笔者结合多年的实践经 验,认为档案信息化管理必需按部就班,分步推广。4.1 建立信息化归档规范流程结合传统档案的管理方式,建立信
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 浅谈 档案 信息化 管理 建设
限制150内