拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用权衡及策略_黄莉菁.docx
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1、 2015 1 太原城市职业技术学院学报 总第 162 期 年 3 * 期 Journal of Taiyuan Urban Vocational College J3H2015 DOI:10.16227/ki.tycs.2015.0091 拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用权衡及策略 黄莉菁 (上海市经济管理干部学院,上海 201204) 摘要 外贸函电人们多谈及礼貌原则,少涉及合作原则,实际这两个原则都需遵守。拒绝类函电传递了 不合作的信息,如何做到即体现写信人真实意图,又不伤害对方情感,达到最佳交际效果 ,促成经 贸活动的顺利进行 ?本文讨论如何结合使用这两大原则以达到该目的。 关
2、键词 拒绝;函电;合作原则;礼貌原则 中图分类号 H3 文献标识码 A 文章编号 1673-0046 (201$ 1-0191-03 外贸函电中最重要的写作原则之一是礼貌原则。即 不管信件内容如何,写作所用语言句式须体现礼貌。就 如一绅士不管他说啥,他用的语言一定是优雅的。通常 外贸函电中我们使用到合作原则,这点不难理解。做生 意需要合作,何况是做生意时要用来沟通的信件呢?大 多数情况下 ,外贸函电中使用合作原则及礼貌原则的初 衷及目的是一致的。如要求建立贸易联系、询盘、报盘、 下订单等信函中,礼貌原则体现了合作,合作原则中也 体现了礼貌。但在拒绝类函电中,礼貌原则与合作原则 不能够很好地同时
3、体现出来。如拒绝对方还盘、拒绝对 方续订单、拒绝理赔等信函中,本身这类信函就表达了 不合作信息,那就只能体现礼貌原则了。不合作的程度 不等,因为 _方只是不愿在某个具体环节合作,总体还 是愿意与对方继续做生意的。所以不合作的程度就要与 不同等级的 礼貌原则结合起来使用,来体现写信方真实 的拒绝意图,同时不伤害对方情感,使合作继续下去。如 何权衡这两种原则达到最理想的交际效果,达到各种商 务目的,促成经贸活动的顺利进行?这是本文要讨论的 问题。 一、合作原则和礼貌原则 美国学者格赖斯 (G rice提出 “ 合作原则 ” 1. 质量准则:尽量使你的话真实,特别是 ( 1不要说 你认为假的话; (
4、 2)不要说你缺乏足够证据的话。 2. 数量准则: ( 1)你说的话应包括当前交流目的的) 所需要的信息内容; ( 2)不要使你的话语的信息内容超 过要求。 3. 相关准则 :使你的话语 (与话题 )相关。 4. 方式准则:表达要清晰 ,特别要 (1)避免模糊; ( 2 避免歧义; ( 3简明; (4有序。 (二 Leech提出礼貌原则 得体准则: 1.尽量少让别人吃亏;尽量多使别人 受益。 2. 慷慨准则:尽量少使自己得益 ;尽量让自己吃亏。 3. 赞誉准则:尽量少贬低别人 ;尽量多赞誉别人。 4. 谦逊准则:尽量少赞誉自己 ;尽量多贬低自己。 5. -致准则 :尽量减少双方分歧 ;尽量增加
5、双方 致。 6. 同情准则 :尽量减少双方反感 ;尽量增加双方同情。 二、合作原则和礼貌原则的使用权衡 如何遵循礼貌原则,在不同场合对不同对象巧妙间 接表达写信者意思 ,Leech借用经济学中的 “ 成本一效 益 ” 概念分析说话人与听话人之间的 “ 利益一损失 ” 平衡 关系。在商业上经常有利益冲突,遵循利益原则高于礼 貌原则。即人们往往牺牲礼貌原则,以达到己方利益最 大化。拒绝类函电目的是拒绝对方要求,写信人通常为 受损 方,所以函电中需要平衡到底遵从合作原则还是 礼貌原则,还是两者兼顾或两个原则都不遵从?这要看 受损程度有多大。Leech曾说,不同场合需要不同种类的 礼貌。礼貌程度的不同
6、主要是从惠一损这个标准来看, 写信人受益最大,收信人吃亏最大,则写信人所用措辞 越礼貌,礼貌级别越高 ;反之亦 然。但就合作原则及合作 意愿来说,并非完全符合惠一损标准,因为有时受损方 合作意愿非常强,也可能导致礼貌级别高。 沃尔特斯 (Walfeis 1979)曾让受试者使用规范的词 汇语境去判断话语礼貌程度,以建立 “ 礼貌的等级模 式 ” 。弗雷泽 (Fraser, 1978也采用同样方法,在不提供任 何语境条件情况下让受试者凭直觉对 “Would you X?” “Could you?” “Can you ? “ “ Do!” 等话语进行抽象 礼貌等级排序。这说明礼貌有不同程度或级别。
7、 为了直观看待这两种原则的使用与利益 一 损失的 关系,我们用数值来表示合作意愿及礼貌程度 。 如下表 : 0 1 2 3 4 礼貌程度 P 无礼 无礼 般礼貌 较有礼貌 非常有礼 合作意愿 C 不合作 不想合作 合作意愿 般 较想合作 非常想合作 损失 L 无损失 潜在 /可能受损 受损 受损大 *基金项目: 本文为上海市经济管理干部学院 2014年院校级课题,课题名称:拒绝类外贸函电中合作原则与礼貌原则的使用 权 衡及策 略 , 课题编号: 2014KTYB04 71994-2017 China Academic Journal Electronic Publishing House. A
8、ll rights reserved, http:/ 191. 1. 如果写信方潜在利益受损最大 (C1, P1, L3 例 1: We regrethaving to pointoutthatlhere is no possibility of our reducng the price to your indicated level as the costs of raw materials have risen by big margin since April and we have adjust our prices accordingly. 对方要求写信方无法接受,已经超出己方底线
9、,合 作已无法进行 ,所以在这样的语句及篇章中,虽然内容 符合合作原则中各个准则,但不会体现合作意愿,同时 礼貌程度也最低。 2. 写信方利益可能受损 例 2: However desirous we are to develop trade between us, we very much regret that we cannot accept your counteroffer. The bestwe can do is to allow you a 2% reduction in price. 这句完全符合合作原则各准则,体现了写信人非常 强的合作愿望。遵循了礼貌原则的慷慨准则(让利
10、2%) 及得体准则,尽管自己利益可能会受损,出于强烈的合 作愿望,写信人的礼貌程度也非常高。 3. 写信方利益无损 例 3: hile we appreciate your efforts in pushing the sales of our products, we very much regret thatwe are not in a position to supply you with the desired article, owing to the rush of the orders. However, we would like to take this opportuni
11、ty to recommend an excellent substitutE, our new gossamer” Brand Rayon, which is as good as pongee silk n quality, but10% lower in price. 这里,写信人违反了数量准则及相关准则。即写信 人拒绝了对方订单要求,并提供了与对方并不关心的产 品信息。正是违反了提供多余不相关信息这 _合作原 则,体现出写信人较强合作意愿。但这段也体现了礼貌 原则,如 拒绝对方订单之前先赞赏对方为推销自己产品 所付出的努力(赞誉准则 ), 并在后面告知拒绝原因 4. 写信方追求利益最大
12、化 例 4: We regret to say that your pice is too high . Such being the case, w e have to ask you to consider making a reduction in your price, say 8%. Otherwise, we have no other choice but to source elsewhere. 写信人违反了质量准则及方式准则 , 即要求对方做 个模糊数量的让价,又提出了难辨真假的威胁。可以 看出合作的意愿并非十分强烈,因而礼貌程度一般。 5. 写信方利益潜在受损 例 5: W
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